Современные методики документооборота первичных бухгалтерских документов
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
?формляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов (например, в накладных на получение товаров должна быть выделена сумма НДС для возможности принятия НДС к вычету);
все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление с указанием даты исправления;
по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).
Документооборот - движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания до сдачи в архив.
На начальном этапе составления графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, работающих с первичными документами (работники отдела снабжения, лица, ответственные за реализацию, маркетологи).
Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность. Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Документооборот каждой организации имеет общие черты и особенности (см. приложение Ж).
Процесс документооборота осуществляется в соответствии с графиком, который составляет главный бухгалтер, и утверждает руководитель организации. Основные этапы документооборота:
составление и оформление документов;
движение документов по рабочим местам;
прием документов в бухгалтерии;
обработка документов в бухгалтерии;
сдача документов в архив.
График документооборота - схема или перечень работ по проверке и обработке документов. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Пример графика документооборота авансового отчета по организации представлен в таблице 4.
Из представленного в таблице 4 графика документооборота авансового отчета видно что, на этапе создания документа ответственный за выпуск и оформление документа является подотчетным лицом, которое должно отчитаться по подотчетной сумме в течение 3 дней, а ответственным за проверку является бухгалтер.
На этапе проверки документа подотчетное лицо представляет документ не позже 3 дней бухгалтеру, который обрабатывает документ не более 2 дней и передает в архив по истечении года.
Таблица 1 - Технология документооборота авансового отчета
№Наименование документаСоздание документаПроверка документаОбработка документаПередача в архивКоличество экземпляровОтветственный за выпискуОтветственный за оформлениеОтветственный за исполнениеСрок исполненияОтветственный за проверкуКто представляетПорядок представленияСрок представленияКто исполняетСрок исполненияКто исполняетСрок передачиАБ123456789101112131Авансовый отчет1Подотчетное лицоПодотчетное лицоБухгалтерВ течение 3 днейБухгалтерПодотчетное лицоПри отчетеНе позже 3 днейБухгалтерНе более 2 днейБухгалтерПо истечении года
График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать:
оптимальное число подразделений и исполнителей, через которые должен проходить каждый первичный документ;
минимальный срок его нахождения в подразделении.
График документооборота должен способствовать:
улучшению всей учетной работы в организации;
повышению контрольных функций бухгалтерии.
После составления графика каждому исполнителю, участвующему в документообороте, вручается выписка из графика документооборота, где указаны:
исполнители;
наименование документов;
сроки представления документов;
подразделения организации, в которые представляются документы.
Таким образом, при составлении графика документооборота учитывают Требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.
Рациональная организация документооборота усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета, необходимую при управлении организацией.
2.9 Порядок изъятия у организации документов
Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю и главному бухгалтеру организации. Документы могут быть изъяты инспектором Федеральной налоговой службы РФ, который проводил проверку документов в части правильности исчисления налогов и других платежей в бюджет, в случае, если эти документы свидетельствуют о сокрытии (занижении) прибыли (доходов) или объектов налогообложения.
Изъятие документов