Современные методики документооборота первичных бухгалтерских документов
Дипломная работа - Бухгалтерский учет и аудит
Другие дипломы по предмету Бухгалтерский учет и аудит
оков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 г (в ред. решения Росархива от 27.10.2003 г.).
Основные правила хранения документов в соответствии со ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ О бухгалтерском учете (вред. изм. и доп. от 30.06.2003г.) представлены в приложении Г.
После того как первичные документы отражены в учетных регистрах, необходимо организовать их хранение. При ведении учета в бухгалтерских книгах первичные документы подшиваются в одной папке по порядку их хронологической записи в учетном реестре. В правом верхнем углу проставляется номер документа по Книге. На папке указывается год, к которому относятся документы, номера документов (с N".... по №... включительно), их количество и другие справочные сведения.
При автоматизированной форме бухгалтерского учета первичные документы, относящиеся к разным ведомостям - машинограммам, группируются и подшиваются в отдельные папки. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Оформление списка дел представлено в приложение Д.
Номер дела состоит из двух частей - присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа Количество дел в папке заполняется и конце года. В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций либо перечня управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.
Хранятся документы в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (текущих архивах). Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. В папках документы должны быть переплетены. По истечении срока хранения документы сдаются в местный государственный городской (районный) архив или уничтожаются в установленном порядке. При передаче документов в архив составляется справка. При уничтожении документов составляется специальный акт на уничтожение.
В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ О бухгалтерском учете, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.[2]
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, Металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для подшиваются в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Сроки хранения бухгалтерских документов представлены в приложение Е. Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам организации. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов - 75 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.
Документы, срок хранения которых определен Перечнем постоянно, подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы.
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
2.8 Понятие документооборота
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:
первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны иметь все обязательные реквизиты;
при приеме документов должна проверяться правильность арифметических вычислений;
документы должны ?/p>