Разработка системы информационного обеспечения процесса планирования на строительном предприятии iелью повышения его эффективности
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ет особенность российского делопроизводства и определяет различия в организации работы с документами в России и на Западе.
В России предполагается централизация обработки документов iелью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководителю, который формирует соответствующее управленческое решение, отражаемое в резолюции. Это решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей все более легализируясь. Исполнение документа связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое действие над документом фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения записей в его регистрационную карточку или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Когда возникает необходимость о получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).
Западный подход к управлению документами характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, входящий документ без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. При такой организации централизованно отследить обработку документов еще сложнее, однако этой необходимости не возникает, поскольку выполнение функций регистрации и контроля исполнения доверено сотруднику, который самостоятельно заботится о хранении, организации эффективной информационно-поисковой системы для обеспечения доступности направляемых ему документов, а также их защите.
Западный служащий оперирует вопросами, проблемами. Он решает конкретную задачу, в соответствие которой может быть поставлена совокупность документов. Спектр задач определяется полномочиями сотрудника и четко известен. Ответственность за работу сотрудника со своими документами лежит только на нем. Автоматизация работы с документами также имеет свою специфику. Она осуществляется относительно конкретного сотрудника и состоит в автоматизации его рабочего места. Единая система управления документами строится, таким образом, из "кирпичиков" автоматизированных рабочих мест, созданных на основе программной системы управления документами, обеспечивающей всем пользователям единую идеологию работы с документами и одинаковый интерфейс.
В России делопроизводство - это целая система, регламентирующая работу с документами, поэтому документу, вообще, придается большее значение. Отличительными особенностями российской модели, как уже отмечалось, являются обязательность регистрации документов и распределенный контроль исполнения. Первая особенность определяет возникновение двух информационных потоков при исполнении документа. Первый поток связан с движением информации, зафиксированной в документе, который проходит по этапам своего жизненного цикла: регистрируется в службе ДОУ, направляется руководителю для вынесения резолюции, поступает исполнителям, списывается в дело и др.
Второй поток включает информацию о том, что происходит с документом в течение его жизненного цикла и связан с регистрационной карточкой, в которую вносятся: значения реквизитов, запись о вынесении резолюции, данные по исполнению документа, запись о списании документа в дело и т.д. Фиксация информации в РКК позволяет снизить вероятность утери документа.
Теоретически оба потока должны протекать параллельно, то есть при осуществлении любого действия над документом (первый поток) информация об этом должна синхронно вноситься в его РКК (второй поток). Практически такая одновременность труднодостижима и регистрационная карточка, как правило, отражает историю документа, а не то, что с ним происходит в настоящий момент.
В связи с усложнением процедуры обработки документов возникает ряд проблем. Одна из них - противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа - это процесс децентрализованный по сути, поскольку он, зачастую, содержит элемент творчества, то есть процесс исполнения формализовать нельзя. При этом, в промежутках между контрольными сроками, только исполнителю известно, что происходит с документом. Ситуация осложняется, если документ "путешествует" по подразделениям предприятия или передается между сотрудниками одного подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в РКК документа и регистрационных журналах подразделений. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени, ведь это требует огромных трудозатрат на оперативное сведение соответствующей информации.
Недостатки делопроизводства могут быть связаны с пренебрежением требованиями и рекомендациями государственных органов, занимающихся исследованиями в области организации работы с документами. С другой стороны, "сфера