Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
?ро особу. Його подають у різних випадках: клопотання про підвищення на посаді або одержання гранту, вступ до вищого навчального закладу, влаштування на нову роботу, збирання інформації про ділових партнерів тощо. Рекомендація (від лат. rесотепdаtіо - доручення) - письмовий або усний відгук про роботу, діяльність якої-небудь особи, а також вказівка або порада. Так, рекомендаційний лист часто оформлюють на бланку установи, засвідчують підписом керівника та печаткою підприємства. Обовязкові реквізити цього документа такі: заголовок, текст, печатка або штамп (необовязковий реквізит), дата складання. Крім того, у рекомендаційному листі можуть бути вказані контактні дані: телефон, адреса електронної пошти тощо. Після тексту вказують посаду, прізвище й ініціали особи, яка дає рекомендацію. Якщо лист не особистий, підпис засвідчують печаткою. Рекомендаційний лист має бути коротким (на одну сторінку), але змістовним, чітко характеризувати особу. (Додаток 19)
3.5 Основні вимоги до розпорядчих документів
Призначення розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля ефективної реалізації поставлених перед ним завдань. Регулятивна функція спрямовується від керівника підприємства до керівників структурних підрозділів та працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.
До групи розпорядчих документів належать:
постанови;
рішення;
ухвали;
накази (розпорядження);
вказівки.
Постанови є адміністративними актами загального порядку, які не можуть вичерпати себе одноразовим виконанням і зберігають чинність до їх відміни.
Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома державними органами, громадськими організаціями чи обєднаннями тощо.
Наказ (розпорядження) - це розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, установи, організації, який приймає одноосібне рішення (генеральний директор, директор) або діє від імені колегіального органу управління (голова правління) у межах своїх повноважень з метою вирішення основних і оперативних завдань.
Наказ оформлюється на загальному чи спеціальному бланку підприємства або на чистих аркушах паперу формату А4 за допомогою друкарських засобів переважно з поздовжнім центрованим розміщенням реквізитів. До складу останніх належать:
зображення Державного герба України (для державних установ);
зображення емблеми підприємства або товарного знака (знака обслуговування);
назва організації вищого рівня - оформлюється залежно від відомчого підпорядкування, а для внутрішніх потреб - за рішенням підприємства;
назва підприємства (повна чи скорочена) - автора документа - наводиться відповідно до установчих документів (статуту, положення, установчого договору);
назва структурного підрозділу або територіального відділення, філії - зазначається на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник має право видавати окремі види розпорядчих документів;
назва виду документа - оформлюється великими літерами без відступу від межі лівого берега при кутовому розташуванні реквізитів або центровано - при поздовжньому;
дата наказу - дата його підписання. Останнє здійснюється в процесі затвердження розпорядчого документа керівником, який робить запис від руки, заповнюючи трафаретну форму, подану від межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташування реквізитів місці. (Додаток 20)
реєстраційний індекс документа - складається з порядкового номера наказу з можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за номенклатурою справ.
місце складання або видання документа - проставляється центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, від межі лівого берега - при кутовому;
заголовок до тексту документа - стисло передає основний зміст наказу.
відмітка про контроль - проставляється в разі потреби від руки літерним позначенням "К" чи словом або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту;
текст документа;
відмітка про наявність додатків - проставляється в разі потреби. Додатки є невідємною частиною розпорядчого документа. Кожен додаток візується на його останньому аркуші керівником підрозділу, який готував цей додаток до проекту документа, або вищим керівником;
підпис - оформлюють згідно з ДСТУ 4163-2003 - реквізит власноручно проставляється керівником підприємства на першому примірнику документа. У разі його тривалої відсутності таким правом (за окремим наказом) наділяється особа, якій доручено тимчасове виконання обовязків керівника.
зовнішнє погодження - здійснюється тоді, коли інформація, наведена в розпорядчому документі, стосується сфери інтересів інших підприємств. Воно може виконуватися однією особою чи колегіальне й оформлюється відповідним чином із зазначенням грифа погодження або документується на окремому аркуші погодження з позначкою в розпорядчому документі "Аркуш погодження додається", що проставляється на місці відповідного грифа;
візи документа - проставляють у разі потреби в наказах на лицьовому або зворотному (за відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша. Незалежно від того, де проставляються візи, вони обовязково мають містити повну назву посади працівника, його особистий підпис, ро