Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
зшифрування підпису, дату, а якщо необхідно - додаткову оцінку (як от: "Зауваження і пропозиції додаю", "Заперечую") ,
прізвище або ПІБ виконавця та номер його телефону - дані про посадову особу, що є укладачем проекту документа, їх проставляють у нижній частині робочої площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Крім того, відмітка із зазначенням прізвища або ПІБ укладача проекту документа і номера його службового телефону може містити інформацію про кількість примірників документа та їх спрямування. Відомості про адресатів розпорядчого документа можуть оформлятися і на окремому листку - "Аркуші надсилань", у якому вказують назви структурних підрозділів або прізвища керівників, яким адресується примірник наказу.
відмітка про виконання документа і направлення його до справи - проставляється від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша наказу для подальшого формування документів у справи;
відмітка про наявність документа в електронній формі - проставляється за допомогою нижнього колонтитулу в центрі нижньої о берега лицьового боку першого аркуша документа;
запис про державну реєстрацію-фіксується тільки на нормативних актах (наказах і постановах міністерств та інших органів державної виконавчої влади). Здійснюється це в Міністерстві юстиції України з метою внесення до державного реєстру. Для цього в нормативних актах у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження залишається вільне місце.
Текстова частина розпорядчих документів потребує максимальної чіткості у викладенні змісту, однозначність є обовязковою вимогою до всіх комунікативних одиниць тексту. Показовим у розпорядчих документах є членування тексту, а саме: чітке виокремлення констатуючої (вступної) та розпорядчої (основної) частин. Просторово й логічно відділені, вони характеризуються певною автономністю. У вступі обґрунтовується основна ідея повідомлення із зазначенням його підстави, мети та причини. Водночас основний зміст інформації не розкривається.
Структурі вступної частини притаманні такі компоненти:
анотаційність - перерахування проблем, викладених в основному тексті;
прагматичність - опис цільової установки наказу;
концептуальність - деякі теоретико-методологічні та інші положення, що становлять основу документа;
енциклопедичність - опис робіт, що передували діям, про які йдеться в документі, - на змістовому рівні знаходить свій вияв у висвітленні трьох ключових моментів констатуючої частини.
Базою для обгрунтування дій можуть виступати:
посилання на нормативно-правовий акт організації вищого рівня або власний раніше виданий документ (організаційний, розпорядчий, плановий або ін) із зазначенням його назви, автора, дати, номера, заголовка до тексту;
формулювання мети і завдань, що мають бути вирішені підприємством;
опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.
Одночасна наявність у вступній частині всіх зазначених складників, а саме - підставі, мети та причини видання наказу, не обовязкова.
Зміст констатуючої частини зазвичай передається із застосуванням усталених прийменникових конструкцій та дієприслівникових зворотів. Серед найбільш уживаних: згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, з метою, у звязку з, на впровадження та ін.
Утім, констатуючої частини може і не бути, якщо пропоновані до виконання дії не потребують розяснення.
Вступна та основна частини розпорядчого документа поєднуються ключовими мовами - (своєрідним структурно-логічним сполучним елементом), які водночас виступають найбільшим виразником директивності. їх змінюють залежно від змісту розпорядчого документа. Так, тексти розпорядчих наказів (розпоряджень) підприємств, які затверджуються керівником одноосібне, подаються від першої особи у формі однини: "НАКАЗУЮ: " - у наказах, "ПРОПОНУЮ: ", "ЗОБОВЯЗУЮ: ", "ДОРУЧАЮ: " - у розпорядженнях.
Машинописним способом ключові слова відокремлюються одним міжрядковим інтервалом окремим рядком від межі лівого берега, що є логічним продовженням зазначеного в констатуючій частині та початком розпорядчої частини. Жодного розділового знака на межі вступної частини та ключового слова не ставиться, за винятком потреби в узгодженні з правилами. На межі ключового слова і розпорядчої частини ставиться двокрапка, адже за змістом є потреба в додатковому поясненні (а саме?, що?).
Розпорядча частина має бути чітко структурована. Тому обовязковою умовою розпорядчих документів виступає рубрикація тексту, за якої пункти і підпункти основної частини наказу нумеруються арабськими цифрами в такий спосіб:
1.
1.1
1.2
2.
Кожен пункт розпорядчої частини має три ключові моменти, які передбачають відповіді на запитання:
1) зміст завдання (що зробити?);
2) термін виконання (до якого часу, коли?);
3) відповідальний виконавець (хто має зробити?).
Складники розпорядчої частини можуть реалізовуватися за іншою структурно-логічною схемою:
1) назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців (хто має виконати доручення?);
2) доручення (що зробити?);
3) термін виконання доручення (коли?).
Термін виконання відтворюють такими граматичними формами: з... до, з... по. до..., на час складання звіту, постійно, у термін д. .
Вказівку про виконавця оформлюють шляхом:
ви