Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
?ндивідуальні.
Типові - документи, що мають однакову; форму, їх заповнюють у певній послідовності і за суворо визначеними правилами.
Індивідуальні - це документи, які складають у кожному конкретному випадку для розвязання окремих ситуацій.
За строками виконання - звичайні і термінові (дуже термінові).
Звичайні - документи, термін розгляду яких установлено чинним законодавством або адміністрацією підприємства, і вони не містять вказівок на терміновість виконання.
Термінові (дуже термінові) - документи, які потребують негайного виконання, їх можуть передавати за допомогою телефону, телефаксу, телеграфу. Такі документи містять позначення: "Терміново", "Дуже терміново".
За ступенем гласності - загальні і конфіденційні (таємні, для службового користування).
Загальні документи призначені для вільного користування і не містять грифу обмеження доступу.
Конфіденційні (таємні, для службового користування) документи не підлягають розголошенню й доступні обмеженому колу осіб. Вони мають грифи "Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Конфіденційно" та ін.
За стадіями створення - оригінали, копії, дублікати, витяги, відпуски.
Оригінал - примірник службового документа, що першим набуває сили.
Копія - документ, то містить точне знакове відтворення іншого документа. На копії завжди ставлять позначку "Копія" праворуч угорі. Копію документа виготовляють і видають тільки з дозволу керівника підприємства або керівника відповідного підрозділу. Підприємство може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються на ньому (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів). Під час виготовлення копії текст документа відтворюється повністю включно з елементами бланка, засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу, та печаткою.
Дублікат - повторно оформлений службовий документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.
Витяг - засвідчена копія частини тексту службового документа.
Відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта.
За строками зберігання - постійного (довічне зберігання документів), тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років) зберігання.
За технікою відтворення - рукописні і надруковані.
Рукописний - документ, зміст якого особа написала власноруч чи іншим безпосереднім способом.
Надрукований - документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
За способом фіксації інформації - письмові, графічні, електронні, фото-, фоно-, відео-документи та ін.
Письмовий - текстовий документ, зміст якого зафіксовано друкувальними пристроями.
Графічний - зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або креслення лініями, штрихами, світлотінню.
Електронний - документ, який створюють та використовують тільки в мережах компютерної системи.
Фото-, фоно - та відеодокументи - документи, зміст яких зафіксовано за допомогою відповідно: фотографічних зображень, будь-якою системою звукозаписування чи засобами відеозаписувания.
Розділ 3. Службові та розпорядчі документи
3.1 Оформлення заяви
Заява - це документ, що містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, який подають на імя посадової особи. Заяви бувають особисті та службові.
Особиста заява містить прохання особи до керівника підприємства або підрозділу, її пишуть власноруч в одному примірнику.
Службову заяву укладає посадова особа від власного імені або від імені підприємства і вона адресована посадовій особі іншого підприємства, структури тощо. Такий документ можна відтворити механічним способом у кількох примірниках. Службова заява містить додаткові реквізити (назву та адресу організацій, вихідний номер документа тощо).
Тексти заяв про прийняття на роботу, переведення, звільнення з роботи, про надання відпустки, матеріальної допомоги тощо мають свою специфіку. Тому з метою надання заявникам допомоги в оформленні цих документів працівникам кадрових служб доцільно оформити трафаретні зразки таких заяв, а також попереджувати авторів заяв про вимоги до їх оформлення.
Заяви найчастіше оформлюють від руки на чистому аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом. У будь-якому випадку мають бути дотримані встановлені береги, а саме: ЗО мм-лівий, 10 мм - правий, по 20 мм - верхній та нижній.
Заява складається з таких реквізитів:
Адресат - назва посади, повна назва установи, прізвище та ініціали керівника в давальному відмінку.
Відомості про адресанта (заявника). У відомостях про себе зазначають: прізвище, імя та по батькові (у родовому відмінку), домашню адресу та номер телефону (зовнішня особиста заява), паспортні дані та номер ідентифікаційного коду (за потреби). У службових заявах працівники не вказують домашню адресу, але обовязково назву посади.
Кожен елемент реквізиту адресата і відомостей про заявника оформлюється з окремого рядка.
Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять. Заголовок до тексту заяви не складають.
Текст є найважливішим елементом заяви. Його починають писати з абзацу з великої літери. У ньому сти