Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
ру) організації - одержувача документа, дату (за потреби годину і хвилини) надходження документа та його реєстрацій ний індекс. Реквізит проставляють від руки або за допомогою штампа в правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.
Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативі акти, які відповідно до указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" від 3 жовтня 1992 р. № 493 заносять до державного реєстру. Його розташовують у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження на вільному місці (6 х 10 см), яке заздалегідь залишає організація - автор нормативно-правового акта. (Додаток 15)
2.3 Бланки та особливості їх оформлення
Бланк службового документа - це уніфікована стандартна форма документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації (ДСТУ 2732: 2004).
Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, згідно з ГОСТ 9327-60, як основні треба використовувати два формати паперу: А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм) Дозволяється також використовувати бланки АЗ (297 х 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій (доручень). Для виготовлення бланків застосовують папір білого кольору, у виняткових випадках - слабких кремових і жовтих тонів. Бланки для документів постійного зберігання виготовляють на папері вищої якості. Бланки документів повинні мати такі береги:
30 мм - лівий;
10 мм - правий;
20 мм - верхній та нижній.
Виготовляють бланки документів друкарським способом за допомогою компютера або інших технічних засобів. Для виготовлення бланків використовують два варіанти розташування реквізитів-кутовий (Додаток 2) і поздовжній (Додаток 1).
Згідно з ДСТУ 4163-2003 для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:
зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;
зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) - 02;
зображення нагород - 03;
код організації за ЄДРПОУ - 04;
код форми документа за ДКУД - 05;
назва організації вищого рівня - 06;
назва організації - 07;
назва структурного підрозділу - 08;
довідкові дані про організацію - 09;
назва виду документа - 10;
текст документа - 21 (використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів - текстових шаблонів),
а також обмежувальні позначки дня реквізитів:
дата документа - 11;
реєстраційний індекс документа - 12;
посилання на реєстраційний індекс і дату документа - 13;
місце складання або видання документа - 14;
адресат - 16;
заголовок до тексту документа - 19;
відмітка про контроль - 20.
Види бланків та особливості їх оформлення. ДСТУ 4163-2003 встановлює такі види бланків:
загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення на бланку назви виду документа), крім листа;
бланк листа;
бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
Саме від виду бланка залежить склад його реквізитів.
Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів - компютерів, друкарських машинок. Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів - забезпечити можливість легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу. Під час підготовки документів у разі потреби можна застосовувати й інші міжрядкові інтервали.
2.4 Класифікація документів
Класифікація документів - це поділ документів на класи за загальними ознаками подібності та відмінності. Види документів, необхідних для роботи підприємства, відбирають на підставі сфери економічної діяльності підприємства. Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з документами, прискорює виконання та належний контроль за документообігом.
Відповідно до цих вимог фахівці виділяють такі групи документів.
За призначенням - організаційні (статут, положення, інструкції, правила тощо), розпорядчі (постанова, ухвала, розпорядження, наказ тощо), з кадрових питані (заява, автобіографія, характеристика, особова картка та ін), довідково-інформаційні (довідка, звіт, службова записка, запрошення, оголошення тощо), облікова-фінансові (накладна, доручення, довіреність, рахунок-фактура, квитанція та ін), господарсько-договірні (договори, контракти, угоди) та ін.
За походженням - службові (офіційні) й особового походження.
Службові документ створюють на підприємстві у процесі його діяльності.
Документи особового походження створюються фізичною особою поза службовою діяльністю або містяться в її приватному зібранні.
За місцем виникнення - внутрішні та зовнішні.
Внутрішні документи створюють на підприємстві, де вони й функціонують.
Зовнішні документи надходять з інших підприємств, установ, організацій.
За напрямком - вхідні і вихідні.
Вхідні документи надходять до підприємства ззовні для розгляду і виконання, а вихідні відправляють з установи іншій юридичній чи фізичній особі.
За формою - типові та ?/p>