Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
?зково зареєстровані, а з якими можна працювати без унесення їх даних до облікових форм. Про відповідальність за реєстрацію і облік йдеться в статтях Л. Паланської "Реєстрація службових документів".
Розділ 2. Загальні вимоги до складання документів
2.1 Вимоги до тексту документів
Ефективне функціонування сучасного підприємства, управління його діяльністю неможливі без постійного, досконалого й швидкого обміну інформацією, її фіксації для передавання в просторі та збереження в часі. (Згідно з ДСТУ 2732: 2004 "Діловодство й архівна справа. ").
Фіксування інформації - обовязковий елемент будь-якої управлінської діяльності. Матеріальними носіями такої зафіксованої інформації слугують документи. Саме вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації підприємства, є основою для прийняття певних рішень, проведення аналітичної і довідково-пошукової роботи. Успіх роботи підприємства значною мірою залежить від упорядкованості управлінської діяльності, обліку та контролю за виконанням рішень, що забезпечується перш за все якісним документуванням. Основні вимоги до тексту документа викладено в розділі 4 Методичних рекомендацій щодо застосування ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів", схвалених протоколом засідання Методичної комісії Держкомархіву України від 7 листопада 2003 р. № 7.
Текст документа складають українською (державною) мовою. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що направляють до органів державної влади України, треба складати українською мовою. Текст документа слід викладати аргументовано, стисло, грамотно, зрозуміло та обєктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не мають змістового навантаження.
Під час складання тексту можна використати такі форми його подачі: суцільний текст, таблична і трафаретна. Зазвичай текст містить такі логічні елементи: вступ, основну частину, висновки.
У вступі слід подавати інформацію, що готує адресата до сприйняття. Це може бути стислий, з посиланням на факти, виклад історії питання, вказівка на подію, що зумовили написання документа, тощо.
В основній частині викладають суть питання, наводять докази, пояснення, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти.
Заключна частина має містити положення (прохання, пропозицію, вимогу), заради якого складено документ. Текст документа можна поділяти на розділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки).
Заголовки розділів друкують з великої літери (дозволено написання великими літера ми всього заголовка).
Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку в кінці заголовків і підзаголовків не ставлять.
Розділи, підрозділи, пункти та підпункти нумерують арабськими цифрами і розділяють крапками:
1. Розділ
1.1 Підрозділ
1.1.1 Пункт
1.1.1 1 Підпункт
Іноді після останньої цифри у номері будь-якого структурного елемента крапку не ставлять (наприклад, такі вимоги діють до текстів стандартів).
У службових документах можливе скорочення слів. При цьому треба керуватися правилами скорочення й написання скорочених слів і словосполучень, установленими ДСТУ 3582-97 "Інформація та документація".
Тексти документів репрезентують офіційно-діловий стиль мови. Під час складання будь-якого документа слід дотримуватись основних вимог до текстів офіційно-ділового стилю.
2.2 Реквізити документів
Кожен документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами. Склад реквізитів установлює Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ 4163-2003), затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 р № 55. Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування, а також підприємств, установ, організацій та їх обєднань усіх форм власності. Стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту, призначення та способу оброблення документа. Склад реквізитів документів за ДСТУ 4163-2003:
1 - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
2 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
3 - зображення нагород
4 - код організації
5 - код форми документа
6 - назва організації вищого рівня
7 - назва організації
8 - назва структурного підрозділу організації
9 - довідкові дані про організацію
10 - назва виду документа
11 - дата документа
12 - реєстраційний індекс документа
13-посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 - місце складання або видання документа
15 - гриф обмеження доступу до документа
16 - адресат
17 - гриф затвердження документа
18 - резолюція
19 - заголовок до тексту документа
20 - відмітка про контроль
21 - текст