Проблеми діловодства на сторінках журналу "Кадровик України"
Курсовой проект - Менеджмент
Другие курсовые по предмету Менеджмент
користання давального відмінка для посади, прізвища й ініціалів відповідального виконавця або зазначенням структурного підрозділу та керівника відповідного рівня, прізвище якого подають у дужках: "Директору з кадрових питань Гримко С.Я." або "Службі персоналу (Самійленко А. І)";
узаконеного відступу від послідовного викладу, графічно оформленими дужками: " (відповідальний - інспектор з кадрів Романченко Р.Р.)".
Розпорядчі документи зазвичай підлягають або негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне завдання з одним терміном.
Якщо виконавцем зазначено структурний підрозділ, у дужках подають прізвище його керівника, який для реалізації цього завдання окремим розпорядчим документом призначить безпосередніх виконавців, наприклад: "Юридичному управлінню (Зарудний О. Б) подати Положення про експертну раду з питань використання коштів резерву на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України".
До такого способу вдаються лише на підприємствах з великим обсягом документообігу, а також за неможливості одразу визначити відповідального виконавця.
До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома... ". Підрозділи (працівники), до відома яких необхідно довести наказ, зазначають у списку розсилань, який виконавець готує разом із проектом наказу.
Логічної та структурної завершеності розпорядчій частині наказів надає її останній пункт, зміст якого може бути таким:
контроль за виконанням наказу покласти на... (посада, прізвище, ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);
контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Склавши проект наказу (розпорядження) слід переконатися, що він написаний чітко, зрозуміло, з дотриманням усіх правил оформлення та мовних норм. Варто уникати складних підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових зворотів. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати довільні скорочення і не бажано - скорочені назви підприємств і структурних підрозділів, посад. Варто уникати застосування різних, хоча й рівнозначних, термінів для позначення одного й того ж поняття (наприклад, фактор і чинник). Недоречним є вживання будь-яких побажань і висловів на зразок: підняти рівень, звернути увагу, посилити контроль тощо.
Недотримання зазначених вимог може спричинити неадекватну інтерпретацію повідомлення, неправильне його тлумачення. Одним з наслідків може бути невиконання чи неповне або невчасне виконання наказу, зумовлене неузгодженістю дій. Тому під час складання розпорядчих документів слід особливо уважно ставитися не лише до оформлення реквізитів, а й до мовностилістичного аспекту.
Висновки
Сучасне діловодство - система життєвою важливих дій організації, повязаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.
Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.
Документи повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності. Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерам і є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.
Моя робота полягала в ознайомленні з новим журналом "Кадровик України" та розділами, присвяченим роботі з документами.
В журналі наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень.
Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи.
Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.
Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.
Таким чином, знання основ діловедення на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати оперативно і це допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів. Статті та рубрики журналу допомагають освоїти всі необхідні навички роботи з документами.
список використаних джерел та літератури
- Беспянська Г. "Основні вимоги до оформлення реквізитів". "КУ" №4, №5 2008.
- Беспянська Г. "Організація конфіденційного діловодства на підприємстві". "КУ" №11 2007, №1 2008.
- Беспянська Г. "Особливості складання та оформлення розпорядчих документів" "КУ" №8 2008.
- Беспянська Г. "Службові довідки види, порядок складання і термін зберігання" "КУ" №112007, №1 2008.
- Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Навч. посібник, Ів.-Франківськ, ЦУЛ, 2005.
- Віденко А.Н. Сучасне діловодство. К., Вища школа, 1998.