Основы работы на ПК
Информация - Компьютеры, программирование
Другие материалы по предмету Компьютеры, программирование
выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем команду Автофильтр.
Дополнение и изменение списка с использованием формы
Форма это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.
Создание макроса на языке Visual Basic для получения внешних данных
Чтобы получить доступ к внешнему источнику данных с помощью макроса, написанного на языке Visual Basic, необходимо установить параметр Объекты DAO для Visual Basic в программе установки. Чтобы получить более подробные сведения, нажмите кнопку .
Чтобы использовать макрос, созданный в Microsoft Excel 5.0 или в более ранней версии, выберите команду Надстройки в меню Сервис и установите флажок Надстройка ODBC.
Чтобы получить более подробные сведения о создании макросов на языке Visual Basic, обращайтесь к справке по Visual Basic.
Сумирование данных в таблице
Способы подведения итогов данных
Для подведения итогов и анализа выделенных данных можно воспользоваться сводной таблицей. Кроме того, подвести итоги и упорядочить данные можно с помощью отчета Microsoft Access.
Вставка промежуточных итогов в список
В большом списке для автоматического структурирования данных листа могут быть использованы промежуточные итоги. Имеется возможность вложения или вставки итогов для групп, находящихся внутри больших групп, что полезно при подведении итогов в группах значений. Кроме того, итог может быть удален из списка, и исходные данные не будут изменены.
Суммирование данных с помощью промежуточных итогов и структур
Если данные представлены в виде списка, то существует возможность подведения в листе промежуточных итогов. При выборе элементов, для которых создаются промежуточные итоги, суммируемых значений и итоговой функции лист представляется в виде структуры, так что можно скрывать или показывать столько деталей, сколько нужно.
Если при суммировании данных были использованы формулы, содержащие такие функции, как СУММ, то данные структурируются автоматически.
Если вместо формул строки и столбцы итоговых данных содержат значения, то можно создать структуру вручную.
Консолидация данных
Предусмотрено несколько способов консолидации:
- С помощью трехмерных ссылок, что является наиболее предпочтительным способом. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.
- По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Используйте этот способ для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.
Если данные, вводимые с помощью нескольких листов-форм, необходимо выводить на отдельные листы, используйте мастер шаблонов с функцией автоматического сбора данных.
- По категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Используйте этот способ для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.
- С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.
Создание сводной таблицы
Перед созданием сводной таблицы, использующей данные внешнего источника данных, необходимо сначала задать эти данные.
- Откройте книгу, в которой необходимо создать сводную таблицу.
Если сводная таблица создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных.
- Выберите команду Сводная таблица в меню Данные.
- Следуйте инструкциям мастера сводных таблиц.
Анализ данных с помощью сводных таблиц.
Выделение данных в сводной таблице
В сводной таблице можно использовать выделение форматируемых частей. Чтобы выделить сводную таблицу, на панели инструментов Сводные таблицы выберите команду Выделить в меню Сводная таблица. Проверьте, что нажата кнопка Разрешить выделение .
- Чтобы выделить всю таблицу, выберите команду Выделить (меню Сводная таблица, панель инструментов Сводные таблицы), а затем команду Таблица целиком.
- Чтобы выделить все метки элементов в поле, нажмите кнопку поля. В представленном примере можно нажать кнопку Дата заказа, чтобы выделить метки Кв.2 и Кв.3. Если необходимо выделить данные вместе с метками, проверьте, что нажата кнопка Заголовки и данные.
По умолчанию при указании элемента поля выделяются и метки, и данные. Чтобы выделить только метки, нажмите кнопку Только заголовки . Чтобы выделить только данные, нажмите кнопку Только данные.
- Чтобы выделить все одинаковые элементы поля, можно указать только один элемент. Например, выберите Батурин для выделения всех строк Батурин:
- Чтобы снять выделение всех одинаковых элементов поля и оставить только одно, необходимо выбрать элемент поля дважды. Например, если выбрать
Батурин второй раз, выделится строка Батурин для элемента поля Мясные.
Если в сводной таблице содержится несколько полей строк, для выделения необходимых элементов нужно выполнить данную процедуру несколько раз. Например, если в сводной таблице содержится четыре поля строки, для выделения только одно