Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?убъектов Российской Федерации, уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами представительного органа муниципального образования, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.
Постановления и распоряжения главы администрации обеспечивают, с одной стороны, процесс управления городом, а с другой - управление своей внутренней структурой. Иными словами, постановление является "внешним", а распоряжение - "внутренним" документом.
В последние годы наблюдается уменьшение количества принимаемых постановлений. Это можно объяснить действием нового законодательства о местном самоуправлении, которое урегулировало большинство вопросов местного значения, что привело к упорядочению деятельности администрации.
Правовые акты главы администрации занимают особое место в цепочке документов, сопровождающих реализацию той или иной функции администрации. Как правило, они начинают или заканчивают процесс управления в рамках реализации отдельных функций. Как видно, четкого разграничения между данными видами документов на практике не наблюдается. Аналогичная проблема существует и при выборе вида документа, издаваемого высшим должностным лицом и высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ. Несмотря на наличие классификации: постановление - нормативный документ, распоряжение - ненормативный документ, критерий
нормативности не всегда соблюдается. Одна из причин - содержание данных документов может состоять из пунктов как нормативного, так и ненормативного характера. Что касается уровня органов местного самоуправления, то нормативными правовыми актами преимущественно являются решения представительного органа, а постановления и распоряжения главы администрации являются индивидуальными правовыми актами, то есть носят не общеобязательный, а единичный, индивидуальный характер.
В результате смешения применяемых видов документов, издаваемых главой администрации, возникают определенные проблемы на различных стадиях: при подготовке проекта документа, обеспечении рациональной организации комплекса таких документов и формировании информационно-поисковой системы. Для реализации полномочий главы администрации достаточным было бы применение только одного вида документа. Порядок разработки и оформления правовых актов главы администрации закреплен в основном локальном акте, регламентирующем документационное обеспечение деятельности администрации - Инструкции по работе с документами. Следует обратить внимание на название данного документа. В соответствии с применяемой терминологией "организация работы с документами" - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и не предполагает такую стадию как "документирование". В свою очередь под документированием понимают "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Следует констатировать, что создатели рассматриваемой Инструкции не могли обойти этап документирования, и в результате ее содержание оказалось шире, чем это предполагает название. Поскольку и документирование и организация работы с документами содержаться в определении понятия "делопроизводство" или "документационное обеспечение управления", следовательно, данный организационно-нормативный документ должен называться так, как это
и установлено на общегосударственном уровне. Тем более что в соответствии iедеральным законодательством правила делопроизводства и документооборота, установленные органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
В соответствии с Инструкцией в администрации предусмотрены следующие виды бланков: бланк постановления (приложение 16); бланк распоряжения (приложение 17); бланки письма администрации и структурных подразделений администрации города. Существует мнение, что, поскольку постановление (распоряжение) оформляется на бланке, на котором указано наименование юридического лица (администрация города), то и автором этих документов является администрация, а не глава администрации города. Однако ни у кого не вызывает сомнения, кто является автором таких документов, как приказы, которые также оформляются на бланках организации.
Рассмотрим порядок подготовки и оформления постановлений и распоряжений главы администрации. Первая стадия - разработка проекта правового акта, который должен быть оформлен соответствующим образом. Первоначально перед исполнителем стоит задача выбора формы будущего распорядительного акта. Однако, как уже отмечалось, в администрации отсутствует дифференциация вопросов, по которым издаются постановления и распоряжения. Более того, Инструкцией по работе с документами устанавливается единый порядок их подготовки и оформления. Отличительной особенностью является лишь то, что текст распоряжения может не иметь вступительной (констатирующей) части. Таким образом, общность регламентированной технологии разработки также свидетельствует о возможности установ