Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?ной сети, включения в нее других муниципальных учреждений, что так же позволило перевести объемную переписку с ними, в электронный вид. Обращения граждан принимаются на сайте администрации, но перевести их в полностью электронный вид не удается, все еще большое количество обращений поступают в письменном виде.
Хранения документов в администрации города Новочебоксарска организуется на основании правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и типовой инструкции по делопроизводству.
Ежедневно в Администрации разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
Процесс заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.
Экспертиза ценности документов в администрации города Новочебоксарска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов должна создаваться постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, но в ходе своей практики я столкнулась с тем, что вместо комиссии выделение документов на хранение, производил главный специалист канцелярии самостоятельно, а получив инструкции я помогала в данной работе.
Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации или руководителем структурного подразделения.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Экспертизу ценности данных документов, так же проводилась под надзором главного специалиста канцелярии, мною. Все это можно объяснить загруженностью канцелярии, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.
Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.
Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело iитается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.
Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.
В зависимости от принятой в учреждении или организации системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В администрации дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив оказывает методическую помощь при формировании дел.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Рекомендации по улучшению работы с документами в Администрации города Новочебоксарска:
.В первую очередь необходимо совершенствовать существующие нормативно-методические документы. Например инструкция по делопроизводству в администрации создана на основе "Типовой инструкци?/p>