Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ящее время в системе государственной гражданской службы - должностном регламенте или должностной инструкции, закрепив в нем наряду с другими компетенциями конкретного госслужащего и компетенции в iере документационного обеспечения управления.
Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в iере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в iере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти - министерства, службы, агентства - должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и согласовывать ее iедеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.
Возвращаясь к структуре инструкции по делопроизводству, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют, поэтому инструкция может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.
Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция. Более подробную информацию об оформлении инструкции можно найти в первой части "Система организационно-распорядительной документации" второго раздела "Энциклопедии делопроизводства".
Еще одним нормативным документом является Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе.
Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Положения об отделах подписываются руководителем отдела и утверждаются главой администрации. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование учреждения, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.
В заключение хотелось бы отметить, что в организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в iере делопроизводства (документационного обеспечения управления). Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом - правилами составления и оформления документов и т.п. Проведенный анализ должностной инструкции исполнительного органа позволяет отметить некоторые тенденции. Должностные инструкции, работающих в структурном подразделении, выполняющим функцию службы ДОУ (категория должностей - специалисты; группа должностей - старший, средний, младший), содержат лишь общие положения без механизма их реализации (технологии). Например, используются следующие формулировки: "несет ответственность за осуществление делопроизводства в управлении"; "проводит мониторинг деятельности по вопросам ведения делопроизводства в управлении"; "осуществляет нормативно-правовое обеспечение ведения делопроизводства".
3.2 Система распорядительной документации
Особенностью администрации города является то, что реализация ее функций как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления ведется посредством издания муниципальных правовых актов
главы администрации. По Федеральному закону главой местной администрации может быть либо глава муниципального образования, либо лицо, назначаемое по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности.
Глава местной администрации в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами ?/p>