Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?ества документов может проводиться по администрации города в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и внутренние документы подiитываются отдельно. Итоговые данные подiета представляются главе администрации в табличной форме (приложение 8). Итоги года предоставляются в сравнение с двумя предыдущими годами, можно сделать вывод, что с 2008 года объем поступающих документов вырос примерно на 20% и остается на уровне девяти с половиной тысяч, такой же уровень роста наблюдается и в объеме отправляемых документов который достиг уровня трех с половиной тысяч. Количество же обращений граждан увеличилось на 150%, их в администрацию за 2010 год поступило практически четыре тысячи. Общий объем документооборота за два года увеличился на 30% и достиг отметки в шестнадцать с половиной тысяч (приложение 8).
Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления главы администрации по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
Регистрация поступающих и отправляемых документов производится в отделе. Документы, создаваемые по направлениям деятельности администрации города, могут регистрироваться в структурных подразделениях, а передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в канцелярии или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках, журналах (приложение 6-7). Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации (приложение 9):
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. К ним относятся:
гриф ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору, ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Регистрация документов-ответов осуществляется в соответствующих регистрационно-контрольных формах. Документу-ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.
В администрации города Новочебоксарска применяется децентрализованная система регистрации: корреспонденция администрации города, постановления, распоряжения, письма главы администрации - в отделе делопроизводства, поручения главы администрации - в отделе контроля, обращения граждан - в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан, документация структурных подразделений - в структурных подразделениях.
При регистрации документов применяется электронная форма (однако параллельно информация о документах содержится и на бумажном носителе - в журнальной или карточнойформе).
2.2 Контроль исполнения документов
В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.
Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми учреждением или для учреждения. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он буде