Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
льное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Правовой статус службы документационного обеспечения управления определяется положением, утверждаемым руководителем организации. Положение о службе документационного обеспечения управления - правовой
акт, устанавливающий статус подразделения, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими подразделениями организации.
Положение состоит из следующих разделов:
. Общие положения
. Структура
. Задачи
. Функции
. Права
. Ответственность
. Взаимоотношения
Раздел "Общие положения" включает официальное название подразделения, название, дату и номер распорядительного документа, на основе которого создана служба документационного обеспечения управления, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и увольнения руководителя, какими законодательными и нормативными актами руководствуется, информацию о печати.
Раздел "Структура" входит в состав положения только в случае наличия внутренних специальных подразделений по локальным вопросам документирования. На каждое подразделение в составе крупной административной единицы составляется самостоятельное положение.
Раздел "Задачи" содержит главные направления деятельности службы документационного обеспечения управления, о которых мы говорили выше.
В разделе "Функции" по степени важности перечисляются действия, операции, процедуры, отражающие весь комплекс работ по документационному обеспечению.
Раздел "Права" - юридически узаконенная возможность руководителя осуществлять или не осуществлять определенные действия, для обеспечения правовой регламентации и полноты выполняемых функций.
Раздел "Ответственность" содержит критерии оценки содержания работ по документационному обеспечению: качество и своевременность работ, соблюдение инструкций и стандартов, виды диiиплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности руководства в случае невыполнения обязанностей, утраты документов, несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
В процессе выполнения своих функций служба документационного обеспечения управления за ее пределами. Характер взаимодействия со структурными подразделениями по вопросам информационно-документационного обеспечения (виды документов, периодичность и сроки их представления, регулирование разногласий в процессе совместной работы) составляет содержание раздела "Взаимоотношения".
Положение о службе документационного обеспечения управления оформляется на общем бланке, утверждается руководителями организации, визируется руководителем службы документационного обеспечения управления, руководителем юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим вопросы делопроизводства, а также руководителями структурных подразделений, перечисленных в разделе "Взаимоотношения". Разработка "положения" задача сложная и требующая хорошего знания иерархического взаимодействия, структуры и функций организации, правовых и административных связей.
Сотрудники службы документационного обеспечения управления осуществляют выполнение своих обязанностей на основе должностной инструкции, которая включает следующие разделы:
. Общие положения
. Функции
. Должностные обязанности
. Права
. Ответственность
. Взаимоотношения
Рассмотрим в качестве примера должностную инструкцию документоведа. В администрации города данную функцию выполняет главный специалист канцелярии. Согласно "Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих" документовед относится к категории специалистов, является работником службы документационного обеспечения управления и подчиняется непосредственно заведующему службой документационного обеспечения управления, обязанности которого выполняет управляющий делами. Он назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации города по представлению управляющего делами.
В своей деятельности документовед руководствуется законодательством Российской Федерации в iере информации и документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическими документами своей организации. Основные функции документоведа заключаются в рациональной организация документационного обеспечения управления, методическом обеспечении делопроизводства в структурных подразделениях на базе современных информационных технологий.
В должностные обязанности документоведа входит:
участие в планировании, организации, совершенствовании работы службы документационного обеспечения управления;
ведение информационно-справочной работы по документам учреждения, подготовка справки для руководства и запросам граждан;
участие в разработке нормативно-методических материалов по документационного обеспечения управления;
обеспечение, внедрение разработок, направленных на совершенствование документационного обеспечения управления;
разработка бланков документов, унифицированных формы документов, применяемых в администр?/p>