Организация работы с документами в государственных учреждениях на примере Администрации города Новочебоксарска
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ления только одного вида документа издаваемого главой администрации.
Проект распорядительного документа печатается на простом листе бумаги с пометкой в правом верхнем углу "проект". На проекте указываются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе, визы согласования. К проекту прилагается лист согласования (или же оформляется на оборотной стороне первого листа проекта).
В верхней части листа согласования располагается информация о том, кто вносит проект и подпись ответственного исполнителя. Визы согласования представлены в табличной форме, которая состоит из граф: "должность, фамилия, имя, отчество руководителя", "дата согласования документа", "подпись руководителя". Применяемая табличная форма визирования проекта документа отличается от установленной стандартом. Кроме того, подобная вертикаль выстраивает определенную иерархию среди лиц, проставляющих визу, занимающих аналогичные должности.
К проекту также прилагается реестр рассылки, который представляет собой список организаций и структурных подразделений, которым необходимо разослать копии распорядительного документа.
В реестре присутствует подпись лица, заполнившего его. Такая подпись подразумевает. Отсутствует конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, в результате чего заголовок грамматически не согласуется с названием документа. (Постановление (о чем?) тАж вопросы
аппарата администрации города.) Но, пожалуй, самым основным недостатком является тот факт, что данный заголовок не содержит информации о конкретном содержании документа, затрагивающего, скорее всего, организационные вопросы, тем более что "вопросам аппарата администрации города" посвящено значительное количество как постановлений, так и распоряжений. Поэтому в дальнейшем осуществить поиск информации по нужному вопросу из массива документов разного вида, но с аналоичным заголовком - крайне затруднительно.
Не случайно в теории делопроизводства существует классификация документов на "простые" и "сложные". И, независимо от объема и количества пунктов (подпунктов) в тексте распорядительного документа его содержание должно посвящаться только одному вопросу, который и выносится в заголовок. Это позволяет в дальнейшем не только сократить временные затраты на поиск необходимой информации, но и, самое главное, обеспечить эффективный контроль за исполнением документа.
После подписания главой администрации постановления и распоряжения (а также подписанные им служебные письма), регистрируются в отделе делопроизводства. Регистрационный номер постановлений главы администрации состоит из очередного порядкового номера в рамках календарного периода - один год, к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности дополнительно добавляется буква "р", для распоряжений по личному составу - буквы "лс".
Следует отметить, что в настоящее время данная формулировка широко используется как на федеральном, так и на региональном уровнях. В данном случае речь идет о тиражировании подобной модели. К категории "простых" документов, посвященных одному вопросу (возможно с несколькими аспектами содержания) относится большинство служебных документов. Что касается категории "сложных" документов, т.е., отражающих в своем содержании несколько вопросов, то их количество значительно меньше - это протоколы и распорядительные документы по личному составу.
В информационно-поисковой системе администрации города формулировка "вопросы аппарата администрации города" может присутствовать в классификаторе распорядительных документов, как одно из направлений, по которым может издаваться правовой акт.
Однако проведенный краткий анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно-распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, iера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно-нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в iере ДОУ, а также применяемые технологии и технические средства.
Итак к системе распорядительной документации в администрации относятся постановления, распоряжения и приказы. Рассмотрим каждый из видов документов подробнее.
Постановление - это правовой акт нормативного характера, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.
Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.
Постановлениями и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы администрации города.
Проекты постановлений, распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений главы администрации, его заместителя либо в инициативном порядке; по кадровым вопросам - кадровая служба на основании