Организация процессов коммуникации в системе управления
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
?таточная грамотность некоторых адресатов. Например: ... отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с присуждением ей денежной премии 200 грн;
б)неправильное использование общепринятых терминов. Например:... частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению (ошибка - свидетели вместо образцы-свидетели);
в)стремление придать словам большую значимость приводит к разнообразным стилистическим ошибкам. Например: ... приказываю разрешить приглашение для чтения лекций одного или двух специалистов.
г)употребление отглагольных существительных с окончанием -ание, -ение, придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Например: недополучение, недовыполнение, недоперевыполнение. Из приказа:... за допущенные грубые ошибки ииигнорирование их, не исправление, а наоборот, допущение исполнения в сторону улучшения, прораба М. понизить в должности.
.Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов:
а)употребление слов-эквивалентов, например: ... срок выполнения может быть пролонгирован (продлен), репрезентовать (представить);
б)искажение смысла слова. Например: ... эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы (средства);
в)неправильное употребление иноязычной лексики ведет к тавтологии. Например: ...форсировать строительство ускоренными темпами, форсировать - и так означает - вести ускоренными темпами;
.Употребление оборотов, содержащих лишние слова. Например: абсолютно новый - новый; необходимо иметь - необходимо; собранные вместе - собранные.
.Неправильное использование предлогов:
а)не различаются случаи, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты выпуска 2003 г.;
б)неправильное использование предлога о. Например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы; Дирекция приняла меры об организации работы на местах.
.Неправильное согласование в падеже;
.Неоправданное сокращение слов;
.Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.
.Помехи, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения.
.Стилистические помехи. Среди этих помех особенно распространенными являются:
Искусственное удлинение речи. Специалисты советуют: Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно. Пример удлинения речи: Надеемся на то, что Вы в ближайшее время ответите нам....
Употребление архаизмов (канцелярский язык). Например: При сем препровождаю...; Сим письмом извещаем....
Для исключения подобных помех в служебных документах их составителям необходимо пользоваться набором готовых, уже проверенных долголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний.
Для создания организационных коммуникаций необходимо по каждому подразделению определить состав документов по происхождению (внешние, внутренние), а внешние документы разделить на входные и выходные. Особое внимание необходимо обратить на входные и выходные документы, поскольку они обеспечивают коммуникации между разными подразделениями и уровнями.
Коммуникации и делегирование полномочий
Создание коммуникаций в процессе делегирования полномочий включает анализ следующих факторов:
.Психологических, социальных и культурных запросов работников предприятия.
.Природы языка и характера семантических проблем.
.Социальной структуры предприятия.
.Спроектированной системы организационных коммуникаций (оргструктуры управления).
Делегирование полномочий конкретным должностным лицам приводит к адаптации оргструктуры управления к структуре аппарата управления. Это вызвано влиянием первых трех вышеуказанных факторов.
Способы осуществления связей в структуре аппарата управления более сложные, чем в организационных коммуникациях. В процессе распределения и делегирования полномочий имеют место все виды связей: устные, письменные, визуальные, тесты, манеры поведения, а также их всевозможные комбинации.
В структуре аппарата управления существуют как формальные, так и неформальные коммуникации. Они могут осуществляться разными линиями связи: линейными, функциональными и смешанными. Следовательно, по таким каналам могут осуществляться самые разные коммуникационные процессы. Поскольку все связи людей на предприятии организовать невозможно, да, собственно говоря, в этом нет необходимости, то следует ограничить их состав только деловыми общениями.
При создании такой системы коммуникаций необходимо найти ответы на следующие вопросы:
Кому необходима информация?
Какая необходима информация, почему?
Какой источник может обеспечить необходимую информацию? Кому необходима информация?
Работники аппарата управления осуществляют процессы решения задач, результаты которых направлены на разрешение различных проблем или ситуаций, возникающих в деятельности предприятия. Для этого им нужна определенная информация. Состав потребителей и соответственно источников информации разнообразен. К ним можно отнести:
менеджеров, принимающих решения;
менеджеров, подготавливающих варианты решений и осуществляющих их реализацию;
менеджеров, контролирующих, информирующих и инструктирующих подчиненных;
других работников предприятия;