Организация процессов коммуникации в системе управления
Информация - Менеджмент
Другие материалы по предмету Менеджмент
аглядными формами - графиками, таблицами, диаграммами и каналов передачи, например, одновременное слушание (ухо) и чтение документа (глаза).
Согласно исследованиям значительная часть речевой информации при передаче воспринимается через язык поз и жестов и звучание голоса. Мехребиен указывает, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38% -через интонации и модуляции голоса. Всего 7% остается словам, воспринимаемым получателем, когда мы говорим. Передача сообщения является одной из важнейших стадий, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до получателя. Способ передачи сообщения должен привлечь внимание воздействием на различные чувства получателя и обеспечить его восприятие. Другими словами, во многих случаях то, как мы говорим, важнее слов, которые мы произносим.
Декодирование. Информация должна быть правильно воспринята получателем. Слушая, читая сообщения или разговаривая с отправителем, получатель может по-разному воспринимать это сообщение. Он декодирует в собственные мысли не только слова, содержащиеся в сообщении (речь, письмо, видео), но и невербальные символы. Негативные символы языка поз и жестов отрицательно сказываются на декодировании сказанных слов. Нужно добиваться, чтобы используемые для передачи невербальные символы соответствовали идее, которую отправитель намеревается сообщить. Следует также учесть, что получатель так же, как и отправитель, фильтрует сообщение, воспринимая только те символы, которые соответствуют его интересам.
Шум. Согласно теории информации к шумам относится все то, что искажает смысл предаваемого сообщения. Шумы присутствуют всегда, поэтому на каждой стадии процесса делового общения происходит некоторое искажение смысла сообщения. Шум создает преграды на пути общения и при высоком уровне может привести к заметной утрате смысла или полностью блокировать попытку осуществления информационного обмена. Обратная связь замыкает коммуникационный процесс. По каналам обратной связи получатель сообщения подтверждает свое участие в обмене информацией. В данном общении изначальный получатель становится отправителем отклика и проходит все описанные стадии процесса обмена информацией. Деловое общение.
Деловое общение (коммуникация) возникает только при наличии отправителя сообщения и его получателя, а также приспособленных линий коммуникации. Вначале возникает потребность отправителя в передаче информации (идеи, мысли, приказы, план), которая интерпретируется (искажается) им фильтрами (ожидания, предубеждения и т. д.). После фильтрации исходная информация становится сообщением (приказом, планом, указанием, рекомендацией и др.), для передачи которого отправитель использует различные способы кодирования (письменное сообщение, произносимые слова, сигналы, символы и др.). По соответствующим каналам (почта, телефон, голос и др.) с учетом рассеивания и искажения шумами сообщение воспринимается получателем.
Получатель принимает сообщение (глазами, ушами) и расшифровывает (воспринимает) его согласно степени своего понимания (отношения, предубеждения, ожидания и др.). Его интерпретация сообщения определяет назначение, т. е. то, что он думает о полученном. Уточнение правильности полученного сообщения или отклик на него выражается его участием. Оно осуществляется по каналам обратной связи.
Такая оценка процесса коммуникации присуща любому деловому общению, даже если оно длится только несколько секунд. Это принципиально важно потому, что почти 80% проблем любой организации возникает вследствие неправильного общения. В связи с этим менеджерам необходимо знать и уметь организовывать эффективные коммуникации.
3. Организация процессов коммуникации
На предприятии связь между людьми приобретает многие формы. Изучение связей между людьми отличается сложностью. Установлено, что человек в своей деятельности может использовать следующие способы связи:
а)устные сообщения;
б)письменные;
в)визуальные;
г)жесты и манеру поведения.
Эти способы связи могут использоваться как отдельно друг от друга (например, получение документа и его чтение), так и в совокупности. Например, сотрудник предприятия, получая документ, может уточнять отдельные показатели в устной форме и при этом выражать свое отношение жестами и манерой поведения.
Поэтому при организации процессов коммуникации необходимо устанавливать приоритетный способ общения. Дополнительные способы связи, несмотря на то, что они могут улучшать или ухудшать коммуникационный процесс, должны рассматриваться лишь как факторы, влияющие на приоритетный способ.
Эффективная система коммуникации на предприятии создается тремя источниками:
.Организационной структурой управления;
.Распределением и делегированием полномочий в рамках структуры аппарата управления;
.Культурной средой, доминирующей на предприятии.
Коммуникации и организационная структура управления
Если рассматривать ОСУ как систему распределения штатных задач управления между иерархическими уровнями и подразделениями, то связи между задачами представляют собой формальные коммуникации. При этом следует иметь в виду интегральную природу информационных потоков в ОСУ. В таком виде каждое подразделение превращается в пункт принятия решений.
Организационная структура управления создает только формальные каналы коммуникаций;
Способы передачи информации могут быть только письменн?/p>