Материально-производственные запасы составляют значительную часть активов организаций. Например, они, в среднем, составляют две трети оборотного капитала производственного бизнеса, как правило. Розничные и оптовые торговцы бывают часто близко к девяти десятым или 90% от их оборотного капитала[1]. Нет практически ни одной организации, которая может существовать без использования каких-то материально-производственных запасов. Это включает в себя также и некоммерческие организации.
Стоимость активов бизнеса и качество товаров и услуг, предлагаемых клиентам, а значит и перспективы бизнеса сильно зависят от эффективного управления запасами. Важность качества обслуживания клиентов требует особого внимания к проблеме совершенствования учетно-аналитического обеспечения управления материально-производственными запасами.
Существует множество административных задач, связанных с управлением материально-производственными запасами. В зависимости от размера и сложности бизнеса они могут входить в обязанности администратора, так и выполняться специализированным контроллером.
По соображениям безопасности, хорошая практика управления материально-производственными запасами заключается в том, чтобы разные сотрудники отвечали за финансы и акции с запасами.
Типичные документы, подлежащие обработке в процессе учета материально-производственных запасов, включают:
- Документы поставки, акты о приемке, ордера для входящих запасов.
- Заказы на покупку, накладные, карточки учета, лимитно-заборные карты и т.п.
Закупка запасов может связать большой объем делового капитала, поэтому точная информация об уровнях запасов и стоимости необходима для эффективности функционирования компании.
Основная проблема в управлении материально-производственными запасами – это эффективный их контроль, позволяющий поддерживать желательные уровни, для чего в учетной системе организации должны быть созданы благоприятные условия[2]. Следующие факторы являются важными элементами эффективной системы управления материально-производственными запасами.
- Формирование и контроль бюджета бюджет использования материально-производственных запасов и их покупок.
- Обработка закупок материально-производственных запасов компетентным и квалифицированным персоналом. В связи с этим может быть предпочтительным централизованная система закупок в крупных.
- Контроль наличия и формирование достаточных и эффективных средств хранения материально-производственных запасов.
- Формирование системы четкой классифицикации материально-производственных запасов с уникальными кодами и последовательным присвоение стоимости единиц.
- Формирование учетной документации, а также системы учета и контроля на каждом этапе прохождения материально-производственных запасов (закупка, доставка, хранение, поступление в производство), которые должны быть хорошо продуманы и эффективны. В связи с этим рекомендуется использование стандартных форм.
- Проведение эффективной и хорошо организованной инвентаризации и сверка результатам инвентаризации с учетом запасов.
- Эффективная координация между всеми отделами, участвующими в транспортировке материалов, например, покупка, получение, хранение и использование.
- Регулярный внутренний аудит.
Особо следует подчеркнуть значение современных информационных технологий на оценку формирования и представления информации о материально-производственных запасах.
Из-за необходимости быть в курсе современных тенденций в бизнесе, управление организацией не может себе позволить получать информацию поздно, потому что несвоевременная информация для процесса принятия решений в бизнесе является более разрушительной, чем отсутствие информации вообще.
Финансовая информация в большинстве случаев задерживается; иногда потери запасов она показывает в течение определенного периода, возможно, партия материально-производственных запасов задержалась на полпути и не поступит в надлежащий для передачи в производство срок. Несмотря на то, что эта информация приемлема для исторических целей, но ее использование это может означать потери для бизнеса сталкивающегося с жесткой конкуренцией или если его производство работает в очень жестких условиях, задержка на один день может иметь решающее значение для выживания такого бизнеса[3].
Информационные технологии удобны для поддержки бизнеса он-лайн, когда в реальном масштабе времени представляются доклады руководству о состоянии и движении материально-производственных запасов. С хорошей информационной сетью, топ-менеджмент может получить доступ к цифрам почти сразу после того, как они генерируются на самом низком уровне закупок, транспортировки, склада или цеха.
В некоторых случаях элементы управления уже могут быть встроены в систему либо могут подавать сигналы опасности или требовать разрешения на осуществление каких-либо действий в некоторых точках в бизнес-процессе. Например, когда кредитные лимиты и кредитные периоды установлены и встроены в систему, будет существовать потребность в очень высоком уровне разрешения для оформления поставки – что требует немедленного долада топ-менеджменту. При отсутствии такой системы организация рискует увязнуть в долгих согласованиях выделения средств и может быть упущено горячее время для поставки ресурсов.
Кроме того, с поддержкой информационных технологий, затратами времени на создание документов и получения физических разрешений сводятся к минимуму, так как информационная система быстро собирает большой объем актуальной информации и передает результаты на различные уровни управления он-лайн.
Особое значение для совершенствования учетно-аналитического обеспечения управления материально-производственными запасами имеет анализ запасов, который включает в себя инвентаризацию или список запасов и указание местоположения и стоимости запасов. Часто это ежегодное мероприятие — своего рода аудит для определения стоимости материально-производственных запасов в рамках процесса учета.
Есть два основных типа методов инвентаризации:
- Годовая / Периодическая
- Непрерывная
Периодическая инвентаризация — это метод подсчета запасов, где элементы подсчитываются в конце данного периода, обычно, ежегодно или раз в полгода. Достоинства этого метода:
- дешевле провести подсчет запасов раз-два раза в течение всего года.
- можно избежать неудобства регулярных или частых акций подсчетов.
Но у периодической инвентаризации есть и недостатки:
- Это может потребовать нарушения оперативной деятельности в конце года, когда проходит инвентаризация.
- Размер работы по инвентаризации может потребовать использования большого учетного коллектива; некоторые члены команд могут быть не знакомы с конкретным складом. Это может привести к неточностям в подсчете запасов.
- Возникают расхождения, которые являются результатом проблем в учете и которые должны были выявлены ранее, что поможет избежать дальнейших ошибок.
- Так как запасы инвентаризуются к концу года – это может увеличить кражи и хищения.
Если недостатки периодической организации перевешивают ее достоинства, то необходимо использовать непрерывное подведение итогов наличия и движения материально-производственных запасов. Это метод инвентаризации, где элементы запасов подсчитываются с частыми интервалами на основе случайной основе ротации и результаты подсчета выверяются непрерывно с инвентаризационными записями.
Следует отметить, что непрерывная инвентаризация дает ощутимый эффект для совершенствования учетно-аналитического обеспечения управления материально-производственными запасами в совокупности с использованием информационных и других технологий, позволяющих автоматизировать процесс. Достоинствами же такого метода являются:
- Он является сдерживающим фактором для хищения и краж.
- Удается избегать остановки процесса производства и продаж ежегодного подсчета запасов.
- Существуют регулярные надежные отчеты по остаткам запасов в течение всего года.
- Расхождения обнаруживаются и устраняются в кратчайшие сроки.
- Система хранения постоянно находится под контролем.
Недостатки непрерывного контроля запасов в основном определяются большой стоимостью системы непрерывной инвентаризации.
Однако, следует отметить, что введение системы кодирования, в том числе штрих-кодирования, может сделать весь процесс намного проще. Маркировка с использованием радиочастотной идентификации (RFID) с помощью карманных считывателей может сделать простым и эффективным поддержание непрерывной проверки запасов. RFID-метка — это крошечный микрочип, плюс небольшая антенна, которая может содержать ряд цифровых данных об определенном элементе. Теги заключены в пластик, бумагу или аналогичный материал и прикреплены к продукту или его упаковке, к поддону или контейнеру или даже к фургону или грузовику. Затраты, связанные с маркировкой RFID, в последние годы снизились и продолжают снижаться, что способствует внедрению этого процесса до уровня охвата все большего числа предприятий. Преимущества более эффективного управления запасами и повышенной безопасности делают его особенно привлекательным для розничных торговцев, оптовиков или дистрибьюторов, которые имеют широкий ассортимент товаров, а также для производителей, которые производят большие объемы продуктов для разных клиентов.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что основным направлением совершенствования учетно-аналитического обеспечения управления материально-производственными запасами является ускорение поставки точной информации о наличии и движении запасов. Важнейшим направлением такого совершенствования является применение современных информационных технологий с совокупностями с другими методами, упрощающими учет и контроль запасов – штрих – или радиочастотным кодированием.
Список литературы
[1] Голикова О.В., Нестеренко Е.Г. Понятие материальных оборотных активов и их роль в кругообороте средств предприятия // Вестник Волжского университета им. В.Н. Татищева. 2010.
[2] Шебанова Е. О. Основные проблемы анализа и учета материально-производственных запасов // Системное управление. Выпуск 4 (9). 2010.
[3] Раздорская Р.А. Материально-производственные запасы как значимый объект учета и анализа // Проблемы экономики и менеджмента. № 4 (56). 2016