Как пишет А. К. Кожминский, система — это целое, организованное или составленное из комбинации вещей или частей.. Систему также можно рассматривать как набор элементов, которые взаимодействуют друг с другом и где каждый элемент прямо или косвенно связан со всеми остальными.. Таким образом, мы можем предположить, что система представляет собой единое целое, состоящее из взаимосвязанных агрегатов. Противоположностью системы является совокупность — это тоже совокупность элементов, но между которыми нет отношений и где ни один элемент не связан с другими.

Теоретики, связанные с системным подходом, утверждают, что каждая организация представляет собой некую систему взаимозависимых элементов (подсистем). Выделение отдельных компонентов является в некоторой степени произвольным делом. Например, можно утверждать, как и в обсуждаемой модели Ливитта, что компания имеет подсистему из людей, технологий, структур и задач. Другие исследователи, в свою очередь, могут настаивать на выделении также подсистемы культуры, технологии, стратегии и других.

Основной вопрос, однако, заключается в предполагаемой взаимозависимости — любые изменения, даже кажущиеся к лучшему, ограниченные только данной подсистемой, могут вызвать негативные последствия в других подсистемах и совместно действовать во вред всей системе. Поэтому системный ученый прежде всего захочет определить элементы целого, которым он считает организацию, и только проанализировав взаимозависимость отдельных фрагментов и конкретных решений, он решит, какие изменения будут полезны на уровне всей системы. Он также поймет, что интересы отдельных подсистем могут даже внешне противоречить друг другу (например, отдел исследований и разработок может потребовать деньги за улучшение продукта, а отдел маркетинга при этом захочет позиционировать этот продукт на нижней полке ценовой категории). ниша и использование используют экономию за счет масштаба производства, так далее.). Поэтому в свете системного подхода особенно важно сделать акцент на всех управленческих позициях, на выходе за рамки интересов отдельных групп (проистекающих из структурного разделения компании) и концентрации на совместных усилиях для достижения цели всей компании (системы).

Для системников системы постоянно находятся в состоянии гомеостаза, т. е. поддерживают равновесие с окружающей средой, их типичные движения подкрепляются положительной обратной связью, а отклонения от нормы корректируются отрицательной обратной связью. Системы претерпевают своего рода эволюцию — они по-разному реагируют на окружающую среду, формируются на протяжении всей своей жизни и влияют на другие системы. Поэтому понятно, что регуляторные механизмы систем, по крайней мере, так же сложны и сложны, как и среда, в которой они функционируют.

Благоприятный эффект, возникающий в результате сотрудничества всех отдельных элементов/отделов в реализации одной цели, называется синергией. Хорошим примером синергии может быть, например, правильно настроенный компьютер. Для оптимизации удобства работы с компьютером недостаточно даже самого совершенного усовершенствования одного из его элементов. При одинаковых финансовых ресурсах выгоднее купить среднескоростной процессор, среднее количество памяти и среднее быстродействие и объем диска, чем самый дорогой процессор и дешевые другие комплектующие. На каждом уровне совершенства все элементы должны подходить друг к другу — если они не подходят, мы не только не можем воспользоваться эффектом синергии, но и вся система будет работать хуже, чем до изменений (только представьте,водить и т.д. и т.п. — такие случаи ухудшения комфорта при попытках его улучшения случаются относительно часто).

Характерной чертой системного подхода является признание того, что конкретные, выделенные существующие системы могут рассматриваться как лучшие или худшие модели других систем., системы из разных областей можно и нужно сравнивать друг с другом. Таким образом, можно, например, изучить, какие условия, зависимости и допущения для работы такой системы, как компьютер, реализуются в системе организации (есть ли сеть циркуляции информации, способ распределения памяти, центр принятия решений, способы общения с внешним миром) и др.). Такой подход для системников является не только ментальной конструкцией, которая призвана помочь визуально выделить конкретные черты описываемой организации посредством метафоры. Наоборот, согласно классическим предположениям системного подхода, многие системы действительно имеют некоторые реальные, а не только предполагаемые общие черты. Поэтому анализ отдельных «естественных» систем может стать источником плодотворного вдохновения для размышлений об организационных системах..

Также стоит помнить, что базовым допущением системного подхода является также возможность отличить данную систему от других — по определению необходимо уметь четко определять, что такое организация и что такое ее среда. Вы должны быть в состоянии сказать, что находится на входе системы, что на выходе и что происходит внутри. Системная теория организации также обращает внимание на обратную связь, т. е. на реакцию среды на конкретные действия организации — важно, какой процесс происходит в конкретное время, а не то, что организация «является» в данный момент.

Однако следует помнить, что организации являются открытыми системами — мы не можем определить ни все факторы, влияющие на их функционирование, ни силу взаимодействия отдельных элементов, также важна и не может быть исключена меняющаяся и отзывчивая среда организации. В отличие от закрытых систем, в которых результаты их работы могут быть определены полностью, детерминистически, организации являются открытыми системами — это определяется многими факторами, в том числе и человеческим фактором, т.е. непредсказуемым поведением человека. Более того, в организациях мы часто имеем дело с эквивалентностью, т. е. с возможностью получения конкретного результата множеством различных, непредсказуемых способов.

Все замкнутые системы подвержены энтропии (распаду элементов, нарастанию хаоса компонентов), подобно неорганизованной материи. естьОднако открытые системы, реагируя на изменения в окружающей среде, каким-то образом избегают энтропии и могут поддерживать существование — поэтому вера в то, что человеческая деятельность и социальные организации могут свести на нет естественную тенденцию к распаду, называется верой в негантропию.

Это одна из причин, по которой теоретические экономические модели трудно использовать для заработка «легких денег» — их нелегко применить в ситуации со многими сложными и не поддающимися определению переменными и элементами. Поэтому системный подход к организации должен быть отделен от кибернетики..