Фронт-офис — важная единица компании

Фронт-офис — это обозначение, в котором описывается область бизнеса, в которой взаимодействуют клиенты и персонал компании. Фронт-офисы обычно называются так, потому что они находятся на фронте или входе в бизнес, предоставляя клиентам легкий доступ к офисным работникам. Эта жизненно важная часть бизнеса может служить многим целям, в зависимости от компании, и часто является лучшим местом для получения любой информации, связанной с клиентом.

У фронт-офиса, как отделения бизнеса может быть письменный стол с секретарем или административным работником. Часто его функция — предложить помощь входящим в офис клиентам или посетителям и может направлять запросы конкретному персоналу. В качестве альтернативы, весь персонал отдела может быть обучен работе с клиентами; поскольку работники в этой области бизнеса могут иметь много обязанностей, а обучение их всех обслуживанию клиентов, означает, что кто-то почти всегда будет доступен для помощи клиенту.

Помимо того, что фронт-офисявляется контактным пунктом для клиентов, эта область также может служить основным центром коммуникации для всей компании. Канцелярские работники часто выполняют секретарские функции и могут отвечать за прием сообщений, обработку заказов и передачу информации различным отделам. Многие фронт-офисы работают совместно с отделами продаж и маркетинга, чтобы создавать и распространять информацию для клиентов.

В зависимости от размера и функции бизнеса, фронт-офис может служить в качестве заменителя всех профессий. Работники в этой области могут обрабатывать ежедневную сортировку и распространение почты, предоставлять услуги копирования и факса другим отделам, работать непосредственно с клиентами и выполнять обязанности по вводу данных. Типичный работник в этой должности будет сочетать навыки обслуживания клиентов и навыки работы в офисе. Организационные навыки, компьютерная грамотность и типизация часто являются жизненно важными для выживания суетливой атмосферы в этой области.

Фронт-офис также может служить домом для офисной техники. Обычные устройства, обнаруженные в этой области, включают копировальные аппараты, факсимильные аппараты, многолинейные телефоны, почтовые и масштабирующие машины для почты и офисные компьютеры. Многие эксперты полагают, что было бы разумно обратиться к работникам за помощью, прежде чем пытаться использовать любую из этих машин; сломанная или заторможенная машина может вызвать частые головные боли у руководства и медленное производство для всей компании.

Лицо, отвечающее за эту область деятельности, может иметь множество различных названий, таких как главный секретарь, офис-менеджер , администратор офиса или администратор. Этот человек обычно отвечает за обучение и управление помощниками и выполняет функции руководителя отдела. Руководители отделений обычно имеют отличные управленческие навыки, а также четкое понимание компании и ее функций.