Понимание системы бюджетирования расходов на персонал для многих компаний, увы, пока остается на уровне определения фонда оплаты труда. Исторически так сложилось, что всеми затратами на предприятии, как правило, управлял директор, а подготовку данных еще в эпоху советских времен осуществлял планово-экономический отдел, который существовал практически в каждой организации. И несмотря на то что экономика труда как научная и учебная дисциплина была всегда, найти в современной бизнес-среде квалифицированных специалистов становится все труднее. Планово-экономические отделы давно упразднены, а финансово-экономические службы, возникшие на их месте, далеко не всегда уделяют вопросам бюджетирования расходов на персонал должное внимание, ограничиваясь прогнозами по фонду оплаты труда и налоговым отчислениям.
У бюджетирования три основных цели: прогнозирование, координация и контроль. Как руководство, так и сотрудники в результате внедрения бюджетирования получают существенные выгоды (при условии, что эта работа выполнена добросовестно и без ошибок). Вот далеко не полный перечень выгод:
 возможность детализировать концепцию развития бизнеса;
 четкое планирование финансово-хозяйственной деятельности;
 прогнозирование прибыли;
 информирование сотрудников о планах работы предприятия и координация деятельности его подразделений;
 контроль и оценка эффективности работы руководителей и подразделений;
 заблаговременное выявление потребности предприятия в ресурсах;
 оптимизация финансовых потоков и распределения ресурсов;
 возможность использовать опыт исполнения прежних бюджетов для корректировки работы предприятия в будущем.
Бюджетирование как финансовая технология создает прозрачную для руководства систему, в которой конечный результат деятельности в виде экономической добавленной стоимости, денежного потока или других характеристик оперативно расшифровывается через совокупность показателей, за которые отвечают руководители конкретных центров финансовой ответственности. Возрастают контролируемость и управляемость всех процессов, протекающих в организации. Технология бюджетирования играет существенную роль и в управлении персоналом, позволяя структурировать такую важную составляющую деятельности службы персонала организации, как расходы на персонал.
Система бюджетирования, помимо основных этапов, должна в обязательном порядке учитывать несколько основных принципов, которые и позволяют бюджету стать эффективным и адекватным. Во-первых, помнить принципы планирования бюджета «сверху вниз» и «снизу вверх». Первый принцип основан на понимании необходимости учитывать при составлении бюджета взаимосвязь стратегии компании, ее целей и задач с общей концепцией бизнеса, в котором работает организация, и самого бюджета, который своей целью ставит удовлетворение этих целей и задач в том числе. Принцип бюджетирования «снизу вверх» позволяет учесть те реальные потребности, которые озвучены, что называется, из полей. Соблюдение баланса бюджета, т.е. уравновешивание систем показателей бюджета — это следующий принцип, позволяющий добиться эффективности в процессе бюджетирования.
Только всестороннее понимание того, как осуществляется процесс бюджетирования и на каких принципах он должен быть выстроен, позволяет как создавать жизнеспособный бюджет, так и грамотно провести оптимизацию расходов бюджета на персонал.
Процесс бюджетирования охватывает четыре стадии: составление проекта бюджета, рассмотрение и утверждение его полномочным лицом, исполнение бюджета и контроль, составление отчета об исполнении бюджета и его анализ. Принципами бюджетного процесса являются единство, самостоятельность, балансовый метод.
При разработке бюджета расходов на персонал необходимо придерживаться следующей технологии (см. схему на рис. 4).

Рис. 4. Определение статей расходов на персонал
Система бюджетного планирования включает процесс формирования бюджетов, структуру бюджетов, ответственность за формирование и исполнение бюджетов, процессы согласования, утверждения и контроля исполнения бюджетов. К преимуществам организации бюджетного планирования относятся: