Инструкция о порядке формирования,ведения,учёта и хранения личных дел муниципальных служащих Тогодского сельского поселения
| Вид материала | Инструкция |
- Всоответствии со статьей 30 Федерального закона от 02. 03. 2007 №25-фз «О муниципальной, 165.41kb.
- Всоответствии со статьей 30 Федерального закона от 02. 03. 2007 №25-фз «О муниципальной, 191.95kb.
- Всоответствии со статьей 30 Федерального закона от 02. 03. 2007 №25-фз «О муниципальной, 245.06kb.
- Указа Президента Российской Федерации от 04 марта 1998 года №227, в целях реализации, 256.86kb.
- Указа Президента Российской Федерации от 04 марта 1998 года №227, в целях реализации, 97.75kb.
- Председатель Ученого Совета Ректор профессор Б. Н. Тамбиев 2010г инструкция, 206.1kb.
- Губернатор ставропольского края постановление от 28 июня 2001 г. N 375 об утверждении, 85.39kb.
- Об утверждении Инвестиционной программы Николаевского сельского поселения на 2011 год, 48.4kb.
- Целевой программы сельского поселения «Развитие автомобильных дорог общего пользования, 319.92kb.
- Россошинского сельского поселения, 189.21kb.
Утверждена
распоряжением Администрации
Тогодского сельского поселения
от 01.12.2009 № 14-рг
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке формирования,ведения,учёта и хранения личных дел муниципальных служащих Тогодского сельского поселения
Настоящая Инструкция определяет основные требования к порядку формирования,ведения,учёта и хранения личных дел муниципальных служащих Тогодского сельского поселения.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Личное дело муниципального служащего Тогодского сельского поселения (далее по тексту личное дело)- основной документ персонального учёта, в котором хранятся наиболее полные сведения о служащем и его служебной деятельности. Личное дело включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.
1.2 К анкетно-биографическим и характеризующим документам относятся:
- личные заявления о приёме на службу, о перемещениях по службе и об увольнении;
- анкета с фотографией (приложение 1) автобиография;
- заверенные копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости, о подготовке, переподготовке, повышении квалификации;
- копии (выписки) распоряжений, приказов о приёме на службу,перемещениях и об увольнении;
-трудовой договор (контракт);
- кадровая справка (справка –объективка) (приложение 2);
представления руководства к присвоению квалификационных разрядов, перемещениях и зачислениях в резерв (личный листок муниципального служащего Тогодского сельского поселения (приложение 3);
-аттестационные листы;
- характеристики,рекомендательные письма с последнего места работы;
- служебные отзывы;
- выписка из протокола комиссии по установлению стажа муниципальной службы, дающего право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и установление продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет;
-послужной список муниципального служащего Тогодского сельского поселения (приложение 4);
К дополнительным документам относятся:
-аттестационные листы прошлых аттестаций, кадровые справки (справки-объективки ),личные листки по учёту кадров и анкеты прошлых лет;
-характеристики с прежнего места работы;
- справки о сотоянии здоровья;
- другие документы , нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
1.3 Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку) на скоросшиватель.
На торец обложки ( папки наклеивается бумажная полоска с наименованием муниципального образования и номером личного дела.
1.4 В каждом личном деле ведётся внутренняя опись,в которую записываются наименования всех подшитых документов, дата включения их в личное дело, количество листов, дата изъятия документов, кем изъят, по какой причине.Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием даты составления.
1.5 Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения Главы поселения,об этом во внутренней описи делается соответствующая запись,при временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.
1.6 Листы документов,подшитых в личное дело,нумеруются.Все документы в личном деле должны располагаться в хронологическом порядке.
1.7 Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.
1.8 При формировании и ведении личного дела могут использоваться ксерокопии документов об образовании, заверенные подписью работника кадровой службы,при наличии предъявленного подлинника документа.
В случае отсутствия подлинника в кадровую службу должны представляться нотариально заверенные копии документов об образовании.
1.9 В личные дела не должны входить дела второстепенного значения, к которым относятся например, справка с места жительства,о жилищных условиях, распоряжения (приказы) об отпусках, командировках и т.д.
1.10 Организационно-методическое обеспечение работы по составлению,ведению, учёту и хранению личных дел муниципальных служащих в Администрации Тогодского сельского поселения,а также контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет главный специалист Администрации Тогодского сельского поселения.
^ 2. ФОРМИРОВАНИЕ И ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
2.1Основания оформления личного дела
2.1.1 Личное дело оформляется после издания распоряжения (приказа) о назначении на муниципальную должность муниципальной службы.
2.1.2 В личном деле группируются документы,отражающие процесс приёма на работу:
- заявление о приёме на службу (работу)
- протокол конкурсной комиссии (если должность замещалась по конкурсу);
- анкета;
- автобиография;
- характеристика или автобиография;
- медицинская справка формы 086 у;
- копии (ксерокопии) документов об образовании с приложениями об успеваемости;
- распоряжение(приказ)о приёме на службу (работу);
- кадровая справка (справка объективка);
- послужной список муниципального служащего Тогодского сельского поселения;
-внутрення опись (приложение 5);
2.1.3 Работник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы (анкету,автобиографию,и.д.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
2.2 Анкета:
2.2.1 Анкета является основным документом личного дела, представляющего собой перечень вопросов о биографических данных служащего,его образования, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, близких родственниках и др.
Анкета заполняется собственноручно служащим при оформлении поступления на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы в строгом соответствии с теми записями,которые содержатся в его личных документах,не допускать сокращений, прочерков,исправлений,пома-
рок, отрицательные ответы в графах анкеты без повторения вопроса (например:Учёная степень не имею).
2.2.2. При заполнении анкеты используются следующие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документы об образовании;
- документы о присвоении учёной степени, учёного звания.
2.3 Порядок заполнения отдельных граф анкеты.
2.3.1 В графе «образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», « неполное высшее», «среднее профессиональное», «среднее», в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у служащего. Если служащий закончил несколько курсов высшего учебного заведения, вынужден был прервать обучение или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается.
Окончившие два курса высшего (или приравненного к ним профессионального учебного заведения относятся к лицам с неполным высшим профессиональным образованием.
«Специальность по диплому» и « квалификация по диплому» заполняется только специалистами с высшим и средним профессиональным образованием на основании диплома.
Сотрудники,обучающиеся или обучавшиеся в средних профессиональных учебных заведениях (техникумы,колледжи), но не окончившие их,должны быть отнесены к лицам,имеющим среднее (полное общее) или неполное среднее (основное общее) образование, в зависимости от того,какое они имели образование в момент поступления в среднее профессиональное учебное заведение,к лицам,имеющим среднее (полное общее) образование, относятся служащие, закончившие средние школы, школы с учебным изучением какого –либо предмета, лицея, гимназии. Для служащих, окончивших профессионально-технические училища (или образовательные учреждения, к ним приравненные), указывается профессия и разряд. Лицам, не имеющим профессионально-технического (начального профессионального) образования, профессия указывается по опыту работы.
2.3.2 В графе «Были ли за границей» указывается полное наименование страны , год и цель пребывания (например: Германия-2005-турпоездка).
2.3.3.В графе «Ваши близкие родственники» перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (родители,супруги,дети, а также братья и сёстры) при этом указывается их фамилия , имя, отчество, дата рождения, место работы, должность.
2.3.4 В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность служащего началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учёбой , болезнью,нахождениям на иждевении и тому подобное (например: «не работал», «находился на пенсии», «находился на иждевении», «болел»). Кроме того, если служащий занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учёбы в общеобразовательных школах, профессионально-технических училищах и к ним приравненных (суворовские, нахимовские, военные училища и т.д.). При прохождении службы в Вооружённых силах указывавется должность, номер воинской части (учреждения) и в каком округе она находилась, в случае перехода из одной воинской части в другую- номера этих частей и даты перехода с указанием адресов мест службы за последние 15 лет.
Трудовая деятельность записывается сторого в хронологическом порядке.
2.3.5 В графе «Дополнительные сведения» могут указываться сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также присвоении почётных званий СССР, РСФСР, иных союзных государств , а также присвоении почётных званий СССР, РСФСР, иных союзных государств Российской Федерации. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, указов и приказов о награждении, поощрении.
2.3.6 В графе «Отношение к воинской обязанности и воинское звание» указывается отношение служащего к воинской обязанности (например: военнообязанный(ая), майор запаса, сержант запаса).
Лицо, ответственное за документальное обеспечение кадровой работы,обязано проверять при приёме на службу у граждан, пребывающих в запасе, военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан ,подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан, подлежащих призыву, установить,стоит ли гражданин(ка), принимаемый(ая) на службу на воинском учёте.В случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учёт (если он(она) является военнообязанным (ой) необходимо направить граждан в районный военный комиссариат.
2.3.7 В графе «Домашний адрес и номер телефона ) необходимо указать почтовый индекс.Если адрес прописки и проживания не совпадают, то указываются оба адреса.
2.3.8 В графе «Паспорт или документ,его заменяющий» следует указывать его номер,серию, когда и кем выдан.
2.3.9 Анкета подписывается и заверяется:
лицом, поступающим на службу;
работником кадровой службы, ответственным за документационное обеспечение, после сверки внесённых в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на службу;
2.4 Автобиография служащего:
Автобиография- документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на службу лица, она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок . В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество,год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), с какого времени началась трудовая деятельность,каковы причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.
Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной.Произошедшие в период службы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших биографических данных сотрудника от него может быть затребована обновлённая автобиография.
2.5 Послужной список муниципального служащего Холмского района
Послужной список муниципальных служащих Тогодского сельского поселения документ, отражающий сведения о муниципальном служащем и о его службе в органах местного самоуправления, При записи служебных перемещений с понижением обязательно указывается причина этих перемещений в графе «Причина освобождения» (например: «Назначен с понижением по результатам аттестации»).
Данный документ заполняется работником кадровой службы после издания распоряжения (приказа) о назначении на должность, должностными лицами не подписывается и дополняется по мере изменения учётных данных.
Послужные списки муниципальных служащих Тогодского сельского поселения являются основными документами для ведения Реестра государственных (муниципальных) служащих Тогодского сельского поселения.
2.6 Кадровая справка
Кадровая справка (справка –объективка) заполняется кадровой службой на бланке общепринятого образца без сокращений на компьютере в полном соответствии с данными анкеты и автобиографии. Кадровая справка (справка-объективка)составляется, как правило, при назначении на должность,после очередной аттестации, подшивается в начале дела и подписывается руководителем кадровой службы.
2.7 Порядок дальнейшего ведения личного дела
2.7.1 В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе служебной деятельности работника:
- представления к присвоению квалификационных разрядов;
- аттестационные листы;
- представления к перемещению по службе;
- копии (ксерокопии) документов о назначении на должность;
другие характеризующие и дополнительные материалы, перечисленные в 1 разделе настоящей Инструкции.
2.7.2 Личное дело ведётся на протяжении всей службы работника.Изменения, вносимые в личное дело служащего в период службы работника. Изменения, вносимые в личное дело служащего в период служебной деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и другими (например: свидетельства о браке, диплома об окончании учебного заведения и так далее ).
^ 3. УЧЁТ, ХРАНЕНИЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
3.1 Личные дела относятся к документам, содержащим конфиденциальные сведения, регистрируются в инвентарной книге по учёту личных дел (приложение 6), которую ведёт кадровая служба соответствующего органа местного самоуправления. Инвентарная книга предусматривает следующие графы:
порядковый номер дела:
фамилия, имя, отчество работника;
дата поступления на учёт и дата снятия с учёта.
3.2 Личные дела могут выдаваться для ознакомления только лицам, занимающим определённые должности. Круг лиц, допускаемых к работе с документами личного дела, определяется руководителем соответствующего органа местного самоуправления.
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления из личного дела документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нём конфиденциальные сведения.
При извлечении каких-либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
3.3 Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел или предотвращения их утраты может использоваться контрольная карточка (приложение 7), которая заполняется на каждое дело. В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество служащего, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возврата дела.
3.4 В кадровой службе хранятся личные дела только на находящихся на службе работников, для хранения используются сейфы или шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться, может опечатываться также дверь в кабинет, где хранятся личные дела.
3.5 Для удобства поиска личного дела на каждого служащего заполняется алфавитная карточка (приложение 8). Карточки формируются в картотеку по алфавиту.
3.6 После увольнения с муниципальной службы работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, освободившаяся обложка используется , как правило, для помещения личного дела нового работника.
^ Личные дела уволенных с муниципальной службы работников хранятся в архиве.
3.7 При переходе муниципального служащего в иной орган государственной власти личное дело передаётся в кадровую службу по новому месту работы. Запечатанный конверт с личным делом вручается увольняемому служащему или работнику соответствующей кадровой службы под личную роспись в журнале.
^ 4. ПЕРЕДАЧА ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ
ТОГОДСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ В АРХИВ
При увольнении с муниципальной должности муниципальной службы Тогодского сельского поселения документы на муниципального служащего переходят в текущий архив, который хранится в кадровой службе соответствующего органа, а через 2 года в соответствии с требованиями действующего законодательства передаются в ведомственный архив.
___________________
Приложение
к инструкции о порядке формирования
ведения, учёта и хранения личных дел
муниципальных служащих Тогодского
сельского поселения
^ РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Новгородская область Холмский район
Муниципальное учреждение
Администрация Тогодского сельского поселения
^ ЛИЧНОЕ ДЕЛО
муниципального служащего Тогодского сельского поселения
Холмского района Новгородской области
__________________________________________________________________
(наименование государственного органа)
__________________________________________________________________
(фамилия)
__________________________________________________________________
(имя,отчество)
Личное дело №_________
Приложение 1
АНКЕТА
(заполняется собственноручно ) место для фото
1. Фамилия_____________________________
Имя ____________________________
Отчество_____________________________
| 2.Если изменили фамилию,имя или отчество,то укажите их,а также когда,где и по какой причине изменяли | |
| 3.Год,число,месяц и место рождения(село,деревня,город,район, область,край,республика | |
| 4.Гражданство(если изменяли,то укажите,когда и по какой причине) | |
| 5.Образование,когда и какие учебные заведения окончили,номера дипломов. | |
| 6.Учёная степень,ученое звание,когда присвоены,номера дипломов | |
| 7.Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и можете объясняться,владеете свободно | |
| 8.Были ли за границей,где,когда и с какой целью | |