Губернатор ставропольского края постановление от 28 июня 2001 г. N 375 об утверждении положения о порядке ведения, учета и хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы ставропольского края

Вид материала

Содержание

О порядке ведения, учета и хранения личных дел лиц

Подобный материал:

ГУБЕРНАТОР СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 28 июня 2001 г. N 375

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА

И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ, ЗАМЕЩАЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ

ДОЛЖНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

В целях упорядочения ведения, учета и хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы Ставропольского края, постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения, учета и хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы Ставропольского края.

2. Установить, что личные дела лиц, замещающих государственные должности Ставропольского края в порядке назначения, ведутся, учитываются и хранятся кадровыми службами соответствующих краевых государственных органов в соответствии с Положением о порядке ведения, учета и хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы Ставропольского края, утвержденным п. 1 настоящего постановления (далее - Положение).

3. Управлению кадров, государственной, муниципальной службы и наград аппарата Правительства Ставропольского края обеспечить организацию работы по ведению, учету и хранению личных дел лиц, замещающих государственные должности Ставропольского края в порядке назначения и государственные должности государственной службы Ставропольского края, в соответствии с Положением.

4. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края при организации работы по ведению, учету и хранению личных дел лиц, замещающих выборные муниципальные должности и работающих на постоянной основе и муниципальные должности муниципальной службы в Ставропольском крае, руководствоваться Положением о порядке ведения, учета и хранения личных дел лиц, замещающих государственные должности государственной службы Ставропольского края.

5. Признать утратившим силу постановление Губернатора Ставропольского края от 02.04.97 N 215 "Об утверждении Положения о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы края".

6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор

Ставропольского края

А.Л.ЧЕРНОГОРОВ

Утверждено

постановлением

Губернатора Ставропольского края

28 июня 2001 г. N 375

ПОЛОЖЕНИЕ

^ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ЛИЦ,

ЗАМЕЩАЮЩИХ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ДОЛЖНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

СЛУЖБЫ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение в соответствии с Законом Ставропольского края "О государственной службе Ставропольского края" устанавливает порядок ведения, учета и хранения личного дела лица, замещающего государственную должность государственной службы Ставропольского края (далее - личное дело), а также функции кадровых служб краевых государственных органов по ведению, учету и хранению личных дел.

1.2. Прохождение государственным служащим государственной службы отражается в личном деле. Личное дело - основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные сведения о государственном служащем и его служебной деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на государственную службу, ее прохождением и увольнением с государственной службы. Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, о частной жизни государственного служащего запрещены.

1.3. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.

1.4. При поступлении государственного служащего на государственную службу края в порядке перевода из другого государственного органа личное дело принимается, а при переводе в другой государственный орган передается по новому месту замещения государственной должности государственной службы края.

Ведение нескольких личных дел одного государственного служащего не допускается.

2. Ведение личного дела. Перечень документов,

входящих в личное дело

2.1. Личное дело заводится после издания распоряжения

(приказа) о назначении гражданина на государственную должность государственной службы края, заключения трудового договора (контракта).

2.2. В личное дело включаются документы, закрепляющие факты поступления гражданина на государственную службу, подтверждающие дееспособность гражданина, уровень профессионального образования, оформляющие перевод на другую должность, фиксирующие уровень дисциплины государственного служащего, и другие документы, отражающие результаты практической деятельности государственного служащего.

Документы личного дела располагаются в следующем порядке:

а) дополнение к анкете;

б) анкета;

в) автобиография;

г) справка - объективка;

д) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, переподготовку и повышение квалификации;

е) справка из органов Министерства Российской Федерации по налогам и сборам о представлении сведений об имущественном положении;

ж) медицинское заключение о состоянии здоровья;

з) личное заявление о поступлении на государственную службу;

и) копия документа о назначении на государственную должность государственной службы края;

к) трудовой договор (контракт);

л) опись документов, находящихся в личном деле.

2.3. К личному делу приобщаются также следующие документы:

а) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности государственной службы края (если гражданин принят по результатам конкурса) либо испытания;

б) отзыв на государственного служащего и аттестационный лист государственного служащего, прошедшего аттестацию;

в) копии решений о присвоении квалификационного разряда, награждении государственными наградами, присуждении государственных премий;

г) копии решений о поощрении государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания (до его снятия или отмены);

д) копии документов о внесении в резерв на выдвижение на вышестоящие государственные должности государственной службы края и об исключении из резерва;

е) копия трудовой книжки и копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

ж) копии решений об освобождении от замещаемой должности, а также о переводе на другую должность;

з) личное заявление о переводе на другую должность, об увольнении;

и) справки о соблюдении государственным служащим ограничений, связанных с замещением государственной должности государственной службы края;

к) справка об ознакомлении государственного служащего с личным делом.

2.4. В личное дело помещаются только правильно оформленные документы. Документы, указанные в пункте 2.3. настоящего Положения, располагаются внутри личного дела в хронологической последовательности, по мере их поступления.

2.5. Все документы личного дела подшиваются в папку установленного образца. На обложку наносится номер личного дела.

2.6. Все изменения в учетных данных государственного служащего отражаются в дополнении к анкете, которое хранится в личном деле.

3. Задачи и функции кадровых служб органов государственной

власти края по ведению, учету и хранению личных дел

3.1. Ведение, учет и хранение личных дел осуществляются кадровой службой органа государственной власти края (далее - кадровая служба) или работником, уполномоченным на работу с личными делами, которые несут ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований к ведению, учету и хранению личного дела, а также ознакомлению с ним.

3.2. Работники, уполномоченные на работу с личными делами, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения требований, установленных настоящим Положением.

3.3. Кадровая служба осуществляет:

а) ведение, учет и хранение личного дела и своевременное внесение в него соответствующих сведений;

б) проверку достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при поступлении на государственную службу;

в) обеспечение ознакомления государственного служащего с документами его личного дела;

г) подготовку справок и сведений из личного дела по запросам судов, органов прокуратуры, органов следствия и других органов в порядке, установленном законодательством;

д) ведение и хранение сведений личного дела на электронных носителях в машиночитаемом виде с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и копирования;

е) осуществление приема личного дела государственного служащего при поступлении его на государственную службу в порядке перевода из другого государственного органа и передачи его личного дела при переводе в другой государственной орган.

3.4. Работник, уполномоченный на работу с личными делами:

а) заверяет правильность сведений, представленных гражданином в личное дело при поступлении на государственную службу края, в соответствии с предъявленными документами, а также вносит происшедшие в период прохождения государственной службы изменения в материалы личного дела с приложением при необходимости копий документов, находящихся у государственного служащего (паспорт, свидетельства о рождении ребенка, о заключении и расторжении брака, диплом о дополнительном образовании и другие);

б) обеспечивает своевременное сообщение государственным служащим сведений обо всех изменениях, происшедших в его анкетных данных.

4. Порядок ознакомления государственных служащих

с личными делами

4.1. Государственный служащий знакомится со своим личным делом не реже одного раза в год. Материалы личного дела предоставляются для ознакомления также по его просьбе и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края.

4.2. Личные дела государственных служащих подлежат выдаче для ознакомления исключительно в помещении кадровой службы в присутствии работника кадровой службы лицам, которые допускаются к работе с ними.

Круг лиц, допускаемых к работе с документами личных дел государственных служащих, определяется руководителем органа государственной власти края.

4.3. Выдача личного дела в другое структурное подразделение органа государственной власти края допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя кадровой службы на срок не более чем до окончания рабочего дня.

4.4. На лицо, получившее личное дело для ознакомления, возлагается персональная ответственность за его сохранность.

4.5. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, а также разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

4.6. Для контроля за своевременным возвратом выданных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое личное дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество государственного служащего, на которого она заведена, кому выдано личное дело, дата выдачи личного дела и срок его возврата, расписка в получении личного дела, номер служебного телефона лица, получившего личное дело, и дата его возвращения.

4.7. При извлечении каких-либо документов из личного дела работник, ответственный за хранение личных дел, обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись.

5. Учет и хранение личных дел

5.1. Личные дела учитываются и хранятся как документы для служебного пользования.

5.2. Личные дела хранятся в специально выделенном для этих целей помещении, оборудованном охранной сигнализацией, надежно закрываемыми и опечатываемыми в нерабочее время сейфами или металлическими шкафами.

5.3. В помещение, где хранятся личные дела, допускаются только работники кадровой службы, которые имеют непосредственное отношение к ведению личных дел.

5.4. Уборка помещения и ремонтные работы в нем производятся только в присутствии работника кадровой службы, ответственного за сохранность личных дел.

5.5. Личные дела на проходящих государственную службу государственных служащих хранятся отдельно от личных дел уволенных государственных служащих.

5.6. Личные дела уволенных государственных служащих хранятся в кадровой службе в течение срока нахождения государственного служащего в реестре, после чего в установленном порядке передаются на хранение в архив.

5.7. Передача личного дела при переводе государственного служащего в другой государственный орган регистрируется в журнале учета передачи личных дел государственных служащих государственной службы края.

Blog

Содержание