Инструкция по судебному делопроизводству
| Вид материала | Инструкция |
- Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга, 1622.23kb.
- Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных, 1629.27kb.
- Инструкция по делопроизводству пермь 2005, 1143.55kb.
- Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
- Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи Оглавление, 872.23kb.
- Инструкция по делопроизводству I. Общие положения, 976.49kb.
- Примерная инструкция по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта российской, 1144.2kb.
- Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи Общие положения, 1420.25kb.
- Инструкция по делопроизводству в Южно-Уральском государственном университете Содержание, 586.6kb.
- Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей волгоградской, 2585.86kb.
Инструкция по судебному
делопроизводству
у мирового судьи
2008 г.
Управление по обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области
Управление Судебного
департамента
в Курганской области
ПРИКАЗ
« 30 » июня 2008 г.
г. Курган
№ 42/55
^ Об утверждении Инструкции
по судебному делопроизводству у мирового судьи
В целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей Курганской области, установления единой системы организации и порядка ведения судебного делопроизводства мировых судей, а также в соответствии с Положением об Управлении по обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области, Положением об Управлении Судебного департамента в Курганской области. ПРИКАЗЫВАЕМ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по судебному делопроизводству у мирового судьи.
2. Мировым судьям и работникам аппарата мировых судей Курганской области изучить
настоящую Инструкцию и обеспечить четкое исполнение основных положений и
требований с 1 августа 2008 года.
- Приказ довести до сведения председателей районных (городских) судов Курганской области.
- Приказ № 3/4 от 18 января 2006 года «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству у мирового судьи» считать утратившим силу.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляем за собой.
В.Ю. Пахомов
Начальник Управления
по обеспечению деятельности
мировых судей
в Курганской области
С.Г. ПшеничниковСОГЛАСОВАНО:
Л.И. Брановицкий
Председатель Курганского областного суда
Начальник Управления Судебного департамента в Курганской области
^ Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи
Инструкция по судебному делопроизводству у мирового судьи (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мирового судьи.
Настоящая Инструкция определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства у мирового судьи, предусматривает учет и ведение документооборота мирового судьи, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
Правильная постановка судебного делопроизводства у мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, судебных приказов и постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся в судебный участок граждан, а также представителей учреждений и организаций.
Работники аппарата мирового судьи обязаны знать настоящую Инструкцию, Инструкцию по ведению судебной статистики, другие инструкции и нормативно – методические документы Управления по обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области, судебных и правоохранительных органов, график и порядок работы юридических учреждений. Работники аппарата должны хорошо знать нормы действующего гражданского, уголовного, административного законодательства, уметь ими пользоваться, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональное мастерство путем самостоятельной подготовки и учебы в организованных формах.
Совершенствование делопроизводства у мирового судьи должно осуществляться путем внедрения принципов научной организации труда, передовых форм и методов работы с документами.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами компьютерной и электронной техники.
1. Общие положения
1.1. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ — ГОСТ Р51141-98) и в соответствии с Конституцией Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Инструкцией по судебному
делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента от 29 апреля 2003 г. №36, методическими рекомендациями по судебному делопроизводству у мирового судьи. 1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата мирового судьи. Каждый сотрудник судебного участка несет ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов.
^ 2. Организация судебного делопроизводства
2.1. Мировой судья организует работу аппарата.
2.2.Руководство делопроизводством в судебном участке осуществляется мировым судьей совместно с Управлением по обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области в соответствии с данной Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики, иными нормативно – методическими документами, а также требованиями государственных стандартов на организационно – распорядительную документацию, что предусматривает общее руководство деятельностью аппарата мирового судьи; распределение должностных обязанностей между работниками аппарата мирового судьи, осуществление систематического контроля за их выполнением; контроль за соблюдением сроков прохождения дел и материалов, правильность ведения журналов, своевременность обращения к исполнению вынесенных судебных решений и др.
Мировой судья дает разрешение на выдачу или высылку по запросам компетентных органов судебных дел, иных материалов и документов; утверждает номенклатуру дел, ведущихся в аппарате мирового судьи.
Формирование базы данных по судимости осуществляется в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.12.2007г. № 169.
2.3. Работник аппарата, ответственный за порядок ведения судебного делопроизводства в судебном участке, своевременно знакомит всех работников аппарата с нормативными и методическими документами.
2.4. Обязанности, права и ответственность работников аппарата определяется должностными регламентами, утверждаемыми начальником Управления по обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области.
^ 3. Порядок приема посетителей
3.1. Прием граждан производится мировым судьей, работниками его аппарата в дни и часы, установленные мировым судьей (мировым судьей – организатором). Расписание приема посетителей должно быть вывешено на видном месте.
3.2. Выдача справок и документов производится работниками аппарата мирового судьи в дни и часы, установленные мировым судьей.
^ 4. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
4.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие в судебный участок мирового судьи, принимаются, а также отправляются по назначению ответственным работником аппарата.
4.2. Ответственный работник аппарата мирового судьи вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и материалов описи. В правом нижнем углу документа (первой странице обложки дела, письма и т.п.) ставится штамп, где указывается дата поступления материала в суд, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма № 1).
Если при вскрытии пакетов обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом немедленно докладывается мировому судье и составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам (приложение 2).
Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, заявлений о выдаче судебных приказов, апелляционных, частных жалоб и представлений, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.
Почта на имя мирового судьи с пометкой “лично” не вскрывается и передается по назначению.
4.3. Поступившие в судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).
При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах (форма №1) по видам: корреспонденция по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.
Судебные поручения регистрируются в журнале регистрации судебных поручений (форма № 1).
Не подлежат регистрации, а передаются секретарю судебного заседания с отметкой о времени поступления их в судебный участок, для приобщения к делам:
а) судебные повестки, возвращенные мировому судье за не нахождением адресата;
б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений.
4.4. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня вся поступившая корреспонденция передается мировому судье для рассмотрения.
4.5. Дела об административных правонарушениях, поступившие в судебный участок одновременно с доставкой правонарушителя, до их рассмотрения подлежат предварительной регистрации ответственным работником аппарата мирового судьи. Если эти дела поступили во время дежурства мирового судьи в нерабочее время, то они должны быть сданы для регистрации не позднее следующего рабочего дня.
4.6. Исковые заявления, заявления о выдаче судебного приказа и другие материалы, в том числе о привлечении к уголовной ответственности в порядке частного обвинения, принятые судьей на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня должны быть зарегистрированы в журналах входящей корреспонденции (форма № 1).
4.7. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.
4.8.Отправка по назначению судебных дел и документов производится ответственным работником аппарата мирового судьи.
4.9.При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация производится в журнале учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а), на сопроводительных письмах указывается исходящий номер.
4.10.Судебные дела направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, заявления о выдаче судебных приказов, исполнительные документы, заочное решение - заказными письмами.
На заказные бандероли и письма составляется опись (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма. Опись составляется в участке и подшивается в хронологическом порядке в дело № 03-10.
4.11. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005г. № 221, в заказных письмах.
Под почтовыми отправлениями разряда «Судебное» понимаются заказные письма и заказные бандероли, отправляемые мировыми судьями. Заказные письма и бандероли должны пересылаться с уведомлением о вручении. Бланк уведомления о вручении прикрепляется к оборотной стороне конверта.
На адресной стороне заказных писем и бандеролей отправитель должен нанести штамп «Судебное».
^ 5. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, других производств и материалов
5.1. Все дела, поступившие в судебный участок, регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (уголовные дела – форма № 5.1., гражданские дела – форма № 6.1, административные материалы – форма № 7.1.); на учетно-статистических карточках (для уголовных дел — форма № 5, для гражданских дел - форма № 6, для дел об административных правонарушениях – форма № 7), в алфавитном указателе (для уголовных дел - форма № 5-а, для гражданских дел — форма № 6-а, для дел об административных правонарушениях – форма № 7-а).
При ведении судебного делопроизводства в автоматизированном режиме учетно- статистические карточки должны быть сформированы в электронном виде и после рассмотрения дела и занесения всей информации по делу в обязательном порядке выведены на бумажный носитель для последующего хранения. По истечении календарного года при перерегистрации дел (на любой стадии рассмотрения дела) учетно – статистические карточки повторно выводятся на бумажный носитель с отметкой «дубликат» с указанием прежнего и нового номера дела.
При регистрации и учете дел в автоматизированном режиме объем информации не должен быть меньше предусмотренного настоящей Инструкцией.
Заявления граждан, поданные в порядке частного обвинения, после вынесения мировым судьей постановления о принятии заявления к своему производству, подлежат регистрации в формах № 5 и 5-а как уголовные дела.
В случае если поданное мировому судье заявление не соответствует требованиям ч.5 и 6 ст. 318 УПК Российской Федерации, началом течения 14-дневного срока следует считать момент поступления к мировому судье заявления с устраненными недостатками (ч. 1 и 3 ст. 319 УПК Российской Федерации).
Не позднее трех дней после передачи мировому судье заявления, поданного в порядке частного обвинения, оно должно быть возвращено секретарю судебного заседания для оформления в соответствии с вынесенным постановлением.
5.2. По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц карточка формы № 5 заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются.
В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных — только раздел Б “Сведения о привлеченном лице”.
Алфавитный указатель формы № 5-а ведется на каждое привлеченное лицо.
По результатам рассмотрения уголовного дела на каждое привлеченное лицо (исключая лиц, дела и материалы в отношении которых переданы органам предварительного следствия и дознания) в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, заводится учетно - статистическая карточка на подсудимого, которая заполняется мировым судьей, и в порядке, установленном названной Инструкцией, передается в Управление по обеспечению деятельности мировых судей в Курганской области для последующей автоматизированной обработки.
5.3. По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы №6; алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика; по делам, вытекающим из публичных отношений - на подателя жалобы; по делам, вытекающим из налоговых отношений - на налогоплательщика; по делам о выдаче судебного приказа, по делам особого производства — на заявителя. В автоматизированных программах, в которых ведется учет гражданских дел, должно быть обеспечено формирование запросов по требованиям истцов и ответчиков, заявителей в соответствии с алфавитными указателями.
5.4. Исковые материалы и заявления, поступившие по почте, после регистрации в журнале учета входящей корреспонденции не позднее следующего рабочего дня передаются мировому судье под расписку в указанном журнале.
5.5. Не позднее пяти дней после передачи, материалы и заявления должны быть возвращены ответственному работнику аппарата мирового судьи для оформления. На принятое к производству заявление оформляется учетно-статистическая карточка формы № 6, в журнале учета входящей корреспонденции указывается регистрационный номер гражданского дела или делаются отметки о движении заявлений (об отказе в их принятии, о возвращении заявления, оставлении без движения).
5.6. Заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются в журнале (форма № 6.2.) и хранятся в соответствующем наряде.
5.7. Учетно-статистические карточки хранятся в картотеках (ящиках) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам в порядке их номеров таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки (ящика).
В карточках, соответственно движению дела, должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные формами № 5, 6, 7.
По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке в каждом деле указываются два порядковых номера — прошлого года, например: № 2-360/2005 г. и нового дела № 2-1/2006 г.
В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.
В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.
При компьютерном ведении делопроизводства дела прошлого года из базы данных не удаляются и не перемещаются. Для каждого дела сохраняется вся история номеров за каждый год.
5.8.Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (ст. ст. 396, 399 УПК РФ), регистрируются в журнале (форма № 9) и алфавитном указателе (форма № 9-а).
5.9.При разрешении вопросов, связанных с приведением приговора в исполнение мировым судьей, постановившим приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5. Если приговор приводится в исполнение вне района деятельности мирового судьи, постановившего приговор, суд, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 396 УПК РФ, направляет копию постановления мировому судье, постановившему приговор, по получении которой в карточке формы № 5 также делается соответствующая запись.
5.10. Представления органов образования о направлении несовершеннолетних в специальные воспитательные учреждения регистрируются в журнале (форма № 12) и в алфавитном указателе (форма № 12-а).
5.11. Производства по уголовным делам о наложении денежных взысканий и штрафов в доход государства в соответствии со статьей 118 УПК РФ регистрируются в журнале (форма № 13); аналогичные производства по гражданским делам—в журнале (форма № 14); в стадии исполнения судебных решений - в журнале (форма № 15).
5.12. Для регистрации уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и других материалов и производств устанавливается перечень индексов:
“^ 1” - уголовные дела;
“2” - гражданские дела;
“3” - материалы судебного контроля за законностью действий органов предварительного следствия и дознания;
“^ 4” - материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;
“5” - дела об административных правонарушениях;
“6” - материалы по применению принудительных мер медицинского характера по статьям 97 ч. 1, п.п. а), б), 99 - 102 УК Российской Федерации и Закону Российской федерации “О психиатрической помощи и гарантиях прав при ее оказании”;
“^ 7” - материалы о направлении несовершеннолетних в специальные учебно-воспитательные учреждения;
“8” - производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;
“^ 9” - материалы, по которым отказано в принятии заявлений; материалы по заявлениям, которые оставлены без движения;
“10”- материалы по рассмотрению заявлений об исполнении решений иных судов, других органов.
При отсутствии соответствующих материалов дела не ведутся и индексы не используются.
В случае изменения действующего законодательства по письменному распоряжению мирового судьи перечень индексов может быть дополнен.
5.13. Номер уголовного, гражданского дела, дела об административных правонарушениях и других материалов включает соответствующий индекс и порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь. Например, 1-20/2005г. (уголовное дело); 2-15/2005г. (гражданское дело); 5- 28/2005г. (дело об административном правонарушении) и т.д.
Порядковый номер по регистрационному журналу и учетно-статистической карточке, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе.
5.14. Поступившие к мировому судье дела частного обвинения, а также гражданские дела подшиваются в обложку (форма № 18).
5.15. По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности.
Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было подшито в новую обложку (форма № 18), то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.
На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, должен быть поставлен штамп “под стражей” или сделана об этом отчетливая надпись.
Дела об административных правонарушениях, другие дела и материалы хранятся в обложке (форма № 18), на которой указываются номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела в судебный участок, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.
5.16. На внутренней стороне обложки дела помещается справочный лист (форма № 19), в котором отмечаются все действия мирового судьи, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, заявления о выдаче судебного приказа, копии приговора, копии решения, истребование документов и др.).
5.17. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке и учетно - статистической карточке или регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела в судебный участок.
По делам и заявлениям, присланным к мировому судье по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной работником аппарата, ответственным за организацию делопроизводства в судебном участке, в день приема дела или заявления, а по делам и заявлениям, принятым на личном приеме, дата поступления указывается в соответствии с отметкой, сделанной мировым судьей при их приеме.
5.18. Уголовные, гражданские дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены приговоров, решений, постановлений, определений регистрируются в учетно – статистических карточках, журнале регистрации и алфавитном указателе так же, как и впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер со ссылкой на его номер по предыдущей регистрации.
5.19. Уголовные дела, повторно поступившие к мировому судье от прокурора в нарушение установленного 5 - дневного срока (ст. 237 УПК Российской Федерации), регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела и получают новый порядковый номер. В карточках формы № 5 делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации, в алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.
5.20. В случае выделения уголовного или гражданского дела в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения мировым судьей соответствующего постановления (определения) с присвоением самостоятельного номера. В уголовном, гражданском деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные мировым судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.
5.21. В случае соединения уголовных или гражданских дел, присваивается один номер по первому поступившему делу, дальнейший учет ведется по первому поступившему делу и в реквизитах учетно – статистической карточки первого дела указывается, с каким делом оно соединено. В учетно – статистической карточке присоединенного дела также указывается ссылка на номер первого поступившего дела. Дата поступления дела определяется по первичной дате поступления первого из дел.
5.22. Наряду с соответствующими записями в основных учетных документах в отдельном журнале (форма №22) учитываются уголовные дела, возвращенные судом прокурору в порядке ст. 237 УПК РФ.
5.23. Заявления, поданные с нарушением требований статей 131, 132 ГПК Российской Федерации, по определению мирового судьи остаются без движения. Истцу (заявителю) не позднее следующего рабочего дня направляется копия этого определения. В период установленного мировым судьей срока заявления хранятся в деле № 04 – 06.
Если недостатки не будут устранены истцом (заявителем) в назначенный мировым судьей срок, заявление считается не поданным, с соответствующим сопроводительным письмом такие заявления с приложенными к ним документами и копией определения судьи о возвращении заявления возвращаются истцу (заявителю). Подлинник определения мирового судьи, копия сопроводительного письма о возвращении заявления и копии искового заявления хранятся в деле № 04-07.
В случае устранения стороной указанных мировым судьей недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела к мировому судье в этих случаях считается день первоначального представления заявления.
5.24. Заявления, не принятые мировым судьей по основаниям, перечисленным в статьях 134 ГПК Российской Федерации, регистрации как гражданские дела не подлежат. Копия определения мирового судьи об отказе в принятии искового заявления вручается (направляется) истцу (заявителю) в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд. Вместе с копией определения истцу (заявителю) возвращаются поданные им документы.
Подлинник определения мирового судьи, копии заявления и сопроводительное письмо о возврате документов хранятся в деле № 04 - 08.
5.25. Материалы о вынесении дополнительного решения, разъяснения решения мирового судьи, рассрочки, отсрочки, порядка его исполнения, о выдаче дубликата исполнительного листа отдельно не регистрируются, а приобщаются к соответствующим гражданским делам.
5.26. Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, секретарем судебного заседания ведутся журналы (форма № 2).