Бухгалтерский учет в коммерческих банках

Вид материала

Документы

Содержание И организация внутрибанковского контроля

Подобный материал:

• План счетов кредитной организации. Понятие бухгалтерского баланса 9 > Аналитический, 203.64kb.
• Программа предполагает углублённое изучение на продвинутом уровне таких специальных, 55.11kb.
• Рабочая программа По дисциплине «Бухгалтерский учет в банках» По специальности 080109., 245.05kb.
• Программа дисциплины бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности для специальности, 213.21kb.
• Вопросы к экзамену по дисциплине «Бухгалтерский учет и анализ в банках и финансовых, 29.36kb.
• К. Г. Парфенов учет и операционная техника в коммерческих банках, 3855.96kb.
• Вопросы междисциплинарного государственного экзамена по специальности «Бухгалтерский, 71.83kb.
• Общая характеристика специальности, 36.66kb.
• Курсовая работа По дисциплинам: «Банковские операции» и«Учет в банках» Тема: «Кредитная, 464.21kb.
• Методология и организация учета и контроля в коммерческих банках 08. 00. 12 Бухгалтерский, 686.37kb.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИЯ, ДОКУМЕНТООБОРОТ

^ И ОРГАНИЗАЦИЯ ВНУТРИБАНКОВСКОГО КОНТРОЛЯ

В БАНКАХ


2.1. Документация по операциям банка


Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана документации и документооборота.

В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках их заказывают в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении - на получение от вышестоящей организации.

Все формы первичных учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляют с соблюдением требований, предусмотренных Положением о бухгалтерском учете и отчетности.

Характер банковских операций, их отличие от операций прочих хозяйствующих субъектов требуют использования специальной документации. Документы разрабатываются и утверждаются Центральным банком и обязательны к применению юридическими и физическими лицами, осуществляющими посредством банков расчетные, ссудные и прочие операции.

Все операции банка (расчетные, кассовые, ссудные) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. В банк поступают документы от хозяйственных организаций, а также составляются денежно-расчетные документы самим банком. Документы содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверять их законность и осуществлять банковский контроль. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образуют банковскую документацию. Большой объем и многообразие операций требуют рациональной организации банковской документации.

Применение стандартных документов, формы которых построены по единым образцам, облегчают контроль за содержанием операций и правильностью их отражения в учете.

Для составления документов используются стандартные бланки установленной формы.

Допускается составление денежно-расчетных документов на электронных машинах, но с аналогичным расположением реквизитов, предусмотренных стандартной формой бланка.

Данные документов, раскрывающие их содержание, называются реквизитами. Стандартные документы содержат следующие реквизиты:

- название документа;

- номер формы;

- номер документа и дата его выписки;

- наименование и местонахождение организаций-плательщиков и получателей;

- номера счетов в банке;

- назначение платежа;

- сумма операций;

- коды для обработки информации на вычислительных машинах;

- подписи доверенных лиц клиента и оттиск печати;

- подписи работников банка, проверивших документы.

Заполнение денежно-расчетных документов осуществляется на пишущих или электронных машинах.

Все документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь бухгалтерскую проводку. Для сокращения количества бухгалтерских записей по операциям применяются сводные документы, объединяющие несколько однородных операций:

- сводные платежные поручения;

- сводные ордера.

Документы подразделяются на банковские и клиентские.

К банковским документам относятся:

- мемориальные ордера;

- кассовые ордера;

- платежные ордера;

- распоряжения кредитного отдела.

По характеру отражаемых банковских операций денежно-расчетные документы подразделяются на:

- кассовые;

- мемориальные;

- внебалансовые.

Кассовыми документами оформляются прием и выдача наличных денег. Назначение кассовых документов сводится к оформлению права приема и выдачи денежной наличности в рублях и в иностранной валюте.

К приходным кассовым документам относятся:

- объявление на взнос наличными;

- препроводительные ведомости;

- приходные кассовые ордера;

- квитанции о приеме денег.

К расходным кассовым документам относятся:

- чеки на получение денег;

- расходные кассовые ордера.

Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечислений по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы.

Расчетные документы используются при взыскании поставщиком платежа за продукцию, выполненные работы, оказанные услуги с их заказчика-покупателя или при погашении обязательств, задолженности перед бюджетом, Пенсионным фондом, прочими кредиторами, при обслуживании банком клиентов или погашении собственных долгов.

Мемориальные документы (мемориальные ордера) выписываются банком при оформлении совершаемых внутрибанковских операций: ссуд выданных, погашенных, процентов начисленных, поступления и выбытия основных средств, начисления износа, заработной платы и различных начислений на нее, при учете произведенных расходов, полученных доходов и расчете прибыли.

Все кассовые и мемориальные документы должны иметь подписи должностных лиц банка. Должностное лицо, подписавшее документ, несет ответственность за законность совершаемой операции и правильное оформление документа.

Перечисленные документы предназначены для регистрации операций, влияющих на балансовые показатели и подлежащих отражению на балансовых счетах.

В то же время немалый объем информации о деятельности банка занимают внебалансовые показатели, свидетельствующие о выданных гарантиях, поручительствах, о различных видах обеспечения по ссудам выданным, об аккредитивах, выставленных на имя клиентов банка, и других операциях.

К внебалансовым документам относятся мемориальные ордера. Этими документами оформляются прием, выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.


2.2. Документооборот и хранение банковских документов


Основой организации первичного учета является утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Под документооборотом понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Порядок прохождения документов по структурным подразделениям банка устанавливается главным бухгалтером в соответствии с основными правилами документооборота и контроля. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию.

Кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю. Ответственный исполнитель на основании расходного кассового документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, затем документ передается контролеру. Контролер проверяет правильность оформления документа и записывает сумму в расходный кассовый журнал, затем документ направляется в кассу для выдачи наличных денег.

Зачисление денежных средств по приходным кассовым операциям осуществляется только после фактического поступления денег в кассу. Документ регистрируется в приходном кассовом журнале и передается в кассу. Получив из кассы ордер с подписью кассира о приеме денег, ответственный исполнитель осуществляет зачисление денежных средств на счет клиента.

Банки обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей и главных бухгалтеров банка. Руководитель и главный бухгалтер должны проинструктировать сотрудников банков и вневедомственной охраны по этим вопросам, распределить и закрепить за сотрудниками определенные места для хранения документов в шкафах и других хранилищах, установить на случай необходимости порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

Сформированные в установленном порядке и сброшюрованные бухгалтерские документы за рабочий день после составления ежедневного баланса и проведения сплошной проверки передаются на хранение в архив с ограничением к ним доступа.

В архиве документы текущего года и года предшествующего хранятся отдельно в металлических шкафах (сейфах).

После сдачи годового отчета документы года, предшествующего отчетному, передаются в архив для хранения на общих основаниях.

Порядок хранения документов постоянного пользования (юридические и кредитные дела, договоры, контракты, срочные обязательства и т.п.) определяется руководителем банка и главным бухгалтером, имея в виду обеспечение их сохранности.

Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (кроме документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров отдельно по дебетуемым и кредитуемым внебалансовым счетам, кроме счетов 99998 и 99999, помещаются в документы дня после мемориальных документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Документы за истекший день после проведения контроля должны быть оформлены в указанном выше порядке и не позднее чем на следующий день переданы в архив. До утра следующего дня несброшюрованные документы должны храниться обязательно в несгораемом шкафу.

На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов указываются данные о документах, находящихся в папке. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, вышестоящего банка, оформив акт изъятия.


2.3. Внутрибанковский контроль


В бухгалтерии кредитной организации должны быть работники, на которых возлагается обязанность осуществления последующего контроля совершенных бухгалтерских, включая кассовые, операций.

Все бухгалтерские операции, совершенные в предыдущем дне, в течение следующего рабочего дня должны быть полностью проверены на основании первичных документов, записей в лицевых счетах, в других регистрах бухгалтерского учета.

По лицевым счетам проверяется, все ли записи подтверждены соответствующими документами, прошедшими контроль со стороны полномочных работников банка и подписанными ими при оформлении операций, правильно ли перенесены в лицевые счета соответствующие реквизиты и суммы документов, правильно ли перенесены из предыдущего дня входящие остатки и выведены исходящие остатки - соответствие их ведомости остатков по счетам, правильность оформления документов, послуживших основанием отражения операций по счетам, соблюдения правил выдачи клиентам выписок по счетам, правильность совершения исправительных записей, если они делались.

Банки должны организовывать и осуществлять внутренний контроль, обеспечивающий надлежащий уровень надежности, соответствующий характеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций.

Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Контроль должен быть направлен на:

- обеспечение сохранности средств и ценностей;

- соблюдение клиентами положений по оформлению документов;

- своевременное исполнение распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

- перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных (расчетных) документах, принимаемых к исполнению.

Цель внутреннего контроля - защита интересов инвесторов, банков и их клиентов путем контроля за соблюдением сотрудниками банка законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, урегулирования конфликтов интересов, обеспечения надлежащего уровня надежности, соответствующей характеру и масштабам проводимых банком операций и минимизации рисков банковской деятельности.

Банки осуществляют создание системы внутреннего контроля и формируют службы внутреннего контроля в соответствии с Положением от 16 декабря 2003 г. N 242-П "Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах".

Сведения о службе внутреннего контроля, о порядке ее образования и ее полномочиях должны быть отражены в уставах банков.

Система внутреннего контроля создается банком в следующих целях:

1) эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности при совершении банковских операций и других сделок, эффективности управления активами и пассивами, включая обеспечение сохранности активов, управления банковскими рисками, под которым понимается:

- выявление, измерение и определение приемлемого уровня банковских рисков, присущих банковской деятельности типичных возможностей понесения кредитной организацией потерь и ухудшения ликвидности вследствие наступления связанных с внутренними и внешними факторами деятельности кредитной организации неблагоприятных событий;

- постоянное наблюдение за банковскими рисками;

- принятие мер по поддержанию на не угрожающем финансовой устойчивости кредитной организации и интересам ее кредиторов и вкладчиков уровне банковских рисков;

2) достоверности, полноты, объективности и своевременности составления и представления финансовой, бухгалтерской, статистической и иной отчетности (для внешних и внутренних пользователей), а также информационной безопасности (защищенности интересов кредитной организации в информационной сфере, представляющей собой совокупность информации, информационной инфраструктуры, субъектов, осуществляющих сбор, формирование, распространение и использование информации, а также системы регулирования возникающих при этом отношений);

3) соблюдения нормативных правовых актов, стандартов саморегулируемых организаций (для профессиональных участников рынка ценных бумаг), учредительных и внутренних документов кредитной организации;

4) исключения вовлечения банка и участия его служащих в осуществлении противоправной деятельности, в том числе легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма, а также своевременного представления в соответствии с законодательством Российской Федерации сведений в органы государственной власти и Банк России.

Исходя из указанных целей основные задачи внутреннего контроля состоят в том, чтобы обеспечить:

1. Выполнение банком требований федерального законодательства и нормативных актов Банка России.

2. Определение в документах и соблюдение установленных процедур и полномочий при принятии любых решений, затрагивающих интересы банка, его собственников и клиентов.

3. Принятие своевременных и эффективных решений, направленных на устранение выявленных недостатков и нарушений в деятельности банка.

4. Выполнение требований по эффективному управлению рисками банковской деятельности.

5. Сохранность активов (имущества) банка.

6. Адекватное отражение операций банка в учете.

7. Надлежащее состояние отчетности, позволяющее получать адекватную информацию о деятельности банка и связанных с ней рисках.

8. Эффективное функционирование внутреннего аудита банка.

9. Эффективное взаимодействие с внешними аудиторами, органами государственного регулирования и надзора, достоверности учета и отчетности, организации внутреннего контроля, предупреждения и устранения нарушений сотрудниками банка законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности.

Под рисками банковской деятельности следует понимать возможность утери ликвидности и финансовых потерь, связанную с внутренними и внешними факторами, влияющими на деятельность банка.

Внутренний контроль в банках должен быть направлен на ограничение рисков и на обеспечение порядка проведения операций и сделок, который способствует достижению установленных банком целевых ориентиров деятельности, при соблюдении требований законодательства, нормативных актов Банка России, стандартов профессиональной деятельности и правил деловых обычаев.

Внутренний контроль рекомендуется осуществлять по линии административного и финансового контроля.

Административный и финансовый контроль осуществляется в предварительном, текущем и последующем порядке.

Административный контроль состоит в обеспечении проведения операций только уполномоченными на то лицами и в строгом соответствии с определенными банком полномочиями и процедурами принятия решений по проведению операций.

Финансовый контроль состоит в обеспечении проведения операций в строгом соответствии с принятой и закрепленной документами политикой банка применительно к разным видам финансовых услуг и их адекватного отражения в учете и отчетности.

Административный и финансовый контроль должны с достаточной степенью надежности удостоверить как минимум следующее:

- доступ сотрудников банка к имуществу банка, к осуществлению операций по счетам клиентов и кредиторов допускается только в строгом соответствии с надлежащим образом удостоверенными полномочиями сотрудников;

- операции отражаются в учете в соответствии с установленными Банком России требованиями, реально отражают состояние активов и пассивов банка и обеспечивают составление установленных форм отчетности;

- данные учета активов и пассивов банка надлежащим образом подтверждаются как с точки зрения их охвата, так и с позиций периодичности проверок соответствия, и при наличии отклонений предпринимаются необходимые действия, направленные на ликвидацию расхождений.


Предварительный контроль


Система внутреннего контроля должна начинаться с контроля за подбором и расстановкой кадров. При этом необходимо исключить возможность принятия решений, затрагивающих финансовое состояние банка, лиц с сомнительной деловой и общественной репутацией, недостаточно компетентных для принятия соответствующих решений. Для достижения этой цели службы работы с персоналом и обеспечения безопасности должны иметь четкие критерии квалификационных (образование, стаж) и личностных характеристик сотрудников применительно к содержанию работы и объему ответственности. Служба внутреннего контроля осуществляет контроль за соблюдением установленных критериев, а по определенному кругу работников, которые в силу служебного положения принимают решения от имени всего банка, согласовывает назначение на должность.

Служба внутреннего контроля проверяет:

- содержание заключенного с работником трудового соглашения (контракта);

- наличие документа (служебной инструкции), строго регламентирующего должностные обязанности сотрудника до того, как он непосредственно приступил к исполнению служебных обязанностей.


Текущий контроль


В процессе исполнения работником возложенных на него обязанностей службой внутреннего контроля контролируются:

- эффективность и работоспособность систем, контролирующих соблюдение работником установленных правил совершения банковских операций и иных операций, осуществляемых на уровне кредитной организации и соответствующего структурного подразделения. Под эффективностью и работоспособностью систем контроля понимается наличие процедур и механизмов, исключающих выход работника за пределы установленного ему объема и состава банковских операций, соответствие условий осуществляемых работником сделок и операций общей политике привлечения или размещения ресурсов банка;

- соблюдение сотрудником установленных служебных обязанностей.

Объектами внутреннего контроля в обязательном порядке являются:

- соблюдение индивидуальных лимитов открытых позиций дилеров и брокеров;

- объемы выдаваемых и привлекаемых одним лицом ресурсов;

- установление объема операций и сделок, выше которого решения о проведении сделки или операции принимаются вышестоящим руководителем или постоянно действующим коллегиальным органом (кредитным комитетом, правлением и т.п.).


Последующий контроль


Служба внутреннего контроля контролирует:

- корректность ведения работником первичной документации;

- проведение в полном объеме установленных в банке процедур сверки, согласования и визирования;

- процедуру формирования на базе документов балансовых данных.

Проверка производится с точки зрения полноты, своевременности и правильности отражения в балансе банка и иных формах отчетности (внутренних и установленных Банком России) его операций.

Объектом системы внутреннего контроля является регулярность рассмотрения результатов проведенных работником операций вышестоящим руководителем.

Служба внутреннего контроля осуществляет контроль за эффективностью применения процедур защиты конфиденциальной банковской информации, за доступом работников к имеющейся в банке информации в зависимости от их компетенции, установленной и внутренними регламентирующими документами.

Численность службы внутреннего контроля определяется руководителем банка; она должна быть достаточной для эффективного достижения целей и решения задач внутреннего контроля.

Лица, назначенные на должности в службе внутреннего контроля, не вправе исполнять иные обязанности в банке.

Служба внутреннего контроля и ее сотрудники обязаны:

- организовывать постоянный контроль путем регулярных проверок деятельности подразделений банка и отдельных сотрудников на предмет соответствия их действий требованиям законодательства, нормативных актов и стандартов профессиональной деятельности, внутренних документов, регулирующих деятельность и определяющих политику банка, должностным инструкциям;

- обеспечивать постоянный контроль за соблюдением сотрудниками банка установленных процедур, функций и полномочий по принятию решений;

- разрабатывать рекомендации и указания по устранению выявленных нарушений;

- осуществлять контроль за исполнением рекомендаций и указаний по устранению нарушений;

- обеспечивать полное документирование каждого факта проверки и оформлять заключения по результатам проверок, отражающие все вопросы, изученные в ходе проверки, выявленные недостатки и нарушения, рекомендации по их устранению, а также по применению мер дисциплинарного и иного воздействия к нарушителям;

- обеспечивать сохранность и возврат полученных от соответствующих подразделений документов;

- представлять заключения по итогам проверок руководству банка и соответствующих подразделений банка для принятия мер по устранению нарушений, а также для целей анализа деятельности конкретных сотрудников банка;

- своевременно информировать руководство банка:

1) обо всех вновь выявленных рисках;

2) обо всех выявленных случаях нарушений сотрудниками законодательства, нормативных актов, внутренних распоряжений;

3) обо всех выявленных нарушениях установленных банком процедур, связанных с функционированием системы внутреннего контроля;

4) о мерах, принятых руководителями проверяемых подразделений банка, по устранению допущенных нарушений и их результатах.

Контроль за состоянием внутреннего контроля в банках осуществляет Центральный банк РФ.

Банки представляют в территориальное учреждение Банка России "Справку о внутреннем контроле в кредитной организации" один раз в год в составе годового отчета.

Обо всех существенных изменениях системы внутреннего контроля банк в трехдневный срок обязан уведомить территориальное учреждение Банка России.

Банки, имеющие филиалы, представляют отчет о состоянии внутреннего контроля в территориальные учреждения Банка России по местонахождению головного офиса. Отчет о состоянии внутреннего контроля включает информацию о контроле за деятельностью территориальных подразделений банка.