Geum.ru

Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центр

Вид материалаДокументы

Содержание


Аркуш погодження
Подобный материал:
1   2   3   4   5
4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів;

верхнє - не менш як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

4.1.3. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.1.4. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.5. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти, ознаки та їх показники у разі потреби кодуються.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням керівника органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

( Абзац другий підпункту 4.1.6 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 338 від 09.04.2008 )

інших службових документів - на керівників структурних підрозділів установи.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

( Підпункт 4.1.6 в редакції Постанови КМ N 1173 від 28.07.2003 )

4.2. Оформлення документів

4.2.1. Службовий документ, що складається в установі, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 9, 10): найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10) для запису про державну реєстрацію (додаток 11).

4.2.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.3. Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

Заголовки до текстів машинограм формулюються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

4.3. Датування документів

4.3.1. Всі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 1997 року слід писати: 13.01.97.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 1997 року слід писати: 03.04.97. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1997 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

4.4. Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59.

4.4.4. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка "КД".

( Підрозділ 4.4 розділу 4 доповнено пунктом згідно з Постановою КМ N 1338 від 08.12.2009 )

4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в установі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.

( Підпункт 4.5.1 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 1173 від 28.07.2003; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 338 від 09.04.2008 )

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.

( Підпункт 4.5.1 доповнено абзацом згідно з Постановою КМ N 1173 від 28.07.2003; в редакції Постанови КМ N 338 від 09.04.2008 )

4.5.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник юридичного відділу

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

4.5.3. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник юридичного відділу

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів установи перевіряються працівниками юридичної служби установи на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра економіки та

з питань європейської інтеграції

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

( Підпункт 4.5.5 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ N 1577 від 27.11.2001, N 1106 від 17.07.2003 )

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Вищої атестаційної

комісії України

Дата, N

4.5.7. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата Дата

4.6. Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються організаціям галузі, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Голова Державного комітету

архівів України (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Начальник Головного

управління (Підпис) (Ініціали, прізвище)

( Підпункт 4.6.3 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1577 від 27.11.2001 )

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

Директор інституту (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Заступник Міністра

охорони здоров'я України (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Заступник Міністра

юстиції України (Підпис) (Ініціали, прізвище)

( Підпункт 4.6.7 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ N 1577 від 27.11.2001, N 1106 від 17.07.2003 )

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Секретар комісії (Підпис) (Ініціали, прізвище)

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

( Абзац третій підпункту 4.6.9 розділу 4 виключено на підставі Постанови КМ N 642 від 25.07.2005 )

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 12).

4.6.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.6.13. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства

фінансів України

20.04.97 N 15

4.6.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 13).

Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

4.7. Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції

України

Міністерство охорони здоров'я

України

Головне лікувальне управління

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство промислової

політики України

Управління справами

Головному спеціалісту

(Прізвище, ініціали)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

Голові Державного комітету

архівів України

(Прізвище, ініціали)

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

Генеральним директорам

виробничих об'єднань,

директорам підприємств

і керівникам організацій

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

( Підпункт 4.7.1 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1577 від 27.11.2001 )

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад;

Редакція журналу

"Архіви України"

252110, МСП, Київ-110,

вул. Солом'янська, 24

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:

327025, м.Миколаїв-25,

Київське шосе, 67, кв. 4

(Прізвище, ініціали)

4.7.3. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

4.8. Резолюція

4.8.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

4.9. Відмітки про проходження та виконання документів

4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовними графіками, які у разі потреби розробляються керівником служби діловодства і подаються на затвердження керівникові установи разом із зазначеними документами.

Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, вважається день реєстрації в установі вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

( Підпункт 4.9.1 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ N 1173 від 28.07.2003, N 981 від 24.09.2005; в редакції Постанови КМ N 338 від 09.04.2008 )

4.9.1-1. Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі помітки:

про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

До справи N 06/24

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 05.03.97

(Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесено на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).

4.9.2. Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 277 12 64

У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Кравченко 551 47 12

ЛГ 5 12.01.97

4.10. Оформлення копій документів

4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і приватних нотаріусів).

Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

4.10.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

4.10.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Начальник відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Згідно

Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Дата

На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

4.11. Оформлення додатків до документів

4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною у додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до наказу Міністерства

освіти і науки України

20.04.97 N 15

У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт на

II квартал 1997 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 1997 р.

на 2 арк. в 1 прим.;

якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.97 N 4

і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

( Підпункт 4.11.2 із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ N 1577 від 27.11.2001 )

4.12. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами

4.12.1. У машинописному бюро і структурних підрозділах друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до машинописного бюро, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

Рукописи, написані нечітко, кольоровими чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймаються.

На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до машинописного бюро.

4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до видання, друкуються через два міжрядкових інтервали.

4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

1,5

Заступник Міністра

1

юстиції України

2

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

1,5

Дата

( Підпункт 4.12.3 із змінами, внесеними згідно з Постановами КМ N 1577 від 27.11.2001, N 1106 від 17.07.2003 )

4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.

4.12.6. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів - 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

4.12.8. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 від межі лівого поля - для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ" "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ";

1 після 5 друкарських знаків - для початку абзаців у тексті;

2 після 16 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 після 24 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 після 32 друкарських знаків - для реквізиту "Адресат";

5 після 40 друкарських знаків - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 після 48 друкарських знаків - для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 після 56 друкарських знаків - для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.

4.12.10. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.12.12. Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає машинописному бюро надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.

4.13. Розмноження документів

4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а необхідність розмноження окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо секретарем за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

4.13.3. Розмноження великих за обсягом - документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (розмножувальним цехом) за такими правилами:

для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу (додаток 14);

документи на розмноження передаються у розмножувальний цех разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;

замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи розмножувального цеху (додаток 15). Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;

оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів

4.14.1. Засідання колегіальних органів провадяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 5 днів до засідання. Ці документи включають:

доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій грунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

проект рішення колегіального органу, а у разі потреби і проект наказу;

довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими установами;

список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

4.14.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.

4.14.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів установи.

4.14.6. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

4.14.7. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження і пропозиції.

4.15. Оформлення документів про відрядження

4.15.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи установи з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

Якщо виникає потреба у відрядженні працівника поза планом, керівник структурного підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівника установи або його заступника зазначає, куди, на який строк, з якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом з проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівникові установи, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 16).

4.15.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівникові структурного підрозділу про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою.

Керівник структурного підрозділу підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який здається до бухгалтерії установи.