Указу Президента України №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», закон
| Вид материала | Закон |
- Тернопільська обласна державна адміністрація розпорядження голови обласної державної, 87.63kb.
- Указ Президента України Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування, 76.24kb.
- Конституція Автономної Республіки Крим (витяг). Загальна декларація прав людини (витяг)., 745.21kb.
- Указу Президента України від 01 серпня 2002 року №683/2002 "Про додаткові заходи щодо, 70.48kb.
- Указ президента україни №1497/2005, 39.49kb.
- Кривоозерська районна державна адміністрація, 82.73kb.
- Перелік основних нормативно-правових актів, 169.41kb.
- Вищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування,, 81.09kb.
- Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади та від 29. 08. 2002, 141.89kb.
- Відділу фінансово-господарського забезпечення, 41.27kb.
Городенківське районне управління юстиції юстиції
Івано-Франківської області
Методичні рекомендації
з питань організації та планування роботи,
ведення діловодства та здійснення контролю за виконанням документів
(для використання в роботі)
м. Городенка
2011 рік
Зміст
- Організація та планування роботи управління. ст. 7-10
1.2. Примірна структура плану роботи. ст.11-14
- Порядок проведення оперативних нарад. ст.15-18
- Ведення діловодства. ст.19-25
- Складання номенклатур і формування справ. ст.26-31
- Додатки. ст.32-34
Методичні рекомендації розроблені з метою підвищення ефективності управлінської діяльності та спрямовані для вибору найбільш оптимальних засобів і методів реалізації державної правової політики, подальшого вдосконалення організації, планування, контролю за виконанням покладених завдань, проведення оперативних нарад, аналіз та узагальнення проведеної роботи, використання отриманої інформації про стан справ на тих чи інших напрямах роботи для вироблення і прийняття управлінських рішень, досягнення стратегічних (тактичних) цілей і завдань, покладених на органи юстиції.
Методичні рекомендації розроблені відповідно Конституції України, Указу Президента України №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Закону України «Про звернення громадян», Положення про Міністерство юстиції України, Положення про Головне управління юстиції, Положення про районні, міські, міськрайонні управління юстиції, Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.
1. Організація та планування роботи управління.
Зміст планування полягає у визначенні:
- основних завдань системи (органу) або структурного підрозділу на плановий період;
- комплексу заходів, здійснення яких забезпечить виконання завдань, що стоять перед системою, з урахуванням доцільного використання сил та засобів;
- термінів виконання запланованих заходів та виконавців.
Роль планування полягає у тому, що воно:
- забезпечує цілеспрямованість діяльності системи, органу, структурного підрозділу, виконавця, ритмічність та ефективність діяльності;
- сприяє ефективному використанню сил та засобів, взаємодії органів, служб, підрозділів та виконавців, створенню сприятливого психологічного клімату;
- дозволяє усунути негативний ефект невизначеності, зосередити увагу на головних завданнях, досягти економічного функціонування, полегшити контроль.
Таким чином, план - це різновид управлінського рішення, змістом якого є система взаємопов’язаних, з’єднаних загальною метою конкретно визначених завдань та заходів, які необхідно здійснити у зазначеній послідовності та у встановлені строки конкретно визначеним виконавцям.
Принципи планування як різновиди управлінського рішення аналогічні загальним принципам управлінських рішень – науковій обґрунтованості, законності, несуперечливості, актуальності, реальності, конкретності, своєчасності, інформованості.
Крім наведених принципів, існують спеціальні вимоги до планування.
- Наступність планів за діями, завданнями, засобами та строками їх реалізації. Загальний план роботи органу повинен містити цільові установки та заходи, що забезпечують реалізацію головних, вузлових завдань органу силами всіх підрозділів. На основі цього, завдання органу трансформуються у планах підрозділів залежно від специфіки органу або підрозділу, забезпечуючи, тим самим, конкретизацію форм і методів реалізації. Плани роботи підрозділів не повинні бути випискою з плану роботи органу, а являти собою поглиблення, деталізацію і конкретизацію управлінського рішення.
- Планування повинно охоплювати як поточні, так і перспективні питання діяльності управління юстиції. Поточне планування орієнтоване переважно на виконання завдань, що стоять сьогодні перед управлінням. Перспективне планування визначає спрямованість діяльності, формує види діяльності і періоди існування певних видів діяльності.
- Напруженість планів забезпечується визначенням оптимального обсягу роботи органу (підрозділу), всебічного врахування наявних сил, засобів та часу. Для забезпечення напруженості планів значна роль належить процедурі розгляду та затвердження їх вищим керівником. Це зменшує можливість прийняття явно занижених планів.
- Стабільність (постійність) планів забезпечується вжиттям спеціальних заходів (ресурсних, кадрових, фінансових тощо) для забезпечення стабільності роботи органу, уникнення внесення чисельних змін і доповнень та розробки додаткових планів, які можуть ускладнити цілеспрямовану роботу з виконання основного плану, розпорошити ресурси, не дати змогу зосередити їх на виконанні головної мети.
- Гнучкість – у ряді випадків конкретна обстановка вимагає змінити план або розподіл ресурсів. Гнучкість планів дещо зменшує небезпеку втрат, які можуть бути викликані несподіваними обставинами.
Система планування в територіальних управліннях юстиції складається з трьох основних видів планів: загальних, спеціальних та індивідуальних. Загальні плани поділяються на перспективні та поточні.
У діяльності управлінь юстиції, важливу роль відводять перспективним планам, які призначені для визначення стратегії діяльності органів юстиції на значний час:
- комплексні регіональні плани (програми);
- комплексні цільові плани (програми).
Найбільш широко вживаною групою планів є поточні. Вони розробляються на всіх рівнях системи, в усіх органах, їх структурних підрозділах, службах, до яких належать:
- плани основних організаційних заходів;
- плани роботи управління та їх структурних підрозділів;
Спеціальні плани розробляються на всіх рівнях системи та мають найрізноманітніший характер. Це плани виконання конкретних, специфічних завдань, що потребують скоординованих дій різних служб і підрозділів; комплексні плани, спрямовані на розв’язання окремих складних проблем.
Спеціальні плани поділяються на плани разового та багаторазового використання. До планів разового використання (цільових) належать плани, що передбачають заходи з виконання нових нормативних актів, окремих службових завдань.
До планів багаторазового використання (типових, ситуаційних) належать плани заходів з виконання постійних або періодично повторюваних завдань; при надзвичайних подіях, обставинах та в особливих умовах.
В управліннях юстиції може також застосовуватись і індивідуальне планування. Індивідуальне планування здійснюється у формі планів на один день, тиждень, декаду, місяць, що складаються особисто працівниками управлінь юстиції. Воно дисциплінує, підвищує рівень організованості працівників, чим значною мірою підвищує ефективність їх дій.
Кожен план, незалежно від виду, обов’язково повинен мати реквізити – обов’язкову інформацію.
- Найменування плану та відомості про назву органу (особи), що його розробила та затвердила, час та місце дії плану.
- Нумерація розділів та заходів.
- Назва заходів, що плануються.
- Термін виконання заходів.
- Назви (прізвища) виконавців.
- Відмітки про виконання.
- Примітки
Щодо термінів виконання, небажаним є зазначення таких термінів, як «протягом місяця», «протягом півріччя», «протягом року». Терміни повинні бути чіткі, з зазначенням конкретної дати виконання. Також, слід уникати неконкретних, декларативних формувань змісту, а саме: «здійснювати контроль ...», «проводити перевірки ...», «прийняти участь…» та ін.
У разі, якщо йдеться про проведення перевірок, занять та таке інше, слід окремо планувати всі перевірки з кокретним зазначенням об’єкта перевірки, дати її проведення та відповідальних осіб.
В обов’язковому порядку у планах проставляються відмітки про виконання, де зазначається підпис виконавця та номер «індекс» документу (згідно номенклатури справ управління) де він зберігається, який свідчить про виконання того чи іншого пункту плану.
З метою реалізації покладених на управління юстиції завдань рекомендується провадити планування роботи на півріччя.
Для успішної розробки плану керівник управління або підрозділу, відповідальний за планування, обов’язково розв’язує два важливих питання.
Інформаційне забезпечення підготовки плану.
Інформація для розробки плану повинна збиратись та систематизуватись безперервно, шляхом накопичення матеріалу до спеціально заведеної папки «До плану» за певними розділами. Інформація повинна бути різноплановою. Необхідність такого підходу до розробки плану зумовлена тим, що до моменту його розробки повинні бути окреслені та сформульовані основні завдання. При цьому використовуються джерела інформації:
- управлінські рішення вищих органів управління, включаючи комплексні цільові та регіональні програми;
- оцінка умов та результатів діяльності органу, а також можливі зміни його функціонування;
- рекомендації та узагальнений практичний досвід.
Оцінка умов та результатів діяльності охоплює:
- статистичні дані управління юстиції та органів, що стосуються сфери їх діяльності;
- оцінку оперативної обстановки з формулюванням завдань на майбутній період;
- документи планових і позапланових перевірок діяльності органу та його структурних підрозділів.
Рекомендації та узагальнення практичного досвіду, необхідні джерела інформації для планування, використовуються з:
- матеріалів соціологічного дослідження, відомчих видань;
- наукових публікацій, доповідей, лекцій;
- оглядів позитивного досвіду;
- матеріалів виступів керівництва Мін’юсту та головного управління юстиції, а також учених;
- матеріалів засобів масової інформації.
Організаційне забезпечення планування.
Процедуру розробки плану можна розбити на декілька етапів.
- Розробка завдання з підготовки плану: посадова особа, відповідальна за розробку плану, готує доручення виконавцям із зазначенням основних напрямів діяльності та завдань, які слід виконати органу у плановому періоді. Зміст доручення погоджується з керівником органу і доводиться до відома всіх виконавців.
- Підготовка пропозицій до проекту плану: служби та підрозділи готують і подають у визначений термін пропозиції до проекту плану за погодженням з безпосереднім начальником.
- Складання проекту плану: відповідальна за складання плану посадова особа оцінює пропозиції з точки зору завдань органу і наявних (можливих) ресурсів і складає проект плану. Даний етап найбільш складний та відповідальний.
- Узгодження проекту: підготовлений проект погоджується з керівниками всіх служб та підрозділів. Одночасно, якщо є така необхідність, проект погоджується з іншими зацікавленими органами.
- Доопрацювання проекту та затвердження: аналізуються зауваження, внесені до проекту плану, і, якщо вони не суперечать законодавству та завданням органу, враховуються, а у протилежному випадку готується аргументоване пояснення.
Після цього перед затвердженням плану керівник управління юстиції:
- оцінює відповідність змісту запланованих заходів законодавству, поставленим завданням, науковим рекомендаціям і практичному досвіду;
- оцінює рівномірність розподілу навантаження з виконання заходів плану між управліннями, службами, підрозділами та виконавцями, а також за термінами;
- уточнює порядок та строки перевірки виконання позицій плану;
- перевіряє обґрунтованість визначення термінів виконання завдань та резерву часу.
Якщо зауважень немає, план затверджується і набуває чинності.
Ця процедура повинна бути виконана не пізніше ніж за 10 днів до початку планового періоду.
Не менш важливою процедурою, ніж розробка плану, є доведення його до виконавців та контроль виконання.
Доведення плану до виконавців може здійснюватись у формі:
- проведення спеціальних інструктивних нарад;
- проведення спеціальних занять з найбільш важливих завдань плану;
- надсилання виконавцям плану або виписок з нього;
- доведення деяких заходів до виконавців в індивідуальному порядку (найбільш складні завдання).
Контроль за виконанням плану може здійснюватись як:
- попередній – з метою усунення недоліків, що могли виникнути при розробці плану;
- поточний (оперативний) – з метою виявлення труднощів у реалізації плану, визначення та усунення недоробок, оцінки фактичного стану виконання на конкретну дату;
- заключний (наступний) – для оцінки ступеня реалізації поставлених завдань.
Доцільно впровадити щомісячний моніторинг виконання плану роботи управління.
Примірна структура плану роботи
1. Загальні питання роботи управління.
У цьому розділі групуються заходи, віднесені до забезпечення функціонування управління в цілому, а саме:
- проведення узагальнень, підбиття підсумків діяльності управління за попередній період та обговорення їх результатів на нарадах працівників;
- заходи по дотриманню виконавської і трудової дисципліни (перевірки виконання доручень планів роботи тощо);
- заходи по правовому врегулюванню діяльності управління, його структурних підрозділів та окремих працівників;
- навчання, стажування, підвищення кваліфікації працівників підпорядкованих органів;
- заходи по дотриманню законодавства про боротьбу з корупцією та державну службу;
- заходи по виконанню статті 5 Закону України «Про державну виконавчу службу» тощо.
2. Робота з кадрами.
- заходи по формуванню резерву кадрів та роботі з ним відповідно до вимог законодавства про державну службу;
- робота конкурсної комісії по відбору кадрів для роботи в управлінні юстиції;
- заходи (спільно для всіх розділів управління) по підвищенню професійного рівня працівників (заняття за місцем служби, заняття на курсах підвищення кваліфікації при Міністерстві юстиції України та ін.)
- підготовка та надання статзвітності з кадрових питань;
- інші заходи, спрямовані на виконання завдань і функцій, покладених чинним законодавством на управління юстиції.
3. Виконання рішень судів та виконавчих документів інших органів. Контроль за своєчасністю, правильністю та повнотою виконання рішень
До цього розділу включаються заходи, спрямовані на дотримання законодавства, яке встановлює порядок виконання рішень судів та виконавчих документів інших органів, виконання яких покладено на державну виконавчу службу.
Розробці заходів повинні передувати ретельний аналіз показників роботи районної державної виконавчої служби за попередній період, принципова оцінка її діяльності, виявлення найбільш гострих проблем та напрямків, що виникали у роботі. Заплановані заходи повинні бути спрямовані на пошук причин цих проблем і недоліків, шляхів їх усунення та попередження. Аналітична робота, дослідження практики здійснення виконавчого провадження на різних стадіях повинно бути положено в основу формування заходів. Так, це можуть бути різні узагальнення, які повинні завершуватись відповідними висновками і конкретними пропозиціями, спрямованими на покращення роботи, усунення недоліків та запровадження кращого досвіду та базуватимуться не тільки на аналізі суто об’єктивних показників, але й на вивченні і оцінці матеріалів конкретних виконавчих проваджень. Дані узагальнення необхідно розсилати до всіх районних (міських) управліннях юстиції для використання в роботі.
До плану необхідно включати питання, виконання яких покладається на районні управління юстиції щодо організації забезпечення та координації роботи державної виконавчої служби, організації навчання державних виконавців.
Необхідно передбачати у плані проведення перевірок роботи державних виконавців, при цьому необхідно планувати перевірки роботи кожного державного виконавця як у комплексі, так і з окремих питань виконавчого провадження (дотримання строків; своєчасності, повноти опису і накладення арешту на майно ті ін.).
Не слід до плану включати здійснення виконавчих дій по конкретних виконавчих провадженнях.
В обов’язковому порядку до цього розділу включаються заходи щодо підготовки та подання до відповідних інстанцій статистичної та іншої звітності про роботи державної виконавчої служби.
У зв’язку з тим, що державні виконавчі служби самостійно здійснюють фінансові операції, пов’язані зі стягненням сум з боржників, зосередженням цих коштів на депозитних рахунках і виплатами їх стягувачам. Також, необхідно планувати заходи по контролю за правильністю здійснення стягнень за виконавчими документами, стягнення виконавчого збору, проведення виплат стягувачам.
4. Забезпечення діяльності органів державної реєстрації актів громадського стану
До цього розділу включаються заходи, спрямовані на забезпечення виконання законодавства, що регулює порядок здійснення реєстрації актів цивільного стану та визначає повноваження районних управлінь у цій галузі. До зазначених заходів можна віднести:
- вивчення та узагальнення практики розгляду та вирішення заяв і матеріалів про переміну прізвища, імені та по-батькові; про внесення виправлень, змін, доповнень до записів актів громадського стану; про поновлення актових записів та ін.;
- перевірки дотримання вимог чинного законодавства посадовими особами виконавчих органів сільських і селищних рад, які реєструють акти громадського стану, надання їм практичної допомоги ( в т.ч. проведення службових нарад, семінарів);
- перевірки витрачання бланків свідоцтв про реєстрацію актів громадського стану відповідальними працівниками відділу РАЦС та посадовими особами виконавчих органів сільських і селищних рад;
- складання та подання в відповідні інстанції звітності про роботу з реєстрації актів громадянського стану та витрачання бланків свідоцтв;
- інші заходи, спрямовані на забезпечення повної, правильної та своєчасної реєстрації актів громадського стану.
5. Державна реєстрація нормативно-правових актів
Відповідно до повноважень, наданих чинним законодавством управлінням юстиції при здійсненні державної реєстрації, рекомендується планувати наступне:
- перевірки в обласних, районних державних адміністраціях, їх управліннях, відділах дотримання законодавства про державну реєстрацію нормативно-правових актів;
- скликання і проведення за погодженням з керівниками обласних, районних державних адміністрацій службових нарад, семінарів з посадовими особами і спеціалістами, які відповідають за розробку і подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію;
- підготовка методичних рекомендацій з питань розробки і подання на державну реєстрацію нормативно-правових актів;
- інформування державних адміністрацій про стан дотримання законодавства про державну реєстрацію нормативно-правових актів, внесення пропозицій щодо вдосконалення цієї ділянки роботи;
- інші заходи.
6. Питання легалізації місцевих об’єднань громадян
Основними заходами на цьому напрямку роботи є планування:
- перевірок зареєстрованих об’єднань громадян, відповідність діяльності цих об’єднань положенням їх статутів;
- перевірок районних, районних у містах, міських управліннях юстиції щодо легалізації об’єднань громадян, реєстрації благодійних організацій;
- узагальнення матеріалів перевірок;
- надання у межах своїх повноважень методичних матеріалів.
7. Правова робота та правова освіта населення
Цей розділ включає два напрямки діяльності управління: методичне керівництво правовою роботою та правової інформації. Відповідно до повноважень, наданих органам юстиції в зазначених галузях управління юстиції повинні планувати до реалізації такі заходи:
- проведення перевірок стану правової роботи в місцевих органах виконавчої влади, на державних підприємствах, в установах та організаціях;
- вивчення сучасних, новітніх форм і методів роботи з правового забезпечення господарської діяльності, розповсюдження цих форм і методів роботи з метою впровадження їх в практику;
- скликання та проведення семінарів (за погодженням з держадміністрацією) працівників юридичних служб з метою вивчення проблемних питань застосування законодавства, практики правової роботи;
- вивчення стану правової освіти та правового інформування в навчальних закладах, на підприємствах, в установах, організаціях; узагальнення результатів вивчень з метою визначення ефективності цієї роботи і вироблення заходів по її вдосконаленню, наданню необхідної допомоги;
- вивчення участі в правовому інформуванні населення юридичних служб, правоохоронних органів, закладів культури, засобів масової інформації; внесення пропозицій керівникам цих служб, органів і закладів щодо активізації і вдосконалення роботи по правовому інформуванню;
- участь у семінарах, конференціях, олімпіадах з правових знань, конкурсах і „круглих столах” з цих питань;
- спільні заходи з районними міжвідомчими координаційно-методичними радами з правової освіти;
- інформування державної адміністрації про стан правової роботи в державних структурах району та організації правової освіти населення;
- інші заходи, спрямовані на методичне забезпечення правової роботи та координацію діяльності місцевих органів виконавчої влади щодо правової освіти, подання звітності з цих питань до вищестоящої організації.