Указу Президента України №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», закон

Вид материала

Закон

Содержание 8. Фінансово-господарська діяльність 2. Порядок проведення оперативних нарад. Мета проведення оперативної наради Регламентуючі особливості оперативної наради Особливості стилю проведення оперативної наради Орієнтовний перелік питань, які доцільно розглядати на оперативних нарадах Елементи системи контролю за виконанням рішень оперативних нарад 4. Ведення діловодства Документування управлінської діяльності Приймання, розгляд і реєстрація документів Попередній розгляд документів Реєстрація документів Складання та оформлення службових документів

Подобный материал:

• Тернопільська обласна державна адміністрація розпорядження голови обласної державної, 87.63kb.
• Указ Президента України Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування, 76.24kb.
• Конституція Автономної Республіки Крим (витяг). Загальна декларація прав людини (витяг)., 745.21kb.
• Указу Президента України від 01 серпня 2002 року №683/2002 "Про додаткові заходи щодо, 70.48kb.
• Указ президента україни №1497/2005, 39.49kb.
• Кривоозерська районна державна адміністрація, 82.73kb.
• Перелік основних нормативно-правових актів, 169.41kb.
• Вищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування,, 81.09kb.
• Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади та від 29. 08. 2002, 141.89kb.
• Відділу фінансово-господарського забезпечення, 41.27kb.

8. Фінансово-господарська діяльність

• вивчення, аналіз та узагальнення потреб управління в матеріально-технічному забезпеченні;
  
• заходи по обліку та збереженню матеріальних цінностей;
  
• заходи по забезпеченню працівникам управління та його структурних підрозділів належних умов праці;
  
• підготовка і подання звітності з питань фінансової та господарської діяльності;
  
• інші заходи, спрямовані на дотримання фінансової дисципліни і нормальне функціонування управління юстиції та його структурних підрозділів.
  

До плану роботу необхідно включити питання щодо звітності (місячна, квартальна, піврічна, річна) яка надається головному упавлінню юстиції у встановлені терміни та дотримуючись встановлених зразків та вимог.

Також слід відмітити, що для забезпечення належного планування роботи управління юстиції в структуру плану роботи можна включати і інші розділи та пункти.


2. Порядок проведення оперативних нарад.


Оперативна нарада - одна із форм ділової наради, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників управлінського процесу.

Особливістю оперативної наради в системі юстиції є те, що вона характеризується як один з ефективних організаційних управлінських засобів, основною спрямованістю якого є активізація зусиль працівників органів юстиції на реалізацію покладених завдань.

Мета проведення оперативної наради - отримання інформації про стан справ у структурних підрозділах управління юстиції, про результативність їх роботи з виконання планових та позапланових завдань, прийняття управлінських рішень для активізації подальшої діяльності з вирішення нагальних проблем.

Правильне формулювання мети і завдань оперативної наради сприятиме її організованому проведенню, надасть змогу: зосередити увагу працівників на найважливіших моментах проблеми, що обговорюватиметься; відокремити другорядні питання; прогнозувати очікуваний результат; підвищити вірогідність прийняття правильного управлінського рішення.


Регламентуючі особливості оперативної наради:

• оперативні наради доцільно проводити регулярно в один і той же час та день тижня;
  
• склад учасників оперативної наради має бути постійним (суть добору постійних учасників у тому, щоб вони могли виконувати ролі "експертів", "генераторів ідей", "критиків"), окремі учасники залучаються до роботи як безпосередні виконавці завдань, де виникли проблеми, або такі, що можуть запропонувати свій варіант вирішення обговорюваної проблеми, інші – можуть запрошуватися для інформування, повідомлень тощо;
  
• оперативні наради не мають спеціальної повістки денної, оскільки їх спрямованістю є необхідність вирішення невідкладних проблем минулого, поточного або найближчого періодів (орієнтовно 3-4 днів);
  
• учасники оперативної наради мають бути орієнтовані на пошук способів вирішення нагальних проблем, а не на висунення звинувачень, з'ясування стосунків, розв'язання конфліктних ситуацій тощо;
  
• попереднє (до наради) інформування учасників наради про проблему, що обговорюватиметься, чітке формулювання завдання, спрямованого на прогнозований результат (для підготовки учасниками своїх пропозицій);
  
• тривалість оперативної наради не повинна перевищувати 20-30 хвилин.
  

<

Види оперативних нарад за змістом:

• інформаційно-пізнавальна. Метою такої наради є взаємний обмін інформацією між керівниками управління юстиції та його працівниками;
  
• контрольно – регулююча. Метою такої наради є виявлення причин недоліків в роботі того чи іншого підрозділу, причин невиконання планових та позапланових завдань на певному етапі (у визначені строки) їх реалізації, визначення шляхів і засобів для оперативного впливу на вирішення проблем;
  
• оціночна. Метою такої наради є підбиття підсумків роботи управління юстиції або окремих його підрозділів за означений період (кілька днів, тиждень), дається оцінка виконаної роботи.
  

Оперативні наради за підставами поділяються на:

• планові. Проводяться щотижнево у визначений день.
  
• позапланові. Проводяться у випадках нагальної потреби у розгляді питань, що потребують термінового вирішення.
  

Крім того, можуть проводитись виїзні засідання оперативних нари з питань, вирішення яких потребує спільного вжиття невідкладних заходів для удосконалення роботи районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних управлінь юстиції, зокрема й щодо усунення недоліків, виявлених комплексними, цільовими, контрольними перевірками.

Заступники начальника головного управління юстиції, начальники відділів, завідувачі секторів, керівники територіальних управлінь юстиції вправі ініціювати розгляд питання на засіданні оперативної наради, звернувшись з пропозицією до начальника головного управління юстиції.


Особливості стилю проведення оперативної наради:

• конкретизація у визначенні параметрів проблеми, яку необхідно вирішити, застосування навичок прогнозування результатів роботи;
  
• сувора персоніфікація відповідальності виконавців;
  
• неприпустимість підміни аналізу недоліків в роботі звітами про виконану роботу ("провели нараду", "написали", "повідомили", "роз'яснили " тощо);
  
• стислість виступів (як правило, 1-3 хв.); чіткість запитань вичерпність відповідей;
  
• погодження доцільності обговорення питань, що виникають безпосередньо на нараді.
  

Обов'язкові технологічні аспекти у проведенні оперативної наради:

• за результатами оперативної наради обов'язково приймається виважене управлінське рішення. В основу такого рішення доцільно покласти пропозиції, висловлені учасниками наради, або запропоновані керівництвом головного управління юстиції;
  
• недоцільно надавати оперативним нарадам інструктивног характеру. Необхідно виключити факти формального виконання вказівок органів юстиції вищого рівня щодо обговорення на оперативних нарадах службових документів: доручень, інформаційних листів, аналітичних і методичних розробок тощо. У таких випадках керівникам органів юстиції необхідно доручати працівникам готувати відповідні матеріали, з урахуванням можливостей структурних підрозділів для виконання покладених на них завдань та використання їх для досягнення результативності. Такий підхід забезпечить конструктивний характер обговорення порушених питань, а прийняті заходи будуть ефективнішими. Не доцільно виносити на оперативні наради питання, пов'язані з навчанням у різних його формах;
  
• проведення оперативної наради протоколюється. Протоколи оперативних нарад використовуються для вироблення й прийняття управлінських рішень, а також для узагальнення висновків про роботу головного управління юстиції за квартал, півріччя, рік.
  

Орієнтовний перелік питань, які доцільно розглядати на оперативних нарадах:

• забезпечення виконання завдань, покладених на Міністерство юстиції та завдань, що випливають із Положення про Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі та Положення про районні, районні у містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні управління юстиції, затвердженими наказом Міністерства юстиції від 14 лютого 2007 року № 47/5;
  

• виконання поточних планів роботи управління юстиції, окремих його підрозділів, а також про стан підготовки звітних матеріалів, які надаються головному управлінню юстиції та керівництву головного управління;
  
• узгодження і координація дій структурних підрозділів управління юстиції або робочих груп з виконання тих завдань, де виникли проблеми чи значні труднощі;
  
• стан виконання рекомендацій за результатами комплексних, цільових, контрольних перевірок роботи органів юстиції;
  
• стан виконавської дисципліни та роботи з кадрами;
  
• розгляд звернень громадян, організація особистого прийому громадян;
  
• дотримання фінансової дисципліни, питання економного використання матеріалів та енергоресурсів;
  
• матеріально-технічне забезпечення органів юстиції, перерозподіл ресурсів;
  
• адміністративно – господарська діяльність управління юстиції;
  
• інші питання.
  

Основні вимоги до оформлення протоколу оперативної наради:

протокол оперативної наради оформлюється у день її проведення; протокол складається за такою формою:

1. реквізити протоколу оперативної наради (порядковий номер протоколу, дата, час, місце проведення);
   
2. список учасників наради;
   
3. інформація про виконання рішення попередньої наради;
   
4. питання, що оговорювалися на нараді;
   
5. інформація про відсутність на нараді окремих її учасників;
   
6. рішення з кожного питання, що обговорювалося на нараді;
   
7. дата наступної наради;
   
8. підпис головуючого на нараді і секретаря;
   
9. дата підписання протоколу;
   

Записи у протоколі мають бути стислими, виразними і точними; питання, що містяться у констатуючій частині протоколу повинні бути відображені у резолютивній частині.

Виступи і полеміка з кожного питання в протоколі не фіксуються; формулювання рішень має бути зрозумілим, реальним для виконання (з зазначенням конкретних виконавців і строків виконання).

Письмові матеріали представлені на нараду (тексти доповідей, звітів, довідок, інформацій, тез, ілюстративних матеріалів тощо) долучаються до протоколу у формі додатків.

Протоколи оперативних нарад зберігаються у відповідних номенклатурних теках.

Елементи системи контролю за виконанням рішень оперативних нарад:

• рішення знімаються з контролю по факту виконання, що має бути підтверджено:
  

• позначками в контрольних примірниках протоколів оперативних нарад проти кожного пункту резолютивної частини рішення;
  
• матеріалами перевірок, аналітичних вивчень, іншими інформативними документами;
  
• доповідними записками (довідками) працівників, які безпосередньо виконували рішення оперативної наради, або перевіряли стан виконання його в порядку контролю;
  
• періодичний (орієнтовно щопівріччя, рік) аналіз і узагальнення практики проведення оперативних нарад з метою виявлення та усунення недоліків в організації їх проведення, а також використання систематизованої інформації для підбиття підсумків роботи управління юстиції на засіданнях колегії управління, нарадах, семінарах тощо.
  

Оперативні наради проводяться керівником управління юстиції, а з окремих питань основної діяльності – керівниками структурних підрозділів управління.

Головним завданням керівника (головуючого) на оперативній нараді є забезпечення конструктивності характеру її проведення та прийняття оптимального управлінського рішення.

Використання у практичній роботі Рекомендацій щодо організації проведення оперативних нарад при начальнику управління юстиції сприятиме удосконаленню системи управління в органах юстиції, виробленню культури ділового спілкування між учасниками управлінського процесу, прийняття управлінських рішень та контролю за їх виконанням.


4. Ведення діловодства


Загальне керівництво роботи діловодства здійснює керівник установи, який в межах наданих йому прав зобов'язаний:

• здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України;
  
• вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
  
• не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;
  
• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;
  
• всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
  
• забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;
  
• здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Примірною інструкцією.
  

Документування управлінської діяльності


Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

• Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;
  
• провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
  
• потреба у правовому регулюванні діяльності.
  

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.


Приймання, розгляд і реєстрація документів

Приймання документів

Всі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.

У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.


Попередній розгляд документів

Всі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.


Реєстрація документів

Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.


Складання та оформлення службових документів

Складання документів

Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Примірної інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

• встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6, 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
  
• бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
  
• бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
  
• бланки документів повинні мати такі поля:
  
• ліве - 20 міліметрів;
  
• верхнє - не менш як 10 міліметрів;
  
• праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.
  

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається на:

• таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, - за рішенням керівника органу виконавчої влади на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;
  
• інших службових документів - на керівників структурних підрозділів установи.