, закон

Вид материала

Содержание

Підготовка справ до зберігання та використання
ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою документів
ЖУРНАЛ реєстрації пропозицій, заяв і скарг
Номенклатура справ
Примірний перелік
Примірний перелік
Примірний перелік

Подобный материал:

1 2 3 4

Підготовка справ до зберігання та використання

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в архівний підрозділ установи за погодженням з її керівником.

Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ установи включає:

експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах та їх структурних підрозділах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу установи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за __________ рік, N _________".

Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами в архівний підрозділ установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності у структурному підрозділі ЕК опис складається у трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу ЕК.

Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в архівний підрозділ установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 1994 рік передаються в архівний підрозділ у 1997 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архівний підрозділ установи на розсуд керівника установи.

Справи передаються до архівного підрозділу установи зв'язаними належним чином.

Схоронність документів в установі забезпечується наявністю архівного підрозділу установи згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи”.

Додатки

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

------------------------------------------------------------------

|Дата надходжен-| Кореспондент,|Короткий|Резолюція або |Позначка |

| ня та індекс |дата та індекс| зміст |кому направле-|про вико-|

| документа | одержаного | | ний документ |нання до-|

| | документа | | |кумента |

------------------------------------------------------------------

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних установою документів

-----------------------------------------------------------------

| Дата та індекс | Кореспондент | Короткий зміст | Позначка про |

| документа | | | виконання |

| | | | документа |

-----------------------------------------------------------------

ЖУРНАЛ

реєстрації пропозицій, заяв і скарг

------------------------------------------------------------------

| N |Дата |Прізвище,|Звідки |Порушені |Зміст |Дата, |Номер|

|з/п|над- |ім'я, по |одержа-|питання |резолю-|індекс, |спра-|

| |ход- |батькові,|но, |----------|ції, її|зміст до- |ви за|

| |ження |адреса чи|дата, |Ко- |Ін- |дата та|кумента, |но- |

| |та |місце |індекс,|рот- |дек-|автор, |прийняті |мен- |

| |реєст-|роботи, |відміт-|кий |си |викона-|рішення, |кла- |

| |рацій-|категорія|ка про |зміст| |вець, |викона- |турою|

| |ний |(соціаль-|взяття | | |термін |вець, | |

| |індекс|ний стан)|на | | |вико- |відмітка | |

| | |заявника |конт- | | |нання |про зняття| |

| | | |роль | | | |з контролю| |

|---+------+---------+-------+-----+----+-------+----------+-----|

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 5а | 6 | 7 | 8 |

------------------------------------------------------------------

Номенклатура справ

------------------------------------------------------------------

|Індекс| Заголовок |Кількість справ|Строк зберігання|Примітки|

|справи| справи |(томів, частин)| справи | |

| |(тому, частини)| |(тому, частини) | |

| | | |і номери статей | |

| | | | за переліком* | |

------------------------------------------------------------------

* Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 20.07.98 № 41.

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

Листи, що надійшли в копії до відома.
Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
Зведення та інформація, надіслані до відома.
Навчальні плани, програми (копії).
Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
Прейскуранти (копії).
Норми витрати матеріалів.
Поздоровчі листи і запрошення.
Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
Наукові звіти за темами.
Місячні, квартальні, піврічні звіти.
Форми статистичної звітності.

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що підлягають затвердженню

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об'єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ)
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо)
Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо)
Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо)
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо)
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів, тощо)
Плани (виробничі;будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо)
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо)
Розцінки на здійснення робіт
Статути державних підприємств (об'єднань)
Структура і штатна чисельність
Форми уніфікованих документів
Штатні розписи

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо)
Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів
Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт тощо)
Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо)
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо)
Заявки (на обладнання, винаходи тощо)
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції
Посвідчення про відрядження
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)
Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями)
Протоколи (погодження планів поставок)
Реєстри (чеків, бюджетних доручень)
Специфікації (виробів, продукції тощо)
Статути державних підприємств (об'єднань)
Титульні списки
Штатні розписи

ПЕРЕЛІК

документів із зазначенням строків виконання

Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України
Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання
Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів
Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання
Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів

Blog

Содержание