Инструкция по организации контроля за исполнением входящих документов, постановлений и распоряжений администрации города Слободского, обращений граждан

Вид материала

Инструкция

Содержание Ii. организация контроля Iii.организация контроля документов и

Подобный материал:

• Пояснительная записка к проекту бюджета города слободского на 2012 год, 234.97kb.
• Контроль за реализацией Программы возложить на заместителя главы администрации города, 793.9kb.
• Административный регламент Администрации муниципального района Бижбулякский район Республики, 348.74kb.
• Администрация города слободского, 54.32kb.
• Инструкция по делопроизводству Областного государственного бюджетного образовательного, 349.43kb.
• Обзор обращений граждан в Архивное управление Томской области, 57.96kb.
• Контрольные вопросы к зачету и тематика рефератов по дисциплине, 10.26kb.
• Управление культуры администрации города Ельца, 91.51kb.
• Об изменении и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров, 464.19kb.
• Примерная инструкция по делопроизводству в дошкольных образовательных учреждениях, 929.01kb.

УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации города Слободского

ИНСТРУКЦИЯ

по организации контроля за исполнением входящих документов,

постановлений и распоряжений администрации

города Слободского, обращений граждан

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Контроль за исполнением документов является одной из важнейших функций администрации города.

1.2.Главная цель контроля за исполнением документов - обеспечение эффективности управления, принятия управленческих решений на основе соблюдения сроков и качества исполнения решений, принятия своевременных мер по их выполнению.

1.3.Основными задачами контроля за исполнением документов являются:

• регистрация, прием и учет поступивших документов, обращений граждан;
  
• передача поступивших документов, обращений граждан на рассмотрение главе администрации города и после получения соответствующей резолюции - исполнителям;
  
• контроль за прохождением документов, обращений граждан;
  
• ввод в электронную базу данных и регистрационно-контрольные карточки необходимой информации о ходе и результатах исполнения документов, обращений граждан и поручений главы администрации города, о местонахождении документов, обращений граждан;
  
• учет и регистрация распоряжений, постановлений администрации города;
  

• проверка наличия документов, обращений граждан, находящихся у сотрудников отделов, управлений администрации города;
  
• проведение упреждающего контроля;
  
• информирование главы администрации города, заместителей главы администрации города о состоянии исполнения документов, обращений граждан;
  

- организация ведения контрольных дел.

1.4.Контролю подлежат:

• входящие документы;
  
• распоряжения, постановления администрации города Слободского;
  
• обращения граждан;
  
• поручения главы администрации города;
  
• решения Слободской городской Думы;
  
• решения совещаний при главе администрации города;
  
• контрольные дела;
  
• рабочие планы администрации города;
  
• другие документы, требующие решения или ответа.
  

1.5.Контроль осуществляется с использованием автоматизированной системы "Контроль", соответствующих электронных баз данных и контрольных карточек.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ

2.1.Общий контроль за сроками исполнения распорядительных документов, обращений граждан осуществляет первый заместитель главы администрации города.

2.2.Все входящие документы, обращения граждан берутся на контроль сотрудниками общего отдела.

Контроль за обращениями граждан возлагается на начальника общего отдела администрации города, за документами органов государственной власти Российской Федерации и Кировской области - на ведущего специалиста общего отдела, за иными входящими документами - на специалиста I категории общего отдела.

Контроль за выполнением постановлений и распоряжений администрации города возлагается на ведущего специалиста общего отдела и соответствующие структурные подразделения, которым поручено исполнение документа.

Контроль за выполнением поручений главы администрации возлагается на начальника общего отдела.

2.3.Исполнителями документов являются должностные лица структурных подразделений администрации города, руководители муниципальных предприятий, учреждений, организаций.

Работники общего отдела осуществляют постоянный контроль за сроками исполнения документов, накапливают сведения об их выполнении, обобщают и в установленные сроки представляют главе администрации города, первому заместителю главы администрации города данные о результатах работы по исполнению документов, осуществляют упреждающий контроль.

2.4.Ответственность за выполнение в установленные сроки документов вышестоящих органов несут все исполнители, перечисленные в этих документах.

Если документ адресован нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку и представление доклада об исполнении несет должностное лицо, указанное первым в списке.

2.5.На каждое контрольное дело в общем отделе оформляются 2 контрольные карточки. Одна карточка направляется с документами к исполнителю, второй экземпляр карточки находится у ведущего специалиста общего отдела.

В контрольном деле должны быть: документ, находящийся на контроле; контрольная карточка; план мероприятий по выполнению документа; документы, отражающие ход контроля /справки о проверках, итоговая справка объемом не более 2-х страниц, написанная руководителем, на которого возложен контроль/. Итоговая справка готовится в двух экземплярах: один экземпляр остается в контрольном деле, второй передается ведущему специалисту общего отдела.

2.6.Руководители отделов, управлений по каждому взятому на контроль документу и поручению определяют конкретных работников, ответственных за организацию систематического контроля за их выполнением.

При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения.

По каждому находящемуся на контроле документу и поручению не позднее чем в 3-х дневный срок после их получения разрабатывается план по организации /проверке/ их исполнения, который согласовывается с руководителем подразделения, а по наиболее важным и перспективным вопросам - с заместителем главы администрации города, курирующим работу данного структурного подразделения.

При осуществлении контроля фактического исполнения с выездом на место структурное подразделение ставит в известность об этом первого заместителя главы администрации города.

2.7.Лицо, ответственное за контроль фактического исполнения, организует проверку хода исполнения документа. В случае срыва сроков исполнения отдельных пунктов или документа в целом, низкого качества или неполного выполнения объема работ, он отражает в информации причины срыва и формулирует свои предложения, направленные на исправление создавшегося положения. Информация доводится до сведения главы администрации города и затем передается ответственному исполнителю для учета в работе.

2.8.Срок исполнения документа /поручения/ исчисляется в календарных днях с даты его подписания /принятия, утверждения/.

Поручение с конкретной датой исполнения подлежит выполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие отметку "Срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие отметку "Оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца.

2.9. Контроль за сроками исполнения документов проводится заблаговременно. Срок исполнения может быть продлен только главой администрации города на основании обоснованной просьбы исполнителя (либо лицом, исполняющим обязанности главы администрации в его отсутствие). С решением о продлении срока исполнения должны быть ознакомлены сотрудники общего отдела.

2.10.Документы, находящиеся на контроле, постановления и распоряжения администрации города, обращения граждан снимаются с контроля визой главы администрации города (лицом, исполняющим обязанности главы администрации города в его отсутствие). В контрольной карточке снятого с контроля документа отмечаются дата и номер дела, в которое подшит исполненный документ, пишется резолюция об его исполнении.

Контрольное дело после снятия с контроля хранится у исполнителя.

2.11.Если документ /поручение/ не снят с контроля, то подразделение, осуществляющее его выполнение или контроль за его исполнением, проводит дополнительную работу по реализации поставленных задач и в установленный срок готовит повторную информацию о выполнении данного документа или поручения.

2.12.Контроль за выполнением поручений и указаний главы администрации города, высказанных в ходе совещаний /заседаний/, осуществляет лицо, которое ведет протокол соответствующего совещания /заседания/.

Информация о выполнении поручений доводится до сведения первого заместителя главы администрации города, анализируется им и представляется главе администрации города не позднее 1 месяца после совещания /заседания/.

2.13.Контроль за выполнением планов работы /мероприятий/ администрации города и ее структурных подразделений осуществляет организационный отдел.

2.14.Работа с обращениями граждан строится в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и постановлением администрации города от 09.10.2006 № 52 «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения обращений граждан в администрации города Слободского».

Все поступающие в письменном виде обращения граждан регистрируются начальником общего отдела в программе «Контроль» в 3-дневный срок.

Зарегистрированные письма передаются на рассмотрение главе администрации города и после получения соответствующей резолюции - исполнителям.

В случае если письменное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, в течение 7 дней письменное обращение направляется по принадлежности компетентному лицу и заявитель уведомляется начальником общего отдела о переадресации обращения в течение 7 дней.

2.15. Должностные лица администрации города, муниципальных предприятий, организаций, учреждений города при рассмотрении обращения обязаны:

- обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- могут запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов предварительного следствия;

• принять меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
  
• дать письменный ответ по существу поставленных в обращении
  вопросов.
  

2.16.Ответ на обращение, поступившее в администрацию города Слободского, подписывается главой администрации города или лицом, исполняющим обязанности главы администрации города в его отсутствие. Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменное обращение, поступившее в администрацию города Слободского в соответствии с ее компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации в общем отделе администрации города.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения, поступившего в администрацию города Слободского, вправе продлить не более чем на 30 дней глава администрации города Слободского или лицо, исполняющее обязанности главы администрации города Слободского в его отсутствие. Общий отдел администрации города Слободского уведомляет гражданина, направившего обращение, о продлении сроков рассмотрения его обращения.

2.17.Учет личного приема граждан ведется в журнале приема граждан по личным вопросам или на карточках учета приема граждан.

Текущий контроль за организацией приема граждан осуществляет общий отдел администрации города и ежемесячно, ежеквартально подводит итоги работы.

2.18.По итогам года общий отдел проводит полный анализ фактического выполнения всех стоящих на контроле документов и состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации города; готовит итоговую справку о выполнении документов, справку о неисполненных документах и представляет их главе администрации города и первому заместителю главы администрации города.

III.ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ СЛОБОДСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

3.1. Организация контроля документов и поручений Слободской городской Думы осуществляется в соответствии с Регламентом Слободской городской Думы, утверждаемым решением городской Думы.

3.2.Ответственным за организацию контроля документов и поручений Слободской городской Думы является организационный отдел администрации города.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Лица, не исполняющие в должной мере порученные им документы либо не выполняющие в установленные сроки поручения, могут быть подвергнуты дисциплинарным взысканиям в соответствии со статьями 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации и (или) лишены премии, единовременного денежного поощрения в соответствии с Положением о материальном стимулировании работников администрации города Слободского, утвержденном распоряжением администрации города.