Бухгалтерские программы, обеспечивающие решение типовых учетных задач; учетные системы, как правило, допускающие настройку под специфику пользователя; многофункциональные системы
| Вид материала | Решение |
- Это компьютерные программы, способные делать логические выводы на основании знаний, 135.13kb.
- Это компьютерные программы, способные делать логические выводы на основании знаний, 135.13kb.
- Университет Кафедра «Вычислительная техника», 396.42kb.
- Принято называть программы, предназначенные для работы под управлением данной системы., 240.95kb.
- Решение задач повышенной сложности по теме: «Уравнения и системы уравнений», 141.17kb.
- Задание. Создать учетную запись пользователя. Это можно сделать, используя «Панель, 279.4kb.
- Программы Выпускник должен обладать следующими общекультурными компетенциями (ОК), 8598.74kb.
- Об использовании информационно-аналитической системы в скотоводстве общее положение, 85.75kb.
- Анализ существующей программы 62 Выбор платформы и программных средств 64 Разработка, 1644.94kb.
- Анализ существующей программы 62 Выбор платформы и программных средств 64 Разработка, 1639.35kb.
Не 1с-ом единым
Звенья одной цепи
функциональные модули системы BS Integrator
Многие предприятия, уже не удовлетворяет использование только учетных функций автоматизированных систем. Комплексное решение задач управления предприятием становится все более востребованным.
Сегодня на рынке автоматизированных систем представлены продукты в 3 категориях:
- бухгалтерские программы, обеспечивающие решение типовых учетных задач;
- учетные системы, как правило, допускающие настройку под специфику пользователя;
- многофункциональные системы, обеспечивающие выполнение комплексных задач учета и управления.
Ярким представителем третьей категории является BS Integrator - комплексная многомодульная система управления предприятием уровня ERP (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия). Она позволяет при помощи одного продукта решить практически все задачи по работе с информацией на предприятии – от процесса бюджетирования до получения подсказок по эффективному управлению предприятием. Система ориентирована в первую очередь на получение информации для принятия решений, соответственно большое внимание уделяется интеграции управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Вся финансовая информация сосредоточена в основном модуле системы Финансы, объединяющем управленческий, бухгалтерский и налоговый учет. Здесь же выполняются функции планирования и контроля.
Принцип интегратора
Система BS Integrator построена на принципе - «вся информация заносится только один раз». Поэтому модуль «Финансы», с которым, как правило, работают бухгалтеры, получает большую часть информации из других модулей. Хотя, при использовании модуля на небольших предприятиях, возможно, вносить информацию непосредственно проводками прямо в книгу операций.
Единое информационное пространство, организуемое на предприятии при помощи системы BS Integrator, можно условно разделить на 3 части:
- организационная информация (описание структуры, должностные инструкции, цели, показатели и т.д.);
- оперативная информация, касающаяся планирования, загрузки, диспетчеризации;
- учетная информация, накапливающая данные для принятия решения.
Организация учета в системе BS Integrator удовлетворяет 3 вида потребителей информации:
- руководство и собственников предприятия (управленческий учет),
- контролирующие органы (бухгалтерский учет);
- налоговые органы (налоговый учет).
Основным отличием между этими видами учета являются время регистрации хозяйственных операций и их стоимость. Для того чтобы не вводить одинаковую информацию по несколько раз (а зачастую и в разных системах), наиболее оптимальным является использование «процессного» подхода, когда описывается путь прохождения каждого вида документов внутри предприятия.
Документ, который все знает
Именно документ является основой работы пользователя с любым блоком системы BS Integrator. Его создание значительно упрощается помощью мастера описания вводов. При этом для каждой формы ввода задаются специальные бизнес правила, позволяющие заполнить, например, реквизиты на основе уже введенного документа, проконтролировать правильность внесения данных, выполнить расчеты. По мере выполнения над документом определенных действий (например, подтверждения заявки на оплату, разнесения проводок по продаже и т.д.), он меняет свое состояние. Это дает возможность в любой момент времени отследить его статус, просмотреть историю действий с ним.
На разных стадиях документа могут генерироваться проводки для разных видов учета. Например, при продаже товара, с точки зрения управленческого учета моментом реализации является подтверждение кладовщиком отпуска товара со склада. С точки зрения бухгалтерского учета моментом реализации будет поступление в бухгалтерию подписанных накладных (подобная разница, проблема, возникает в случае удаленных складов). Налоговый учет опирается на первое событие и налоговую накладную.
Для иллюстрации автоматизации бизнес процесса в системе BS Integrator рассмотрим, например, операцию продажи товара.
Прием заказа от потенциального покупателя - первая стадия этого бизнес процесса на большинстве предприятий. Задачей данного этапа являются определение наличия товара на складах, просчет стоимости заказа (определение цены и скидок), подготовка коммерческого предложения (или счета). При этом система осуществляет контроль лимитов кредита, статуса покупателя.
Д
ля создания нового заказа продажи заполняется специальная форма, содержащая информацию о типе операции, покупателе и продаваемых позициях. По мере ввода информации система автоматически подставляет значения в остальные поля. Например, после выбора типа операции автоматически подставляются статья бюджета (управленческий учет) и статья валовых затрат (налоговый учет), которые можно откорректировать. Выбор контрагента осуществляется либо указанием кода в соответствующем поле, либо из списка. После выбора контрагента и указания формы расчетов (например, предоплата, отсрочка на несколько дней), система «подтягивает» из соответствующих справочников параметры скидок, лимит кредита и текущее сальдо взаиморасчетов по контрагенту. В настройках может быть включен режим контроля лимита кредита, который не позволит отгрузить заказ, нарушающий условия кредитования, указываемые в договоре. Заказ может быть подготовлен в любой валюте, при этом цены и стоимости будут автоматически пересчитаны системой в гривну по курсу на дату операции.
Система автоматически отслеживает наличие необходимого товара и еще на стадии формирования заказа контролирует наличия свободного запаса (физический остаток, подтвержденные поступления, зарезервированное количество). После того как в форме документа указан склада, с которого будет осуществляться отгрузка, в позиции заказа автоматически загружаются все номенклатуры, имеющиеся на выбранном складе. Остается только проставить количество реализации.
Цена формируется тоже автоматически на основе прайс-листа и справочников скидок, зависящих от ассортимента, объема, контрагента и типа оплаты. В зависимости от прав доступа можно определить дополнительные скидки на конкретный заказ.
Подтверждение заказа – стадия, на которой покупателем используется резервирование товара (в BS Integrator используется жесткое и мягкое резервирование, позволяющее выписать товар, которого нет на складе). Для этого в реестре достаточно найти уже созданный документ, в контекстном меню выбирать пункт «Подтвердить заказ» и нажать кнопку «Готово». В результате документ будет переведен в новое состояние - «Подтверждено покупателем». На этой стадии можно выполнить корректировку позиций документа. Система может найти по правилам оценки запасов соответствующий приход, расщепить его в случае, если количество не зарезервированного прихода больше необходимого для продажи, и проставить связь между строками прихода и расхода. Таким образом, товар «жестко» привязывается к строке заказа продажи и может быть освобожден для продажи только командой снятия резервирования. При «мягком» резервировании строки документа исключаются из свободного количества запаса. После подтверждения документа может быть подготовлена счет-фактура и другие документы.
Распоряжение на отгрузку товара или сразу подготовка комплекта документов на отгрузку (накладная, налоговая накладная, товарно-транспортная накладная, сертификат качества и др.) осуществляется в системе в зависимости от величины предприятия.
П
одтверждение отгрузки - обязательная стадия. Важной учетной задачей в данный момент является определение стоимости отгруженного товара (система поддерживает большинство существующих в международной практике методов – FIFO, LIFO, по средней, по стандартной, по сроку годности, по серийному номеру, ручной и др.). Впрочем, данная стадия может выполняться и в конце периода (недели, месяца) в пакетном режиме. Задача кладовщика на этом этапе - открыть соответствующий документ командой «отгрузить» из реестра и сверить отгружаемые позиции. При этом система ограничивает возможность изменения данных по документу. После нажатия на кнопку «Готово» запас считается фактически проданным для материального и управленческого учета.Организация учета НДС. Его основой является реестр налоговых накладных, который позволяет контролировать факт выписки и привязан к проводкам по счетам НДС. Первое событие, в зависимости от настроек, может определяться как автоматически, так и вручную, при помощи специальных реестров, показывающих налоговую ситуацию по контрагенту. При внедрении системы можно выбрать любой уровень детализации налогового учета НДС (контрагент, договор, документ, операция и т.д.). Пользователю достаточно заполнить необходимые реквизиты контрагента и вызвать команду формирования налоговой накладной. При записи налоговой накладной в реестр выполняется генерация проводок в налоговый учет. Форма накладной предварительно открывается на экране, что дает возможность проверить правильность документа в привычном виде.
Два учетных сценария
В системе возможны 2 сценария, по которым может идти дальнейший процесс.
- проводка по реализации может быть разнесена сразу;
- проводка генерируется по команде бухгалтера.
На больших предприятиях с удаленными складами документы выпускаются на складе и могут «потеряться» по пути в бухгалтерию. BS Integrator позволяет дополнительно контролировать наличие бумажных копий документа. Бухгалтер должен дополнительно «акцептовать» документ в системе и проводка в бухучет проводится только в этот момент. Правила определения стоимости (метод соотнесения) может быть указан для каждой номенклатуры индивидуально. Указывается он на этапе создания номенклатуры. Если тип не указан, используется базовый метод, действующий по предприятию (в Украине, как правило, используется FIFO).
Правила генерации проводок описываются в справочнике типовых операций и доступны бухгалтеру для самостоятельного заполнения и изменения. Система BS Integrator позволяет сгенерировать проводку отдельно и в бухгалтерский учет, и в управленческий учет. С точки зрения бухучета моментом реализации (а соответственно и временем отображения проводок в учете) является поступление в бухгалтерию подписанных накладных. С точки зрения управленческого учета - подтверждение кладовщиком отпуска товара со склада.
Для исправления ошибок в документе предусматривается несколько механизмов:
- сторнирование документа (для закрытых периодов),
- отмена проводок и/или отгрузки (используется, если операция еще находится в учетном периоде).
Стоит также отметить, что система BS Integrator различает дату операции и период баланса. Это позволяет сохранить оригинальную дату документа, но отразить его в балансе в другом месяце. Например, если документ имеет декабрьскую дату, но поступил в бухгалтерию только весной. В соответствии с правилами бухучета он должен быть отражен в текущем балансовом периоде.
Пора действовать
В зависимости от размеров предприятия стадии бизнес процесса могут совмещаться между собой или пропускаться. Оригинальным дополнением к автоматизации является реализация в системе BS Integrator концепции «push to action» («побуждение к действию»). Для пользователя это выглядит следующим образом, когда документ готов к выполнению следующего действия (например, склад отгрузил продукцию, а на следующем этапе бухгалтерия должна разносить проводки), бухгалтер, имеющий доступ на выполнение такого действия, получает специальное письмо по электронной почте. Оно содержит основные реквизиты документа и ссылки на возможные действия. Бухгалтеру остается выбрать мышкой необходимое действие и документ будет открыт автоматически.
Основными отличиями BS Integrator’а
от систем подобного класса
Процессный подход. Настройка программы осуществляется описанием бизнес процессов (состояния документов, действия, режимы ввода, печатные формы, процедуры и функции).
Уникальный подход к автоматизации. Сначала в системе описывается организационная и управленческая модель предприятия, затем выполняется процесс автоматизации (создание необходимых инструментов из типовых моделей).
Универсальность настройки (самостоятельно с помощью «галочек» или средствами разработки - специалистом).
Ведение одновременно разных балансов –
- в балансовых валютах, которые переоцениваются независимо
- в планах счетов (в случае работы предприятия в нескольких странах). Различают корпоративный и локальный план счетов
- по видам учета (например, бухгалтерский и управленческий);
- по каждому юрлицу, в рамках единой учетной базы корпорации
- по бизнес-юнитам или центрам ответственности
Комплексность и масштабируемость решения. В базовую поставку входят функциональные модули Финансы, Бюджеты, Платежи, ОС и НА, Продажи и CRM, Снабжение, Логистика, Производство, Orgware. Прикладную функциональность системы можно расширить самостоятельно без разработчика. Вся бизнес логика хранится в открытом формате.
Высокая безопасность. Ограничение прав доступа не только к функциональности, но и к данным по любым признаков.
Контроль и отчетность
Для последующего просмотра информации бухгалтеру предоставлены несколько инструментов:
- запросы – настраиваемые таблицы, которые спрашивают параметры отбора проводок из журнала операций. После выборки позволяют «на лету» фильтровать и группировать информацию в любых вариациях, подбивать суммы и редактировать аналитические признаки.
- журналы-ордера. Система предоставляет несколько их разновидностей. Настройка отчетных форм осуществляется специальным мастером.
- отчеты (оборотный баланс свернутый, развернутый по различным признакам, например по контрагентам, сотрудникам, валютам и т.д.)
Вся отчетность в системе строится в режиме реального времени (исключение составляет OLAP механизмы, обрабатывающие информацию «по требованию» или расписанию). Баланс считается непрерывно (закрытие периода осуществляется блокировкой прав на внесение или изменение информации в прошлых периодах. При необходимости открывать старые периоды может администратор системы. Пересчитывать сальдо нет необходимости – они считаются «на лету»).