Теория и методология оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций
| Вид материала | Автореферат |
- Теория, методология и практика организации бухгалтерского учета и контроля расчетов, 866.75kb.
- Теория и методология контроля внешнеэкономической деятельности хозяйствующих субъектов, 490.97kb.
- Курс семестр Трудоемкость дисциплины в часах Форма итогового, 48.44kb.
- Современые решения задач учета энергоресурсов, 68.37kb.
- Положение об автоматизированной информационной системе учета и контроля лиц, транспортных, 712.89kb.
- О системе управления качеством и безопасностью медицинской деятельности в части контроля, 3608.42kb.
- «Адыгейский государственный университет», 751.31kb.
- Теория и методология управления рисками в туристско-рекреационном комплексе, 758.54kb.
- Автоматизации бухгалтерского учета необходимый элемент системы управления вузом, 38.94kb.
- Теория и методология бухгалтерского учёта капитала, 898.67kb.
3. Создание оперативной учетно-контрольной системы, направленной на обеспечение необходимой информацией руководителей всех уровней управления
Исследование связей между оперативным учетом и контролем позволило объединить их в единую оперативную учетно-контрольную систему и тем самым достичь синергетического эффекта.
Информационное пространство, в котором приходится функционировать строительным организации (в данном случае мы имеем в виду как внешнее, так и внутреннее информационное поле), ставит руководство перед необходимостью систематизации полученной информации, поиска общего в частном, постоянного в изменяющемся.
Оперативная учетно-контрольная система является важной составляющей общей системы управления организацией.
Оперативный учет выступает системообразующим элементом оперативной учетно-контрольной системы, от него в решающей степени зависит функционирование и жизнеспособность учетной системы в целом, так как он является базой для контроля, а результаты контроля в свою очередь служат основанием для принятия адекватных управленческих решений.
Оперативная информация о происходящих бизнес-процессах методами оперативного учета преобразуется в первичную исходную информацию, используемую в системе управления хозяйствующего субъекта.
Эффективно работающая оперативная учетно-контрольная система позволяет:
- повысить интеллектуальные возможности бизнеса;
- оптимизировать планирование;
- усовершенствовать процессы принятия решений;
- повысить рыночную привлекательность организации;
- расширить информационную компетентность;
- создать единую среду сотрудничества.
Таким образом, внедрение оперативной учетно-контрольной системы следует рассматривать как инновационный подход, направленный на приобретение новых конкурентных преимуществ и получение реальной экономической отдачи от вложенных в систему средств.
Исследования автора позволили определить взаимосвязи оперативной учетно-контрольной системы с релевантными концепциями управления, что отражено на рис. 6.
Рисунок 6 – Оперативная учетно-контрольная система в системе управления
Оперативная учетно-контрольная система является неотъемлемой частью и своего рода двигателем системы управления хозяйствующего субъекта. Эффективность ее функционирования зависит от степени интеграции в системы управления.
Предложения по созданию оперативной учетно-контрольной системы направлены на повышение эффективности внутреннего взаимодействия строительных организаций, опирающихся на систему точек контроля, которые позволяют оптимизировать процессы деятельности строительной организации с позиции управляемости и контролируемости. При этом необходимо построить производственно-хозяйственные процессы таким образом, чтобы минимизировать количество точек контроля или организовать процесс таким образом, чтобы объекты были максимально прозрачны для учета и контроля.
В строительстве разрабатывается большое количество норм и нормативов функционирования, необходимых для сравнения с ними фактических данных, которые могут подавить всю систему контроля чрезмерным потоком информации. Возникает проблема выбора ключевых точек, по которым можно было бы контролировать состояние и поведение объекта по определенным характеристикам.
В связи с этим субъектам контроля, специалистам – производителям работ– необходимо выделять ключевые (стратегические) точки, чтобы по поступающей информации предпринимать соответствующие опережающие решения.
Оперативная учетно-контрольная система направлена на осуществление постоянного мониторинга происходящих процессов в управляемом объекте относительно заданной программы его развития, помогает вскрывать причины возникающих отклонений, неиспользование резервов и возможностей повышения эффективности строительного производства, готовит варианты оптимальных решений по устранению складывающейся ситуации.
4. Методические подходы к организации оперативного учета и контроля
в строительном производстве
Эффективно работающая оперативная учетно-контрольная система позволяет систематически отслеживать и выявлять факторы, влияющие на планируемые показатели развития организации с учетом изменений рыночной ситуации и условий производства, что повышает аналитическую ценность этой системы для принятия управленческих решений. На рис. 7 представлен процесс функционирования оперативной учетно-контрольной системы.
Функционирование рекомендуемой системы позволит ответственным лицам и исполнителям осуществлять контроль по всем объектам учета движения и использования материально-производственных ресурсов.
Успех любого хозяйствующего субъекта зависит от того, насколько система учета подчинена достижению намеченных целей. Для достижения любой цели требуется решить некоторый набор строго или нестрого детерминированных задач.
Рисунок 7 – Функционирование оперативной учетно-контрольной системы в
строительных организациях
Организация, определив цели деятельности, формирует план, определяет текущие задачи по выполнению. При реализации поставленных задач необходимо учитывать организационную структуру организации, особенности технологии выполняемых работ и кадровый потенциал.
Оперативный учет строительного производства должен охватывать все циклы, которые являются объектами управления: подготовку производства, материальные, трудовые и финансовые ресурсы, основное и вспомогательное производство, реализацию выполненных работ и прочее, т. е. должен полно и всесторонне отражать различные аспекты деятельности организации.
В производственном процессе строительства оперативный учет выполняет следующие задачи:
- получение достоверной информации о состоянии обеспеченности производственных процессов всеми видами ресурсов и ходе выполнения плановых заданий производственными подразделениями;
- предоставление своевременной информации для контроля и регулирования текущего хода производства и управления деятельностью организации в целом;
- своевременное и объективное отражение результатов производственной деятельности организации.
Какими бы стабильными ни были производственные программы и оперативные задания участкам или отдельным рабочим, в процессе выполнения работ неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. К ним относятся задержки в поставках материалов, неукомплектованность рабочих кадров, несоблюдение графика потребности в строительных машинах и механизмах и др. Своевременный, полный и точный учет перечисленных отклонений позволяет не только осуществлять контроль, но и оперативно регулировать ход строительного производства, направляя его протекание в соответствии с разработанным планом.
Показатели оперативного учета должны не только отражать фактический ход строительного производства, но и регистрировать любое отклонение от плановых заданий и норм, т. е. должны отражать состояние производственного процесса, а именно:
- фактический объем выполненных работ участками и бригадами;
- движение материалов по операциям технологического процесса;
- состояние незавершенного производства;
- дефекты и брак в производстве;
- потери, вызванные простоями технологического оборудования и рабочих.
Принципы построения системы оперативного учета во многом определяются особенностями организации процессов производства, а также уровнем развития используемых информационных технологий. В целом такая система должна отвечать следующим требованиям:
- обладать высокой оперативностью по сбору и обработке
информации, обеспечивая регистрацию информации в режиме реального времени (т. е. непосредственно за совершением фиксируемых событий);
- исключать дублирование в работе каждого звена системы (однократность фиксации данных в ходе оперативного учета и многократность их использования на различных уровнях управления);
- обеспечивать предварительную обработку информации в пунктах сбора для целей оперативного использования полученных данных;
- исключать передачу избыточных данных руководителям и менеджерам пользователям информации;
- минимизировать количество хранимых данных (в системе
оперативного учета должен храниться многократно используемый минимум базовых данных, необходимый и достаточный для расчета различных производственных показателей);
- обеспечивать возможность синтезирования полученной информации в необходимом для управления разрезе;
- обеспечивать получение достоверной информации, что предполагает решение вопросов об ответственности персонала за ввод данных.
В процессе учета и контроля хода строительного производства осуществляется всесторонняя оценка его функционирования. Объективными характеристиками протекания производственного процесса являются экономические показатели.
В целом для учета строительного производства необходимы две группы показателей:
- показатели, отражающие результаты производства, т. е., характеризующие количество и качество производимой продукции;
- показатели, характеризующие наличие и использование производственных ресурсов (материальных и трудовых).
При определении состава показателей, используемых для оценки функционирования объекта управления, должно учитываться совокупное влияние конкретных условий, характеризующих как объект, так и субъект управления (табл. 2).
Таблица 2 - Примерный перечень итоговых показателей, используемый для
оперативного учета и контроля строительного производства
| № п/п | Структура управления | Наименование показателя | Единицы измерения |
| 1. | Организация | объем производства работ (продукции) | тыс.руб. |
| объем производства работ (продукции) по видам работ | шт., м, м2, м3 | ||
| численность работающих | кол-во чел. | ||
| фонд заработной платы работающих | тыс.руб. | ||
| себестоимость продукции | тыс.руб. | ||
| 2. | Стройплощадка | объем производства работ (продукции) по видам работ | тыс.руб., чел.-ч, чел.-дн. |
| численность работающих | кол-во чел. | ||
| фонд заработной платы работающих | тыс.руб. | ||
| затраты на производство работ (продукции) | тыс.руб. | ||
| 3. | Участок (бригада) | объем производства работ (продукции) по видам работ | шт., м, м2, м3 |
| численность работающих | кол-во чел. | ||
| среднедневная (среднечасовая) выработка рабочего | шт., м, м2, м3, чел.-ч, чел.-дн. | ||
| затраты на производство работ (продукции) | тыс.руб. | ||
| 4. | Рабочее место | объем производства работ (продукции) по видам работ | шт., м, м2, м3 |
| среднедневная (среднечасовая) выработка рабочего | шт., м, м2, м3, чел.-ч, чел.-дн. | ||
| затраты на производство работ (продукции) | шт., м, м2, м3 |
Оперативный контроль целесообразно проводить по следующим этапам:
1) сравнение фактических значений контролируемых показателей с запланированным уровнем;
2) определение значимости (существенности) отклонений в случае их возникновения;
3) определение причин и виновников отклонений;
4) установление причинно-следственных связей;
5) подготовка аналитической информации для менеджеров функциональных подразделений.
Для учета причин, оказывающих влияние на те или иные показатели функционирования производства, и выявления факторов, с помощью которых можно воздействовать на процесс производства в целях достижения запланированного уровня, необходимо построить модель причинно-следственных связей, возникающих между параметрами, характеризующими процесс производства. Модель должна включать все основные показатели, используемые для оценки производственной деятельности строительного участка, возможные причины их отклонений от запланированного уровня и взаимосвязи. Фрагмент модели, отражающей причинно-следственные связи на строительном участке, представлен на рис. 8.
Рисунок 8 – Модель причинно-следственных связей выполнения
строительных работ
Информация, характеризующая основные причины срывов в процессе производства, должна оперативно поступать руководителям функциональных служб и производственных подразделений, ответственным за подобные срывы.
В процессе осуществления оперативного контроля путем соответствующей обработки учетных данных создается информационная база, необходимая для поиска путей приспособления производства к изменениям внешней среды, предварительной оценки результатов маневрирования производственными ресурсами, выявления и вовлечения неиспользованных резервов, определения возможностей рационального использования ресурсов (оборудования, персонала), изучения факторов, отрицательно или положительно влияющих на деятельность производственных подразделений, принятия оригинальных, нестандартных решений по управлению производством.
Рассматривая систему оперативного учета и контроля в строительных организациях, необходимо отметить, что основным источником информации для них является производственная документация.
5. Оперативный учет и контроль накладных расходов и лимитированных затрат строительного производства
Сметная стоимость строительно-монтажных работ как основная составляющая сметной стоимости всей строительной продукции складывается из прямых затрат, накладных расходов и сметной прибыли.
Суммы накладных расходов и сметной прибыли определяются по нормативам в процентах от величины средств на оплату труда рабочих в текущих ценах в составе сметных прямых затрат.
Для сопоставления сметной величины с фактическими расходами накладных расходов подрядные организации должны составлять смету накладных расходов по всем статьям, включенным в перечень статей затрат. По каждой статье затрат накладных расходов, в свою очередь, необходимо разрабатывать отдельные сметы (калькуляции), на основе которых определяется общая сумма и структура накладных расходов, но, как показали исследования, данная норма не всегда соблюдается строительными организациями.
Исследования выявили, что в строительных организациях наблюдается несоответствие отражаемых сумм накладных расходов, определенных в бухгалтерском учете, их величине, указанной в актах выполненных работ. В целях своевременного выявления имеющихся отклонений целесообразно вести оперативный учет таких расходов по их статьям.
Информация по фактической абсолютной величине накладных расходов формируется на основе первичных документов. Накопительный регистр оперативного учета накладных расходов целесообразно вести нарастающим итогом с начала строительства объекта, промежуточные итоги выводить по мере подписания промежуточных актов выполненных работ.
С целью определения полной сметной стоимости объекта строительства, необходимой для осуществления расчетов за выполненные работы между заказчиком и подрядчиком, в конце объектной сметы к стоимости строительно-монтажных работ, определенной в текущих ценах, добавляются сопутствующие, так называемые лимитированные затраты (по лимитам Госстроя России).
К лимитированным затратам, как правило, относят затраты на строительство и разборку временных зданий и сооружений, дополнительные затраты при производстве строительно-монтажных работ в зимнее время и резерв средств на непредвиденные работы и затраты.
В целях обоснованного отнесения лимитированных затрат на счета по учету затрат строительного производства строительным организациям рекомендуется обеспечить их оперативный учет, который позволит своевременно определить отклонения фактических затрат от норм, указанных в сметной документации.
При возведении временных зданий и сооружений строительным организациям необходимо составлять смету фактических расходов, в которой должны быть предусмотрены затраты, связанные с их разборкой.
Учитывая тот факт, что временные нетитульные здания и сооружения при вводе в эксплуатацию учитываются на счет 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», а при ликвидации списываются на накладные расходы, то возникает необходимость оперативно отслеживать величину фактических затрат и соотносить их с ответствующей нормой в составе накладных расходов.
Определяя дополнительные затраты, связанные с усложнением производства работ в зимнее время, также необходимо установить их плановое значение, особенно по затратам, которые не учтены в нормативах.
Своевременное выявление отклонений позволит строительным организациям по возможности провести необходимую корректировку, тем самым обеспечить снижение затрат и рациональное использование имеющихся ресурсов.
- Технология процесса бюджетирования
в строительных организациях
В рыночных условиях строительным организациям приходится решать множество вопросов, в частности, оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов.
В жесткой конкурентной среде бизнеса строительным организациям нужна эффективная система планирования, основанная в том числе и на информации оперативного учета. Для этого необходима синхронизация всех организационных функций, которая может быть осуществлена путем построения взаимоувязанных плановых документов бюджетов.
Процесс бюджетирования рассматривается как технология составления согласованной по всем структурным подразделениям или функциям программы функционирования организации, основанной на прогнозах изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность организации, расчетах финансовых и нефинансовых показателей деятельности, а также механизмах оперативного учета и контроля, которые позволяют установить отклонения и обеспечивают руководителей своевременной информацией, помогающей в решении возникающих проблем.
На рис. 9 представлена схема, отражающая методологию процесса бюджетирования, применение которой на практике позволит установить взаимосвязи происходящих в организации бизнес-процессов с принимаемыми решениями, направленными на достижение установленных целей.
Таким образом, бюджетирование представляет собой комплексную процедуру, увязывающую различные аспекты деятельности организации, соизмеряющую ресурсы, необходимые для выполнения установленных программ, координирующую отдельные бизнес-процессы таким образом, чтобы все структурные подразделения согласованно работали для достижения стратегических целей.
Оперативная учетно-контрольная система должна обеспечивать оперативную обработку «индикативных» сигналов текущей производственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью получения информации о результатах текущего исполнения бюджетов для оценки и анализа возникающих отклонений.
Данные, полученные оперативной учетно-контрольной системой, подлежат формализации и агрегированию для представления руководству с целью принятия оптимальных управленческих решений по регулированию отклонений. Для совершенствования процесса бюджетирования полезно стандартизировать и унифицировать формы представления плановых и отчетных данных. Обязательным условием является соблюдение единой учетной политики всеми подразделениями организации, а также обязательное соблюдение временного и конструкционного регламента бюджетов, стандарта «сопоставимости» финансовой отчетности.
В процессе бюджетирования следует разрабатывать рациональное количество бюджетов, детализируя натурально-стоимостной (операционный) и финансовый подбюджеты, что позволит менеджерам более оперативно принимать управленческие решения.
Для управления бюджетными процедурами необходимо выделить субъекты бюджетирования и определить их основные функции. После этого целесообразно формализовать процедуры планирования. Необходимо утвердить специальным распоряжением руководства организации форматы плановых и отчетных документов, процедуры разработки, порядок отчета о выполнении. Выполнение этого распоряжения будет способствовать как повышению дисциплинированности специалистов, вовлеченных в выполнение бюджетов, так и общей эффективности обмена оперативной информацией в рамках бюджетирования.
Данные оперативного учета в системе бюджетирования помогают увидеть оперативные текущие результаты деятельности организации в разрезе видов деятельности, видов продукции, центров доходов и центров затрат.
Проведенное исследование позволило выявить особенности процесса бюджетирования в строительных организациях, которые зависят от специфики их деятельности. К ним относятся:
- планирование, которое затрагивает длительный инвестиционный период;
- жесткая регламентация работ (проектно-сметная документация);
- необходимость применения календарных методов планирования;
- возможность применения аналогового планирования.
Планирование строительной деятельности строго регламентировано, на каждый проект (объект) разрабатывается проектно-сметная документация, в которой затраты жестко нормируются (применяются нормативные базы сметных цен и норм). Для формируемых бюджетов проектно-сметная документация является одним из основных источников планирования расходов по статьям и видам выполняемых работ.
В строительстве отсутствует нормативная база по планированию строительных работ, поэтому целесообразно применять так называемое аналоговое планирование. Несмотря на то, что строительство каждого объекта в целом индивидуально, многие этапы работ по разным объектам могут совпадать или незначительно отличаться.
Для стабильной работы и развития необходимо осуществлять оперативный контроль деятельности организации как инструмента, позволяющего руководству и сотрудникам организовывать исполнение бюджета в соответствии с утвержденными планами, а также обнаруживать возможные отклонения еще до того, как они произойдут в реальности.
В связи с этим можно сделать вывод, что эффективный оперативный контроль требует определенной технологии оперативного планирования, позволяющей спроецировать плановые показатели бюджета на ежедневную деятельность организации как базу для контроля поступающих фактических данных.
Весьма важно подчеркнуть, что оперативный контроль позволяет не только отслеживать изменения отдельных показателей и вносить изменения в режиме реального времени, но и отследить всю совокупность причинно-следственных связей, повлиявших на те или иные отклонения. Выявленные недостатки, обобщенные и структурированные по группам причин, могут позволить избежать тех или иных ошибок планирования в будущем.
Оперативный контроль, с одной стороны, позволяет оценить, насколько эффективно работала организация в соответствующем бюджетном периоде. По данным контрольной информации можно судить о ее потенциале, эффективности работы руководителей подразделений, о качестве бюджетного планирования и инвестиционной привлекательности. С другой стороны, информация контроля позволяет понять основные проблемные, узкие места в производстве, снабжении, сбыте, финансовой работе, а также предоставлять данные о необходимой корректировке деятельности организации для того, чтобы выполнить намеченные цели.
Система бюджетирования вместе с оперативной учетно-контрольной системой исполнения бюджета позволяет не только повысить общую эффективность работы организации, но и сделать ее деятельность более прогнозируемой и контролируемой руководством.
По результатам исследования деятельности строительных организаций в части управления финансовыми потоками, осуществления оперативного учета и контроля движения денежных средств в краткосрочном периоде планирования предложен автоматизированный модуль бюджетирования, охватывающих все стадии движения денежных средств.
В целях реализации задач оперативного учета в рамках бюджетирования все доходы и расходы в строительной организации рассматриваются в двух направлениях: по реализуемым проектам и центрам финансовой ответственности (структурным подразделениям). По указанным направлениям на основе заявок формируются и утверждаются бюджеты, проводятся текущие контрольные мероприятия, обобщаются результаты работы.
Автоматизированное составление и согласование заявок позволяет не только экономить время работников, руководителя, бухгалтерии, но и постоянно отслеживать состояние исполнения бюджетов, отклонения от запланированных показателей, повышает ответственность работников и кроме того напрямую связано с бюджетом движения денежных средств в части фактического исполнения.