Многоликий управленческий учет
| Вид материала | Документы |
- Учебная программа (Syllabus) Дисциплина: управленческий учет специальность, 379.28kb.
- М. А. Вахрушина Современный бухгалтерский управленческий учет можно определить как, 414.66kb.
- Рабочей программы дисциплины Управленческий учет и учет персонала (наименование), 22.91kb.
- Темы курсовых работ по дисциплине «Бухгалтерский управленческий учет» Управленческий, 18.17kb.
- Концепция управленческого учета Управленческий учет, 263.57kb.
- Программа обучения по дисциплине (Syllabus) для студентов > Сведения о преподавателе:, 2892.72kb.
- Тесты. Подраздел управленческий учет. Управленческий учет отличается от финансового, 220.37kb.
- Тематика курсовых работ по дисциплине «Бухгалтерский управленческий учет» Тематика, 40.73kb.
- М. А. Бухгалтерский управленческий учет. Учебник, 1066.69kb.
- Методические указания к изучению курса «управленческий учет и принятие решений», 338.51kb.
Многоликий управленческий учет
Каковы реалии управленческого учета на украинских предприятиях? Результаты проведенного опроса показали, что в условиях кризиса важность управленческого учета на предприятии отметили 75% руководителей предприятий. При этом 70% респондентов отметили сокращение затрат на информационные технологии.
Исследования показали, что в арсенале информационных технологий первое место уверенно занимает Excel (65%) с большим отрывом от «самописных» продуктов на платформе 1С Предприятие 7.7 (28%). На почетном третьем месте – продукты платформы 1С Предприятие 8 (около 7%) с встроенными решениями по финансовому планированию и бюджетированию. При этом степень удовлетворенности от использования данными продуктами, как инструментом для ведения управленческого учета, распределилась обратно пропорционально перечисленным выше местам. Последнее место по удовлетворенности от использования занял Excel. Хотя, похоже, что пользователи уже притерпелись.
Ожидаемые результаты
Оказывается, среди опрошенных фирм 82% предприятий эти вопросы решаются силами собственных специалистов (финансовых аналитиков и программистов). На втором месте – использование услуг частных предпринимателей (в основном, программистов). Несколько фирм обращалось к услугам консалтинговых компаний. И лишь одна (!) компания в вопросах автоматизации бюджетирования положилась на фирму 1С-франчайзи.
Что касается технических решений при автоматизации управленческого учета, а именно консолидации данных по группе компаний, которые разнесены как по видам бизнеса, так и территориально. Здесь результаты оказались к сожалению прогнозируемыми. Только одна компания уже успела воспользоваться всеми преимуществами платформы 1С 8.2. Удаленные филиалы компании работали в единой базе через WEB-интерфейс. Остальные решали вопросы по-разному: через распределенные базы данных (на платформе 7.7), через получение и консолидацию отчетов в Excel.
При всей неожиданности результатов подобный подход нельзя не обозначить как прагматичный и наполненный здравым смыслом. Excel – это та азбука, с которой начинается работа по финансовому анализу работы предприятия.
Управленческий учет без подготовки
Excel – программа, которая не требует для ее использования специальной подготовки. Руководители предприятий, не имеющие экономического образования, легко и быстро ориентируются в электронных таблицах, и нередка ситуация, когда главный бухгалтер готовит различные отчетные выборки именно в этом формате. Ситуация однако, осложняется тем, что в бухгалтерской программе просто не учитывается ряд данных:
- аналитика по движению денег, – а движение денег по «директорской» кассе и вовсе не отражается в бухучете,
- товарооборот в документах для бухгалтерии может отличаться от реальных отгрузок или поставок,
- производственная калькуляция для регламентированного и реального учета тоже зачастую существенно разнится.
Тем не менее, если отдельные листы электронных таблиц посвящены именно этим недостающим данным, ячейки связаны между собой формульно, то построить модель управленческого учета и бюджетирования в Excel – это реально.
Как правило, такая модель организации управленческого учета на предприятии обрастает необходимым положениями:
- об организационной структуре предприятия,
- о финансовой структуре предприятия,
- об управленческой учетной политике,
- о бюджетных регламентах и т.д.
При четкой организации работа в электронных таблицах позволит получить не только баланс и ключевые показатели деятельности, по которым принимаются решения, но и воспользоваться сводными таблицами, когда набор данных можно представлять в различных измерениях. Например, товарооборот оценивать:
- в разрезе покупателей (кто входит в 20% покупателей, дающих 80% дохода/прибыли),
- в разрезе товаров (какой товар входит в 20% «звезд», дающих 80% дохода/прибыли),
- то же по отношению к менеджерам или поставщикам.
Среди финансовых директоров и главных бухгалтеров есть настоящие виртуозы Excel, способные получать с его помощью ценнейшие управленческие данные. Но, конечно, большинство сталкивается с множеством ограничений, которые свойственны несовершенному инструменту.
Самая серьезная проблема электронных таблиц – это необходимость извлечения вручную данных оперативного учета, это сложности с перерасчетом данных, если хоть одна цифра изменилась, это крайняя сложность построения баланса, потому что в электронных таблицах нет контроля двойными записями. Но самое главное – залогом достоверности данных может служить только профессионализм и добросовестность специалистов, работающих с программой Excel.
Случай из практики. В состав компании входило несколько предприятий – завод по производству теплотехнического оборудования, оптово-розничное предприятие по продаже товаров производственного назначения, несколько частных предпринимателей и управляющая фирма. Перед финансовой службой стояли задачи демонстрации роста прибылей головного предприятия, оформленного в виде открытого акционерного общества, оптимизации налогообложения в целом по компании и увеличения денежных потоков, причитающихся учредителю. Все эти противоречивые задачи решались в Excel. И как?
Сотрудник, отвечавший за регистрацию дебиторской задолженности, конфликтовал с завскладом, фиксировавшим суммы отгрузок, а они оба - с бухгалтерией, чьи акты сверок не совпадали с данными складской и финансовой служб. Финансист, правивший назначение платежей, не редко забывал установить истинный смысл операции, и только шок от полученных финансовых результатов заставлял финансистов перепроверять и уточнять данные. Постоянное внесение данных «задним числом» в одних таблицах без корректировок зависимых оборотов в других еще больше усугубляло ситуацию.
Рекомендация могла быть только одна: ведение оперативного и управленческого учета в единой для всей компании специализированной программе класса ERP. За основу было взято 1С Предприятие 8.
Управленческий учет на платформе 1С 7.7
Следующий инструмент, который с успехом используется для ведения управленческого учета - это базы оперативного учета, которые исторически строились на платформе 1С 7.7. В этих базах оперативный управленческий учёт ведется методом двойной записи, что позволяет быть уверенным в достоверности фактических данных.
Так, если через кассу директора проходят «откаты» покупателям, то показатель прибыльности этого покупателя будет рассчитан с учётом «левых» платежей. Если в расчётах с поставщиком вы пишите в официальной накладной один товар, а на деле понимаете под этим совсем другой товар, которого в накладной нет и вовсе, то в базе оперативного учёта все будет отражено достоверным образом. И если вы проведете инвентаризацию склада, то обязаны будете увидеть именно те товары, которые числятся в остатках по базе управленческого учёта. Характерно, что у умелых хозяйственников остатки по базе управленческого учета всегда совпадают с остатками по базе регламентированного учёта - долгие годы работы в новых экономических условиях не прошли даром.
В базах оперативного учёта 1С 7.7 создаются надстройки – планирование денежных потоков и контроль платежей, учет и планирование доходов и расходов по видам бизнеса, отчеты по задолженностям в разрезе их сроков, отдельные показатели деятельности. Случай из практики. У фирмы было два учредителя. Оба не имели экономического образования, но у одного были идеи и талант организатора, а у другого деньги. Первый взял в свои руки управление (в качестве директора) и единолично вел управленческий учет на предприятиис Основной учетной системой была 1С 7.7, переделанная под нужды директора программистом 1С.. Второй учредитель (инвестор) в качестве независимого источника информации параллельно использовал отчеты, которые готовил главный бухгалтер в Excel'e (с учетом «серых» данных).
А вы знаете, где найти бесплатные разработки для управленческого учета?
Результаты такого программного творчества в этой и областях учета можно увидеть, например, на сайте клуба профессионалов 1С 1c.proclub.ru. Набрав в поисковике сочетания «форум 1С», можно найти и другие ресурсы с полезными наработками. Каталог разработок, официально признанных 1С, но уже платных, есть на сайте головного разработчика www.1c.ru в разделе «Каталог программных продуктов, получивших сертификат и логотип «Совместимо! Система программ 1С: Предприятие». Здесь вы найдете и «Конструктор финансовых отчетов», и «Бюджет движения денежных средств», и «Управленческий баланс» и многое другое.
Через несколько месяцев работы данные двух систем стали разительно отличаться. По данным директора предприятие работало с хорошей прибылью. По данным главного бухгалтера оно было глубоко убыточным. Инвестор потерял доверие к директору, и принял решение продать бизнес. А потенциальный покупатель бизнеса, заказавший независимый аудит управленческого учета, понял, что причина расхождения – ошибки в методологии учета, как запрограммированные в 1С, так и отраженные в Excel’e. Ценой таких ошибок для учредителей стала продажа бизнеса, в который было вложено 200 тысяч долларов, по цене, втрое меньшей первоначальных инвестиций. Но наивысший балл по удовлетворенности работы получили продукты платформы 1С 8
Профессионал управленческого учета - 1С 8
Это и не удивительно. Ведь в этих разработках был учтен лучший опыт разработчиков 7.7. То, что можно измерить человеко-годами работы программистов, вошло в конфигурации 1С 8 в виде стандартного функционала. Пользователям этих продуктов теперь не надо продумывать собственные модели учета. Все уже включено в функционал в виде квинтэссенции опыта лучших финансовых аналитиков.
Так, популярен среди руководителей малых и средних предприятий продукт «1С: Управляющий 8». Эта программа предназначена для отражения реальных хозяйственных операций. А основными потребителями отчетности, которая формируется программой, являются топ-менеджмент компании, ее владельцы и инвесторы.
В программу вводится информация о всех основных сферах деятельности предприятия – движении денег, товаров, имущества, задолженностей, капитала. Данные можно вводить как непосредственно в программу, так и экспортировать их из типовых конфигураций 1С, как 7.7, так и 8 (такие механизмы предусмотрены). Учет ведется по видам бизнеса, общие издержки распределяются между ними согласно механизму, который настраивает сам пользователь.
Очень важно, что программа «1С: Управляющий 8» проста в использовании и не требует специального экономического образования. Так, проводка «Дебет-Товар, Кредит Контрагент» будет понятна без лишних пояснений. Так же просты и понятны отчеты по доходам и расходам, движению денег, прибыльности в разрезе видов бизнеса/компаний или подразделений/проектов (при этом используется только нужная аналитика). Любой отчет допускает детализацию до уровня документа, как в обычной учетной системе. Программа позволяет также вести элементарное планирование хозяйственной деятельности – в разрезе денежных потоков и доходов/расходов и проводить в дальнейшем сравнение плана и факта.
Продумана и система защиты информации. Каждому пользователю прописываются в системе свои права, и заглянуть, например, в «директорскую» кассу, никому, кроме директора не удастся.Что даст внедрение такой системы на вашем предприятии? В первую очередь, возможность принимать управленческие решения на основе взвешенного анализа. Или, например, стоит вопрос «Какое направление бизнеса рентабельно, а какое следует закрыть?» Такой анализ можно проводить по сотрудникам и начислять зарплату в соответствие с прибылью, которую сотрудник приносит предприятию.
Сказанное можно отнести и к товарным группам. Здесь дополнительно можно провести эксперименты по ценообразованию, например, «А что, если повысить цены на уникальные и ходовые товары» или «Отказаться от малорентабельных, но не в ущерб общей удовлетворенности покупателей?». Можно оценивать целесообразность тех или иных расходов или ставить планы по покупкам (затратам) в прямую зависимость от результатов работы подразделения.
Если в систему не введены какие-либо данные, то программа, в отличие от Excel’a, позволит это с легкостью обнаружить. Анализ хоз деятельности можно выполнять в реальном времени (конечно, если данные в систему тоже вводятся в реальном времени). А оперативное введение данных обеспечивается как импортом данных (из «Клиент-банка», «1С Бухгалтерии» и т.д.), так и сотрудниками, особенно, если их зарплата зависит от финансовых показателей, рассчитываемых программой.
Такая программа – рабочий инструмент директора. Альтернатива – возложить функции подготовки управленческой отчетности на главбуха или финансового аналитика. Но для небольших и даже средних компаний гораздо рентабельнее однократно приобрести программу (при цене от 4128грн.), чем ежемесячно оплачивать труд профессионала.
Впрочем, управленческий учет, как часть стандартного функционала, есть в большинстве продуктов 1С. Это и конфигурации «Управление торговлей» (УТ), и «Управление торговым предприятием» (УТП), и «Управление производственным предприятием» (УПП).
В УТ и УТП набор отчетов для руководителя достаточно велик, присутствуют элементы планирования.
В этих программах можно планировать и контролировать состояние продаж, закупок, платежей; складской модуль имеет инструментарий для оптимизации запасов с учетом заказов поставщикам. Здесь доступен анализ эффективности работы менеджеров и есть блок «управленческой» зарплаты; модуль ценообразования разработан с учетом политики лояльности покупателей. В этих программах реализована мощная система отчетов с настройкой пользователем разнообразных фильтров и группировок, современные методы управления взаимоотношения с клиентами, а также многосторонний «Рапорт руководителю».
А вот в УПП дополнительно блок планирования позволяет построить полностью замкнутую бюджетную модель. И не просто построить, но и автоматизировать многие рутинные и трудоемкие операции – пересчет зависимых статей при планировании, актуализацию бюджетов на начало бюджетного периода. В УПП сопоставление плана и факта, единожды настроенное, дает возможность автоматически проводить план-фактный анализ по данным оперативного учета.
В этой же базе можно контролировать соблюдение бюджетной дисциплины. Так, заявка на платеж, превышающая бюджетные лимиты по данной статье движения денег, просто не сможет быть исполнена. Можно сказать, что автоматизация управленческого учета и бюджетирования на основе УПП (даже если собственно производство отсутствует) – это решение, близкое к идеальному. Это решение, подчеркнем, накладывает обязательство ведения учета всех подразделений или компаний холдинга в единой базе. И уже в силу этого оно является наиболее трудоемким по процессу внедрения.
Случай из практики. Идет очередное заседание участников проекта по инвестиционной поддержке предприятий малого и среднего бизнеса. Проект инициирован Госкомпредпринимательства. Задача проекта – свести вместе европейских инвесторов и развивающиеся коммерческие предприятия Украины. Участники готовят бизнес- планы и обсуждают их совместно с коучами – сотрудниками консалтингового агенства инвестиционного менеджмента. Рассмотривается очередной пункт бизнес-плана – финансовые результаты предприятия за последние три года. И тут оказывается, что у трех десятков предприятий, которые отобраны как флагманские в своей отрасли, финансовые результаты на грани рентабельности! Парадокс?
«А кто же будет показывать в налоговых декларациях свои реальные прибыли?» – восклицает в сердцах один из директоров и все соглашаются с ним…Претендовать же на инвестиции смогли лишь фирмы, имеющие реально поставленный, отраженный в учетной системе управленческий учет, основанный на достоверных фактических данных, подтвержденных соответствующими первичными документами.
Альтернативное решение
Альтернативный вариант для предприятий, входящих в состав холдинга – это консолидация данных управленческого учета в одноименной программе 1С Консолидация. Основа отчетности в этой программе – аналог электронных таблиц. Строить и настраивать алгоритмы расчетов и взаимосвязи между бюджетами в них так же просто, как в Excel. Но удобств уже значительно больше. Программа может напрямую подключаться к базам оперативного учета (1С:7.7, 1С:8 – любых самописных конфигураций ) и извлекать данные из движений по плану счетов, регистрам и данным документов путем заранее настроенных запросов. Шаблоны бизнес-процессов бюджетирования (где планируется формат и последовательность подготовки бюджетов, сроки, ответственные) запускается в режиме on-line и получить отчет о состоянии бизнес-процесса можно в любой момент. Ведение архива доработок, корректировок бюджета тоже построено в дружественном пользователю интерфейсе. Модуль «Казначейство» позволяет вести сосредоточенное в едином центре управление денежными потоками всего холдинга – с контролем за исполнением бюджетной дисциплины.
А совсем недавно увидело свет еще одно локализированное для Украины решение – «1С:Предприятие 8. Управление корпоративными финансами для Украины». Так что выбор есть, и отечественному бизнесу есть куда развиваться.Редакция еженедельника «Дебет-кредит» благодарит за помощь в подготовке материала компанию НЭЦ «Инфосервис», специализирующуюся на внедренческих услугах по управленческому учету , а также ее директора Александра Носырева.