Geum.ru

Архивная практика

Вид материалаПрограмма курса

Содержание


Архивная практика
Издательство «Универс-групп»
Пояснительная записка
Содержание практики и методические указания
Раздел 2. изучение комплектования архива
Раздел 3. изучение обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов
Раздел 4. изучение научно-справочного аппарата архива
Раздел 5. изучение работы по использованию
Список литературы
Учебная литература
Специальная литература
Подобный материал:
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»


АРХИВНАЯ ПРАКТИКА




Программа и методические указания




Самара 2009




ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ


Кафедра отечественной истории и историографии

Кафедра документоведения


АРХИВНАЯ ПРАКТИКА




ПРОГРАММА И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ДЛЯ СТУДЕНТОВ СПЕЦИАЛЬНОСТИ 032001.65 «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»



Самара


Издательство «Универс-групп»

2009

Печатается по решению Редакционно-издательского совета Самарского государственного университета
Архивная практика: программа и методические указания для студентов специальности 032001.65 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / сост. Н.А. Санникова. - Самара: Изд-во «Универс-групп», 2009.- 12 с.



Программа курса «Архивная практика» является необходимым пособием для студентов исторического факультета для успешного прохождения учебной практики, проводимой на базе государственных архивов Самарской области.


Составитель: к.и.н., доц. Н.А. Санникова

Научный редактор: д.и.н., проф. Ю.Н. Смирнов

Рецензент: д.и.н., проф. Л.М. Артамонова


СОДЕРЖАНИЕ


Пояснительная записка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Содержание практики и методические указания . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

Список литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …………12


ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Учебная практика студентов исторического факультета, обучающихся по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления», является частью учебного процесса, проводится на базе государственных архивов и направлена на выполнение государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников высшего учебного заведения.

Целью учебной практики является формирование у студентов целостного представления о теории и практике документационного обеспечения управления организацией и основах архивного дела, закрепление и углубление знаний, полученных ими в процессе обучения, приобретение необходимых профессиональных умений, навыков и опыта практической работы по изучаемой специальности.

Задачами учебной практики являются:
  • изучение нормативных документов и методических пособий (положений, правил, инструкций, методических указаний);
  • ознакомление с принципами распределения основных комплексов исторических источников по архивохранилищам страны, составом и содержанием документов государственных архивов;
  • выработка навыков работы с научно-справочным аппаратом архивов на базе фондов государственных архивов г. Самара и Самарской области.

Прохождение студентами учебной практики осуществляется после изучения таких дисциплин, как «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечение управления», «Архивоведение», «Источниковедение», «История государственных учреждений России».

По прохождению практики студенты должны

знать:
  • терминологию в сфере делопроизводства и архивного дела;
  • законодательные и нормативно-методические материалы по делопроизводству и архивному делу;
  • историю складывания сети архивных учреждений в России;
  • теорию и практику архивного дела в Российской Федерации;
  • функции, виды и основные направления деятельности архивов;
  • структуру государственных архивных учреждений в России и в пределах Самарской области, порядок комплектования государственных архивов;
  • технологию работы с делопроизводственными документами архивов и с архивными документами (классификацию, каталогизацию, фондирование, учет, хранение, организацию исследовательской работы);
  • порядок создания, правила работы и ведение архива организации;

уметь:
  • использовать в профессиональной деятельности законодательные и нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу;
  • разрабатывать организационные и нормативно-методические документы по ДОУ и работе архива организации;
  • работать с научно-справочным аппаратом архива и современными информационно-поисковыми системами;
  • выявлять и отбирать документы организации, подлежащие государственному хранению;
  • проводить экспертизу ценности документов.

Содержание практики предполагает приобретение первоначального практического опыта, развитие профессионального мышления. Прохождение ее помогает в написании курсовых и дипломных работ, в проведении научных исследований, готовит студентов к изучению последующих общепрофессиональных и специальных дисциплин, к прохождению производственной практики. Поскольку программой учебной практики предусмотрено выполнение студентами работ различного характера, в последующем они смогут работать в различных подразделениях архивных учреждений.

Учебная практика студентов очного отделения проводится в 6 семестре в течение 4 недель и рассчитана на 120 часов. Студентов заочного отделения - в 8 семестре, в течение 3 недель.

В зависимости от условий, руководитель практики от архивного учреждения может изменить последовательность выполнения разделов программы по согласованию с руководителем практики от кафедры документоведения. При необходимости могут быть изменены также сроки, отведенные на выполнение разделов программы практики.

Итоговый контроль проводится в виде зачета. Он ставится руководителем практики от университета на основании отчета руководителя практики в архиве и предоставления студентами дневника практиканта, включающем отчет о прохождении практики.

СОДЕРЖАНИЕ ПРАКТИКИ И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ


РАЗДЕЛ 1. ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА


История появления и развития архивных учреждений в России. Законодательное обеспечение архивного дела, постановка архивного дела в Самарской области. Сеть государственных архивов городского округа Самара. Знакомство с историей, организацией, структурой и функциями государственного архива, составом и содержанием его документов, характеристикой научно-информационной деятельности и научно-справочного аппарата. Ознакомление студентов с правилами внутреннего распорядка и пожарной безопасности в архивах. Экскурсия по архиву и архивохранилищу (ознакомление с режимом хранения документов, порядком хранения и размещения документов в архивохранилищах). Ознакомление с особенностями делопроизводства архивного учреждения.

Данный раздел практики является первым в ходе ее проведения. Практиканты знакомятся с руководством государственного архива, составляют план прохождения практики и начинают вести дневник практиканта. Работникам архива, принимающего практикантов, рекомендуется проведение лекционных занятий по истории архивных учреждений России, специфике и направлениям деятельности конкретного государственного архива (современное название архива, прежнее название, профиль архива, хронологические рамки документов архива, количество фондов в архиве, количество единиц хранения в нем, на каких носителях зафиксирована информация, фонды каких учреждений и предприятий хранятся в нем, какие сферы жизни государства и общества нашли отражение в документах архива, историю какого региона отражают документы архива). Практикантам предоставляется также возможность ознакомиться с документами по организации делопроизводства в архиве: номенклатурой дел, положением о государственном архиве и с положениями об отделах архива, с должностными инструкциями его работников.


РАЗДЕЛ 2. ИЗУЧЕНИЕ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА


Источники комплектования архива. Комплектование государственного архива. Два списка источников комплектования. Депозитарное хранение документов. Работа экспертно-проверочной комиссии. Осуществление контроля со стороны архивных учреждений за сохранностью документов, подлежащих сдаче в государственные архивы и своевременным поступлением их на государственное хранение. Передача документов организаций, учреждений и предприятий государственному архиву. Образование новых фондов. Образование и систематизация фондов личного происхождения.

С комплектованием архивов, оформлением архивных дел, фондированием документов студенты-документоведы знакомы по курсу «Архивоведение». В ходе практики они должны ознакомиться с работой отдела, занимающегося комплектованием, с работой ЭПК, документацией, которая составляется в данном отделе. Практиканты получают представление о принципах формирования списков № 1 и № 2 государственного архива, его фондообразователях, о системе депозитарного хранения документов. Кроме того, при наличии такой возможности, они участвуют в процессе передаче документов государственному архиву.


РАЗДЕЛ 3. ИЗУЧЕНИЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ


Организация хранения документов, работа по созданию страхового фонда, деятельность сотрудников отдела учета и архивохранилища, учет документов в государственных архивах. Составление учетной документации, условия и правила проверки наличия и состояния документов в архиве.

Режимы хранения документов в архиве (световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный), оборудование архивохранилищ, размещение документов в архивохранилище, основные виды обработки документов (дезинфекция, реставрационно-консервационная обработка, фотореставрация документов и др.).

Будучи теоретически знакомы с правилами учета и хранения документов в архиве, практиканты работают с учетными документами архива: книгой учета поступлений, книгой учета поступлений страхового фонда, списком фондов, архивной описью и др. При наличии в архиве описей, актов, номенклатур дел, поступивших от организаций и предприятий, выявляют типичные ошибки в составлении и оформлении данных учетных документов. Практиканты принимают также участие в размещении и перемещении дел в архивохранилище, в выемке и вкладке дел, в санитарной обработке помещений.


РАЗДЕЛ 4. ИЗУЧЕНИЕ НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА АРХИВА


База данных государственного архива и структура архивных справочников. Виды архивных описей, система каталогов, структура путеводителя и содержание каждой его части, особенности составления и содержания обзоров архивных документов, архивных указателей, архивных исторических справок, архивных описаний документов и дел. Информатизация архивного дела, ее цель и основные направления, содержании базы данных архива и программы для базы данных.

При знакомстве с архивными справочниками практикант анализирует их наличие, особенности составления и оформления. Особое внимание уделяется базовому архивному справочнику - описи, как основе системы архивного научно-справочного аппарата. Подробно анализируется путеводитель архива - с точки зрения его структуры и содержания, а также полезности и информативности для пользователя. Студент должен освоить на этом этапе практики описание документов на каталожных карточках, редактирование и индексирование карточек в соответствии с единой системой классификации, их тематизацию и введение в каталог, научиться выявлять документы по описи и оформлять требования на оформленные дела. Он принимает также участие в составлении электронных баз данных.


РАЗДЕЛ 5. ИЗУЧЕНИЕ РАБОТЫ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА


Основные направления, цели и формы использования документов архива, требования к работе по использованию архивных документов, основы и этапы поиска документной информации. Работе отдела использования документов: подготовка археографических и иных публикаций, выполнение запросов, организация выставок документов, подготовка материала для радио и телепередач и иные виды деятельности.

Практиканты получают представление о том, как государственный архив осуществляет информационное обеспечение пользователей, о формах использования документов, о порядке исполнения тематических, генеалогических и социально-правовых запросов, знакомятся со сроками исполнения запросов и видами ответов на них, с порядком работы читального зала архива и документированием работы пользователя. Важным моментом является изучение учета всех форм использования как элемента научной организации использования документов в архиве.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ


Опубликованные источники и нормативно-методическая литература

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004 г.) // Вестник архивиста. - 2005. - №1.

Постановление правительства Российской Федерации «Положение о Федеральном архивном агентстве» // Отечественные архивы. - 2004. - № 3.

Закон Самарской области от 12 мая 2005 г. № 109-ГД «Об архивном деле в Самарской области».

Положение «Об архивном фонде Российской Федерации» // Отечественные архивы. - 1994. - № 3.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
ГОСТ Р 51141-98. - М., 1998.

Основные правила работы архивов организаций. - М., 2003.

Правила организации хранения, комплектования, учета, использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов государственных и муниципальных архивов, музеев и библиотек, организаций Российской Академии Наук / Приняты Министерством культуры и массовых коммуникаций, утверждены Министерством юстиции 18.01.2007. - М., 2007.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М., 2005.

Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. - М., 1998.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.). - М., 2000.

Организация использования документов ГАФ СССР: пособие для архивистов. - М., 1991.

Основные положения развития системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. - М., 1981.

Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур): методические рекомендации. - М., 1997.

Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. - М., 1997.

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. - М., 1973.

Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. - М., 1994.

Путеводитель по фондам Государственного архива Самарской области. - В трех томах. - Самара, 2006.

Самарский областной государственный архив документов по личному составу: справочник по фондам. - Самара, 2007.

Самарский областной государственный архив социально-политической истории. Путеводитель: информационный сборник. - Самара, 2006.


Учебная литература


Алексеева Е. В. Архивоведение: учебное пособие / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова. – М., 2005.

Охотников А. В. Документирование и делопроизводство: учебное пособие / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. – Ростов н/Дону. 2005.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М.Ю. Рогожин. - СПб., 2005.

Специальная литература


Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2003. - № 2.

Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций / Б.В. Альбрехт. - М., 2005.

Альбрехт Б.В. Правовые основы организации деятельности архивов юридических лиц / Б.В. Альбрехт // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 7.

Афанасьева Л.П. Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности / М.П. Жукова // Секретарское дело. - 2004. - № 8-10.

Быкова Т.А. Порядок и сроки хранения документов в акционерных обществах / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 3.

Жукова М.П. Экспертиза ценности современных учреждений, предприятий, организаций / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 1994. - № 5.

Жукова М.П. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др. - М., Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2006.

Зверева Н.А. Рекомендации по организации архивной службы / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 3-5.

Зверева Н.А. Формирование архива коммерческой организации / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 1, 2.

Зверева Н.А. Экспертиза ценности документов / Н.А. Зверева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 9, 10.

Ковальчук Н.А. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов / Н.А. Ковальчук, Г.А. Осичкина, С.П. Бутько. - М., 1985.

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет / В.П. Козлов // Отечественные архивы. - 1998. - № 5.

Козлов В.П. Закон «Об архивном деле в РФ» /В.П. Козлов // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 1.

Кузнецова Т.В. О сроках хранения документов / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2004. - № 4.

Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2004. - № 1.

Михайлов О.А. Электронные документы в архивах / О.А. Михайлов. - М., 2000.

Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк, Т.Н. Киселева, Н.И. Воробьев. - М.-СПб., 2001.

Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, М.Ф. Воронина и др. - СПб, 2005.

Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М.Ю. Рогожин. - СПб., 2005.

Химина Н.И. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации / Н.И. Химина, А.В. Елпатьевский. - М.: Росархив, ВНИИДАД. - 2006.

Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. - М., 2004.