Статья опубликована в журнале «Компьютер в бухгалтерском учете и аудите»

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

Система БОС
полная автоматизации предприятия

Данная статья опубликована в журнале «Компьютер в бухгалтерском учете и аудите» № 4 за 2003 год. Она является продолжением публикаций в данном журнале, посвященных описанию архитектуры и технологии системы БОС. Все версии системы обладают обратной совместимостью и способны обрабатывать все базы БОС, созданные за последние 10 лет. Новая версия системы отличается дополнительной функциональностью и интерфейсом, расширившим возможности пользователя и системного администратора. Но при этом сохранена внутренняя архитектура и соглашения системных баз, что дает возможность работать с одной базой среды БОС в локальной сети с разных операционных платформ DOS или WINDOWS.

1. Назначение системы

Основным назначением системы, является автоматизация управления и учета различных по виду и масштабам деятельности предприятий. Система БОС позволяет полностью автоматизировать управление и учет:

Бухгалтерий малых и средних предприятий;
Торговых предприятий;
Производственных предприятий;
Предприятий сферы услуг;
Бюджетных организаций.

С другой стороны БОС является универсальной системой хранения и обработки любой справочной и служебной информации. Это позволяет автоматизировать документооборот и все участки управления предприятием, не связанные с учетом. Например, можно организовать в среде БОС рабочие места для маркетинга, планирования, отдела кадров, вплоть до создания КОМПЛЕКСНЫХ СИСТЕМ управления предприятием.

2. Архитектура системы

Фундаментом БОС является единое пространство системных счетов, между которыми организуется движение ценностей в различных аналитических плоскостях и единицах при обработке учетных, расчетных, плановых, бизнес-, и даже абстрактных документов. Этот пласт накапливаемой информации позволяет решать задачи учета и анализа по самым сложным методологиям и схемам. Основные категории, понятия учета и способы их отражения в отчетах уже встроены в ядро системы и доступны при настройке на требуемую методологию учета.

В идеологию архитектуры системы положены следующие основные принципы:

1. Предоставить ВСЕМ пользователям системы общие штатные средства экран-ного интерфейса, обработки и анализа информации, закрывающие их все функциональные потребности.

2. Предоставить КАЖДОМУ пользователю системы фрагмент общей информа-ционной среды с необходимым только ему набором информационных объектов (счетов, справочников, документов), процессов их обработки и отчетов.

3. Обеспечить ВЫСОКУЮ степень гибкости и производительности при настройке информационной среды на потребности конкретной службы или пользователя.

Система состоит из: 1) постоянного исполнительного ядра, обеспечивающего работу общих штатных средств работы с информацией; 2) пользовательских баз информационной среды БОС, хранящих информацию пользователей; 3) системных баз, хранящих настройку структур среды БОС и процессов её обработки.

3. Возможности системы

Система БОС работает одновременно с множеством баз информационных сред, в которых обеспечивает следующие возможности:

Функциональность на уровне пользователя

Ручной ввод информации справочников / документов;
Автоматический ввод информации справочников / документов по заданным правилам и алгоритмам;
Ручной ввод и корректировка проводок хозяйственных операций;
Автоматическое выполнение хозяйственных операций в контексте различных событий или принудительно;
Автоматическое формирование и вывод печатных форм документов;
Создание, получение и печать различных отчетов за любой период;
Использование шаблонов печатных документов в формате MS Word и Excel;
Развитый сервис по поиску, фильтрации и анализу информации;
Вывод любой информации в файлы MS Word и MS Excel.

Функциональность на уровне системы

Почтовая служба обмена сообщениями между пользователями в сети;
Подключение к информации других сред и ее обработка в том же сеансе;
Подключение к информации глобальных справочников;
Экспорт/импорт данных между базами БОС и за их пределы;
Копирование информации (файлов) на любой носитель;
Разграничение прав и доступа пользователей к информации;
Протоколирование действий пользователей над информацией объектов;
Перенастройка базы среды с сохранением всех текущих данных.

Отличительные особенности

Единый стиль и организация работы в интерфейсе;
Простота оcвоения и работы c системой со стороны пользователей;
Высокая скорость настройки (перенастройки) системы на новые задачи;
Ориентация на сложные, непредсказуемые методы обработки информации;
Высокая эффективность при организации нестандартных технологий учета.

5. Технология автоматизации

Полная технология автоматизации на базе сисnемы БОС включает следующие этапы работ:

Разработка модели предприятия и её отладка до полного снятия всех противоречий между категориями и понятиями логических и бизнес-процессов.
Разработка методологии учета и документооборота предприятия, в т.ч. по нестандартным моделям.
Разработка базы среды БОС по утвержденной методике учета. Ввод демоинформации и тестирование процессов её обработки.
Установка системы и баз БОС у заказчика. Настройка конфигурации. Сдача в опытную эксплуатацию.
Обучение пользователей и администраторов. Передача технологии организации баз данных БОС для различных, в т.ч. нестандартных, целей управления предприятием.

Порядок выполнения работ на последних этапах может изменяться и по соглашению идти параллельно для ускорения сроков внедрения. Общая продолжительность всех этапов взависимости от сложности проекта составляет от 1 до 6 месяцев.

Комплексная автоматизация предприятия начинается с постановки учета: оперативного, складского, бухгалтерского. Потом создаются различные службы предприятия: кадры, охрана, плановый отдел, транспортный отдел и т.д. Завершается автоматизация созданием служб ведения бизнеса: планирование, бюджетирование, маркетинг, статистический анализ.

6. Конфигурации системы

Конфигурация системы БОС может быть настроена как для работы на отдельном компьютере с одним пользователем, так и для работы в локальной (распределенной) сети со множеством пользователей.

Архитектура системы БОС обеспечивает одновременную работу до 99 пользователей сети cо всеми установленными на сервере информационными средами. Многопользовательская работа возможна в следующих режимах:

ОДНОРАНГОВАЯ СЕТЬ - без выделенного сервера. Базы БОС хранятся на одном из компьютеров. Обработка информации выполняется на всех компьютерах сети.

ФАЙЛ-СЕРВЕР – один компьютер выделен для сервера. Базы БОС хранятся на сервере. Обработка информации выполняется на компьютерах пользователей локальной сети.

ТЕРМИНАЛЫ СЕРВЕРА - один компьютер выделен для сервера. Базы БОС хранятся на сервере. Обработка информации выполняется на сервере. Пользователи, в т.ч. удаленные, работают через терминалы БОС на локальных компьютерах, которые могут быть значительно проще и дешевле. Возрастает корпоративная защищенность информации и уменьшаются общие аппаратные издержки на траффик сети. Режим является серьезной альтернативой технологиям «Клиент-Сервер».

Терминальный режим должен поддерживаться со стороны операционной системы сервера, например MS Windows 2000 Server.

Система имеет DOS- и WINDOWS- версии, которые совместимы и могут одновременно работать c общими базами информационных сред. Это позволяет рационально распределить компьютерное оборудование в сети и использовать даже устаревшее на рабочих местах c DOS-версией.

7. Инструментальные средства

Для настройки или перенастройки среды БОС используются инструментальные компоненты системы, называемые генераторами. Генераторы позволяют быстро создать новую или изменить существующую среду БОС под текущие потребности. Оригинальная технология работы в генераторах использует визуальные методы настройки экранных форм объектов и, самое главное, ПРОЦЕССОВ обработки информации. В последнем случае используется принцип связывания структур данных и процессов, являющийся НОУ-ХАУ Компании ЭФЕС и названной LDP-технологией. Построение обработки данных с применением LDP-технологии почти полностью исключает применение языковых программных средств и всех сопутствующих этому традиционному способу программирования ошибок.

Система позволяет заменить дорогостоящий труд профессиональных программистов на работу администраторов системы с общими знаниями: работы на компьютере, теории учета и документооборота. Инструментальные средства системы позволяют быстро создавать большое количество типовых объектов среды БОС со всеми формами и функциями контроля информации. В арсенале системы используются методы наследования, тиражирования, импорта объектов и даже процессов. Последнее – результат LDP-технологии. И все это увязано мощными средствами диагностики, контролирующими взаимную корректность объектов и процессов при любых изменениях структур данных.

В итоге значительно сокращается время на функциональную разработку, отладку, а главное на периодическую модификацию информационной среды при развитии или изменении учетной или бизнес- политики предприятия.

Администраторы БОС могут быть сами постановщиками задач в среде БОС или работать вместе с заказчиком (службой). Причем процесс постановки органично совмещается с непосредственной работой в генераторах системы, которые имеют функционально полный набор инструментов для создания любых сценариев ввода и обработки информации.

8. Открытость системы

Каждому информационному объекту БОС соответствует файл формата *.DBF, в котором отражена индивидуальная аналитическая структура объекта. За исключением системных атрибутов, все прочие атрибуты объекта являются пользовательскими. Их определение может быть выполнено в генераторах системы или другими известными способами.

Ввод/вывод информации в объектах БОС может производиться любыми другими средствами и системами, обрабатывающими файлы формата *.DBF. В системе предусмотрено для этого вызов чужих программных модулей в различном оформлении (FXP, EXE, COM и т.д.).

Экспорт/импорт информации в другие программные системы (1С, ИнфоБухгалтер и т.п.) легко организуется с помощью встроенных инструментальных средств. Более того этот процесс может быть автоматизирован и при работе выполняться по контекстным событиям без участия пользователей. Возможны и более сложные сценарии совместной синхронной работы с другими программными системами.

Файловая структура системы позволяет гибко маршрутизировать все объекты среды, в том числе и в локальной сети отдельно для каждой базы БОС. Встроенная диагностика на уровне файлов, системных соглашений и информации позволяет своевременно выявить и устранить возможные ошибки при эксплуатации системы чужими средствами.

Информация по системным соглашениям на уровне базы БОС всегда доступна для администраторов. Консультации по этим и другим вопросам регулярно проводят разработчики системы по телефону или в офисе Компании ЭФЕС.

9. Технические параметры

Количество СИСТЕМНЫХ счетов (файлов) .......................... до 9999

Количество БАЛАНСОВЫХ счетов (субсчетов) ...................... до 9999

Разрядность балансового счета (субсчета) ................................. 4 знака

Количество СПРАВОЧНИКОВ .................................................. любое

Количество аналитических признаков в объекте (счете) ......... до 240

Количество ОТЧЕТОВ ............................................................... до 9999

Количество ДОКУМЕНТОВ ...................................................... любое

Количество РАЗДЕЛОВ в печатном документе ....................... до 99

Количество автоматических РАСЧЕТОВ .................................. до 9999

Количество автоматических ПАКЕТОВ..................................... до 9999

Количество автоматических ОПЕРАЦИЙ …………………… до 9999

Количество макетов ПРОВОДОК в автоматической операции до 99

Количество одновременно устанавливаемых баз БОС …..…… до 999

Количество станций (рабочих мест) в локальной сети ........… до 99

10. Эксплутационные параметры

Мин.конфигурация компьютера станции ……… P-166/AGP4м/RAM64м/HDD1600м

Желат.конфигурация компьютера станции …. P-800/AGP64м/RAM256м/HDD8400м

Желательная конфигурация сервера ..…….. P-2000/AGP16м/RAM512м/HDD40000м

Операционная система компьютера .. Dos6.x/Win95/Win98/WinME/WinXP/Win2000

Операц.системы локальных сетей ..…. BanWin / Novell / Win NT serv / Win2000 serv

Используемые принтеры ...................……………………..……………………. любые

11. База среды БОС

Для одновременной работы с разными средами БОС в системе введено понятие база. База имеет уникальный номер и наименование, отражающее содержание среды, на которую она указывает. Информация разных баз абсолютно независимы друг от друга. Поэтому здесь можно говорить о ведении параллельного бухгалтерского или иного учета разных баз с разным планом счетов и учетной политикой.

Интерпретация информации, лежащей в каждой базе, дело пользователя. Это может быть информация разных предприятий, информация одного предприятия по разным отчетным периодам, информация одного предприятия на конкретные даты одного периода, либо и то и другое вместе.

Работа в системе начинается с выбора базы (рис.1), после чего все объекты и процессы среды данной базы становятся доступными пользователю. Переход из одной базы в другую производится не выходя из сеанса работы с системой. При этом все изменения, произведенные в информации текущей базы сохраняются.

В любой момент можно создавать новые базы, копировать среду одной базы в другую, копировать в архив или на дискету, удалять ненужные базы. Всего может быть создано 999 баз, если на компьютере достаточно свободной дисковой памяти. На одну базу без информации требуется в зависимости от сложности среды от 1 до 2 мб. При накоплении информации одна база может занимать от 2 до 100 мб памяти и более.

Рис.1. Выбор фирмы при входе в систему

Базы могут обмениваться информацией через специальные каналы подключения. Из одной базы можно получать или изменять информацию в другой базе. При этом можно обеспечить очень сложные сценарии информационного взаимодействия нескольких баз. Например: офис, склад, бухгалтерия - где первичной или ведущей средой является офис.

12. Работа в среде БОС

При работе в среде пользователь произвольно выбирает любой объект: справочники, обороты, остатки, документы, и вводит, либо корректирует в нем информацию. По мере необходимости производится запуск расчетов или операций для более сложной обработки. Периодически с помощью отчетов и средств экранного интерфейса производится контроль накопленной информации и принятие решений о дальнейших действиях.

По мере необходимости пользователь выводит на печать подготовленные документы, отчеты или напрямую информацию из объектов среды, используя штатные средства экранного интерфейса. При желании печать можно направить в файл или на другое устройство компьютера.

В конце отчетного периода после получения всех итоговых отчетов, в том числе оборотного баланса, и полного копирования информации в архив или другую фирму производится смена отчетного периода. После чего в текущей базе продолжается работа в новом периоде, а к предыдущему периоду можно обратиться в той базе, куда было произведено копирование.

Если в большой бухгалтерской среде часть участков учета завершила свою работу можно сделать досрочную смену месяца, и продолжать работу одновременно в двух и более отчетных периодах. Специальный режим позволяет переносить между периодами новые остатки по балансовым счетам и измененные документы, что делает возможным корректировку очень удаленной в прошлом оборотной информации с ее отражением на результаты текущего периода.

Еще одна особенность системы. Если на компьютере или в локальной сети установлены несколько баз БОС разных предприятий, то возможна консолидированная сборка их отчетов и баланса, даже при разном плане счетов в каждой из них.

13. Интерфейс пользователя

Поскольку среда БОС может иметь в своем составе cотни и даже тысячи объектов (файлов DBF), то для работы с каждым из них используются универсальные штатные средства по вводу и корректировке информации. К ним относятся несколько типов экранных объектов: панель ввода, таблица, панель отчетов, меню, списки, запросы к пользователю.

Интерфейс WINDOWS c полной поддержкой традиционной клавиатурной работы DOS, плюс продуманный интуитивный сценарий работы с функциональными режимами позволяет: 1) Быстро вводить большие объемы информации; 2) Надежно контролировать корректность и целостность информации как в рамках текущего объекта БОС, так и в рамках всей среды в целом; 3) Значительно уменьшить время на освоение работы с незнакомыми ранее объектами, в силу одинаковой технологии работы с каждым из них.

Рис.2. Работа со справочником

Например, ввод информации в справочник "Физические лица" может выглядеть, как показано на рис.2, а ввод информации в документ "Накладная списания" показан на рис.3.

При заполнении аналитических признаков в панели ввода текущего объекта производится их контроль по иерархически связанным справочникам. При этом доступна клавиша F2 для выбора значения в справочнике или F3 для оперативного изменения информации в справочнике. Для просмотра информации текущего объекта используется клавиша F4. Для вызова сервисных процессов контекста текущего справочника используется клавиша F9. Эти и другие штатные режимы панели ввода и таблицы всегда доступны для всех объектов.

Рис.3 Работа с документом

При заполнении аналитических признаков в панели ввода текущего объекта производится их контроль по иерархически связанным справочникам. При этом доступна клавиша F2 для выбора значения в справочнике или F3 для оперативного изменения информации в справочнике. Для просмотра информации текущего объекта используется клавиша F4. Для вызова сервисных процессов в контексте данного документа используется клавиша F9. Эти и другие штатные режимы панели ввода и таблицы всегда доступны для всех объектов.

В тело панели ввода могут быть установлены кнопки вызова дополнительных (нештатных) режимов работы, которые определяются только для конкретного объекта с помощью генераторов системы. В приведенном примере на рис.3 в панель вставлена кнопка <ТМЦ> для и активации или перехода к предмету накладной, который в свою очередь также является объектом среды (справочник), но скрыт от прямого доступа к нему пользователя через штатную панель.

Рис.4 Работа с несколькими справочниками и документами

В WINDOWS-версии сняты ограничения на число и размеры экранных форм, с которыми пользователь можнет одновременно вести работу, как показано на рис.4. Это особенно удобно при работе с «развесистым» набором связанных справочников, документов и отчетов. Улучшены и добавлены новые средства контроля и расчетов вводимой информации, создаваемых настройкой объектов в генераторах системы.

Ввод операций и режим корректировки оборотов объединен в одну многофункциональную форму с традиционной для БОС двухпанельной идеологией («рожденной» в 1991 году), отражающей «дуальность» самой сути проводки, как показано на рис.5.

Рис.5 Работа в сеансе операций

Отчеты БОС получили новое развитие. Сняты многие ограничения, связанные с размером экрана в DOS-версии. Введены дополнительные функции. Появилась возможность работать сразу с несколькими отчетами на экране, в том числе с консолидированными по нескольким фирмам.

Вывод информации отчета производится в одну многофункциональную форму с традиционной для БОС идеологией аналитической карточки («рожденной» в 1992 году), отражающей принцип анализа и просмотра учетной информации, как показано на рис.6.

Рис.6 Работа в отчете

Печатные документы БОС работают по той же технологии: текстовый шаблон плюс информационный образ из буфера печати создают печатный образ . Но есть и новшества – печатный образ можно предварительно просмотреть на экране. Это относится ко всем видам печати: список, таблица, отчеты, документы.

Рис.7 Работа с буфером печати документа

Еще одно функциональное дополнение, документ может иметь много шаблонов, которые могут легко меняться или печататься одновременно. В этом случае одна и та же информация буфера документа может превращаться на бумаге в разные по форме или абсолютно различные документы. Например, накладная на отпуск плюс товарно-транспортная накладная. Работа с буфером печати документа показана на рис.7.

Послесловие

В рамках журнальной статьи трудно донести все тонкости используемых методик и получаемых результатов в среде БОС. А тем более показать все формы документов и игру информации в отчетах. Возможно в будущих публикациях это удастся лучше. Но для заинтересованных лиц мы можем провести подробный методический семинар на данную и другие темы по автоматизации учета в среде БОС.

Сведения для контактов:

Телефоны: (495) 686-69-82,

(903) 683-50-48.

E-mail: mail@efes-bos.ru

Сайт: www.efes-bos.ru

ШАВЛЮГИН Андрей Геннадьевич,

ООО «Компания «ЭФЕС»,

г.Москва, 21.10.2003 г.

Blog

Статья опубликована в журнале «Компьютер в бухгалтерском учете и аудите»

Содержание