Зованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия

Вид материала

Документы

Содержание Как усовершенствовать документационное обеспечение деятельности

Подобный материал:

• Справочник секретаря по делопроизводству. Изд. "Март", 2006 Басаков М. И. Документационное, 152.54kb.
• Рабочая программа по дисциплине опд. Ф. 06 «Делопроизводство и корреспонденция» образовательной, 371.34kb.
• Делопроизводство, 3512.65kb.
• Делопроизводство, 3513.25kb.
• Делопроизводство, 3508.59kb.
• Документационное обеспечение управления и архивоведение документационное обеспечение, 33.52kb.
• Методические рекомендации к выполнению курсовых работ по дисциплине «Документоведение», 232.19kb.
• Планирование потребностей в персонале; планирование занятости и графика отпусков работников, 136.78kb.
• Рабочая программа Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления», 115.78kb.
• Программа государственного междисциплинарного экзамена по специальности 032001 «Документоведение, 466.13kb.

Совершенствуем Делопроизводство

Введение

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.Процесс принятия управленческого решения состоит из: · Получения информации· Ее переработки· Анализа, подготовки и принятия решенияВсе эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.Основными задачами документационного обеспечения управления являются:· Сокращение информационных потоков до оптимального минимума· Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессовТаким образом, как мы видим, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.


Целью данной книги является совершенствование Документационного Обеспечения Управления (ДОУ) организаций и предприятий на базе опыта, накопленного за последние 175 лет в этой области, и новейших технологий автоматизации делопроизводства.


Структура и функции ЗАО "Компания "АБВ"


ЗАО "Компания "АБВ" было создана в 1993 году в виде российского акционерного общества закрытого типа решением общего собрания учредителей и представляет собой объединение граждан для осуществления совместной деятельности.


Организационная структура предприятия включает:


- собрание Учредителей;

- дирекцию, возглавляемую генеральным директором;

- функциональные структурные подразделения.


Организация Документационного Обеспечения Управления Предприятием.

В ЗАО "Компания "АБВ" отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время на предприятии двух секретарей оба имеют законченное высшее образование и формально подчиняются исполнительному директору.

Сотрудники фирмы сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретарей в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние делопроизводства на предприятии.


На предприятии ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.


Составление и оформление документов


В ЗАО "Компания "АБВ" составление и оформление документации производится децентрализовано.

Общие бланки для составления организационно-распорядительной документации не используются. Кроме того, на предприятии не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4. Анализируя методы составления писем сотрудниками ЗАО "Компания "АБВ", можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в отделе маркетинга и продаж, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.


Информационное письмо имеет неправильное расположение реквизитов "Наименование организации", "Индекс предприятия связи", "Почтовый и телеграфный адрес", "Номер телефона и факса".


Из организационно-распорядительной документации в ЗАО "Компания "АБВ" составляются только приказы о командировании , протоколы собраний дирекции и акты о принятии-сдаче работ .


Другие документы, регламентирующие внутреннюю деятельность фирмы не составляются.


Технология работы с документами


В ЗАО "Компания "АБВ" нет ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают сами сотрудники. Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Кроме этого полностью отсутствует регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов.


Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.


Из вышесказанного следует, что в ЗАО "Компания "АБВ" не соблюдаются требования ГСДОУ, что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии. Кроме того, не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.


Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.


КАК УСОВЕРШЕНСТВОВАТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ЗАО "КОМПАНИЯ "АБВ".


Разработка нормативно-организационных документов, регламентирующих деятельность службы ДОУ


Для упорядочивания работы секретарей необходимо организовать работу секретариата в соответствии с правилами работы служб ДОУ. При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата.


В этот комплекс входят следующие документы: положение о функциональной службе ДОУ, должностные инструкции секретарям и инструкция секретаря-референта по ведению делопроизводства.

Положение о функциональной службе - это документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления фирмой .


Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ генерального директора фирмы.


Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов положения входят: "Наименование предприятия", "Название документа", "Дата и индекс документа", "Место его составления", "Заголовок к тексту", "Гриф утверждения", "Текст", "Подпись", "Визы".


Текст Положения должен состоять из следующих основных разделов:


1. Общие положения.

2. Задачи и функции.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения. Связи.


Должностная инструкция - это документ, определяющий правовое положение работников фирмы . В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.


Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД .


В состав реквизитов входят: "Наименование предприятия", "Название документа", "Дата", "Индекс", "Место составления", "Заголовок к тексту "(наименование категории служащего), "Гриф утверждения", "Текст", "Подпись", "Визы", "Отметка об ознакомлении с инструкцией". После утверждения инструкция должна быть в обязательном порядке доведена до сведения работника, о чем ставится отметка "С инструкцией ознакомлен". Эта отметка подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления. Текст инструкции состоит из следующих разделов:


1. Общие положения.

2. Функции.

3. Обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения (связи по должности).


Для регламентации ведения делопроизводства, составления и оформления документов в ЗАО "Компания "АБВ" необходимо создание инструкции по делопроизводству.


Инструкция должна состоять из следующих разделов:


1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления документов.

3. Составление и оформление основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив.


Кроме того, инструкция должна иметь ряд приложений:


- примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

- перечень документов, на которых ставится печать;

- перечень документов, подлежащих утверждению;

- перечень документов, подлежащих согласованию;

- форма регистрационно-контрольной карточки;

- перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

- контрольные формы;

- форма номенклатуры дел;

- акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- внутренняя опись документов дела;

- опись дел, передаваемых на архивное хранение.


Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ЗАО "Компания "АБВ". Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.


Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ЗАО "Компания "АБВ", подписана секретарем-референтом и утверждена приказом генерального директора. Комплекс организационно-нормативных документов, подготовленный по описанной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.


Рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно-распорядительных документов.


Создавая рекомендации по совершенствованию составления и оформления организационно-распорядительных документов, необходимо, с одной стороны, учитывать нормативные требования к порядку ведения делопроизводства и работы с документами и, с другой стороны, необходимо пытаться автоматизировать все возможные процессы ДОУ. Это позволит добиться двойного повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия от а) правильной организации работы с документами и б) автоматизации рутинных и требующих больших временных издержек операций, например, создание и пересылка документов. Кроме того, автоматизация уменьшает количество бумаг в организации, что косвенно также повышает производительность труда.


Автоматизация ДОУ может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. Управление предприятием, опираясь на ДОУ как на информационную платформу, реализует следующие основные функции:


- обслуживание клиентов;

- разработка продукции;

- учет и контроль за деятельностью предприятия;

- финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.


Комплексная автоматизация этих функции требует создания единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.


Для этого в рамках предприятия требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами (ЕСУД), включающую возможности.


- удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

- доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

- средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;

- сохранения целостности данных в общей базе данных;

- полнотекстового и реквизитного поиска информации;

- открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

- защищенность информации;

- удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

- масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.


При выработке рекомендаций по автоматизации процессов ДОУ в ЗАО "Компания "АБВ" был тщательно изучен существующий рынок таких систем в России и в мире. Сегодня разные компании предлагают продукты данного класса, например: Cognitive Technologies предлагает систему Евфрат, Lotus - Notes, DEC - PathLink, Microsoft - Exchange и т.д.


От представленных решений технология Евфрат 97 отличается, прежде всего, тем, что разработка ее велась в России и она в гораздо более полной мере отвечает требованиям автоматизации ДОУ российских предприятий, включая ориентацию на использование русского языка во всех модулях системы. Компания Cognitive Technologies обеспечивает внедрение программных продуктов Евфрат "под ключ", включая возможную доработку под конкретные задачи Заказчика. Разработку и внедрение обеспечивают более 100 высококвалифицированных специалистов, расположенных в центральном офисе компании в Москве. Обеспечивается горячая линия технической поддержки с возможным выездом к Заказчику.


Поэтому ставка при автоматизации ДОУ в ЗАО "Компания "АБВ" была сделана на внедрение технологии Евфрат .


При анализе документов, создаваемых в ЗАО "Компания "АБВ", было выявлено, что они составляются с нарушением требований ГОСТа 6.38-90.


Все документы ЗАО "Компания "АБВ" составляются, в основном, с использованием текстового редактора MS WORD 7.0 для MS Windows 95 и электронных таблиц Excel 7.0 для Windows 95.


В результате проведенного анализа работы ЗАО "Компания "АБВ" и исследования рынка средств автоматизации делопроизводства (см. Приложение 26 "Описание Технологий Евфрат 97") было принято решение о постепенном переносе всех работ, связанных с технологией обработки документов, на платформу Евфрат 97. Для этого был приобретен сервер Евфрат 97 Document Server, работающий в среде Microsoft Windows NT, а во все отделы установлено программное обеспечение клиентов Евфрат 97. В фирме начат процесс создания приложений Евфрат 97, призванных покрыть все проблемы, связанные с автоматизацией делопроизводственных процессов и переходом к безбумажной технологии.


В ЗАО "Компания "АБВ" все компьютеры связаны одно-ранговой локальной сетью на базе "Microsoft Windows 95" что позволяет организовать обмен электронными документами между отделами в среде Евфрат , используя все преимущества этой среды для автоматизации делопроизводственных процессов.


Теперь при создании документов в Word и Excel сотрудники используют заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. После создания документ автоматически сохраняется в системе Евфрат , индексируется и может быть использован в других отделах, послан в другую организацию или мгновенно найден по его содержанию или набору делопроизводственных реквизитов. Это ускоряет процессы создания, обработки и поиска документов и избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении, так как сотрудникам на своих рабочих местах не нужно заботится о создании этих шаблонов и помнить, где находятся необходимые документы.


Разработкой шаблонов занимается технический отдел фирмы. Перед использованием в системе Евфрат шаблон документа должен быть завизирован секретарем-референтом фирмы и утвержден приказом генерального директора. Для обеспечения полного цикла автоматизации были созданы и успешно используются следующие основные виды шаблонов для использования с Евфрат .


Бланки.

Для оформления документов рекомендуется применять два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.


В зависимости от размеров текста документа, используются два формата бланков: А4 и А5. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового и продольного расположения реквизитов.


Наименование организации (полное сокращенное или аббревиатура), а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям установленным соответствующими правовыми актами предприятия.


Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.


Бланки должны иметь поля: левое 20 мм, верхнее - не менее 10 мм, правое и нижнее не менее 8 мм.


Бланки для писем имеют реквизиты:

· "Индекс предприятия связи"

· "Почтовый адрес"

· "Номер телефона"

· "Номер счета в банке"

· "Дата"

· "Индекс"

· "Ссылка на индекс входящего документа"

· "Код письма по ОКУД"

· "Код организации по ОКПО"


Учитывая современные тенденции, к этим реквизитам был добавлен еще один:

· "Адрес электронной почты" и/или WWW-сервера.


На общих бланках указывают реквизиты:

· "Дата"

· "Индекс"

· "Место составления или издания"

· "Код организации по ОКПО" .


Оформление реквизитов документов

Документы могут адресоваться организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам, например:


НПО "Энергия", отдел рекламы и маркетинга. Менеджеру по рекламе Зотову С.В.


Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации входит в наименование должности адресата, например:


Генеральному директору НПО "Энергия" Полякову М.П.


В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.


При адресации документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес (индекс, республику, область, город, улицу, номер дома, номер квартиры) затем фамилию и инициалы получателя.


При составлении документа для отправки за границу, документ следует составлять с учетом правил делопроизводства той страны, в которую направляется документ. Так реквизит "Адресат" имеет следующий вид:


· имя и фамилия получателя;

· наименование фирмы;

· адрес (номер офиса/квартиры, номер дома, улица, город, штат, земля, графство и т.д.);

· страна.


Указания по исполнению документов фиксируют в форме резолюции, включающей фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована, например:


Федорову И.М. Прошу подготовить коммерческое предложение для АО "Лотос" к 20.04.94. Пряхин. 17. 04. 94.


Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например:


УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор


Подпись В.Л. Арлазаров 14.02.95


При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации.


Если документ утверждается постановлением, решением, приказом или протоколом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:


УТВЕРЖДЕНО


Приказ Генерального директора ЗАО "Компания "АБВ",


16.03.95 ., №163


Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.


Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом.


Дата приводится в следующей последовательности: день, месяца, месяц, год, но иногда допускается вначале указывать год, затем месяц и число. Кроме того, в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 25 февраля 1994 г.


К тексту необходимо составлять заголовок, содержащий краткое изложение содержания документов. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например:


"Приказ о создании коммерческого отдела"


Заголовок допускается не указывать на документах формата А5.


Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется в следующем виде: Приложение: на 5 л. в 3 экз.


Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования надо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложение №1. Проект контракта на 15 л. в 1 экз.


Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:


Приложение: Распоряжение Мэра Москвы от 06.02.94 № 14-8/145 и приложение к нему, всего на 12 л.


Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.


В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:


Генеральный директор Подпись В.Л. Петров


Генеральный директор ЗАО Компания "АБВ" Подпись В.Л. Петров


При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.


Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:


СОГЛАСОВАНО Главных бухгалтер ЗАО "Компания "АБВ"


Подпись 24. 03. 94 М.Л. Сидоров


Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, в грифе согласования указывается название документа, его дата и номер. Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.


На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена гербовой печатью. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должности лица, подписавшего документ.


При заверении копии документа ниже реквизита "Подпись" ставится заверительная надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения, например:


Верно Исполнительный директор Подпись О.А. Уткина 19.02.95


На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.


При пересылке копии в другие организации заверительную надпись удостоверяют печатью.


При визировании документа проставляется личная подпись, ее расшифровка и дата. При необходимости указывается должность визирующего документ, например:


Директор по продажам Подпись М.А. Кислов 14.01.94.


Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне документа (при отсутствии там места допускается ставить на оборотной стороне последнего листа документа) в левом нижнем углу.


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, слова "В дело №" и номер дела, в котором будет храниться документ.


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.


Отметка о поступлении документа ставится в нижней части первого листа документа и содержит сокращенное наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс.


Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, и индексом применяемого классификатора.


Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.


На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).


Отметка о переносе данных на машинный носитель включает запись "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.


Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде анкет, таблиц связного текста, а также в виде соединений этих форм.


При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.


Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.


В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа. В письмах используют формы изложения:


· от первого лица множественного числа;

· от первого лица единственного числа;

· от третьего лица единственного числа.


Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала; на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1.5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.


Далее рассмотрим некоторые виды документов, которые создаются в настоящее время и должны создаваться в деятельности организации.


Приказы


Распорядительная деятельность организации документируется, как правило, приказами генерального директора. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам структуры и организации работы организации, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, реализации продукции, оказания услуг и т.д.


Проекты приказов подготавливаются специалистами и согласовываются с ведущими сотрудниками организации: главным бухгалтером, юристом и подписываются генеральным директором. Подписанный приказ регистрируется. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не указан другой срок.


Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты:


· "Наименование организации"

· "Наименование вида документа"

· "Код организации по ОКПО"

· "Дата"

· "Индекс"

· "Заголовок к тексту"

· "Отметка о контроле"

· "Текст"

· "Подпись"

· "Визы"

· "Отметка об исполнении документа"

· "Отметка о переносе данных на машинный носитель"


Текст приказа строится из двух частей: констатирующей и распорядительной .


Констатирующая часть определяет цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, ссылки на документы, послужившие основанием для подготовки приказа.


Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ставится двоеточие. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части должен начинаться с указания конкретного действия выраженного глаголами в неопределенной форме. После этого в пункте указываются исполнители (должностные лица или функциональные подразделения) и срок исполнения. В последнем пункте приказа указывается лицо, ответственное за выполнение приказа в целом.


Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений, на которые ссылаются соответствующие пункты приказа.


Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.


В виду большого количества ошибок в составлении приказов ЗАО "Компания "АБВ" был составлен образец приказа (Приложение №14). Производственно-хозяйственная деятельность организации, требующая оперативного решения вопросов на основе единоначалия, в ЗАО "Компания "АБВ" не документируется.


Для юридически правильного оформления оперативных решений руководства был разработан образец указания по основной деятельности организации .


В правом верхнем углу этого документа определяются должностные лица или функциональные службы, на которых распространяется указание. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ".


Протоколы


Процессы коллективного принятия управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода совещания и оформление протокола возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в фирме.


Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты:


· "Наименование организации"

· "Наименование вида документа"

· "Дата заседания"

· "Индекс"

· "Место заседания"

· "Гриф утверждения" (если протокол подлежит утверждению)

· "Заголовок к тексту"

· "Текст"

· "Подписи"


Датой протокола является дата заседания. Заголовком является наименование коллегиального органа или название протоколируемого совещания.


Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной.


Вводная часть содержит постоянную информацию (слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (инициалы и фамилии председателя и секретаря, а также присутствующих на заседании). При необходимости указывают должности присутствующих, а также фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве приглашенных составляется список, который прилагается к протоколу.


Слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ" пишутся от нулевого положения табулятора. От второго положения табулятора ставят тире. Инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных печатают в алфавитном порядке через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатают от нулевого положения табулятора. После них ставят двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатается от первого положения табулятора. Вопросы располагаются по степени важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.


Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ"- "ВЫСТУПИЛИ" - "ПОСТАНОВИЛИ" (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами.


Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать в именительном падеже от первого положения табулятора. После фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада застенографирован или предоставлен докладчиком, то после тире с прописной буквы пишут - "Доклад прилагается".


Слово "ВЫСТУПИЛИ" печатают прописными буквами, после чего ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже от первого положения табулятора, после чего ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме прямой речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности.


В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола .


Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату, например:


УТВЕРЖДЕНО

Протокол заседания Правления

от 23. 02. 95 № 5


Акты


Для подтверждений установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты должны составляться:


· по результатам ревизий деятельности организации, функциональных подразделений или отдельных должностных лиц предприятия;

· о передаче дел;

· о выделении документов к уничтожению;

· по передаче объектов в эксплуатацию.


В ЗАО "Компания "АБВ" составляются такие акты как: акт о приеме - передаче, акт сдачи в эксплуатацию, акты о расходе материальных ценностей. В виду неправильного оформления акта был составлен новый образец акта о приеме-передаче.


В акте содержатся следующие реквизиты:


· "Дата"

· "Индекс"

· "Место составления или издания"

· "Название"

· "Наименование вида документа"

· "Заголовок к тексту"

· "Текст"

· "Отметка о наличии приложения"

· "Подписи"

· "Гриф утверждения"


Акт должен подписываться лицами, принимавшими участие в его составлении. При этом указываются наименования должностей, распределение обязанностей между членами комиссии и председателем, члены комиссии.


Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.


Вводная часть должна иметь следующую схему: "основание", "составлен комиссией: председатель, члены комиссии, присутствовали".


В основании указывается наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, председатель и члены комиссии, их должности, инициалы и фамилии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1.5 интервала.


Констатирующая часть определяет цели, задачи и сущность проведенной комиссией работы. Здесь указываются документы, на основании которых проводилась работа. Акт составляется в трех экземплярах, а при необходимости в том количестве, которое определяется числом заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта помечтают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту.


Справки


Для отражения производственно-хозяйственной деятельности организации или подтверждения сведений о ее работниках составляются справки.


Справки должны оформляться на бланке организации. Они подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для их написания, и конкретную информацию, ради которой потребовалось написание справки. Если в справке содержатся сведения финансового характера, то она подписывается руководителем или главным бухгалтером и заверяется печатью. Для полного и конкретного изложения вопросов производственно-хозяйственной деятельности составляются докладные записки, которые должны содержать следующие реквизиты:


· "Наименование организации"

· "Дата"

· "Номер"

· "Заголовок к тексту"

· "Текст"

· "Подпись"


Письма


Письмо - один из основных способов официальной связи между сторонними фирмами (организациями) инофирмами и отдельными гражданами. Письма составляются на основе требований ГОСТ 6.38-90.


Письмо оформляется на бланке для писем с заполнением следующих реквизитов:


· "Наименование организации"

· "Наименование функциональной службы адресата"

· "Дата"

· "Индекс"

· "Ссылки на индекс и дату входящего документа"

· "Заголовок к тексту"

· "Текст"

· "Подпись"

· "Телефон", "Факс", "Адрес Электронной Почты"

· "Фамилия исполнителя"


Текст письма должен состоять из двух логически связанных частей.


В первой части указываются факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.


Письмо должно быть посвящено одному вопросу. В случае обращения в одну организацию по нескольким вопросам, рекомендуется составлять несколько писем: это значительно повысит оперативность подготовки и обработки документов. Все письма, образующиеся в результате деятельности организации, можно разделить на 2 типа: инициативные письма и письма -ответы.


К инициативным письмам относятся: письма-запросы, письма-просьбы, письма-предложения, письма-предложения (оферты).


Излагая просьбу в письмах-просьбах, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления. В письме-просьбе нужно четко выразить, что Вам нужно и какие действия Вами ожидаются от получателя письма. Письмо рассчитано на то, что в результате его отправления будет получен ответ и автор станет клиентом-адресатом. Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("ПРОШУ..."). От первого лица множественного числа ("ПРОСИМ..."). От третьего лица единственного числа. В этом случае употребляются существительные с собирательным значением (ДИРЕКЦИЯ, РУКОВОДСТВО, АДМИНИСТРАЦИЯ, СОВЕТ ТРУДОВОГО КОЛЛЕКТИВА, ФИРМА...ПРОСИТ..."). Наконец, письмо может быть написано от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением ("ДИРЕКЦИЯ и СОВЕТ ТРУДОВОГО КОЛЛЕКТИВА ОРГАНИЗАЦИИ...").


Письмо-запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру и т.д. с просьбами дать подробную информацию о товарах (услугах) и (или) направить предложение на поставку товара. Запрос может быть направлен на специальном бланке организации (бланк заказа на товары). Если такого бланка нет, то заказ оформляется в форме делового письма.


Запрос должен содержать: наименование товара (услуг), артикул, номер модели (по каталогу), количество наименований, цену единицы товара, возможную скидку, налог на продажу, цену за партию (без учета налога), вид расчета (наличный, безналичный, по чеку), вид валюты, обязательное описание товара - вес, цвет, размер; желательный день отправки, способ транспортировки (само вывоз, вывоз, транспорт), адрес отправки, подпись ответственного лица.


В случае если информация о товаре получена из рекламы, то нужно указать источник информации. Запросы такого вида входят в группу договорных (контрактных) документов и используются в операциях по подготовке и заключению сделки. Модели синтаксических конструкций и вариантов и их реализации идентичны моделям и вариантам писем - просьб.


Предложение (оферта) представляет собой заявления продавца (экспортера) о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Предложение может быть направленно покупателю (импортеру) в ответ на его запрос, либо по инициативе продавца (экспортера).


В предложении обычно указываются: наименование предлагаемого товара, его количество, качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия, в зависимости от характера товара.


Письма-ответы можно разделить на следующие виды: письма-подтверждения, письма-извещения, письма-приглашения, сопроводительные письма, гарантийные письма.


Письмо-подтверждение направляют для подтверждения получения документов и материалов. Иногда желательно вкратце изложить содержание письма, на которое идет ссылка, что бы было ясно, о каком документе идет речь.


Письмо-подтверждение должно содержать слово "ПОДТВЕРЖДАТЬ" в одной из его форм. Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием указанием. Своевременное отправление письма-подтверждения исключает необходимость в письме-напоминании, что способствует сокращению объема деловой переписки. Письма-извещения можно разделить на 4 вида:


· когда заказ выполнен полностью;

· когда выполнение заказа задерживается по вине клиента;

· когда выполнение заказа задерживается по вине поставщика;

· когда возможно только частичное выполнение заказа.


Если заказ выполняется быстро, то письмо - извещение нужно выслать только новому клиенту. Постоянному - такое письмо можно не высылать. В сообщении о выполнении заказа необходимо известить, что было проделано в ответ на заказ клиента, с указанием даты заказа, номера заказа и счета - фактуры. Должна быть сообщена дата отправки, способ доставки и предпочтительный вид оплаты. При оформлении заказа клиентом возможны нарушения в описании товаров. В таком случае фирма может отложить заказ и попросить представить более точные сведения о товаре. При задержке по вине поставщика письмо должно содержать извещение о задержке выполнения заказа и уверения, что фирма прилагает все усилия для его исполнения. При невозможности полностью выполнить заказ, клиента следует проинформировать, что недостающие товары уже заказаны и будут высланы клиенту сразу после получения.


Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые напечатанные типографским способом приглашения, так и трафареты. В письме должны быть четко указано дата и место мероприятия, на которое прислано приглашение.


В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей).


Эти письма составляются только в тех случаях, когда адресату нужно сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе. Чаще всего к ним относятся пояснения относительно целей отправки документа, его особенностей, характера исполнения, положения или личности автора, а также подтверждение факта и даты отправки. В других случаях сопроводительные письма не составляются. Подтверждая факт отправки документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением финансово-хозяйственной дисциплины и за сохранностью отправленных документов.


Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются фирме или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем, гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Слово "гарантия" может вообще не употребляться в тексте письма, а сам документ, между тем, остается гарантийным.