Geum.ru

А. М. Атаян заведующая кафедрой информационных технологий виу, доцент информационные технологии в управлении персоналом любые нововведения всегда вызывают дискуссии о необходимости и целесообразности их применения. Решение

Вид материалаРешение

Содержание


Современный эргономичный интерфейс
Подобный материал:
А.М. Атаян

заведующая кафедрой информационных технологий ВИУ, доцент


ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ПЕРСОНАЛОМ


Любые нововведения всегда вызывают дискуссии о необходимости и целесообразности их применения. Решение кроется в статистических данных по возрастанию объемов информации в мире: за последние 30 лет человечеством создано столько же информации, сколько за три предшествующих тысячелетия. Существенная ее часть — данные о людях и новых технологиях эффективного управления ими. Можно ли при этом отказаться от средств автоматизации в работе кадровых служб? Конечно, можно! Это самый надежный способ перевода своих сотрудников в конкурирующие компании, потому что служба персонала не будет успевать решать новые задачи при стремительном ускорении процессов управления людьми.

Таким образом, вопрос о необходимости использования автоматизированных средств учета персонала, который был актуален для российского кадрового рынка несколько лет назад, сегодня уже не вызывает бурных дискуссий. И вовсе не потому, что потребность кадровиков в подобных системах кем-то оспорена. Просто российский HR-рынок (Human Resource (англ.) – человеческие ресурсы), удовлетворив первичные запросы в автоматизации, движется дальше - к внедрению ИТ-средств управления персоналом, его оценки, обучения, роста.

Основная проблема, которая беспокоит сегодня менеджеров по HR - это нехватка квалифицированных кадров. К сожалению, население стареет, его численность сокращается, уровень отечественного образования снижается. Наличие квалифицированного персонала на всех уровнях управления - один из ключевых факторов дальнейшего развития любой организации. Поэтому наиболее актуальными задачами, стоящими сегодня перед HR-подразделениями, являются подбор персонала и его оценка, формирование кадрового резерва, планирование карьеры сотрудников, организация корпоративного обучения. Данные аспекты и хотят в первую очередь автоматизировать кадровики.

Тенденция такова, что рынок продолжает динамично двигаться от автоматизации учета кадров к автоматизации управления персоналом. Именно поэтому сегодня столь велик интерес к отечественному и зарубежному опыту внедрения подобных систем - как у руководителей предприятий, так и у HR-директоров. Потребность в новых методах работы с персоналом, новых возможностях ИТ-систем в этой области тем выше, чем больше стремление кадровиков привлечь и удержать в штате наиболее опытных специалистов.

Исторически внедрение ERP-систем (Enterprise Resource Planning (англ.) – планирование ресурсов предприятия) в области управления персоналом начиналось с замещения стандартной функциональности оргструктуры, стандартного штатного расписания, кадрового учета и зарплаты. Потребность в автоматизации именно управления персоналом была очень мала. Однако в последнее время все больше заказчиков интересуется именно этим аспектом - автоматизацией поиска персонала, его оценки, мотивации, развития.

Современная ERP-система позволяет автоматически подыскивать необходимые сотруднику курсы повышения квалификации, формировать программы мотивации с учетом его пожеланий. То есть возможности «кадровых» систем соответствуют главной задаче кадровиков - найти и удержать персонал.

При внедрении автоматизированных систем порой возникают квалификационные проблемы, которые достаточно быстро преодолеваются - сотрудник просто проходит обучение. Гораздо сложнее, когда кадровые службы оказывают противодействие внедрению, причем случается это гораздо чаще, чем при автоматизации других сфер деятельности. Реализация проекта затрагивает не только кадры, но и все предприятие в целом, обнажает огрехи в структуре, и как следствие, ее приходится перестраивать. Кроме того, сами сотрудники кадровых служб, как правило, более консервативны.

В конечном итоге ИТ-система предназначена для оперативного получения руководителями среднего и высшего звеньев информации о сотрудниках, поэтому зачастую кадровая служба и бухгалтерия вынуждены заносить в систему большие объемы данных, что требует дополнительных усилий, особенно на начальной стадии внедрения. В итоге кадровые службы могут выполнять те задачи, которые раньше были им недоступны. Например, на основе требований к сотрудникам определить объективные потребности в персонале.

В вопросе выбора информационных программных продуктов для автоматизации управления персоналом у рынка нет того единственного решения, которое может стать панацеей для всех без исключения заказчиков. Ситуация здесь складывается таким же образом, как на рынке автоматизированных систем в целом. Крупные заказчики тяготеют к системам брендов, небольшие компании - к продуктам отечественных ИТ-компаний, иногда обходятся силами собственных программистов. Несмотря на то, что структуры, имеющие большое число региональных офисов, в целом заинтересованы в функционале, который предлагают крупнейшие западные вендоры, многие руководители считают возможности таких продуктов избыточными и сомневаются в целесообразности их приобретения.

На наш взгляд, можно выделить несколько сложностей, которые присутствуют на рынке систем, автоматизирующих кадровую деятельность компаний. В первую очередь на рынке отсутствуют готовые системы, которые были бы достаточно гибки и отражали полную функциональность, необходимую крупной компании. Так, например, компаниям, имеющим сложную территориально-функциональную структуру, требуются специальные решения для ведения отчетности, которые в большинстве случаев не предусмотрены стандартными системами. К сожалению, в настоящий момент отсутствуют системы, которые позволили бы полностью исключить «бумажный» документооборот. Можно отметить и недостаточно высокий уровень поддержки систем, который либо довольно дорог, либо не обладает необходимой оперативностью. Зачастую разработчики не располагают ресурсами для своевременного внесения изменений, продиктованных требованиями законодательства или самой компании.

Помимо упомянутых факторов, можно отметить, что иногда предлагаются программы с довольно сложным пользовательским интерфейсом.

HR-модули присутствуют практически во всех ERP-системах. Поэтому если ERP-система выбрана у заказчика как корпоративный стандарт, то логично использовать ее HR-модуль. Но когда речь идет об автоматизации локальной задачи - процесса управления персоналом, то здесь на выбор системы влияют очень многие факторы.

Например, в западных системах нет готовых шаблонов расчета заработной платы, которые имеются в отечественных разработках. Российские системы в большей степени рассчитаны на специфику отечественного законодательства, и при их использовании заказчики не сталкиваются с проблемой локализации. Но, с точки зрения функционала, западные системы за рамками зарплатных и учетных контуров обладают серьезными ноу-хау и большими возможностями для HR-менеджмента.

Сегодня наиболее популярными системами в области автоматизации HR-департаментов крупных предприятий в России являются «БОСС-Кадровик», подсистема HRMS Oracle EBS, R3. Система HRMS, как и Oracle EBS в целом, имеет ряд технологических преимуществ, главное из которых состоит в том, что все элементы системы - база данных, сервер приложений, клиент - созданы при помощи единой интегрированной линейки продуктов проектирования и разработки одного вендора (Oracle). Есть в этом продукте и плюсы с точки зрения учетной политики. Это возможность без дополнительного программирования (только путем настройки системы) реализовать учет любой информации. Еще одно существенное отличие системы HRMS Oracle EBS - она реализована с помощью интернет-технологий. Для подключения к ней достаточно «непроизводительного» компьютера и браузера. Инсталлировать систему на клиентские места, а впоследствии - поддерживать ее на каждом офисном ПК не требуется.

Компания «АйТи» наряду с продуктом собственной разработки «БОСС-Кадровик», который доминирует на отечественном рынке HR-решений, предлагает решение MySAP HR. Оба решения сегодня востребованы и останутся на «пике популярности» в будущем, поскольку в них эффективно реализованы возможности для выполнения учетных и управленческих задач. MySAP HR - интегрированное решение для управления человеческими ресурсами, ориентированное на крупные корпорации, для которых актуальны задачи управления мобильным и распределенным по всей стране персоналом.

Наибольший возврат инвестиций при использовании этих продуктов обеспечивают такие функции в области управления персоналом, как запросы на отсутствие, управление командировками, администрирование обучения, дистанционное обучение и информационные сервисы. При составлении компенсационного пакета для персонала технологии SAP позволяют применять сложные алгоритмы расчета, получать объективные данные о достижениях сотрудников и автоматически использовать их в расчетах, осуществлять планирование фонда оплаты труда, прогнозирование зарплат и т.п.

В системе Microsoft Axapta, ориентированной на комплексное управление предприятием, управление персоналом - это не просто фиксация данных, касающихся найма, перемещения и увольнения сотрудников, но и планирование развития сотрудников, оценка их эффективности в зависимости от выполняемых функций. Например, качественные и количественные характеристики заключенных им договоров с клиентами, рабочее время и эффективность на рабочем месте, количество обработанных заказов и т. д. В результате анализа руководитель получает точную картину о предприятии с точки зрения управления персоналом и список того, что не хватает для соответствия выдвинутым требованиям. Существующая в Microsoft Axapta функциональность HR-менеджмента позволяет работодателю не только осуществлять учет кадров, но и правильно организовать подбор, обучение, профессиональный рост и ротацию сотрудников. Однако это востребовано лишь технологически продвинутыми компаниями.

Для работы службы персонала в автоматизированной системе ERP-класса Microsoft Business Solutions - Navision v.3.6. используется блок «Персонал и зарплата». С его помощью можно получить ряд существенных преимуществ для организации деятельности: автоматизация кадрового документооборота, ведение единой базы по всем сотрудникам, подразделениям и компании в целом, возможность получать различные отчеты и производить аналитический кадровый учет. Однако существенной проблемой является - обновление системы, вызванное изменениями в трудовом законодательстве; а также невозможность получения функционала для аналитики и статистики, ввиду ограниченности конфигурации системы.

Западные поставщики кадровых автоматизированных систем постепенно снижают цены на свои продукты. Каждый из них использует и определенную систему скидок. Предприятиям с численностью несколько тысяч человек уже выгодно покупать подобные системы. Однако, решив перейти на новый продукт, заказчику необходимо найти поставщика, который гарантирует выпуск работоспособной системы, берет на себя обязанности по ее поддержке и развитию.

По общим оценкам, сегодня в России наиболее распространены именно промышленные версии кадровых систем, системы собственной разработки продолжают использовать не более 30% компаний. Несмотря на то, что самописные решения наиболее тонко учитывают специфику кадровых процессов конкретного предприятия, их поддержка и развитие весьма дороги. Современное законодательство довольно быстро меняется и предприятия, работающие с решениями собственной разработки, вынуждены содержать штат программистов, тогда как апгрейд системы, предлагаемой на рынке, лежит в зоне ответственности ее разработчика. Кроме того, весьма существенным фактором в пользу «коробочной» системы для большинства предприятий и организаций является возможность передачи ее технической поддержки на аутсорсинг.

Во всех существующих на рынке HR-системах достаточно хорошо решены учетные задачи — учет кадров, расчет заработной платы, ведение штатного расписания и т. д. Однако вследствие того, что необходимость в автоматизации управленческих HR-задач появилась сравнительно недавно, лишь отдельные системы способны эффективно решать не только учетные, но и управленческие задачи

Требования кадровиков к автоматизированным системам стандартны — учетные функции плюс генерация необходимой законодательной отчетности. Что же касается пожеланий в отношении возможностей систем управления персоналом — это поиск и найм, желательно — реализованный через Интернет. Обязательно нужна автоматизированная оценка персонала на основе требований к должности и профиля сотрудника. Сопоставляя профиль работника с основными должностными требованиями, система позволяет автоматически определить степень их соответствия. Или при заполнении вакансии решить обратную задачу — подыскать приемлемых кандидатов по соответствию требованиям.

Если рассматривать соотношение «коробочных» и «самописных» систем с точки зрения количества, то, безусловно, на рынке преобладают коробочные системы. Они достаточно функциональны и различаются по своей наполненности. И средние и мелкие компании легко могут выбрать систему, отвечающую своим потребностям.

Очень многие предприятия для автоматизации учетных функций в области кадрового менеджмента используют систему «1C». В тиражном продукте «1C: Управление персоналом 8.0» реализована возможность автоматизировать широкий спектр задач, выполняемых менеджерами и специалистами различного уровня. Для каждой группы задач существует в программе «Рабочее место», которому соответствует отдельный интерфейс и роль, предоставляющая права использования необходимых данных. Выделяют рабочие места: инспектора отдела кадров, HR-менеджера, менеджера по набору персонала, линейного руководителя, менеджера управленческой зарплаты, бухгалтера-расчетчика. Реализованные в конфигурации учетные цепочки и процессы управления позволяют пользователям решать поставленные перед ними задачи. В программе также есть возможность для осуществления процедуры многостадийного планирования и принятия решений, например, при планировании отпусков сотрудников.

Таким образом, прикладное решение "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" автоматизирует решение следующих задач:

Программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций — юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В программе параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Предметную область, автоматизируемую прикладным решением "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", можно раскрыть следующей схемой:





Программа "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" будет полезна всем без исключения работникам предприятия:
  • Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.
  • Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.
  • Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы стало в ней гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).

"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой:
  • индивидуальных графиков работы, включая "скользящие", а также сводных индивидуальных графиков;
  • ввода подробных и/или сводных табелей учета рабочего времени как первичных документов, данные которых используются далее при начислении зарплаты;
  • оплаты почасовых невыходов, например, внутрисменных простоев специализированными документами.

При формировании табеля учета отработанного времени по форме Т-13 в условиях отсутствия данных о расчетах заработной платы используются данные об отсутствии работников, зарегистрированные в кадровом учете.

Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие возможности.

Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.

Современный эргономичный интерфейс прикладного решения "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" делает доступными сервисные возможности "1С:Предприятия 8":
  • универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте;
  • универсальная групповая обработка справочников и документов;
  • подключение внешних обработок и ограничение доступа к их использованию;
  • подключение дополнительных печатных форм в документах;
  • подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов;
  • установка даты запрета изменения данных;
  • средства администрирования пользователей в режиме "1С:Предприятие";
  • средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей

На сегодняшний день разработано совместное решение фирмы "1С" и компании "ВДГБ", предназначенное для автоматизации работы директора по персоналу, психолога, HR-менеджера в области психологической оценки личности - модуль "Психодиагностика" для конфигурации "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".

Научные консультанты проекта - группа преподавателей кафедр психологии личности и общей психологии факультета психологии МГУ им. М.В. Ломоносова под руководством доктора психологических наук, профессора А.Н. Гусева.

Модуль "Психодиагностика" предназначен для:
  • оценки индивидуально-личностных особенностей кандидатов для решения задач отбора и подбора работников на вакантные места, при проведении кадровых конкурсов, при ротации кадров с учетом соответствия сотрудников определенным должностным и профессиональным требованиям;
  • выявления профессионально важных качеств сотрудников;
  • оценки деловых и эмоциональных взаимоотношений в коллективе, выявления неформальной структуры коллектива;
  • формирования профессиональной команды с учетом индивидуально-психологических особенностей каждого сотрудника;
  • прогнозирования поведения сотрудников в типичных ситуациях для оценки потенциальных рисков, связанных с их деятельностью;
  • проведения мониторинга психологического климата в коллективе при реализации новых или рискованных управленческих решений.
  • анализа существующих и формирования новых управленческих команд.

Программный продукт Модуль "Психодиагностика" для конфигурации "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" имеет следующие особенности :
  • Использование профессионального, адаптированного и проверенного на практике психологического инструментария.
  • Компьютеризация трудоемкой и рутинной работы по обработке данных психодиагностического тестирования.
  • Возможность сопоставления результатов, полученных по разным психологическим тестам между собой и с персональными данными сотрудника или кандидата на должность; использование всех возможностей базы данных "1С:Предприятие 8".
  • Обеспечение конфиденциальности полученной психологической информации о сотруднике с использованием аппаратной защиты.

Исходя из проведенного нами исследования и обзора рынка систем автоматизации управления персоналом, для использования в учебном процессе при подготовке студентов экономических и управленческих специальностей мы остановили свой выбор на программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8".

Уже с этого учебного года студенты 3 курса специальности «Государственное и муниципальное управление» изучая дисциплину «Управление персоналом», параллельно во время занятий по «Новым информационным технологиям» знакомятся с возможностями программного продукта "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8", что еще больше способствует погружению в изучаемую предметную область.