Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации
| Вид материала | Документы |
- Анализ влияния размера и типологии российских коммерческих банков на эффективность, 114.67kb.
- Программа двойного диплома «Управление проектами», 17.99kb.
- Защита информации и информационная безопасность лекция 2 Конфиденциальная информация, 30.97kb.
- Правила безопасности при производстве и потреблении продуктов разделения воздуха нпаоп, 1251.63kb.
- Административно-хозяйственная деятельность образовательного учреждения уважаемые коллеги!, 1796.15kb.
- Конспект тема: Бизнес план и его роль в современном предпринимательстве, 598.08kb.
- Основные этапы работы по изучению и обобщению передового педагогического опыта, 217.72kb.
- 1. Понятия "информация" и "документ" Выпишите определение понятия "информация", данное, 292.17kb.
- Уси является ключевой, жизнеобеспечивающей системой, базовым элементом, гарантирующим, 650.87kb.
- Аций, стабильные темпы их работы и конкурентоспособность в современных экономических, 1346.75kb.
Введение
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.
Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности Общества с ограниченной ответственностью «РДВ-медиа», а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Данная работа состоит из введения, трех частей, заключения и приложений.
В ходе работы рассматривались структура, количественные характеристики документооборота, движение входящих, исходящих и внутренних документов. Изучался процесс создания организационно-распорядительных документов. Анализировался порядок формирования и организация хранения документов.
Во введении обосновывается актуальность темы, определяются цели, задачи, структура работы. В первой главе представлена общая характеристика организации ООО «РДВ-медиа», направления деятельности, структура. Вторая глава представляет схему работы с документами в данной организации. В третьей главе содержатся выводы, заключенные в ходе изучения организационной деятельности работы с документами Компании ООО «РДВ-медиа».
При написании настоящей дипломной работы были использованы следующие источники литературы:
………
Документы регламентирующие организацию документооборота ООО «РДВ-медиа»:
• Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).
• Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями).
• Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».
• Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
• Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».
• Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
• Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. №126-ФЗ).
• Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).
• Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации».
• Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).
• Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины».
• ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).
• ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).
• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).
• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.).
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).
В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разработки и обсуждения.
Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».
В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие — 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.
В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.
На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.
Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.
Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив.
- Краткая характеристика ООО «РДВ-медиа»
- История создания ООО «РДВ-медиа»
- История создания ООО «РДВ-медиа»
Общество с ограниченной ответственностью «РДВ-медиа» - является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации, является членом гильдии издателей периодической печати и осуществляет свою деятельность на коммерческой основе. Днем рождения издательского дома считается 6 октября 1992 года (выход в свет первого номера газеты «Работа для вас»). Непосредственным предметом деятельности Общества является: осуществление редакционно-издательской деятельности, газет, журналов, а также других научных, технических, найчно-популярных и рекламных изданий, каталогов, проспектов и иной печатной продукции. Раньше аналогов «РДВ» в нашей стране просто не существовало, и даже на Западе объявления о вакансиях чаще всего публиковались в воскресных номерах ежедневных газет. Издательский дом был первопроходцем, все выстраивали с нуля – и схему привлечения рекламодателей, и службу продаж, и редакционную работу. Сами формулировали российский рынок классифайдовых изданий и в итоге создали уникальные продукты, с которыми трудно конкурировать. Со временем вырос большой издательский дом, который заботится не только о трудоустройстве читателей, но и об образовании и досуге. А в ближайшей перспективе планируется активно развивать интернет-ресурсы. Главная миссия издательского дома «РДВ-медиа» – помочь жителям мегаполисов ориентироваться в потоке информации. В какой бы ситуации ни оказался человек - будь то отдых, поиск работы или выбор учебного заведения – издательский дом протянет ему руку помощи, отсеит самое главное, интересное, полезное, чтобы читатель не тратил время впустую, а эффективно использовал каждую минуту своей жизни. В настоящее время издательский дом выпускает следующие печатные издания и интернет-проекты:
- Газета «Работа для Вас»
- Газета «Элитный персонал»
- Газета «Из первых рук»
- Журнал «Ваш Досуг»
- Журнал «Куда пойти учиться»
- Справочники различной тематики
- сайты: rabota.ru, ucheba.ru, dosug.com, e-personal.ru, iz1ruk.ru.
С помощью этих изданий люди находят хорошую работу, строят карьеру, повышают квалификацию, интересно проводят досуг. А издательский дом… зарабатывает деньги.
Адрес издательства: 109004, Москва, Малый Дровяной пер., д.3, стр. 1.
Сайт издательства: rdwmedia.ru
1.2 СТРУКТУРА ООО «РДВ-МЕДИА»
Подразделения и их функции.
| Подразделение (Краткое наименование) | Выполняемые функции |
| Разработка и контроль исполнения стратегических и тактических планов по реализации стратегии развития компании. |
| Документооборот, организационное обеспечение деятельности руководства |
| |
| РЕДАКЦИЯ "Работа для Вас" и "Из первых рук" | подготовка и выпуск газет «Работа для Вас» и «Из первых Рук», справочников по трудоустройству, подготовка статейных материалов, проведение горячих линий с читателями, ведение специальных проектов |
| РЕДАКЦИЯ "Элитный персонал" | подготовка и выпуск газеты «Элитный Персонал», справочников по бизнес-образованию и рекрутменту |
| Отдел продаж «Работа Для Вас» (ОП РДВ) | Продажа рекламных площадей в газете «Работа Для Вас» и др. изданиях. |
| группа по работе с кадровыми агентствами. | Работа с кадровыми агентствами |
| группа консультирования. | Прием звонков и консультирование клиентов по вопросам размещения рекламы |
| группа привлечения клиентов | Привлечение новых клиентов, возвращение ушедших |
| группа обслуживания клиентов | Ведение постоянных клиентов. |
| Отдел продаж «Элитный Персонал» (ОП ЭП) | Продажа рекламных площадей в газете «Элитный персонал» и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов. |
| Отдел Интернет продаж (ОИП) | Продажа рекламных мест на сайте «rabota.ru» и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов. |
| Отдел продаж «Из первых рук» (ОП ИПР) | Продажа рекламных площадей в газете «Из Первых рук» и др. изданиях. Ведение постоянных и привлечение новых клиентов. |
| Отдел Интернет-проектов (ОИП) | Разработка и поддержка интернет-проектов ДГИ (rabota.ru, e-personal.ru, iz1ruk.ru): программирование, верстка, разработка интерфейсов и дизайна, создание и размещение контента, поддержка пользователей по вопросам работы с сайтом |
| Отдел продвижения (ОПр) | Реклама изданий. |
| Отдел маркетинга (ОМ) | Контроль эффективности изданий и участие в разработке новых предложений клиентам |
| Отдел регионального развития (ОРР) | Расширение и совершенствование сети региональных изданий, обеспечение финансового взаимодействия с региональными изданиями |
| |
| РЕДАКЦИЯ "Ваш Досуг" | Подготовка и выпуск журнала «Ваш Досуг». Планирование номеров, заказ материалов и фотоиллюстраций, создание флет-плана, редактирование текстов, верстка статей, создание макета номера, создание паспортов для отправки в типографию |
| РЕДАКЦИЯ "Куда пойти учиться" | Подготовка и выпуск журнала «Куда пойти учится». Заказ редакционных и рекламных материалов, фотоиллюстраций и рисунков, редактирование редакционных и рекламных материалов, подготовка информационных материалов, верстка статей, рекламных и информационных материалов, работа над макетом номера |
| Информационная служба (ИС) | Сбор и занесение в базу данных информации для справочников и веб-проекта ucheba.ru |
| Отдел продаж «Ваш досуг» (ОП ВД) | Продажа рекламных площадей в журнале «Ваш Досуг» на сайте «dosug.com» и др. изданиях. Ведение постоянных, привлечение новых клиентов |
| группа по работе с брендами. | |
| группа рубричной рекламы. | |
| группа спец. проектов | |
| группа «Культура» | |
| группа Интернет продаж | |
| Отдел продаж «Куда пойти учиться» (ОП КПУ) | Продажа рекламных площадей в журнале «Куда пойти учиться» и др. изданиях. Ведение постоянных, привлечение новых клиентов |
| Отдел Интернет-проектов» (ОИП) | Техническая поддержка и разработки на сайте «dosug.com», «ucheba.ru |
| «dosug.com» | |
| «ucheba.ru» | |
| Отдел продвижения (ОП) | |
| Группа по продаже билетов (ГПБ) | Взаимодействие с поставщиками билетов |
| |
| Ведение бухгалтерского и налогового учета |
| Расчетно-кассовое обслуживание |
| Финансовое планирование, составление и контроль исполнения бюджета, управленческий учет, анализ. |
| |
| Обеспечение подразделений мебелью, оргтехникой, канцтоварами. Поддержание порядка и чистоты в офисных помещениях и на территории предприятия. |
| Эксплуатация и устранение неисправностей инженерных сетей здания (электрика, сантехника, вентиляция, кондиционирование), проведение косметического ремонта помещений. Обслуживание лифта. |
| Подбор персонала для предприятия и ведение кадрового делопроизводства |
| Юридическое сопровождение деятельности предприятие |
| Подготовка и передача материалов в типографию. Набор, корректура, составление указателей, изготовление модульной рекламы, сканирование и цветокоррекция, общая верстка и пре-пресс изданий. |
| Поддержка и развитие компьютерной и телефонной сети предприятия, программного обеспечения |
| Контроль распространения изданий выпускаемых ИД |
| Прием объявлений во все издания от клиентов лично подающих объявления, агентов, Рекламных агентств |
| Администрирование АСУ |
| Доставка документов клиентам ИД |