Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации

Вид материала

Документы

Содержание 2.4 Порядок работы с исходящими документами 2.5 Регистрация документов 2.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Служебные письма Докладная (служебная) записка 2.7 Организация контроля исполнения документов 2.8 Составление номенклатуры дел

Подобный материал:

• Анализ влияния размера и типологии российских коммерческих банков на эффективность, 114.67kb.
• Программа двойного диплома «Управление проектами», 17.99kb.
• Защита информации и информационная безопасность лекция 2 Конфиденциальная информация, 30.97kb.
• Правила безопасности при производстве и потреблении продуктов разделения воздуха нпаоп, 1251.63kb.
• Административно-хозяйственная деятельность образовательного учреждения уважаемые коллеги!, 1796.15kb.
• Конспект тема: Бизнес план и его роль в современном предпринимательстве, 598.08kb.
• Основные этапы работы по изучению и обобщению передового педагогического опыта, 217.72kb.
• 1. Понятия "информация" и "документ" Выпишите определение понятия "информация", данное, 292.17kb.
• Уси является ключевой, жизнеобеспечивающей системой, базовым элементом, гарантирующим, 650.87kb.
• Аций, стабильные темпы их работы и конкурентоспособность в современных экономических, 1346.75kb.

2.4 Порядок работы с исходящими документами


Обработка исходящих документов в ООО «РДВ-медиа» состоит из следующих операций:

• подготовка и оформление документа;
  
• подписание документа руководителем;
  
• регистрация документа;
  
• отправка исходящих документов.
  

Проект документа составляется исполнителем. Документ должен быть подготовлен в 2-х экземплярах, если он будет отправлен адресату по почте, и в одном экземпляре, если он будет отправлен по факсу.

Все исходящие внешние документы (письма, факсы) оформляются на бланке и регистрируются. Подготовленный документ передается исполнителем секретарю (для передачи на подпись Генеральному директору или заместителю Генерального директора). Перед передачей документа на подпись руководителю, секретарь генерального директора обязан проверить наличие необходимых виз, правильность оформления документа в соответствии с требованиями государственных стандартов. Неправильно оформленные документы, возвращаются исполнителю на доработку. После подписания исходящий документ передается секретарю для регистрации. Отправляемые (исходящие) документы регистрируют в день подписания (утверждения). Приложения к исходящим документам не регистрируют.

Исходящие письма без регистрации отправке не подлежат. При направлении документа более чем в четыре адреса документ принимается вместе со списком рассылки. Исходящие документы отправляют по почте, факсу или с курьером. Отправленные по почте документы печатаются в двух экземплярах. Оригинал – отправляется адресату, копия подшивается в дело. Документы, отправляемые по факсу печатаются в одном экземпляре на черно-белых бланках (для факсов) и после отправки факса, подшиваются в дело.

Письма повышенной важности отправляются заказным письмом либо курьером, в этом случае к оригиналу прикладывается ксерокопия, на которой адресат ставит отметку получения, затем этот экземпляр подшивается в дело и хранится в секретариате.


2.5 Регистрация документов


Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».⁷

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. ООО «РДВ-медиа» придерживается такой модели регистрации документов, все письма, содержащие важную информацию, регистрируются в Секретариате. Исключение составляет бухгалтерия, которая имеет свою регистрацию на выдаваемые справки и Отдел кадров, где также ведется своя регистрация приказов по личному составу

В ООО «РДВ-медиа» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь Генерального директора разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. Журнал существует в электронном виде в программе Excel, где каждая страница является отдельным журналом регистрации документов (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, доверенности, командировки, договора, служебные записки).

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «РДВ-медиа» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Отправитель	Содержание	Исполни-тель
1	2	3	4	5	6

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен одним или несколькими реквизитами из следующего списка:

• Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата
  
• Срок исполнения;
  
• Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
  
• Исполнители;
  
• Ход исполнения
  

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. Так как требования к оформлению являются рекомендательными, а а система регистрации документов в Компании ООО «РДВ-медиа» централизованна, то на исходящем документе проставляется только порядковый номер и дата документа. Регистрация исходящих документов ООО «РДВ-медиа» ведется в электронном журнале, содержащем следующие графы:

Дата док-та	Исход. №	Адресат	Краткое содержание/ кто подписал	Исполнитель/ Кто принял	Прим. (кто принял док-нт)
1	2	3	4	5	6

В Компании регистрацией внутренних документов занимается также секретарь Генерального директора. Сюда входят все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, зам. Ген. Директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности, Распоряжения, Доверенности, Договора и Командировочные удостоверения.

ООО «РДВ-медиа» имеет в своем составе дочерние предприятия, территориально находящиеся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих предприятий, регистрируются как входящие.


2.6 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов


- Приказ по основной деятельности

Приказ по основной деятельности - распорядительный документ Издательства. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, совершенствования структуры и организации работы Издательства, финансирования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности и т.п.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается Издательства.

Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ.

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается ответственность за исполнение приказа в целом.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте приказа не предусмотрено иное. После регистрации приказ доводится до исполнителей. Список сотрудников, которым передается приказ, определяется исполнителем приказа. Приказ передается сотрудникам Издания под подпись.

- Распоряжение

Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый в Издательстве преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций.

Правила оформления и порядок работы с распоряжениями устанавливаются в соответствии с утвержденными правилами оформления и порядком работы с приказами.

Распорядительная часть распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ.

Распоряжения подписывают Генеральный директор, заместитель Генерального директора согласно их компетенции. Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

- Протоколы

- Протокол – организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях.

Протоколы оформляются на бланке и содержат следующие реквизиты:

- наименование организации - автора документа;

- название вида документа (ПРОТОКОЛ);

- дата;

- регистрационный номер;

- место заседания;

- гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи.

Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть состоит из следующих реквизитов: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью.

- Служебные письма

Служебные письма готовятся, как ответы на запросы различных организаций, как инициативные письма, как сопроводительные письма к документам. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства. По умолчанию срок составляет 10 дней.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля арабскими цифрами. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Текст письма строится по схеме: введение (основание для составление письма), доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме), заключение (выводы, предложения).

Докладная (служебная) записка

Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю организации и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Служебная записка составляется по инициативе автора или по указанию руководителя.

Служебная записка включает:

- название структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дату;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись (с указанием должности, фамилии и инициалов).

При необходимости, служебная записка согласовывается с руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Подписывает служебную записку составитель.


2.7 Организация контроля исполнения документов


Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения⁸.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Практическую работу по контролю осуществляет секретарь Генерального директора.

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства.

Документы ставятся на контроль Генеральным директором либо Зам. Генерального директора Издательства.

Документ, подлежащий исполнению, передается исполнителю секретарем Генерального директора. Распорядительные документы передаются под личную подпись.

При необходимости выполнения пунктов документа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения. Изменение срока, отмена или приостановление исполнения производится лицом, установившим этот срок.

Контроль исполнения документов осуществляет секретарь Генерального директора.

В контрольные сроки исполнитель обязан предоставить в электронном виде или на бумажном носителе отчет о ходе исполнения документа секретарю Генерального директора. При невозможности исполнить документ в срок, исполнитель обязан указать в отчете причину невыполнения и предложить перенести срок исполнения.

Документ снимается Генеральным директором с контроля после его исполнения.

Приостанавливать исполнение документов, изменять срок исполнения, а также отменять их имеет право только Генеральный директор Издательства.

В ООО «РДВ-медиа» для ведения контроля исполнения используется компьютерная база данных в программе Microsoft Exсel, в которую заносятся все документы требующие исполнения. База данных по контролю содержит следующие графы:

№ п/п	№ док-та	Дата док-та	Вид док-та	Краткое содержание	Испол-нитель	Срок испол-нения	Ход испол-нения	Отметка о снятии с контроля
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Секретарь осуществляет следующие операции:

- формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля.

После указания руководителя ООО “РДВ-медиа» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем исполнителю отдает оригинал (если это сулжебное письмо), копию подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. К сожалению, в инструкции по документационному обеспечению ООО «РДВ-медиа» этот пункт не прописан.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор или заместитель Генерального директора, обладающий правом подписи документов.

Следует отметить что основной поток документов в ООО «РДВ-медиа» рассматривает и подписывает заместитель Генерального директора по общим вопросам на основании доверенности.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется, что нарушает правила контроля исполнения документов.

Ежедневно сотрудники Секретариата учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel⁹. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.


2.8 Составление номенклатуры дел


Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы¹⁰.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления. Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Как правило, предварительно составляется номенклатура дел структурного подразделения, лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, затем создается сводная номенклатура дел организации.

Так как документооборот компании сравнительно небольшой и у ответственных за ведение делопроизводства в отделах сотрудников имеется достаточный объем работы по профилю их подразделения, а также, как правило, сотрудники мало знакомы с правилами ведения делопроизводства, что является существенным минусом в организации документооборота компании. Дела компании хранятся в секретариате, а составлением номенклатуры дел занимается секретарь Генерального директора.

Рассмотрев номенклатуру дел организации ООО «РДВ-медиа», Приложение № 3, сразу возникает ряд пожеланий по ее усовершенствованию:

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска, предназначена для обеспечения правильного формирования и учета дел в Издательстве.

Номенклатура дел Издательства утверждается Генеральным директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел ООО «РДВ-медиа» необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие:

место составления;

на какой год составляется номенклатура дел;

названия разделов;

гриф утверждения;

гриф подписания.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения.

Графы номенклатуры дел заполняют следующим образом.

В графе 1 проставляют индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «Общая переписка»).

Порядок расположения дел внутри номенклатуры дел определяется степенью их важности. В начале располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения).

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Издательства получают выписки соответствующих ее разделов.

Примерная форма номенклатуры дел, разработанная автором работы для ООО «РДВ-медиа» представлена в Приложении №4.