Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации

Вид материала

Документы

Содержание 1.3 Региональное развитие ООО «РДВ-медиа» Имидж компании 2. Организация службы ДОУ в ООО «РДВ-медиа» 2.2 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «РДВ-медиа» 2.3 Порядок работы с входящими документами Прием и первичная обработка документов Рассмотрение документов руководством Издательства Передача документов исполнителю Контроль исполнения и подшивка исполненных документов в дело

Подобный материал:

• Анализ влияния размера и типологии российских коммерческих банков на эффективность, 114.67kb.
• Программа двойного диплома «Управление проектами», 17.99kb.
• Защита информации и информационная безопасность лекция 2 Конфиденциальная информация, 30.97kb.
• Правила безопасности при производстве и потреблении продуктов разделения воздуха нпаоп, 1251.63kb.
• Административно-хозяйственная деятельность образовательного учреждения уважаемые коллеги!, 1796.15kb.
• Конспект тема: Бизнес план и его роль в современном предпринимательстве, 598.08kb.
• Основные этапы работы по изучению и обобщению передового педагогического опыта, 217.72kb.
• 1. Понятия "информация" и "документ" Выпишите определение понятия "информация", данное, 292.17kb.
• Уси является ключевой, жизнеобеспечивающей системой, базовым элементом, гарантирующим, 650.87kb.
• Аций, стабильные темпы их работы и конкурентоспособность в современных экономических, 1346.75kb.

На момент корректировки дипломной работы подписывается приказ о создании Департамента «Образование» и просисываются его функции.

Структура организации указана в Приложении № 1


1.3 Региональное развитие ООО «РДВ-медиа»


Московский издательский дом «РДВ-медиа»» объединяет мощную корпоративную сеть изданий в 32 регионах Российской Федерации, где выпускается 43 издания силами сотрудников 28 региональных редакций.

Региональная сеть существует более десяти лет и представляет в городах России весь спектр газет и журналов издательского дома: «Работа для Вас», «Ваш Досуг», «Куда пойти учиться», «Элитный персонал», «Из первых рук». Основы региональной сети были заложены в 1995 году созданием редакций и выпуском газеты в городах Екатеринбург, Ижевск, Саратов, к которым в дальнейшем добавились такие крупные региональные центры как Санкт-Петербург, Новосибирск, Нижний Новгород и многие другие. Сегодня в большинстве городов России газеты «Работа для Вас» являются на региональных рынках лидерами в СМИ по тематике трудоустройства.

Основные цели и задачи, стоящие перед московским издательским домом, заключаются в поддержке и развитии бизнес процессов в регионах при активном взаимодействии с сотрудниками региональных редакций, внедрении передовых издательских технологий, продвижении бренда компании и изданий на региональных рынках.

ИМИДЖ КОМПАНИИ

Имидж компании складывается из истории ООО»РДВ-Медиа», идеологии, которой компания следует в жизни, а также соответствующих этой идеологии имиджевых характеристик.

Основываясь на своей идеологии, компания формирует и поддерживает имидж, складывающийся из следующих характеристик:

современная;

ориентированная на активную работу с клиентами;

профессиональная;

несущая социальную ответственность за собственную деятельность;

высоко оценивающая собственную деятельность.


2. Организация службы ДОУ в ООО «РДВ-медиа»

2.1 Организация документооборота


Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия¹.

К основным задачам службы ДОУ можно отнести следующие:

– обеспечение единого порядка документирования и работы с документами,

– совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

– функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

– разработка бланков документов и обеспечение их изготовления,

– обеспечение изготовления документов, стенографирования,

копирования и тиражирования документов,

– контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

– функции, связанные с организацией работы с документами:

– установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации),

– обработка поступающих и отправляемых документов,

– регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов,

– разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам,

– предварительное рассмотрение документов,

– контроль за исполнением документов,

– систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов,

– подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива,

– обеспечение защиты документной информации,

– организация работы с обращениями граждан;

– функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

– разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству,

– проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов,

– методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях,

– повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования u1080 и организации работы с документами,

– разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Несмотря на то, что ООО «РДВ-медиа» существует почти 15 лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2002 года. Документационное обеспечение управления в ООО «РДВ-медиа” осуществляется секретарем Генерального директора.

Должностная инструкция секретаря разработана руководителем отдела кадров на основании …?

Организация документооборота производится на основании «Инструкции по организации и ведению делопроизводства в ООО«РДВ-медиа”, утвержденной 04.01.2003 г., нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документооборота ООО«РДВ-медиа”.

К таковым относятся следующие документы:

• Конституция Российской Федерации.

• Гражданский кодекс Российской Федерации (части I и II).

• Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ «Об общих принципах мест­ного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими измене­ниями).

• Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

• Федеральный конституционный закон РФ от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Госу­дарственном гербе Российской Федерации».

• Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи».

• Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регули­ровании».

• Закон Российской Федерации от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках наро­дов Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 24.07.1998 г. №126-ФЗ).

• Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001 г. № 576).

• Указ Президента Российской Федерации от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Феде­рации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Пра­вительства Российской Федерации».

• Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов ис­полнительной власти и их государственной регистрации (утверждены Поста­новлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009 (с последующими изменениями)).

• Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах испол­нительной власти и усилении исполнительской дисциплины».

• ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

• ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требо­вания к оформлению документации» (утвержден Постановлением Госстан­дарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполни­тельной власти (утверждена Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68).

• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

• Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятель­ности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10,2000 г.).

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением кол­легии Росархива от 06.02.2002 г.).

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен­ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управлен­ческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 г. № 23).

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего системати­зированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект «О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разра­ботки и обсуждения.

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности, и правила организации работы с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологиче­ских средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30 разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие — 1 июля 2003 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартиза­ции в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организационно-распо­рядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт приме­нения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В 1998 г. был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте терми­ны расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

На основании ГСДОУ и ГОСТов Федеральная архивная служба России (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разработал «Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами (прием и отправка корреспонденции, учет и исполнение документов, осуществление контроля сроков исполнения документов, порядок группирования документов в дела и подготовки дел к сдаче в архив), а также правила составления и оформления основных документов, образцы которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.

Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, согласование и подготовку документов для подписания Руководителями организации, подготовку документов и передачу в архив.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело².

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организации.

Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности³.

В процессе деятельности используются следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, инструкции. При осуществлении своей деятельности Издательство направляет письма для оперативной связи с другими организациями, органами власти и отдельными гражданами. При осуществлении своей деятельности Издательство издает и другие документы: планы работ, отчеты, графики, акты и др., перечень которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

Доставка документов в Издательство осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской и электронной связи.

Различают три основных потока документов:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
  
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  
• документы, создаваемые в Издательстве и используемые сотрудниками в управленческом процессе (внутренние и организационно-управленческие).
  

С каждым годом наблюдается увеличение документов в организации

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2004	31	193	521	745
2005	55	215	602	872
2006	84	307	804	1195

Следует отметить, что эти данные взяты из анализа дел хранящихся непосредственно в секретариате.

В Департаментах организации не ведется учет документации, в большинстве своем – это гарантийные письма от клиентов, на основании которых выставляется счет.

Исключение составляют Финансовый департамент (ведется регистрация выдачи справок) и отдела кадров (ведется регистрация приказов по личному составу).

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, постоянным возрастанием количества работников.

Документы изготавливаются на бумаги форматом А4 (210Х297 мм).

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ - это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Приложение № 2⁴.

Бланк ООО «РДВ-медиа» не соответствует правилам установленным ГОСТ Р 6.30:

• не указана правовая форма организации;
  
• не указаны коды: ОГРН; ОКПО; ИНН; КПП;
  
• справочные данные смещены в правый нижний угол;
  
• расположение элементов не соответствует правилам;
  
• справочные данные смещены в правый нижний угол;
  
• нет ограничительной черты для реквизитов;
  
• нет ссылки на номер и дату входящего документа.
  

На основании этих замечаний, предлагается новый бланк организации для исходящих писем с учетом требований ГОСТ Р 6.30. Приложение № 3.

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его⁵. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения о Департаментах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями Департаментов (приказы, распоряжения);

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы в Компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название Компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в Компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD.

Секретарь Генерального директора контролирует правильность оформления документов в соответствии с требованиями инструкции.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.


2.2 Документы, определяющие организацию делопроизводства в ООО «РДВ-медиа»


Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна быть разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с заместителем Генерального директора по общим вопросам. В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие пункты:

1. Общие положения.
   
2. Правила подготовки и оформления документов.
   
3. Требования к реквизитам документов.
   
4. Организация документооборота
   
   1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции
      
   2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.
      

3. Организация контроля исполнения документов.
   
4. Поисковая система по документам.
   
5. Составление номенклатуры дел.
   
6. Формирование и оформление дел.
   
7. Экспертиза ценности документов.
   
8. Передача дел в архив⁶.
   

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Подразделения ООО «РДВ-медиа» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Ведет документооборот в компании ООО «РДВ-медиа» секретарь Генерального директора.

Также необходимо отметить, что в ООО «РДВ-медиа» присутствуют Учредительные документы – Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи), так как на протяжении деятельности Компании вносились изменения в Устав, это отражено документально. Существует Решение Учредителя об образовании ООО “РДВ-медиа», Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Рассматривая службу делопроизводства в ООО «РДВ-медиа» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

2.3 Порядок работы с входящими документами


Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «РДВ-медиа» осуществляется централизованно секретарем Генерального директора (за исключением регионального отдела).

Входящие документы проходят в Издательстве следующие этапы обработки:

• Прием и первичная обработка документов;
  

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно возвращают.

Если указано структурное подразделение в адресе получателя, то оно передается без предварительно вскрытия.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

• при поступлении личных или доплатных документов;
  
• судебных документов.
  

• Предварительное рассмотрение и регистрация документов;
  

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется секретарем Директора, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

• Рассмотрение документов руководством Издательства;
  

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Секретарь Генерального директора обладает дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого существует классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Он введен для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

• Передача документов исполнителю;
  

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал передается исполнителю, копия подшивается в дело. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Секретариат или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

• Контроль исполнения и подшивка исполненных документов в дело.
  

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества, поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций, эти письма не регистрируются и не хранятся,

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.