Учебно-методическое пособие Барнаул-2004 удк печатается по решению Ученого совета Барнаульского государственного педагогического университета
| Вид материала | Учебно-методическое пособие |
- Учебно-методическое пособие Барнаул-2004 удк печатается по решению Ученого совета Барнаульского, 1461.29kb.
- И. Я. Яковлева Н. И. Алексеева Основы этики: учебно-методическое пособие, 948.92kb.
- Учебно-методическое пособие Ульяновск, 2004 г. Ббк: 74. 200. 52 + 74. 265. 1 Удк: 373., 886.42kb.
- В. Г. Белинского кафедра мировой и отечественной культуры удк 17: 34 (075. 8) Этика, 993.72kb.
- В. Г. Белинского кафедра мировой и отечественной культуры удк 17: 34 () этика профессионального, 1107.99kb.
- Учебно-методическое пособие псков 2008, 827.79kb.
- М. Ю. Иванов Бизнес-планирование в сфере услуг Учебно-методическое пособие, 908.25kb.
- Учебно-методическое пособие Саров Арзамас сгт, 3387.31kb.
- В. Г. Белинского Исторический факультет Гуманитарный учебно-методический и научно-издательский, 2441.09kb.
- Практикум Учебно-методическое пособие Канск 2006 Печатается по решению научно-методического, 1041.76kb.
Часть 6. Аппаратное и программное обеспечение рабочего места каталогизатора. Ведение электронного каталога
Электронный каталог (ЭК) - это библиотечный каталог в машиночитаемой форме предоставленный в распоряжение читателей библиотеки. ЭК раскрывает состав и содержание библиотечного фонда печатных, аудиовизуальных, электронных и других документов и служит для обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам библиотеки и реализации многоаспектного информационного поиска. Все технологические процессы создания ЭК происходят с помощью автоматизированного рабочего места (АРМ) каталогизатора. АРМ каталогизатора – рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники и позволяющее при участии человека осуществлять:
- ввод библиографических записей (БЗ),
- редактирование и (при необходимости) удаление БЗ,
- поиск информации,
- печатание библиографических данных в виде каталожных каточек,
библиографических указателей, отчетов и т. д.,
-возможность обмена информацией с другими библиографическими базами данных, в том числе и подключение к сети Интернет.
Программное обеспечение представляет собой специально разработанные программы, позволяющие вести автоматизированную обработку документов.
В АИБС «MARC SQL» подсистема, с помощью которой осуществляется создание и ведение электронного каталога, называется «Каталогизация». В программе реализована поэтапная технология создания БЗ. Каждому этапу соответствует доступный набор модулей, функций, шаблонов, документов.
Лингвистическое обеспечение предлагает технологию автоматического формирования словарей, возможность подключения внешних словарей, рубрикаторов, классификаторов (ББК, УДК и др.), тезаурусов. Предусмотрено автоматическое формирование и печать каталожных карточек, книжных формуляров и других печатных форм.
Основная цель данного раздела – оказание помощи библиотекарям в приобретении первоначальных навыков создания и редактирования библиографических записей в АИБС «MARC SQL».
1.Создание документов. Общие положения.
Для того, чтобы приступить к вводу документа в ЭК, необходимо совершить следующие действия:
- найти в меню и нажать кнопку «Модули», выбрать строку «Каталогизация» и щелкнуть левой клавишей мыши;
- далее нажать кнопку «Документ», выделить строку «Шаблоны документов» и также щелкнуть левой клавишей мыши;
-в окне со списком шаблонов выбрать «Каталогизация» (для книг), «Статьи» (для аналитики), «Многотомные издания» или другую строку - в зависимости от вида каталогизируемого документа;
-нажать кнопку «Создать документ», после чего в окне «Библиографический уровень» появится строка «Монография» или «Статья»
После этого предоставляется возможность ручного ввода документа по заранее определенному шаблону (списку полей для создания документа) с учетом требований и правил описания, установленных ГОСТ 7.1-2003 Библиографическая запись. Библиографическое описание (вступает в действие с 1 июля 2004 г.).
Ввод информации в электронный каталог заключается в выделении элементов библиографической записи и занесении их в соответствующие поля и подполя:
- при двойном нажатии мыши на редактируемом поле и появлении экрана для редактирования информацию необходимо ввести вручную или выбрать из словарей данной системы;
- заполнив окно, нажать кнопку «ОК», после чего данные перенесутся в запись;
-для использования словарей в режиме создания документов следует нажать кнопку «Словари» в окне редактирования и затем выбрать необходимый словарь, двойным щелчком выделить отобранное слово и также нажать кнопку «ОК».
1.1. Заполнение полей
Приведены правила заполнения полей, обязательных в условиях корпоративного взаимодействия библиотек. Решение о вводе в ЭК других сведений принимаются каждой библиотекой самостоятельно. Примеры соответствуют ГОСТ 7.1-2003.
(001) Контрольный номер и (005) Дата корректировки
Проставляются автоматически.
(008) Кодируемые данные
Поле состоит из 40 символьных позиций (00-39), которые содержат кодированную информацию о записи в целом и о специальных библиографических аспектах каталогизируемого документа (является ли издание правительственным, юбилейным, биографическим, имеются ли в нем иллюстрации, библиография и т. п.). Значение и символы кодов см. в «Руководстве по использованию полей USMARC формата».
(020) Индекс ISBN
(а) ISBN
Заполняется, если номер указан в книге. Буквы ISBN не пишутся. Подполе повторяется, если в документе несколько ISBN. Примеры:
5-8367-0092-5; 5069-67895-0 (т.1)
(с) Цена (руб.)
Примеры: 10-15, 111-00, 6-34, 0-78.
(090) Шифры
(а) Полочный индекс
Классификационный индекс, указывающий место хранения документа при систематической расстановке фонда. Примеры:
83я72: 22.3я2
(x) Автоpский знак
Для определения авторского знака необходимо ввести несколько начальных букв имени автора или заглавия текущего документа. Определение авторского знака подключается автоматически при редактировании соответствующего поля документа. Пример:
В221; И20; Ч-875
(c) Каталожные индексы
Классификационный индекс, указывающий деление каталога, в которое должна быть помещена данная каталожная карточка. Примеры:
63.3(2)1; 85.14(0)
(e) Инвентарный номер
Порядковый номер в инвентарной книге, присваиваемый единице хранения (документу) при инвентаризации. Если номеров несколько, они записываются в одно окно через точку с запятой, между ними ставится пробел. Пример:
566722; 566723; 566724
(091) Индексы/коды
(a) Индекс ББК
Поле обязательное. Указывается полный индекс. При наличии нескольких - каталожные индексы плюсуются. Примеры:
22.151+22.3 (при этом полочный индекс 22.1);
63.5(0)я73+82.3(0)я73 (при этом полочный индекс 63я73)
(100) Автор
(a) ФИО
Записывается единственный или первый автор, если их не более трех. Сначала пишется фамилия, потом инициалы, если возможно, указывается полное имя и отчество.Пример:
Васильев В.Н.
Коновалов, Иван Яковлевич
(b) Династ. номер
Записывается римскими цифрами (латинскими буквами).Примеры:
Наполеон III
Николай I
(q) Полное имя
Наиболее полная форма имени, чем в подполе ФИО или настоящее имя, если в подполе ФИО записан псевдоним.
(u) Дополнение
Записываются все разночтения, связанные с транскрипцией имени автора. Пример: Толкин, Толкиен, Толкиэн.
(f) Возрастная адресация
Вносится возрастная адресация: мл (младший); ср (средний); ст (старший); рч (руководитель чтения); в (взрослые) - без точек и пробелов, разделитель точка с запятой. Пример: мл; ср
(110) Автор-организация
Вносится название организации или юрисдикции, которая выступает в роли автора документа.Пример:
Российская Федерация. Законы
(245) Заглавие
Продолж. (0,1)
Записывается индикатор наличия продолжения названия:
1-при наличии продолжения названия,
0-по умолчанию (нет продолжения)
Незначительные символы (0-9)
Если название статьи начинается со знаков препинания (кавычек, многоточия) или с артикля, то ставится цифра, соответствующая количеству символов до первого слова. Примеры:
"The doors"-5 (кавычки, три буквы и пробел);
"Минута молчания"- 1 (кавычки);
"...Не отрекаются любя"-4 (кавычки и три точки)
(а) Основное заглавие
Основное заглавие документа приводится в том виде и с теми же знаками, в каком оно приведено в источнике описания. При отсутствии знаков ставится точка, если идет перечисление, и двоеточие - если идет уточнение. Примеры:
Русская проза начала XX века
Кресты. Иконы. Складни
Философия: итог тысячелетий. Философская психология
Жандармы и чекисты: от Бенкендорфа до Ягоды
Перечисление нескольких произведений на титульном листе заносится в поле через точку с запятой. Пример:
Человек из СССР; Полюс; Дедушка
(b) Продолжение названия
Записывается продолжение названия, если оно есть. Примеры:
краткий очерк
хрестоматия для учащихся 7 кл.
справочник
Сведения, отражающие вид документов или жанры, перечисляются через точку (Повесть. Рассказы), а при отсутствии знаков – через запятую (статьи, письма, воспоминания). В это же поле вносятся пометки о читательском назначении (для детей старшего и среднего возраста; учебное пособие для учащихся 5 кл.), сведения о количестве томов (в 2 т.), о переводе с иностранного языка, если не указан переводчик (пер.с англ.) и т.д. При необходимости перечисления ставится двоеточие. Пример:
пробный учебник: в 3 ч.
музей-заповедник: путеводитель
роман: пер. с нем.
(c) Ответственность
В подполе указываются: автор вступительной статьи, редактор, составитель, художник, переводчик и т.п. Организации, подготовившие издание (если указаны) - пишутся первыми, если карточка без автора; если карточка авторская, то организации пишутся после редактора, составителя. Инициалы пишутся перед фамилией. Запись разнородных ответственных разделяется точкой с запятой (;), однородных – запятой. Пример:
сост., авт. предисл. Л. М. Авилова; отв. ред. А.Н.Покровский, Г. Н. Николаева
БГПУ; науч. рук. В. И. Матис
(h) Носитель
Указыватся физический носитель. Например: CD, аудиокассета, звукозапись речевая, ноты, микрофильм, микрофиша, видеокассета.
(250) Сведения об издании
(a) Основные сведения об издании.
Содержатся сведения, уточняющие информацию об издании. Пример:
8-е изд., испр. и доп.
(b) Дополнительные сведения об издании.
Записываются уточняющие данные. Пример:
Репринтное воспроизведение изд. 1888 г.
(260) Выходные данные
Есть ли издат.(0,1)
1 - Есть информация об издательстве
0 - по умолчанию
(a) Место издания
Название города, в котором было выпущено издание, пишется полностью, кроме следующих: М., Л., СПб., Ростов н/Д, Н.Новгород.
Перечисление городов приводится через точку с запятой (;). Пример:
СПб.; Киев
(b) Издательство
Наименование издательства, фирмы, выпустившей фильм, CD, аудио-. Вносится с большой буквы, без кавычек. Отделение указывается через точку. При перечислении издательств разных городов ставится точка с запятой(;), издательства одного города разделяются двоеточием. Пример:
АСТ: Астрель
Наука. Ленингр. отд-ние
М.: Медицина; Новосибирск: Наука
(c) Дата издания
В качестве даты издания приводится год публикации каталогизируемого документа. Если эти сведения отсутствуют, указывается предполагаемая дата издания. Примеры:
2004
[2001?]
[ок.1998]
[между 1918 и 1925]
(300) Физическое описание
(a) Объем
Количество стр., кассет, общее время исполнения и т.д. Примеры:
435 с., 16л. ил.
651 с., 1 л.портр.
1 электрон. опт. диск
(b) Ил/тип воспроизведения
Заполняется при наличии в документе иллюстраций (ил. или цв.ил., портр., карт.), если они приведены в тексте. Пример:
127 с.: ил.
(e) Сопроводительный материал
Указывается наличие приложений. Пример:
+3 л. табл.
+ 2 аудиокассеты
(440) Серия
Незначительные символы(0-9)
Ставится цифра, соответствующая количеству символов до первого слова. (См. примеры к полю 245).
- Серия
Поле заполняется при наличии серии. Примеры:
Школа классики: ШК: кн . для ученика и учителя
Библиотека зарубежной классики
(v) N тома, номера.Пример:
Вып. 1; Т. 39; 8/2003
(x) ISSN серии
Заполняется, если есть в издании. Буквы ISSN не пишутся. Пример:
0305-3741
(500) Пpимечания
(a) Пpимечание
Содержит дополнительные сведения, относящиеся к отдельным областям описания или к документу в целом. Примеры:
Загл.указ. на обл.
Содерж.: Весна в Фиальте; Защита Лужина; Обида.
При аналитическом описании это поле содержит информацию о частях статьи, вышедших в прошлых номерах или о страницах примечания, связанного с данной статьей в этом журнале. При необходимости перечисления разнородных примечаний ставится точка и тире (.-). Примеры:
Примеч: С.162-163
Продолж. - Начало: NN 9,10,11.
(504) Библиография
(a) Библиография
Вводится информация о наличии одной или нескольких библиографий, фильмографий, различных указателей и т.д. При необходимости перечисления ставится точка и тире (.-). Примеры:
Библиогр.: с.12-15. - Именной указатель: с.22
Дискография: с. 105-111.
Фильмография: т. 2, с. 344-360.
Включает библиогр. и указ.
(653) Ключевые слова
(a) Ключевые слова
Ключевые слова вносятся в одно поле через точку с запятой (;), между ними ставится один пробел. Пример:
литература древнерусская; мифология; этногенез
(700) Другие авторы
(a) ФИО
Записывается первый автор (если их более трех) или второй и третий (если автора три) по правилам, которые приведены в поле 100-Автор.
(710) Другие организации
Вносятся сведения о других организациях, если авторами являются несколько организаций. Для каждой организации формируется отдельный элемент.
(773) Источник информации
Поле заполняется при аналитическом описании статей из сборников (шаблон «Статья/ Моногр.») или из периодического издания (шаблон «Статья/ Сер.»).
(а) Заголовок основного описания
Записывается ФИО автора книги, из которой расписывается статья.
(t) Название источника
Указывается название журнала/газеты (без кавычек). Примеры:
Воспитание школьников
Вечерний Барнаул
(d) Место и дата издания
Вносится год издания журнала/газеты или место и год издания сборника. Примеры:
2004
М., 2003
(g) Прочая информация
Вводится номер журнала или дата выпуска газеты и страницы, на которых напечатана статья. Примеры:
№ 6. - С.18-24.
26 мая. – С.2-4.
(876) Штрих-коды
(p) Штрих-коды
Используется для занесения штрих-кода на каждую единицу хранения фонда, если в библиотеке предполагается электронная выдача документов.
(990)Данные о заказе
(e) Получено на ИУ
Количество экземпляров, полученных на инвентарный учет в текущей партии.
(v) Состоит на ИУ
Количество экземпляров, поставленных на инвентарный учет с учетом ранее полученных.
(f) Даты поступлений
Дата поступления на безынвентарный учет
(t) N записи в КСУ для ИУ
Номер записи в книге суммарного учета для изданий, поступивших на инвентарный учет
(w) Получено на УК
Информация о количестве экземпляров, поступивших в последней партии на безынвентарный учет.
(k) Состоит на УК
Общее количество экземпляров, состоящих на безинвентарном учете.
(h) N записи в КСУ для Б/У
Номер записи в книге суммарного учета для изданий, поступивших на безинвентарный учет.
(z) Выбыло
Количество списанных экземпляров.
(j) Количество экз.
Количество экземпляров состоящих на учете.
(998) Персоналия
(а) Персоналия.
В поле вносится перечень лиц, которым посвящен каталогизируемый документ (Фамилия, Имя, Отчество или инициалы). Примеры:
Пушкин, Александр Сергеевич
Николай II (имп.)
1.2 Сохранение документов
После завершения ввода новой или редактирования ранее существовавшей информации производится запоминание документа в базе данных нажатием кнопки «Сохранить».
Запись выглядит следующим образом:
2 Редактирование документов
Для редактирования документов предназначена экранная форма «Редактор документов» и все функции, описанные ниже, предназначены и доступны для этой формы.
2.1 Редактирование полей документов
Для редактирования поля документа необходимо установить каретку на требуемое поле и нажать клавишу “Enter”. Можно также дважды щелкнуть левой клавишей мыши на поле. После этого на экран будет выдано диалоговое окно – форма редактирования документа. Для формирования значения поля система позволяет использовать внутренние и внешние словари, а также тезаурусы. Для этого в формах редактирования предусмотрены соответствующие кнопки. Работа со словарями осуществляется аналогично режиму поиска по словарям. Отобранные термы при нажатии кнопки “ OK” копируются в форму редактирования как значение поля документа.
2.2 Добавление новых полей в документ
Для того, чтобы добавить поле, необходимо поставить курсор на нужное поле и нажать клавишу “ Insert”. По умолчанию добавляется текущее поле документа (на котором стоит каретка). Автоматически подключается форма редактирования.
2.2 Удаление полей из документа
Содержимое активного или текущего поля документа помечается, как удаленное (перечеркивается текст в поле) Фактическое удаление произойдет не сразу, а при запоминании текущего документа в базе данных.
3. Печать документов
Чтобы распечатать карточку, формуляр и т.п. или просмотреть экранную форму документа, необходимо выбрать в меню «Вид», выделить строку «Отчеты» и щелкнуть левой клавишей мыши на нужной строке (Каталожная карточка; Формуляр и т.д.). Просмотрев и (при необходимости) отредактировав печатную форму, подтвердить «Печать» в строке меню «Файл».
При всех затруднениях в работе рекомендуем войти в режим «Справка», выделить строку «Руководство пользователя» и обратиться к нужному параграфу раздела «Каталогизация».