Приложение №7 «Автоматизированный контроль исполнения запросов»
| Вид материала | Документы |
- Контроль исполнения требований документа 13 приложение блок- схема процесса управления, 662.63kb.
- Включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет, 112.42kb.
- Инструкция об объявлении международного розыска, исполнения и направления компетентными, 820.68kb.
- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12. 12. 1993), 124.64kb.
- Конституцией Российской Федерации от 12. 12. 1993; Федеральным закон, 194.84kb.
- Контроль над посещением лекций 0-1 1-4 аудиторные 2 Работа на семинарских занятиях:, 381.74kb.
- Контроль над посещением лекций 0-1 1-4 аудиторные 2 Работа на семинарских занятиях:, 389.37kb.
- Автоматизированный камеральный контроль форм налоговой отчетности, 115.88kb.
- 28 сентября 2011 г. N 765-рп об изменении типа Государствен- ного учреждения города, 48.1kb.
- Оао «Манотомь». Автоматизированный контроль метрологических характеристик и градуировка, 79.1kb.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 7
«Автоматизированный контроль исполнения запросов»
24-25 февраля 2011
Целью проекта автоматизации исполнения запросов граждан и организаций является создание необходимых механизмов информатизации рабочего архивного процесса Новосибирской области. Существующая сегодня технология обработки запросов на территории региона не может развиваться без автоматизации процесса.
Создание и внедрение новой автоматизированной технологии контроля исполнения запросов позволит выполнять оперативную обработку поступающих запросов. Система учета и контроля исполнения социально-правовых запросов создана для автоматизации учета справок, создания статистических отчетов по выполнению работы сотрудниками архива. В данном проекте воплощены две основные идеи: контроль работы сотрудников, исполняющих справки и слежение за потоком справок, поступающих в архив.
Для совершенствования регистрации поступающих запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов необходимо автоматизация данного процесса. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения запросов в установленные законодательством сроки. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
К первому шагу автоматизации процесса регистрации исполнения запросов граждан и организаций приступили в Государственном архиве Новосибирской области еще в 1999 году. Программный продукт «Автоматизированный контроль исполнения запросов» предназначен для регистрации и контроля исполнения социально-правовых запросов, поступающих в архив. У данной разработки были свои преимущества и недостатки. Одним из недостатков, с точки зрения специалистов управления, являлось то, что программный продукт «Автоматизированный контроль исполнения запросов» не обеспечивал функцию контроля исполнительской дисциплины. К сожалению, данной разработкой так же не поделились и с архивными органами и учреждениями Новосибирской области.
В 2010 году в соответствии распоряжением администрации Новосибирской области от 03.06.2009 № 217-ра «О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области» удалось реализовать переработку программного продукта «Автоматизированный контроль исполнения запросов».
При разработке программного продукта учтена возможность удаленного доступа до созданного ядра, расположенного на площадке управления, программный продукт реализован на платформе IBM Lotus, все муниципальные архивы будут объединены единым программным продуктом, с возможностью репликации созданных баз данных на местах, с основной базой данных в управлении, кроме того удалось реализовать Web-доступ – просмотр статуса заявRB («исполнено», «не исполнено»), который может быть реализован через сайт управления и инфо-киоски. В дальнейшем, планируется усовершенствовать Web-доступ и реализовать on-line прием заявлений граждан и организаций посредством инфо-киосоков, тем самым оказывать услуги в электронном виде, пусть и не в 100% случаях.
Программный продукт «Автоматизированный контроль исполнения запросов» позволяет выводить в удобном для пользователя виде списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок, или уже истек. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все запросы не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. В данном программном продукте реализована и сохранность запросов в едином хранилище, так же предусмотрена защита от несанкционированного доступа, кроме того, расширены поисковые и аналитические возможностей работы с запросами граждан.
Одним из преимуществ решения является его быстрое внедрение и простой интерфейс. Данный программный продукт уже прошел опытную эксплуатацию в Государственном архиве Новосибирской области и управлением принято решение о повсеместном внедрении на территории Новосибирский области данного программного продукта. Специалистами отдела информационной и методической работы будут разработаны учебные программы для внедрения программного продукта «Автоматизированный контроль исполнения запросов» и все архивисты нашего региона пройдут данное обучение.
Все необходимые технологические и административные процедуры по обеспечению работоспособности системы будут выполнять сотрудники управления. Специалистам на местах, в архивных органах и учреждениях Новосибирской области, не нужно будет беспокоиться о сохранности созданных карточек и справок в программном продукте «Автоматизированный контроль исполнения запросов» и сохранности этих данных в электронном виде.
Начальник отдела
информационной и методической работы
управления государственной архивной службы
Новосибирской области Н.Н. Тезина