Включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки
| Вид материала | Документы |
- Методика устной проверки включает в себя две основные части: а составление проверочных, 41.26kb.
- Важнейшей целью деятельности архивов является использование документов Архивного фонда, 362.72kb.
- Российская Федерация, 43.49kb.
- План рекламы документ, определяющий порядок проведения рекламных мероприятий в рамках, 151.75kb.
- Программа предполагает углублённое изучение на продвинутом уровне таких специальных, 55.11kb.
- Информация на сайт Управления Россельхознадзора по Ставропольскому краю, 45.99kb.
- В первые же дни войны тысячи ростовчан были призваны в ряды действующей армии. Мобилизация, 55.03kb.
- Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными закон, 774.37kb.
- Концепция (лат conceptio восприятие) система взглядов на определенное явление, способ, 111.08kb.
- Маркетинговые исследования фактически это деятельность, направленная на анализ и сбор, 41.83kb.
ЗОКД Л 14-04-09
7.3. Технология контроля исполнения документов и поручений
Контроль исполнения конфиденциальных документов включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
Учитывая сложный и неординарный характер функции контроля исполнения документов и поручений, ее в предметном плане можно условно разделить на два неразрывно связанных компонента: контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов и контроль сроков исполнения этих решений. Такое деление является условным и служит лишь целям изучения объекта исследования, его регламентации и совершенствования.
Контроль фактического исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют: руководитель фирмы, его заместители, руководители структурных подразделений и другие должностные лица. Эту работу они ведут лично или с помощью уполномоченных или сотрудников, например помощников, референтов. экспертов, советников, кураторов и других лиц.
Контроль сроков исполнения документов (сроковый контроль является обеспечивающей, информационной частью фактической контроля и сосредоточивается в службе КД,
Оcновные задачи системы срокового контроля за исполнением
• запоминать все поставленные на контроль документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения и помнить о них до окончания реального выполнения;
* формировать справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям;
* корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним;
* информировать руководителей, специалистов (исполнителей) и сотрудников службы КД о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах;
* напоминать (сигнализировать) руководителям и исполнителям о наличии неисполненных документов и поручений:
* фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;
* анализировать уровень исполнительской дисциплины в фирме в целом, по структурным подразделения, специалистам, видам документов и другим аспектам.
Контроль исполнения документов включает в себя две обязательные составные части: предупредительный контроль и контроль последующий.
Предупредительный (текущий, оперативный) контроль оказывает активное yправленческое влияние на ход исполнения документа и осуществляется путем периодической проверки и регулирования процесса исполнения, сигнализирования руководителям и исполнителям о приближении срока окончания работы над документом. ведется в течение всего периода исполнения документа. Всегда индивидуальный характер по отношению к документу, поручению, заданию и охватывает массив, как правило, наиболее важных документов.
Последующий (итоговый, сплошной контроль проводится периодически (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Он представляет собой аналитическое обобщение исполнительской дисциплины структурных подразделений фирмы и по исполнителям. При отсутствии в фирме предупредительного контроля последующий контроль решает только одну задачу — констатацию факта выполнения невыполнения того или иного решения, когда сроки его исполнения истекли и исправить создавшееся, часто критическое, положение уже практически невозможно.
В основе рациональной организации контроля исполнения документов в фирме лежит определение категорий документов, подлежащих контролю, установление сроков их исполнения и правильное построение технологического процесса контроля исполнения, в том числе прямой и обратной связи с исполнителями контролируемых документов.
Контролю 'исполнения подлежат вес зарегистрированные документы, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные, плановые и другие документы.
Предметом контроля в распорядительных, плановых и других подобных документах, решениях коллегиальных органов являются. не сами документы, а содержащиеся в них задания. Контролируется процесс ознакомления руководителей и специалистов с документами, предназначенными для использования в работе (приказами.; инструкциями и др.) или присланными во временное пользование, для согласования или утверждения.
В деятельности фирм сложилась практика постановки на контроль не всех документов, требующих проверки исполнения, а определенной группы (категории), т.е. индивидуальный выборочный контроль исполнения, позволяющий наиболее внимательно и технологически четко организовать наблюдение за исполнением наиболее ценных документов и производимых работ. Ставятся на контроль обычно поручения и документы вышестоящих органов управления, распорядительные документы данной фирмы и решения ее коллегиальных органов управления, важнейшие документы других учреждений, плановые, программные документы, графики важнейших работ и т.д.
Любой контролируемый документ всегда должен иметь строго определенный срок исполнения. Срок исполнения документов может быть типовым и индивидуальным.
Типовой срок указывается в перечне документов, подлежащим обязательному контролю. Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов 10—15 дней. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать I0 …15 дней.
Индивидуальный срок исполнения документа определяется руководителем и фиксируется в распорядительных пунктах документа или резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте — по заданиям и поручениям. Следует помнить, что срок исполнения это конечная дата работы над документом. Срок исчисляется в календарных днях.
Срок исполнения всегда должен быть реальным и учитывать время, необходимое для выполнения технических операций с документами, степень загруженности исполнителя, территориальную отдаленность подразделения и другие факторы. В противном случае указанный срок будет носить формальный характер и будет заведомо невыполнимым.
Технологические процедуры контроля исполнения документов организуются таким образом, чтобы в любой момент руководители фирмы и сотрудники службы КД имели полную и достоверную информацию о ходе исполнения каждого контролируемого конфиденциального документа без обращения к самому документу или исполнителю.
В основе построения технологических процедур контроля исполнения документов лежит применяемая в фирме система учета конфиденциальных документов и ведения справочно-информационного банка данных по документам.
* В технологическом процессе контроля выделяются четыре основных последовательно выполняемых этапа: постановка документов на контроль, ведение контроля, снятие документов с контроля, анализ исполнительской дисциплины.
Этап постановки документа на контроль включает в себя типовой комплекс процедур:
* Выявления документов, требующих контроля;
* запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную карточку;
* включение карточки в рабочий (предварительный) массив картотеки контролируемых документов;
* контроль срока нахождения документа на рассмотрении руководства учреждения;
* внесение в карточку документа резолюции руководителя
* перемещение карточки документа из рабочего в основной массив картотеки службы КД.
Начало цикла контрольных операций должно совпадать с моментом учета поступивших и подготовленных документов. При традиционной технологической системе учета на контролируемый конфиденциальный документ заполняется дополнительный экземпляр учетной карточки для обеспечения контрольной картотеки. Дополнительный экземпляр карточки может иметь цветовые отличия (цветовые полосы, различную окраску). В целях контроля исполнения распорядительных документов, планов, решений и других документов, содержащих несколько заданий (поручений), исполняемых несколькими подразделениями и имеющих различные сроки исполнения, заполняется контрольный экземпляр карточки на каждое задание (поручение). Контрольные экземпляры карточки заполняются также при контроле исполнения устного поручения руководителя, при возвращении к документу, который ранее считался исполненным, и в других аналогичных случаях.
Систематизированный массив традиционных контрольных экземпляров учетной карточки на документы образует контрольную картотеку службы КД, Контрольная картотека (раздел) строится по срокам исполнения документов, поэтому ее часто называют сроковой. Независимо от местонахождения и объема карточек картотека формируется по единому принципу. Она состоит из 31 ячейка (по числу дней в месяце), которые образуют ее основной массив, и двух дополнительных отделений: для карточек на просроченные документы и для карточек на документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или на более длительный срок. Карточки располагаются в картотеке по ячейкам в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек карточки могут размещаться по индексам структурных подразделений или по фамилиям исполнителей. Учитывая, что в карточках фиксируются задания по исполнению документов и ход исполнения, контрольная картотека является строго конфиденциальной.
При автоматизированной технологии контроля исполнения документов ввод исходной информации о контролируемом документе осуществляется или одновременно с автоматизированным учетом документов, или после рассмотрения документа руководителем и принятия им решения о необходимости контроля исполнения документа. В последнем случае ввод информации в систему ведется в режиме корректирования исходных сведений о документе. Входными документами могут быть:
непосредственно сам контролируемый бумажный или машиночитаемый документ;
электронный документ, поступивший по линиям связи; традиционная регистрационно-контрольная карточка па документ; перечень (ведомость) документов, поставленных на контроль
карточка внесения изменений, откорректированная традиционная карточка на документ и другие виды документов-корректировок.
2. Этап ведения контроля
Этап ведения контроля заключается в выполнении действий по предупредительному наблюдению за ходом исполнения конфиденциального документа и регулированию процесса исполнения. Включает следующий типовой состав процедур:
• поиск е традиционной или электронной картотеке (разделе) необходимых карточек;
внесение в карточку отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного исполнителя другому;
• устное или письменное напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5, 2 дня);
• внесение записи о состоянии исполнения в соответствующую зону карточки;
• составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структур-ном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде (месяце, декаде);
• регулярное беззапросное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов;
• внесение в карточку отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава исполнителей, работающих над документом, и т.п., перестановка карточек в традиционной картотеке;
• выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей;
• возвращение карточек в ячейки картотеки (раздела).
Указанные операции выполняются службой КД с использованием традиционной картотеки или базы данных автоматизированной системы. Проверка хода исполнения осуществляется в следующем порядке: задания последующих лет контролируются не реже
одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года —не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца — каждые десять дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока.
Информация о ходе исполнения документа должна поступать тому руководителю, который рассматривал документ и принимал по нему решение. В результате рассмотрения этой информации руководитель должен убедиться, что исполнение идет в соответствии с намеченным планом или предпринять действия по корректированию хода исполнения документа: уточнить задание, изменить состав исполнителей и соисполнителей
3. Этап снятия документов с контроля
Этап снятия документов с контроля, включает следующий типовой состав процедур:
принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и отдача соответствующего распоряжения службе КД; внесение отметки об исполнении документа в экземпляры учетной карточки;
перестановка карточки из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел) вместо хранившегося там экземпляра карточки;
подшивка контролируемого документа, имеющего отметку об исполнении, и всех относящихся к нему материалов в дело. Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюции руководителя, сообщения результатов заинтересованным учреждениям, организациям, фирмам и лицам или наличия другого документированного подтверждения факта исполнения (например, внесения дополнений в другие документы).
4. Этап анализа исполнительской дисциплины
Этап анализа исполнительской дисциплины включает следующий типовой состав процедур:
• сбор необходимой информации по традиционной или электронной картотеке (разделу);
* рукописное или автоматическое составление итоговых перечней документов, количественных сводок и справок по результатам контрольной работы за определенный промежуток времени;
* распечатка (печатание) итоговых документов контроля; передача итоговых документов по результатам контрольной работы и материалов анализа исполнительской дисциплины на рассмотрение руководству фирмы и структурных подразделений;
* выработка и осуществление мер, стимулирующих высокий уровень исполнительской дисциплины в фирме.
Перечни заданий, поручений и документов, сводки и справки по видам документов всегда составляются в разрезе структурных подразделений и исполнителей. Например, справка о состоянии исполнения документов на определенное число в конкретном структурном подразделении может иметь следующие графы: наименование документа; его краткое содержание; дата, номер; срок исполнения; фамилия исполнителя; состояние исполнения; причины невыполнения. Целесообразно добавить графы: предполагаемый срок исполнения и роспись исполнителя. Графы, содержащие сведения о причинах невыполнения здания и предполагаемом сроке исполнения, должны заполнять лично исполнители.
При использовании автоматизированной системы контроля в установленные графиком сроки (в беззапросном режиме) или по запросам пользователей может выдавать следующие итоговые документы по результатам контроля, например:
• список всех заданий, подлежащих предупредительному контролю;
* список заданий, подлежащих промежуточному контролю;
• список заданий, не исполненных й срок (в разрезе руководителей);
• список заданий, не исполненных в срок (в разрезе структурных подразделений и исполнителей);
• список исполненных заданий;
• состояние исполнения всех неисполненных заданий.
Одновременно может осуществляться сопоставительный анализ исполнительской дисциплины по годам и месяцам.
Итоговые документы контроля должны поступать руководителям вместе с аналитическими докладами, докладными записками, письменными заключениями и рекомендациями о состоянии \\ мерах улучшения исполнительской дисциплины, ускорению исполнения документов, заданий и поручений.
При этом следует учитывать, что задержки в исполнении документов и поручений могут быть связаны с объективными причинами общей неупорядоченности управленческих и документационных процессов в фирме. Помимо этого руководитель, принимавший решение по документу, должен иметь в виду, что задержки в исполнении могли быть и по его вине, например: решение было нечетко сформулировано и не понято исполнителем, не было необходимых объективных условий его выполнения; неправильно был определен срок исполнения.
При невыполнении задания в установленный срок руководитель должен изучить причины этого факта и только после этого выработать меры, направленные на исключение в будущем подобных явлений, или определить степень вины нижестоящих руководителей и исполнителей, Ошибки, допущенные самим руководителем в порядке принятия и оформления решения, должны 6ыть им своевременно исправлены. Повторное распоряжение в этом случае обычно не издается, обеспечивается выполнение откорректированного ранее изданного задания.
Следовательно, своевременный и фактический контроль исполнения документов и поручений в аппарате управления является основой эффективной реализации контрольной функции, составляющей в совокупности с другими функциями фундамент любой управленческой системы. Правильная организация и технология контроля исполнения документов предопределяет успешную работу фирмы, качественное решение ею производственных