Geum.ru

1. Зазначте реквізити формуляра наказу з питань основної діяльності та відмінності у структурі тексту наказів з особистого складу та наказів з питань основної діяльності

Вид материалаДокументы

Содержание


Накази з основної діяльності
Реквізити наказу з основної діяльності
Накази по особовому складу
Реквізити наказу по особовому складу
2. Підготуйте заяву про прийняття на роботу.
Заява про прийняття на роботу на трафаретному бланку
3. Складіть акт про виділення для знищення документів, що не підлягають збереганню.
АКТ №_314_ про виділення та знищення документів і справ
4. Охарактерізуйте порядок здійснення контролю за виконанням документів. Складіть алгоритм.
Алгоритм “Порядок здійснення контролю за виконанням документів”
Подобный материал:




1. Зазначте реквізити формуляра наказу з питань основної діяльності та відмінності у структурі тексту наказів з особистого складу та наказів з питань основної діяльності.


Наказ — це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. В інших випадках наказ може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб не­залежно від підлеглості.

Складання й оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами. В них передбачено обов'язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпе­чити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.

Накази бувають: нормативними; індивідуальними.

Напри­клад, наказ керівника про затвердження правил внутрішнього тру­дового розпорядку належить до нормативних. Він є загальним (без­особовим), оскільки стосується не конкретних осіб, а всього ко­лективу. Наказ про преміювання конкретних працівників має індивідуальний характер.

За призначенням накази поділяють - на два види:

• накази з основної діяльності;

• накази по особовому складу.

Накази з основної діяльності — це правові акти, в яких оформ­ляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи під­приємства в цілому чи його структурних підрозділів. Такі накази видають, коли необхідно довести до відома директивні документи, що надійшли від вищих органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни проведення цих заходів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевагу віддають поздовжньому розташуванню ос­новних реквізитів.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ З ОСНОВНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ:
  • назва виду документа (н а к а з);
  • дата (проставляють у день підписання);
  • індекс (проставляють у день підписання);
  • місце складання чи видання;
  • заголовок до тексту;
  • позначка про контроль (проставляють у разі потреби);
  • текст;
  • підпис;
  • гриф погодження (оформляють у разі потреби);
  • візи (оформляють у разі потреби);
  • відбиток печатки (проставляють у разі потреби);
  • позначка про виконавця.

Текст наказу складається з двох частин — констатувальної (вступ­ної) та розпорядчої.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в на­казовій формі, її починають • словом «наказую», яке друкують ве­ликими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій частині викладають заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту наказу можна поділяти на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може розпочинатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення ви­конавця. Виконавцями можуть бути особи, організації чи структурні підрозділи. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку про особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому, наприклад: «Контроль за виконанням наказу доручити головному інженерові Петренку С.М.».


Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стяг­нень і т. ін.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спе­ціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування реквізитів.

Заголовки до тексту наказу можуть бути такі:
  • Про прийняття на роботу
  • Про переведення на іншу роботу
  • Про звільнення
  • Про надання відпустки
  • Про заохочення
  • Про порушення
  • Про накладання дисциплінарного стягнення

У текстах наказів по особовому складу констатувальної (вступної) частини може не бути. Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: призначити, перевести, на­дати, оголосити подяку, звільнити, оголосити догану, оголосити сувору догану й та ін. Ці слова друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.

В наступному рядку з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я та по бать­кові — звичайним шрифтом. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йдеться. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад і дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ:

назва виду документа (н а к а з);

індекс [до номера через дефіс додають літери вк (відділ кадрів), наприклад: № 123-вк];

місце складання чи видання;

заголовок до тексту;

позначка про контроль (роблять у разі потреби);

текст;

підстава (оформляють так само, як реквізит 22);

підпис;

гриф погодження (оформляють у разі потреби);

візи (оформляють у разі потреби);

позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

На підприємствах з великим обсягом документообігу застосо­вують уніфіковану форму наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (форма № П-1). Цю форму заповнюють у відділі кадрів.

Завізований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження) в разі потреби може слугувати, наприклад, направленням на пере­говори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновки про мож­ливість зачислення: на звороті проекту наказу (розпорядження) він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну.

Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби — медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та інші фіксуються на звороті форми.

Проект наказу про зачислення на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розкладом.

Підписаний керівником підприємства наказ (розпорядження) доводиться до відома працівника під розписку.

На підприємствах з великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (типова форма № П-5). Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший передається до бухгалтерії. Наказ (розпорядження) візують керівники структурних підрозділів попереднього й нового місць роботи й підписує керівник підприємства.

На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці (форма № П-2), трудовій книжці та в інших до­кументах. На звороті форми № П-5 роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.

Оформляючи щорічну та інші види відпусток (не для груп), що надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами та графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану фор­му наказу (розпорядження) про надання відпустки (типова форма № П-6). Цю форму заповнюють у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму під­писують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.

На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці працівника (форма № П-2), а в бухгалтерії здійснюють роз­рахунки належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки, роблять позначку: «без оплати».

Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком (типова форма № П-7). Позначок про здачу інструменту, спецодягу та іншого реманенту на період відпустки працівників у формі № П-7 не роблять.

Відповідальний працівник відділу кадрів на підставі списку про надання відпусток робить в особових картках працівників відповідні позначки, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат.

У разі звільнення працівників на підприємствах з великим об­сягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу (розпорядження) про припинення трудового дого­вору (контракту). Бланк такої форми (типова форма № П-8) заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу (розпоряджен­ня) залишається у відділі кадрів, а інший — передається до бух­галтерії. Підписують наказ (розпорядження) керівник структурного підрозділу та керівник підприємства. Заповнюючи форму № П-8, у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» роблять відповідні позначки.

На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія здійснює розрахунок з праців­ником.

У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці типової форми № П-8.

2. Підготуйте заяву про прийняття на роботу.

Заява — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Заяви бувають прості та вмотивовані.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного струк­турного підрозділу підприємства.

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку.

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керів­никові підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувати про прізвище та ініціали керівника у секретаря чи відповідальної особи, їм доцільно мати зразок заяви із цими відомостями. Крім того, працівник відділу кадрів має попередити заявника про те, щоб він обов'язково залишив у заяві лівий берег для підшивання її у справу.


Заява про прийняття на роботу на трафаретному бланку:

Генеральному директорові

AT «Зоря»

п. Кравченку B.C.

Козубенко Олега Володимировича_____ (мешкаю за aдресою: 252921. Київ-921, вул. Mиру, 17., кв.214; тел. 711-21-14)_


З а я в а

Прошу прийняти мене на роботу до відділу постачання та збуту на посаду начальника._____________________________________________________________

До заяви додаю:

1)трудову книжку;_________________

2)копію діплому;___________________

3)особовий листок з обліку кадрів;____

4)автобіографію.__________________


____15 липня 2004 р (піппис О.В. Козубенко)___

(дата) (підпис)

3. Складіть акт про виділення для знищення документів, що не підлягають збереганню.

Акт про виділення до знищення документів складається в двох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

Акти про виділення документів до знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.

Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду та зберігаються в архіві державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

Після затвердження акта про виділення документів для знищення працівники діловодної служби здають зазначені документи на знищення.

Форма акта про виділення документів для знищення має такий вигляд:

Підприємство ЗАТ "Орбіта "
Код ЄДРПОУ 22916279 ____
Код за УКУД _____________

Затверджую:
Керівник підприємства
______________________
(підпис, ПІБ)


АКТ №_314_
про виділення та знищення документів і справ


" 05 " серпня 2003 р.

Підстава: наказ № 56 від " 04 " серпня 2003 р.

Складений експертною комісією

Голова експертної комісії заступник директора Тягло І. І.

(посада, прізвище та ініціали)

Члени комисії:

діловод Півень П. Р.

менеджер Журавель В. Л.

вчений секретар Васюков О. О.

(посада, прізвище та ініціали)


Були присутніми завідуючий господарством Шкапа П. Р.

(посада, прізвище та ініціали)

Комісія, керуючись Переліком (назва Переліку), відібрала для знищення документи і справи як такі, що не мають науково-історичної вартості і втратили практичне значення, були створені в процесі діяльності підприємства і перебували на тимчасовому зберіганні в його архіві.

№ п/п
Роки документів

і справ
Заголовки документів і справ (групові або індивідуальні)
Індивідуальні індекси справ за номенклатурою опису
Кількість документів і справ
Номери статей за переліком

1
1991
Проект статуту
003
1
1

2
1996
Касові документи
005, 007, 009
3
2-4

3
1997
Накази про надання відпусток
40, 78, 93, 123,

167, 189, 256
7
5-11

4
1998
Проект штатного розпису
4
1
12

5
1999
Листування про відрядження
976, 980, 985
3
13-15

6
2001
Вітальні листи з приводу 10-річчя колективу
12, 13, 15, 16,

19, 21, 22, 23
8
16-23

Всього справ 23 (двадцять три)

(цифрами та літерами)


Голова експертної комісії: заступник директора Тягло І. І.

(посада, прізвище та ініціали)


Члени комісії : діловод Півень П. Р.

менеджер Журавель В. Л.

вчений секретар Васюков О. О.

(посада, прізвище та ініціали)

_______________


_______________

________________

________________
підписи


Документи здано для знищення підприємству по заготівлі вторинної сировини за видатковою накладною № 167 від " 05 " серпня 2003 р.


Голова експертної комісії заступник директора Тягло І. І . "05" серпня 2003 р.

(посада, прізвище та ініціали)


В діло № 5 ____________ діловод Півень П. Р. "05" серпня 2003 р.

(підпис) (розшифрування підпису)


4. Охарактерізуйте порядок здійснення контролю за виконанням документів. Складіть алгоритм.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію або спеціально створену контрольну службу. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (Депутатський запит - не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України; Звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів - протягом не більш як 10 днів з дня одержання; Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів; Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання; Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів).

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
  • постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
  • перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
  • попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
  • облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
  • інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
  • повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
  • зняття документів з контролю;
  • формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби. В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою ПК.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи.


Алгоритм “Порядок здійснення контролю за виконанням документів”:



Контроль за виконанням документа здійснюється з моменту взяття його на контроль.


На кожний контрольний документ роздруковується контрольна картка, копія якої разом

з документом надсилається до відповідного структурного підрозділу Секретаріату.


У структурних підрозділах Секретаріату Комісії контрольні картки групуються

працівником, відповідальним за діловодство, за строками виконання.


Документ вважається виконаним, якщо порушені в ньому питання розглянуті і адресату

надана відповідь по суті. Виконавцем робиться відмітка про виконання на самому

документі або в контрольній картці.


За три дні до закінчення строку виконання документа управління документального

забезпечення Секретаріату направляє виконавцю відповідне


Управління документального забезпечення Секретаріату інформує Голову Комісії, керівника Секретаріату про додержання встановлених строків виконання контрольних документів.


Після виконання документи знімаються з контролю. Документ з контролю знімається

особою, яка поставила його на контроль, про що на документі і картці робиться відмітка.


Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи.

Використана література.

  1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: : Навч. посібник. Для вищ. та серед. спец. навч. закл./ С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К.:Видавництво А.С.К., 2003.
  2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1998.
  3. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення.-Харків: «Торсінг», 2001 р.;
  4. Лихачев М. Г. Документы и делопроизводство: Справ, пособие. — М.: Экономика, 1991.
  5. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практич. посо­бие по документационному обеспечению деятельности предприятия. — М.: Прибор, 1995.
  6. .ua/ua/kab_min/pkm_97_1153.php