Конституции Российской Федерации, Конституции Республики Башкортостан, федеральных конституционных закон
| Вид материала | Закон |
- Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных закон, 853.18kb.
- Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных закон, 80.53kb.
- Конституции Российской Федерации, федеральных закон, 1550.71kb.
- Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных закон, 135.48kb.
- Конституции Российской Федерации, общепризнанных принципов и норм международного права,, 242.84kb.
- Конституции Российской Федерации и Конституции Республики Саха (Якутия), федеральных, 219.3kb.
- Конституции Российской Федерации и Конституции Республики Марий Эл, закон, 297.86kb.
- Конституции Российской Федерации. Вразвитие положений Конституции Российской Федерации, 326.22kb.
- Роскартографии Конституции Российской Федерации. Принятая на референдуме в 1993 году, 59.02kb.
- Конституции Российской Федерации и требованиям федеральных закон, 1314.13kb.
5.2. Формирование и оформление дел
5.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
5.2.2.Дела формируются, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
5.2.3.Контроль за правильным формированием дел осуществляет управляющий делами.
5.2.4.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
5.2.5.Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
5.2.6.Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
5.2.7.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела ; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
5.2.8.Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу имеет следующие реквизиты: наименование учреждения, ниже в середине – индекс дела в соответствии с номенклатурой, заголовок дела, номер тома, дата дела, архивный шифр дела, внизу в середине –количество листов, срок хранения .
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа местного самоуправления указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК архивного отдела; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
5.2.9.Дела, подлежащие передаче на госхранение, должны быть оформлены в соответствии с ГОСДОУ. Оформление дел проводится управляющим делами совместно с ЭК. Документы передаются в архивный отдел по описям, утвержденным ЭПК Управления по делам архивов при Кабинете Министров Республики Башкортостан.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве федерального органа исполнительной власти черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
5.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в органе местного самоуправления. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
5.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
5.3. Организация оперативного хранения документов
5.3.1.С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.
5.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органам местного самоуправления по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
5.4. Порядок передачи документов на хранение в архив
5.4.1.Документы органа местного самоуправления являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архив, как часть Архивного фонда.
5.4.2.Для хранения документов Архивного фонда, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение орган местного самоуправления образует архив.
5.4.3.Подготовка дел для хранения включает: оформление обложки, подшивку ( переплет), нумерация листов простым карандашом в правом верхнем углу и составления заверительной записи на отдельном листе в конце листа .
5.4.4.Подготовка документов к передаче на хранение в архив органа местного самоуправления включает работу должностных лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
5.5. Экспертиза ценности документов
5.5.1.Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив федерального органа исполнительной власти.
5.5.2.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).
5.5.3.Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Государственным архивом.
5.5.4.Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа местного самоуправления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.
5.5.5.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
5.5.6.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК федерального органа исполнительной власти.
5.5.7.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
5.5.8.Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
5.5.9.Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
5.5.10.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
5.5.11.В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
5.5.12.Описи дел составляется в 3-х экземплярах, один из которых остается у собственника документа, остальные передаются в архивный отдел вместе с делами. Опись подписывает управляющий делами, утверждает глава Администрации.
5.5.13.Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Отбор дел к уничтожению оформляет управляющий делами. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения оформляются соответствующим актом с приложением описи уничтоженных дел (документов). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа местного самоуправления только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного отдела описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
5.5.14.Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа местного самоуправления. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
5.6. Подготовка и передача документов в архив
5.6.1.В архивный отдел передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
5.6.2.Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течении срока, согласованного с архивным отделом, хранятся на местах 5 лет, а потом сдаются в архивный отдел администрации района . Сдача оформляется актом приема –передачи дел на госхранение и передаются в архивных коробках , установленной формы.
5.6.3.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
5.6.4.Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивным отделом.
5.6.5.Прием каждого дела производится заведующим архивного отдела в присутствии работника структурного подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивного отдела и лица, передавшего дела..
5.6.6.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа местного самоуправления, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
VI. Порядок вступления в силу правовых актов и их официального опубликования
1.Правовые акты вступают в силу после их официального опубликования (обнародования) либо издания (подписания), если иной срок не оговорен в самом правовом акте.
Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности Человека и Гражданина, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).
2.В случае невозможности их официального опубликования (обнародования) в официальном печатном средстве массовой информации муниципальные правовые акты подлежат официальному опубликованию (обнародованию) в здании Администрации в течение 7 дней после дня их подписания.
3.В соответствии с Федеральным законодательством не подлежат официальному опубликованию нормативные правовые акты в части, содержащей сведения, распространение которых ограничено.
VII. Контроль исполнения документа
1.Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
2.Контроль и проверку исполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации осуществляет управляющим делами. Вопрос о постановке документа на контроль (если он не определен в документе) решается главой Администрации. Контролю подлежат документы и поручения, требующие доклада об их исполнении.
3.Организацию контроля за исполнением постановлений, распоряжений, поручений главы администрации осуществляет управляющий делами, который обеспечивает :
- учет постановлений, распоряжений, поручений главы администрации;
- сбор и обработку поступающей информации о ходе их выполнения ;
- представление исполнителям справок о выполнении и снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях главы администрации, а также поручений к другим документам ;
- подготовку соответствующей информации о состоянии исполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации.
4.Постановления, распоряжения, поручения главы администрации исполняются в указанные сроки. Срок исполнения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц или по согласованию с главой администрации. Сроки исполнения поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях главы администрации исчисляются в календарных днях со дня вступления их в силу . Поручения главы администрации , содержащие в тексте указания «Срочно» исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течении 10 дней. В 10-дневный срок исполняются поручения , содержащие в тексте указание «Оперативно».
5.О ходе и результатах выполнения поручений, взятых на контроль, представляется служебная записка за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица исполняющего его обязанности, или же докладывается лицом устно.
6.Служебные записки (доклады) о ходе и результатах исполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации передаются управляющему делами для доклада главе администрации.
7.Решение о снятии с контроля и продлении сроков исполнения постановлений, распоряжений, поручений главы администрации принимает глава администрации.
8.Документы с поручениями снимаются с контроля и списываются «В дело» лицом давшим поручение. Поручение считается исполненным, если представленная записка о выполнении предусмотренных в нем заданий принята и по нему не даны дополнительные поручения. Если об исполнении доложено устно, лицо, доложившее об исполнении документа указывает, когда и кому доложено, направляет документ «В дело», ставит подпись и дату. Исполненные и оформленные документы передаются управляющему делами .
9.На заседаниях, совещаниях и других мероприятиях главой администрации могут быть даны должностным лицам устные поручения. Эти поручения фиксируются в протоколе и подлежат контролю.
10.Управляющий делами периодически представляет на имя главы администрации информацию о ходе и результатах исполнения контролируемых документов.
11.Снятые с контроля документы формируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой и находятся на хранении до передачи в архив.
YIII. Организация работы с обращениями граждан
1.Организацию учета и обеспечения своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Администрации осуществляет управляющий делами.
2.Поступившие в Администрацию обращения граждан регистрируются в день поступления. Регистрационный штамп с указанием номера документа и даты его поступления ставится на лицевой стороне первого листа обращения на свободном от текста месте. Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение главы Администрации управляющей делами по принадлежности.
3.Обращения, поступившие через вышестоящих органов, вне зависимости от их содержания, передаются на рассмотрение главы Администрации.
4.Анонимные обращения граждан (за исключением обращений, содержащих факты о совершении преступлений), обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются .
5.После рассмотрения обращений граждан, они направляются исполнителям, о чем ставятся в известность (через письменное извещение или устно) авторы обращений. Не допускается направление обращений на рассмотрение должностным лицам или органам, действия которых в них обжалуются .
6.Рассмотрения граждан рассматриваются в срок от 15 дней до одного месяца. В тех случаях, когда на рассмотрение обращения необходимо дополнительное время, сроки рассмотрения их могут быть продлены должностным лицом, давшие поручения. О продлении сроков сообщается заявителю.
7.О результатах рассмотрения, взятых под контроль, в письменном виде докладывается главе Администрации. Если в справке или ответе указывается , что вопрос будет решен в более поздние сроки, исполнение обращения остается на контроле в соответствующем подразделении и снимается с контроля лицом, давшие поручения, только после дополнительного ответа об окончательном решении.
8.Ответы в вышестоящие органы по итогам рассмотрения обращений граждан подписывается главой Администрации .
9.Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены поставленные вопросы и даны ответы заявителям, о чем исполнитель сообщает в справке на имя должностного лица, давшего поручение.
10.Письма граждан, взятые под контроль, после их рассмотрения со всеми прилагаемыми документами сдаются службу делопроизводства для передачи в архив .
11.Письма граждан и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой.
12.Личный прием граждан ведется главой Администрации, управляющим делами – в дни и часы, утвержденные главой Администрации.
13.Переданные на прием гражданами письменные обращения регистрируются и рассматриваются в соответствии с Законом Республики Башкортостан «Об обращениях граждан в РБ».
14.На личном приеме должностное лицо, к ведению которого не относится решение вопросов, поставленных гражданами, разъясняет, куда им следует обратиться.