Geum.ru

Государственный университет высшая школа экономики кадровое делопроизводство (правовые основы)

Вид материалаДокументы

Содержание


V. должностные инструкции работников
Vi. документирование движения кадров
│заявление │
Подобный материал:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   16

V. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ РАБОТНИКОВ


Эффективное управление персоналом организации, полное раскрытие профессионального и творческого потенциала кадровых ресурсов, повышение качества и эффективности труда невозможно без юридически и научно обоснованного распределения обязанностей между работниками. Должностные обязанности могут быть зафиксированы в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах. Особую роль в их закреплении играет должностная инструкция работника.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 относит должностные инструкции к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия, тем самым подтверждая, что должностная инструкция является локальным нормативным актом, определяющим задачи, функции, основные обязанности и сферу ответственности работников при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности (термин "должность" является определяющим, так как должностные инструкции разрабатываются только для служащих; для рабочих же, осуществляющих трудовую функцию в соответствии с профессией, существуют тарифно-квалификационные характеристики).

Должностные инструкции раскрывают понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором. Кроме того, без должностных инструкций невозможно проведение аттестации работника, их наличие и соблюдение обеспечивает объективность при его поощрении, а также наложении на него дисциплинарных взысканий за ненадлежащее исполнение (неисполнение) должностных обязанностей.

При создании должностной инструкции основными целями являются:

создание организационно-правовой основы трудовой деятельности;

повышение ответственности работника за результаты его деятельности;

обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностные инструкции составляются по каждой штатной должности, носят обезличенный характер, разрабатываются исходя из задач и функций, поставленных перед организацией, в соответствии со штатным расписанием, с соблюдением требований трудового законодательства. Разработку должностных инструкций осуществляет, как правило, непосредственный руководитель структурного подразделения, в которое входит регламентируемая должность (или иное ответственное лицо, в соответствии с его трудовыми обязанностями). При этом кадровая служба осуществляет методическое руководство и оказывает ему помощь в оформлении документа. Утверждается должностная инструкция до приема на работу работника на соответствующую штатную должность. Создание должностной инструкции после приема работника на должность, по которой она составлена, не допускается, иначе работодатель лишается права требовать от работника исполнения инструкции, с которой тот не был ознакомлен при приеме на работу до подписания трудового договора.

Текст должностной инструкции делится на разделы, разработка каждого из которых подчиняется определенным правилам:

В разделе "Общие положения" указываются:

- категория, к которой относится регламентируемая должность, определяется согласно фасету 10 Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), а также по Квалификационному справочнику - руководитель, специалист, технический исполнитель;

- порядок назначения на должность и освобождения от должности определяется в соответствии с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении, другими локальными нормативными актами;

- перечень документов, которыми должен руководствоваться работник. Как правило, в этот перечень включаются:

законодательство Российской Федерации;

положение о структурном подразделении, в которое входит должность;

постановления и распоряжения вышестоящей организации;

приказы руководителя организации;

распоряжения руководителя структурного подразделения;

сама должностная инструкция;

другие документы;

- подчинение работника - определяется вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник.

Раздел "Функции" закрепляет основные задачи и направления деятельности работника. Разработка данного раздела осуществляется на основании соответствующих нормативно-правовых и локальных нормативных актов.

Раздел "Должностные обязанности" содержит перечень обязанностей, которые работник должен выполнять в рамках возложенных на него функций. В качестве основы для разработки данного раздела используются квалификационные характеристики. В некоторых случаях возможно распределение обязанностей, содержащихся в одной квалификационной характеристике, между несколькими исполнителями или, наоборот, дополнение обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по одной должности, обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям.

Раздел "Права" определяет полномочия, необходимые для выполнения возложенных на работника обязанностей, например:

"...знакомиться с проектами решений руководства управления, касающимися его деятельности; запрашивать и получать от структурных подразделений организации информацию, относящуюся к компетенции Отдела; обращаться к руководству с предложениями по вопросам, входящим в его компетенцию; требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав...".

Раздел "Ответственность" перечисляет виды возможной ответственности работника. Основой для разработки данного раздела является законодательство Российской Федерации о различных видах юридической ответственности. Как правило, формулировки даются в общем виде, например:

"Работник несет дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством".

Раздел "Квалификационные требования", как правило, разрабатывается на основании разделов "Требования к квалификации" Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников отдельных отраслей.

Оформление должностной инструкции производится в соответствии с правилами оформления локальных нормативных актов, рассмотренными выше. В состав реквизитов должностной инструкции включаются:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата и номер;

заголовок к тексту;

гриф утверждения;

текст;

подпись разработчика;

визы согласования.

Рекомендуется согласовывать должностную инструкцию с юридическим отделом организации.

Согласованная и утвержденная должностная инструкция шнуруется, нумеруется и заверяется печатью организации. Должностные инструкции обязательно регистрируются с присвоением регистрационного номера. В организации должен вестись журнал регистрации должностных инструкций, реквизитами которого являются дата утверждения должностной инструкции, ее номер, наименование должности, по которой составлена должностная инструкция. Оригинал должностной инструкции хранится по месту ее разработки или в кадровой службе организации в соответствии с номенклатурой.

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под роспись. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:


┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐

│С должностной инструкцией ознакомлен (а) ________/___________│

│ Подпись расшифровка│

│ подписи │

│"___" ___________200 _ года │

└─────────────────────────────────────────────────────────────┘


Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые шнуруются и нумеруются вместе с должностной инструкцией:


N
п/п

Ф.И.О.

Подпись
работника

Дата
ознакомле-
ния

Примечание

...

...

...








Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Кроме того, возможно ведение журнала ознакомления работников с должностной инструкцией.

Рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией:



N
п/п



Ф.И.О.

Подпись
работника
и дата
ознакомления с
должностной
инструкцией

Подпись работника
в получении
экземпляра
должностной
инструкции


В качестве альтернативного варианта оформления должностной инструкции возможно создание для работников персональных должностных инструкций в качестве приложения к трудовому договору. Тогда в них прописываются индивидуальные должностные обязанности, отличные от общеустановленных по данной должности. Рекомендуется хранить такие инструкции в личных делах работников, а экземпляр инструкции выдавать работнику на руки вместе с экземпляром трудового договора.

При возникновении необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены изменения. Причины для внесения изменений могут быть различными:

изменение структуры организации;

перераспределение функций между работниками подразделения;

сокращение численности или штата работников организации;

изменение законодательства и т.п.

Являясь локальным нормативным актом, должностная инструкция может быть подвергнута изменениям, которые вносятся в общем порядке, рассмотренном выше. Однако при этом должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, закрепленной в трудовом договоре, а трудовая функция работника не подлежит изменению в ином порядке, кроме как по соглашению сторон трудового договора. Ссылка в трудовом договоре на должностную инструкцию может выглядеть следующим образом:


┌───────────────────────────────────────────────────┐

│"Работник должен выполнять обязанности в│

│соответствии с должностной инструкцией от│

│00.00.0000 N 00." │

└───────────────────────────────────────────────────┘


Процедура внесения изменений в должностную инструкцию или замены должностной инструкции новой должна основываться на предварительно заключенном соглашении между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Если должностная инструкция заменяется новой, то при утверждении новой должностной инструкции текст документа (приказа, распоряжения), которым вводится в действие новая инструкция, дополняется пунктом о признании утратившей силу устаревшей должностной инструкции, например:


┌───────────────────────────────────────────────────┐

│ 4. Признать утратившей силу должностную│

│инструкцию ведущего специалиста отдела кадров от│

│00.00.0000 N 00/1. │

└───────────────────────────────────────────────────┘


В соглашении об изменении условий трудового договора с работником должна быть прописана ссылка на новую должностную инструкцию:


┌───────────────────────────────────────────────────┐

│ С 00.00.0000 работник должен выполнять│

│обязанности в соответствии с должностной│

│инструкцией от 00.00.0000 N 00/1. │

└───────────────────────────────────────────────────┘


В том случае, когда должностная инструкция не заменяется новой, а в нее вносятся частичные изменения, издается приказ о внесении изменений в должностную инструкцию (образец приведен далее). При этом в соглашении об изменении условий трудового договора ссылка на измененную должностную инструкцию может выглядеть следующим образом:


┌───────────────────────────────────────────────────┐

│ С 00.00.0000 работник должен выполнять│

│обязанности в соответствии с должностной│

│инструкцией от 00.00.0000 N 00 в редакции приказа│

│от 00.00.0000. │

└───────────────────────────────────────────────────┘


Работодатель имеет право принять должностную инструкцию как локальный нормативный акт, но без изменения трудового договора эта инструкция будет распространяться только на вновь принятых работников.


VI. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДВИЖЕНИЯ КАДРОВ


Документирование процесса движения кадров - основная функция кадровой службы организации. Для реализации этой функции кадровая служба подготавливает проекты приказов по личному составу, порядок издания, учета и рассылки которых по другим структурным подразделениям должен определяться локальным нормативным актом, регламентирующим кадровое делопроизводство организации. Этот же документ должен определять порядок оформления документов при приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора, предоставлении отпусков и в иных ситуациях, возникающих в процессе управления персоналом. Как правило, общая инструкция по делопроизводству не регламентирует оформление документов по личному составу. Именно по этой причине желательно наличие в организации инструкции по кадровому делопроизводству.


6.1. Прием на работу


Перечень документов, предъявляемых при приеме на работу.

При приеме на работу работодатель вправе потребовать от поступающего документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ.

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность достигшего 14-летнего возраста гражданина РФ на территории Российской Федерации. В случае утраты (хищения) паспорта, достижения 20-летнего или 45-летнего возраста, изменения гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества, сведений о дате и (или) месте рождения, пола, а также непригодности паспорта для дальнейшего использования вследствие износа, повреждения или других причин, обнаружения неточности или ошибочности произведенных в паспорте записей или изменения внешности гражданин РФ обращается в территориальные органы ФМС России с заявлением о выдаче или замене паспорта. По желанию гражданина в период оформления паспорта ему выдается временное удостоверение личности гражданина РФ, которое также может быть предъявлено в качестве документа, удостоверяющего личность при поступлении на работу. Не рекомендуется принимать от поступающих на работу граждан в качестве документов, удостоверяющих личность, иные документы: профсоюзный, охотничий билеты, справки об освобождении из мест лишения свободы, основной документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, трудовую книжку, пенсионное, водительское и иные удостоверения.

Трудовая книжка. Представляется всегда, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые (трудовые книжки таким работникам работодатель оформляет не позднее недельного срока со дня приема на работу) или когда работник поступает на работу на условиях совместительства.

Согласно действующей редакции ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.


┌────────────────────────────────────────────────────┐

│ Руководителю│

│ организации│

│ ______________________│

│ЗАЯВЛЕНИЕ │

│00.00.0000 N _______ │

│ г. N-ск │

│ │

│Об оформлении новой трудовой книжки │

│при поступлении на работу │

│ │

│ Прошу вас оформить мне при заключении трудового│

│договора новую трудовую книжку в связи с ___________│

│ (причины отсутствия│

│ трудовой книжки).│

│ _________________ /____________/ │

│ (Подпись) (Ф.И.О) │

│ │

└────────────────────────────────────────────────────┘


Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования представляют все лица, поступающие на работу. Лица, поступающие на работу впервые, получают страховое свидетельство через работодателя. Статья 283 ТК РФ, перечисляя документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству, не указывает среди них страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Однако в силу Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" работодатель имеет право при приеме на работу потребовать от работника, а работник обязан предъявить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Документы воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. В соответствии с Федеральным законом от 28.03.98 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719, уполномоченные должностные лица организаций проверяют у граждан, принимаемых на работу, наличие и подлинность документов воинского учета, а также осуществляют иные действия, предусмотренные законодательством.

Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Предъявляется только в случае поступления на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Во всех остальных случаях требовать предъявления документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний работодатель не вправе.

Непредставление документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ, может привести к отказу в приеме на работу. Но не во всех случаях, поскольку ст. 64 ТК РФ запрещает отказывать в приеме на работу в связи с обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника (кроме случаев, предусмотренных федеральным законодательством). По этой причине отказать в приеме на работу можно только при непредставлении двух документов: документа, удостоверяющего личность (в этом случае не представляется возможным подтвердить личность поступающего на работу лица, а также его гражданство, прием же на работу иностранного гражданина без выполнения установленных законодательством процедур является серьезным нарушением законодательства), и документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если законом установлено обязательное наличие специальных знаний или навыков при выполнении данной работы.

Кроме перечисленных в ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены и иные документы: свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, свидетельство о заключении (расторжении) брака, свидетельства о рождении детей, пенсионное удостоверение, справка об инвалидности и др. Требовать обязательного предъявления этих документов работодатель не вправе. Добровольное представление работником дополнительных документов также не освобождает работодателя от обязанности получить письменное согласие работника на обработку персональных данных, содержащихся в представленных документах.

Приказ о приеме работника на работу.

Все распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, оформляемые приказами (распоряжениями) по личному составу, с точки зрения бухгалтерского учета являются хозяйственными операциями, следовательно, к ним применяются не только требования трудового законодательства и правила делопроизводства, но и требования законодательства о бухгалтерском учете.

Статья 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает требование, согласно которому все хозяйственные операции, совершаемые организацией, оформляются оправдательными первичными учетными документами, которые принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В целях реализации положений Федерального закона "О бухгалтерском учете" Правительство РФ 08.07.97 приняло Постановление N 835 "О первичных учетных документах", в котором возложило функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий на Государственный комитет РФ по статистике. Постановлением Минфина России от 18.06.98 N 27н и Госкомстата России от 29.05.98 N 57а установлено, что с 01.01.99 первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России. Таким образом, все операции, связанные с движением кадров, должны оформляться по унифицированным формам, кроме тех случаев, для которых эти формы Госкомстатом России не разработаны.

В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.