Настоящий Регламент разработан с учетом требований законодательства Российской Федерации, нормативных актов Банка России и внутренних документов Банка, стандартов методологии aris. Область действия
| Вид материала | Регламент |
- Проверок соблюдения кредитными организациями требований законодательства Российской, 441kb.
- Учет требований нормативных актов при аудите финансовой отчетности предприятия, 95.22kb.
- Распоряжение от 18 ноября 2004 года n р-609 Стандарт Банка России Обеспечение информационной, 1059.45kb.
- Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодекс, 149.93kb.
- Указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. №1843-У, 32.4kb.
- Решением Центральной, 3109.44kb.
- Документ разработан с учетом требований: законодательства Российской Федерации; нормативных, 356.52kb.
- Правительство российской федерации, 183.06kb.
- Приказ Банка России от 05. 12. 2005 № од-686 Приказ Банка России от 05. 12. 2005 № од-687, 2184.77kb.
- Регулирования банковской деятельности, 556.55kb.
Регламент моделирования и описания бизнес-процессов ОАО БАНК»
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Назначение Регламента
Настоящий Регламент является основным документом Банка, определяющим все аспекты, связанные с процессом моделирования и описания бизнес–процессов Банка.
Настоящий Регламент устанавливает:
- разделение зон ответственности между подразделениями–участниками процесса;
- основные стадии процесса моделирования и описания процессов;
- принципы, способы и формы взаимодействия участников процесса;
- условия инициации задач по моделированию и описанию процессов.
Законодательная основа
Настоящий Регламент разработан с учетом требований законодательства Российской Федерации, нормативных актов Банка России и внутренних документов Банка, стандартов методологии ARIS.
Область действия
Настоящий Регламент обязателен к применению в Банке для всех структурных подразделений организационных единиц и должностных лиц.
Документарное обеспечение процесса
Информация обо всех необходимых документах, формах и шаблонах документов, задействованных в процессе, приведена в таблице Список приложений.
Управление процессом
Управление, владение процессом, общую координацию процесса моделирования и описания бизнес-процессов Банка от момента инициации до момента утверждения, а также управление всеми информационными потоками осуществляет подразделением.
Перечень нормативных документов
- «Методика определения приоритетов задач регламентации бизнес–процессов в АКБ "банк" (ОАО)», утвержденная решением Правления от.
- «Методика оценки качества описания бизнес–процессов основной деятельности АКБ "банк" (ОАО)», утвержденная решением Правления от.
- ЗОНЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Инициатор – Несёт полную ответственность за постановку Задачи, её содержание, корректность и актуальность.
Департамент проектов и бизнес-процессов – Несёт полную ответственность за планирование, исполнение, управление, согласование и завершение работ по поставленной Задаче с момента получения Заявки от Инициатора.
По результатам аудита процессов может выступать Инициатором Задачи.
Привлекает к процессу разработки регламентационных документов на всех этапах работы представителей Инициатора и других подразделений, задействованных в исполнении бизнес-процесса.
Организует рабочие совещания, участие в которых является обязательным для всех приглашённых лиц.
- ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
- Термины и определения
ARIS – Методология по описанию, моделированию, анализу бизнес-процессов и программный комплекс, ее реализующий.
Банк – ОАО «БАНК».
База регламентов - Раздел «Сопровождение продуктового ряда Банка» в составе единого информационного ресурса корпоративной системы электронного документооборота «База локальных нормативных документов Банка»
Бизнес-процесс – Структурированная совокупность различных видов деятельности Банка (операций, процедур, функций и т.п.), в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя (Клиента Банка или самого Банка)
Задача – Задача по моделированию и описанию конкретного бизнес-процесса Банка. Каждая задача вносится и сопровождается Подразделение в План регламентации бизнес–процессов.
Инициатор – Самостоятельное структурное подразделение Банка, инициирующие работы, связанные с разработкой, согласованием и утверждением документов, регламентирующих бизнес–процессы Банка.
Исполнитель – Сотрудник Банка, участвующий в исполнении конкретного бизнес-процесса на любой его стадии.
Методика определения приоритета – «Методика определения приоритетов задач регламентации бизнес–процессов в АКБ "БАНК" (ОАО)», утвержденная решением Правления от.
Методика оценки качества – «Методика оценки качества описания бизнес–процессов основной деятельности АКБ "БАНК" (ОАО)», утвержденная решением Правления от
Модель процесса – Совокупность символов (графических, математических и т.д.), которая адекватно описывает основные свойства моделируемого процесса и отношения между ними.
План регламентации бизнес–процессов – Документ, являющийся сводной оценкой приоритетности процессов основной деятельности, осуществляемой подразделениями Банка с использованием Методики определения приоритета.
Приоритет – Вычисленная по соответствующей Методике определения приоритета числовая мера, отражающая степень срочности одной задачи регламентации относительно других в Плане регламентации бизнес–процессов.
Проект – Ограниченный во времени и ресурсах комплекс мероприятий, направленных на достижение конкретного результата: получение уникального продукта, услуги и т.д.
Регламент – Настоящий Регламент.
Соглашение о моделировании – Сборник технологических правил построения моделей бизнес–процессов и объектов бизнес–окружения, базирующихся на методологии ARIS.
Технолог – Сотрудник УБП, занимающийся моделированием и описанием бизнес-процесса Банка.
3.2 Сокращения
LN/CM – Lotus Notes / Company Media - копоративная среда электронного документооборота Банка
Подразделение – Департамент проектов и бизнес процессов ЦО.
КРБ – Комитет по развитию бизнеса Банка.
КТИ – Комитет по технологическим изменениям Банка
УБП – Управление Департамента проектов и бизнес процессов ЦО
ЦО – Центральный офис Банка
ОПИСАНИЕ ЭТАПОВ И ПРОЦЕДУР
Этапы выполнения Задачи
Настоящий раздел определяет порядок выполнения следующих основных этапов выполнения Задачи:
- инициация задачи регламентации;
- определение приоритета и предварительное планирование;
- моделирование процесса;
- разработка регламентационных документов;
- согласование и устранение замечаний.
-
Инициация задачи регламентации
Направление Заявки Инициатором
Если Инициатор выявляет потребность в стандартизации/оптимизации какого-либо бизнес-процесса Банка, либо его части (подпроцесса), то он направляет в Подразделение по LN/CM Заявку с описанием указанной Задачи. Инициатором Задачи также может выступать Подразделение, в случае, если по итогам аудита процесса выявлена необходимость его стандартизации либо оптимизации.
Содержание Заявки
Заявка в обязательном порядке должна содержать следующую информацию, определяющую потребности и точку зрения Инициатора в области конкретного бизнес-процесса:
- Наименование процесса – краткое определение той деятельности, которую предполагается стандартизировать;
- Цель регламентации – характеристика проблем, которые не решены в условиях отсутствия либо некачественного состояния существующей регламентной базы;
- Границы процесса - определение событий, являющихся условиями начала и следствиями завершения процесса;
- Подразделения-участники процесса - перечень структурных подразделений Банка, участвующих в исполнении процесса с точки зрения Инициатора.
В целях ускорения процесса регламентации в Подразделение Инициатор может осуществить самостоятельное описание требуемого бизнес-процесса либо его подпроцессов и направить указанные материалы в дополнение к Заявке.
Иные основания Заявки
Основанием для инициации Задачи по регламентации бизнес - процесса также может являться Решение Правления Банка, КРБ, КТИ. В этом случае Инициатором считается подразделение, выносящее вопрос по стандартизации процесса на рассмотрение коллегиальных органов управления, и определенные выше параметры процесса, определяющие потребности Инициатора, Подразделение уточняет у Инициатора в рабочем порядке.
Определение приоритета и даты начала работ
При поступлении Заявки в Подразделение проводятся следующие процедуры.
- Определяется приоритетность Задачи в соответствии с Методикой определения приоритета. Для этого определяется принадлежность Задачи к определенному процессу основной деятельности Банка, который, в свою очередь, имеет заранее определенный приоритет в Плане регламентации бизнес–процессов. Этот приоритет и равен приоритету Задачи.
- Определяется уровень технологического документа в соответствии с «Иерархией нормативной документации» (Приложение 3).
- Назначается Технолог, ответственный за решение поставленной Задачи.
- Если в Подразделение в составе заявки на разработку регламентационных документов от Инициатора поступил проект регламентационного документа, то Технолог определяет качество описания бизнес–процесса с использованием Методики оценки качества. При этом производится пересчет соответствующего приоритета Задачи с учетом Методики определения приоритета.
- Технолог по согласованию с Инициатором определяет дату начала и завершения работ над Задачей (с учетом работ над более приоритетными Задачами). В случае невозможности согласования сроков вопрос выносится на КТИ.
- Если новая Задача требует корректировки Плана регламентации бизнес–процессов в части сдвига сроков по менее приоритетным Задачам, то эта информация доводится до Инициаторов менее приоритетных Задач.
Графическое изображение процессов, описанных в разделах Инициация задачи регламентации и Определение приоритета и даты начала работ приведено в Приложении 4.
Моделирование и описание процесса
Регламентация каждого бизнес–процесса определяется и строится на базе методологии ARIS, утверждённой решением Правления в качестве единого банковского стандарта описания (моделирования) бизнес–процессов. Модели бизнес-процесса строятся в соответствии с «Соглашением о моделировании» (Приложение 1)
В ходе разработки последовательно выполняются следующие стадии:
Проведение интервью
Из Подразделение направляются служебные записки с использованием LN/CM в подразделения-участники процесса с запросом о проведении интервью Технолога с соответствующими Исполнителями.
Подразделения-участники процесса обязаны выделить время Исполнителей на проведение интервью с Технологом в срок не позднее 1 недели с момента получения служебной записки и сообщить об этом в Подразделение.
В случае появления необходимости проведения повторных интервью, Технолог в рабочем порядке определяет дату и время интервью с Исполнителем с обязательным уведомлением руководителя подразделения Исполнителя.
Разработка моделей бизнес-процесса
На основании анализа процесса, информации, полученной в ходе интервью с различными участниками процесса, Технолог обобщает и оптимизирует бизнес-процесс и его подпроцессы путем разработки соответствующих Моделей процесса. Разработанные Модели могут отличаться от текущего процесса, поскольку являются результатами оптимизации с точки зрения времени процесса, трудозатрат на его исполнение, количества участвующих подразделений, возможности автоматизации процесса, снижения операционных рисков и т.д.
Разработка Моделей процесса происходит с использованием программного обеспечения ARIS в соответствии со стандартами Соглашения о моделировании, представленного в Приложение №1.
Согласование моделей бизнес-процесса
Технолог переносит разработанные Модели процесса из среды ARIS в документ формата MS Word в виде графического изображения и направляет его на согласование в подразделения-участники процесса в виде служебных записок с использованием LN/CM с соответствующими приложениями.
Подразделения-участники процесса обязаны согласовать/направить замечания и предложения по указанным Моделям в срок:
- не позднее 1 недели с момента получения служебной записки в случае, если объем материалов с описанием моделей бизнес-процессов не превосходит 5 листов формата А4,
- не позднее 2 недель с момента получения служебной записки в случае, если объем материалов с описанием моделей бизнес-процессов составляет более 5 листов формата А4.
ВАЖНО! В случае, если в обозначенный срок Подразделение не получит никакого ответа, то считается, что описание модели со стороны соответствующего подразделения согласовано.
Повторное направление на согласование Модели процесса с внесенными изменениями и дополнениями производится после аккумуляции всех поступивших замечаний аналогично первичному согласованию.
ВАЖНО! В случае, если подразделениям-участникам процесса и Подразделение не удалось придти к единому мнению в части организации процесса, спорные вопросы выносятся Подразделение с участием указанных подразделений на КТИ в срок не позднее 2 недель с момента получения информации о несогласии подразделений-участников.
Подготовка регламента
Подготовка и рабочее согласование проекта регламента
По факту согласования предложенной Подразделение Модели процесса и на ее базе Технолог осуществляет разработку проекта регламента бизнес-процесса в соответствии с требованиями к содержанию и оформлению регламентной документации (Приложение 2).
Разработанный проект регламента направляется на согласование из Подразделение в подразделения-участники процесса в виде служебных записок с использованием LN/CM с приложением проекта регламента. Далее согласование регламента происходит по схеме, описанной в разделе Согласование моделей бизнес – процесса.
ВАЖНО! В ходе рабочего согласования возможно возникновение разногласий, для разрешения которых недостаточно полномочий Подразделение. В таком случае Технолог формирует лист разногласий (Приложение 6), который выносится Подразделение и подразделениями, имеющими разногласия, на рассмотрение соответствующего коллегиального органа управления Банком в зависимости от темы разногласий.
Официальное согласование регламента
По факту успешного завершения рабочего согласования Подразделение официально размещает проект Приказа об утверждении комплекта регламентирующих документов (включающего в себя регламент и Описание модели) на согласование в соответствии с установленными в Банке процедурами.
В случае невозможности оперативного устранения замечаний, высказанных в процессе согласования проекта Приказа, документ отправляется на повторную доработку (в соответствии с процедурой начиная с п. 4.4.2), после чего выставляется на повторное согласование в соответствии с принятыми в Банке процедурами.
Графическое изображение процессов, описанных в разделах Моделирование и описание процесса и Подготовка регламента приведено в Приложении 5.
Размещение утвержденных документов
В течение 2 рабочих дней с момента утверждения соответствующего Приказа (Официальное согласование регламента) Подразделение размещает его (вместе со всеми Приложениями) в Базе «Локальные нормативные документы Банка». При необходимости в Базе размещаются и сопутствующие документы, связанные с описанным бизнес–процессом и утверждённые полномочными органами Банка ранее.
- СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ
| № приложения | Наименование |
| 1 | Соглашение о моделировании |
| 2 | Методические указания к содержанию и оформлению регламентной документации |
| 3 | Иерархия нормативной документации |
| 4 | Модель инициализации регламентирования |
| 5 | Модель процесса регламентирования |
| 6 | Формат Листа разногласий |