Geum.ru

Разработка программы предпроектного обследования библиотеки как объекта автоматизации с. А. Сбитнев

Вид материалаДокументы

Содержание


Сбор и обработка данных
Подобный материал:
РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ПРЕДПРОЕКТНОГО ОБСЛЕДОВАНИЯ БИБЛИОТЕКИ КАК ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ

С.А.Сбитнев


Библиотека – динамическая система. Она имеет не только сложную структуру, но и развитую систему как внутренних, так и внешних связей с поставщиками документов, абонентами, пользователями, читателями. В библиотеке циркулирует множество классов документов, которые имеют свои специфические характеристики: видовая, отраслевая структура, возраст. Сложности предпроектного обследования библиотеки усугубляются тем, что во многих случаях необходимая информация, которая должна быть положена в основу разработки предложений по автоматизации и, в частности, для разработки таких обязательных документов как технико-экономическое обоснование АБС, техническое задание и техническое требование, зачастую отсутствует или находится в скрытом виде. Учитывая особую важность документов, без которых практически не могут выполняться работы по созданию АБС и обязательность которых предусматривается «Единым порядком разработки и развития автоматизированных систем научной и технической информации», предпроектное обследование библиотеки должно строится на основе программы ее обследования. В программе должен быть предусмотрен целый комплекс не только оргтехнических мероприятий, но и научно-исследовательских работ, которые в своей совокупности позволяли бы не только описать библиотечно-библиографическую и информационную деятельность самой библиотеки, но и достаточно подробно характеризовать те связи, которые библиотека имеет с библиотечным и информационным окружением. Главной целью программы предпроектного обследования является выявление тех ресурсных возможностей, которые могут быть направлены на совершенствование ее технологии и на этой основе повышение количественных и качественных параметров работы библиотеки, которые находятся в русле оперативного, надежного, массового обслуживания читательских нужд.

В программе предпроектного обследования должно быть предусмотрено изучение существующей библиотечной технологии, охватывающей весь комплекс процессов и технологических операций по комплектованию и учету библиотечных фондов, их научной обработке, хранению, созданию справочного аппарата и, наконец, эксплуатации библиотечно-библиографических ресурсов библиотеки; структуры и количественных показателей библиотечно-библиографических услуг, представляемых библиотекой читателю: организационно-функциональной структуры библиотеки и существующих связей между структурными подразделениями библиотеки; состава читателей, ритмичности посещения читателями библиотеки; видовой, отраслевой структуры библиотечного фонда, динамики его развития; структуры расходов на содержание библиотеки в целом и ее структурных подразделений, в частности; структуры трудозатрат не только по технологическим процессам, но и технологическим операциям по всему комплексу библиотечной технологии; структуры справочно-библиографического аппарата и динамики его развития; полноты и глубины индексирования документов и запросов; существующих методов планирования, учета и анализа деятельности библиотеки.

В процессе предпроектного обследования необходимо выявить не только наличие инструктивно-методических и директивных материалов, которые определяют состав и перечень задач и функций библиотеки, но и реальное состояние выполнения возложенных задач на библиотеку, а также причины, которые не позволяют реализовать задачи и функции, возложенные на библиотеку. В программе обследования должны найти отражение вопросы, связанные с составом и областью применения технических средств в библиотеке.

Простой перечень вопросов в программе предпроектного обследования библиотеки, по-видимому, будет крайне недостаточным даже для тех специалистов, которые уже продолжительное время занимаются разработкой проектов создания АСУ. Поэтому сочтено целесообразным остановиться на тех вопросах сбора информации, которые, как нам кажется, раскрыли бы некоторые трудности, связанные с выявлением необходимых сведений, их записью и представлением для анализа или, короче говоря, для написания отчета.

Предпроектное обследование является весьма ответственным этапом работы, и прежде чем начинать это обследование необходимо, прежде всего, отобрать лиц, которые обладают достаточными знаниями библиотечной технологии, являются компетентными специалистами. И чтобы повысить ответственность лиц, которым поручается обследование, необходимо издать об этом приказ. Результаты обследования включаются в отчет, в котором кроме табличных данных должна содержаться краткая характеристика библиотечно-библиографической деятельности библиотеки, а также разработаны предложения, направленные на улучшение деятельности библиотеки и, в частности, на наиболее полное и оперативное обслуживание читателей, занятых научной, производственной и общественной деятельностью.

Сбор и обработка данных. В целях унификации сбора данных и достижения их сопоставимости, а также для получения аналитических данных, характеризующих библиотечно-библиографическую деятельность библиотеки, в порядке оказания помощи разработчикам программ рекомендуем следующие виды заданий и формы их представления.


№
Вид задания
Форма представления данных

1
2
3

1
Изучить состав читателей
Справка о составе читателей может быть получена в результате механической выборки из генеральной совокупности

№
Номер читательского формуляра
Год рождения
Профессия, должность
Количество посещений
Ритмичность посещения
Кол-во взятых книг

1
2
3
4
5
6
7






















В результате выполнения этого задания должен быть получен массив данных, позволяющий установить ритмичность посещения библиотеки, интенсивность чтения.

1
2
3

2
Изучить тематическую структуру документального фонда
Справка о составе документального фонда. Для ее составления следует обратиться к систематическому каталогу и произвести его анализ. Данные представить в таблице вида:

№
Шифр разделителя
Всего карточек
В том числе по годам

19
19
19
19
19

1
2
3
4
5
6
7
8


















































Анализ систематического каталога позволит получить репрезентативные данные о тематической структуре документальных фондов библиотеки, проследить темпы прироста документальных фондов по конкретным тематическим направлениям. Выполнение этого задания даст возможность оценить уровень организации справочного аппарата библиотеки, выявить соответствие структурных элементов систематического каталога нормативно-методическим документом, определить степень комфортности систематического каталога с точки зрения читателя, наметить способы повышения оперативности систематического каталога как информационно-поисковой системы, установить количественные и качественные показатели формируемых документальных фондов в тематическом и возрастном разрезах за последние пять лет.

В результате обработки данных появится возможность оценить надежность комплектования докуметальных фондов библиотек, проанализировать качество комплектования в разрезе отраслевой структуры документальных фондов, предложить пути и методы решения задачи повышения качества комплектования документальных фондов.


1
2
3

2.1.
Проанализировать надежность комплектования документального фонда
Данное задание выполняется на основе результатов, полученных в ходе выполнения предыдущего задания. Результаты анализа представляются в таблице:




№
Индекс в названии отрасли
Число открытых рубрик
В том числе по годам

19
19
19
19
19

1
2
3
4
5
6
7
8





Обработка данных этого задания позволит оценить глубину и полноту раскрытия содержания документальных фондов при индексировании, определить уровень научной обработки литературы в библиотеке: проанализировать эффективность централизованной каталогизации, семантическую силу используемого информационно-поискового языка, вскрыть информационные резервы для повышения качества раскрытия содержания индексируемых документов и повышения на этой основе эффективности справочно-библиографического обслуживания читателей.

1
2
3

3
Проанализировать глубину и полноту индексирования документов
Справка о глубине и полноте индексирования документов. Для ее подготовки необходимо подвергнуть анализу 50 любых карточек из алфавитного каталога. Данные представить в таблице вида:

№
БО книги
Инвентарный номер
Кол-во индексов
Классификационные индексы

1
2
3
4
5

















Анализ тематических книжных выставок в библиотеке даст возможность не только охарактеризовать уровень пропаганды документальных фондов, но и оценить состояние документальных ресурсов как базы информирования потребителей о новой литературе, и разработать систему мероприятий, направленных на использование при организации тематических выставок ресурсов других библиотек.



1
2
3

4
Проанализировать тематические книжные выставки
Справка о тематических книжных выставках, представленная в виде:

№
Тема выставки
Объем названий

1
2
3












Анализ выполненных библиографических справок позволит оценить уровень справочно-библиографического обслуживания читателей в библиотеке.


1
2
3

5
Проанализировать выполненные библиографические справки за 1984-85 гг.
Справка о выполненных за год библиографических справках, представленная в виде таблицы:

№
Тема библиографической справки
Объем названий

1
2
3











Исследование количественных и качественных параметров библиографических справок позволит оценить собственные ресурсные возможности, определить место каждого структурного подразделения в библиографическом обслуживании читателей, вскрыть роль работника библиотечной системы в изучении потребностей в библиографическом информировании и участии в планировании библиографической деятельности.

В связи с тем, что в библиотеках, как правило, не ведется учет объемов работ по составу трудозатрат для выполнения задания по сбору данных в рамках предпроектного обследования целесообразно воспользовавшись «Типовыми нормами на работы, выполняемые в библиотеках», заполнить ведомость по форме:


Номер нормы
Единицы измерения
Объем работ по структурным подразделениям библиотеки
Всего

1
2
3
4
5
N















Анализ структуры трудозатрат в чел./час. по технологическим процессам позволит оценить эффективность библиотечной технологии, выявить дублирование процессов и операции и наметить пути снижения уровня неразумного и неоправданного дублирования не только отдельных технологических операций, но и целых технологических процессов. Углубленное изучение библиотечной технологии позволит не только выбрать задачи по автоматизации технологических операций и процессов, но и выработать подходы к автоматизации процессов в библиотеке. Кроме того, эти данные весьма важны при технико-экономическом обосновании технологических процессов в библиотеке.