Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства Т. В. Кузнецова, проф., зав кафедрой, И. А. Подольская, доц., Рггу

Вид материала

Содержание

Подобный материал:

Методы предпроектного обследования при рационализации делопроизводства
Т.В. Кузнецова, проф., зав. кафедрой, И.А.Подольская, доц., РГГУ

изучение документов
метод наблюдения
Фотография и самофотография рабочего дня
Хронометраж
Опрос (интервьюирование)
Анкетирование
Графический и статистический методы

Совершенствование информационно-документационного обеспечения управления на основе компьютерных технологий, активно проводимое сегодня в большинстве организаций, обязательно требует предварительного проведения оргпроектных работ.
Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления, накопленная в нашей стране, позволяет выделить основные этапы проектирования:
1. Проведение предпроектного обследования, т. е. сбор исходных данных для проектирования.
2. Анализ существующей системы делопроизводства на основе материалов обследования.
3. Составление технического задания на проектирование.
4. Разработка проекта рационализации делопроизводства и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения.
5. Внедрение.
Проведение каждого этапа требует применения определенных, присущих данному этапу методов.
Прежде чем разрабатывать рекомендации, необходимо получить возможно более полное представление о состоянии объекта исследования на сегодняшний день. Для этого проводится предпроектное обследование.
Обследованию подлежат:

 функции, задачи и структура учреждения;

 структура делопроизводственной службы, ее задачи, функции и штаты;

 организационно-нормативные материалы по делопроизводству;

 характер загрузки делопроизводственного персонала и основных специалистов;

 организация секретарского обслуживания;

 документы учреждения (оформление и содержание);

 состав и структура документопотоков;

 организация работы с документами;

 технология прохождения документов;

 организация изготовления (набора) и размножения документов;

 организация доставки (движения) документов;

 организация текущего хранения документов;

 архив учреждения;

 уровень автоматизации и механизации делопроизводства и архива;

 организация и оборудование рабочих мест делопроизводственного персонала.
Большинство методов, применяемых при обследовании, - это методы, заложенные в 20-е годы и получившие дальнейшее развитие, уточнение, детализацию в настоящее время.
В предпроектном обследовании используются следующие методы: изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, самофотография и хронометраж, опрос /интервьюирование/, анкетирование, графический, статистический.
Изучение документов - один из основных общеобязательных методов, которым начинается обследование.
Необходимые для изучения при оргпроектировании документы условно можно разделить на несколько групп.
К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации. Рационализаторы, приступая к работе, должны получить полное представление об объекте. Это достигается изучением, прежде всего, законодательных актов, приказов, положений как об организации в целом, так и о его структурных подразделениях, и штатного расписания. Если организация создана давно и имеет свою историю, надо посмотреть в архиве (если он есть) историческую справку о фондообразователе, в которой отражается история организации с момента ее создания, все структурные изменения и т. д. Штатное расписание позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки и их объем.
Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации делопроизводства: положение о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции на работников делопроизводственной службы, положение о экспертной комиссии (если есть - и о ЦЭК), методические рекомендации по составлению, оформлению и изготовлению документов, методические рекомендации по выполнению отдельных делопроизводственных операций, нормы выработки на делопроизводственные операции.
Эти документы позволяют получить общее представление о структуре и задачах делопроизводственной службы, уровне организации делопроизводственного обслуживания. Общая численность сотрудников учреждения и процент делопроизводственного персонала выясняются по штатному расписанию.
Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии технологии обработки документов в учреждении.
Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), списки постоянных корреспондентов, классификаторы структурных подразделений и исполнителей с индексами, графики и маршруты движения документов и др.
Изучение порядка регистрации и контроля исполнения документов требует ознакомления с регистрационными формами, перечнем документов, не подлежащих регистрации, перечнем документов, подлежащих контролю, сводками исполнения документов в срок. В копировально-множительном центре собираются данные из журнала учета копировально-множительных работ и выдачи готовой продукции. Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов. Требуется выявить наличие и изучить номенклатуру дел (сводную и индивидуальную), описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел и сами первичные комплексы (дела).
Изучая уровень автоматизации и механизации делопроизводственного процесса, оборудование и организацию рабочих мест, обращаются к спецификации оборудования, средств автоматизации и оргтехники, изучается поэтажный план, который дает сведения о размещении структурных подразделений организации, размере площади, приходящейся на сотрудников различных категорий. Эти данные используются впоследствии при проектировании размещения и организации рабочих мест.
Отдельной задачей является изучение самих документов, поступающих в учреждение извне (входящих) и создаваемых в нем. Это наиболее трудоемкая и кропотливая часть исследования. Вся совокупность документов или какая-то их часть могут изучаться как для рационализации технологического процесса их обработки, так и для решения вопросов унификации и трафаретизапии документов по форме и содержанию. Для рационализации делопроизводственных процессов из документов могут быть получены сведения о составе корреспондентов и основных вопросах переписки. Эти данные необходимы при составлении классификаторов, решении вопросов прямоточности движения документов, автоматизации документооборота.
Унификация и трафаретизация требует просмотра больших массивов документов. На стадии обследования необходимо лишь решить вопрос о возможности и целесообразности проведения таких работ.
Метод наблюдения. Этот метод также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность проектанту не только собрать необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами, т. е. действовать по принципу: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".
Наблюдение в зависимости от цели и выбора формы записи собираемых данных может проводиться различными способами.
Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки различных категорий сотрудников учреждения, организации секретарского обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест сотрудников, состояний архива.
Технологию движения и обработки типичных видов документов лучше всего изучать с помощью фиксации наблюдений в так называемых "технологических цепочках". Технологические цепочки появились в результате обобщения наблюдательных карточек, широко используемых в 20-е годы. Технологическая цепочка - это результат фиксирования совокупности операций, отражающий последовательность работы с наблюдаемыми документами.
Каждой операции присваивается определенный номер и дается ее краткое описание.
В технологической цепочке указываются все исполнители операций, их должности и наименования структурных подразделений. По каждой операции цепочки отмечается не только затраченное на нее рабочее время, но и время, прошедшее между отдельными рабочими операциями. С помощью технологической цепочки происходит сбор и систематизация исходных данных о документе. Она показывает:

 состав и очередность операций;

 вид обработки документа;

 состав исполнителей и распределение работы между ними;

 длительность каждой операции и паузы между ними;

 длительность маршрутов исполнителей и документов.
На составление технологической цепочки исследователями затрачивается обычно большое количество времени. Одни и те же структурные подразделения аппарата управления в ней повторяются столько раз, сколько проводится в них та или иная работа с документом. На основе данных технологических цепочек впоследствии могут быть составлены разного рода оперограммы, которые лягут в основу проектирования автоматизированной системы организации движения документов, то есть документооборота.
Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками организации, используется фотография рабочего дня (ФРД). Результаты ФРД входят составной частью в отчет об организации делопроизводства, а при проектировании структуры и штатов делопроизводственного участка организации служат и доказательной частью.
ФРД является разновидностью непосредственного наблюдения, но в силу своей специфики этот способ в литературе часто выделяется как самостоятельный метод.
Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также и изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников делопроизводства. Это позволяет впоследствии разработать рекомендации по автоматизации управленческого труда.
ФРД является одним из трудоемких методов. Проводится, как правило, в течение 5-7 дней для получения достоверности результатов и требует большого напряжения как от наблюдателя, так и от наблюдаемого.
Обычно ее проводят после тщательного инструктажа наблюдателей, так как одновременно ФРД охватывается значительное количество делопроизводственного персонала.
Для проведения ФРД необходим следующий комплект документов:
а) наблюдательный лист;
б) баланс рабочего времени.
Технология ФРД содержит три этапа:

 наблюдение;

 сводка по группировочным признакам;

 анализ полученных результатов.
Для получения полных и достоверных данных и в целях экономии времени при ФРД наблюдатель заранее знакомится с рабочим местом наблюдаемого и с перечнем операций, для того, чтобы выделить элементы, из которых слагается рабочее время работника, правильно поставить в наблюдательном листе соответствующий элемент и его шифр.
До проведения наблюдения составляется также перечень элементов затрат рабочего времени и каждому элементу присваивается шифр. Например, при проведении ФРД в одном из министерств был составлен перечень операций, включающий 221 наименование.
Фотография рабочего дня производится непрерывно в течение всего рабочего дня с начала работы и до ее фактического окончания. В течение рабочего дня в наблюдательном листе отмечаются все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставляется время начала и конца работы.
Наблюдательный лист фотографии рабочего дня

После заполнения наблюдательного листа исследователь в тот же день на обратной стороне бланка составляет расчет затрат рабочего времени. Такой баланс является предварительным, но он позволяет не только суммировать затраты времени, но и оперативно, по своим впечатлениям, записать мысли и соображения для разработки в последующем предложений по рационализации исследуемых участков и элементов работ. При составлении предварительного баланса достаточно писать только шифр данного элемента работ. Например, шифр 11 элемента "Вкладывание письма в конверт". Такой элемент встречается в бланке трижды: 23 минуты, 20 минут, 17 минут. Выработка соответственно составила 316, 240, 204 вложенных письма в конверты. Запись на обороте бланка будет выглядеть так:

Шифр 18 элемента "Телефонные служебные переговоры".
В бланке было зафиксировано за день 12 служебных переговоров длительностью от одной до шести минут. Запись на обороте будет выглядеть так:

После окончания фотографии рабочего дня исследователь приступает к анализу, обработке и составлению баланса и сводного баланса рабочего времени по специальным формам.
ФРД дает наиболее точные и полные сведения о равномерности загрузки работников и характере выполняемой ими работы. Работники, считающие себя неправомерно перегруженными, как правило, сами просят провести их ФРД.
Например, ФРД, проведенные в некоторых министерствах, показали, что секретари руководства в 3,5 раза менее загружены, чем секретари структурных подразделений. Паузы в их работе составили 188,1 мин., в то время как у секретарей редакций и главков - 51,6 мин., а у работников общего отдела - 38,3 мин.
ФРД позволяет выявить наиболее типичные и массовые операции, выполнение которых поддается автоматизации. Результаты ФРД используются оргпроектантами в качестве доказательного материала при определении загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала. Они позволяют также дать классификацию перечня работ, выполняемых сотрудниками учреждений.
Используются ФРД при проектировании штатной численности сотрудников делопроизводственного обслуживания аппарата управления. ФРД дает возможность перераспределить обязанности между ними. Результаты ФРД являются также основой при составлении таких документов, как положение о службе ДОУ, должностные инструкции отдельных категорий сотрудников делопроизводственных служб.
Самофотография рабочего дня (СФРД) имеет элемент субъективизма. В случае необходимости проведения ФРД большого числа работников и при малочисленности разработчиков метод самофотографирования может быть рекомендован.
При его применении необходимо особенно тщательно подготовить перечень предполагаемых операций и провести подробный инструктаж работников, которые будут проводить самофотографию.
Хронометраж - вид наблюдения, при проведении которого изучаются циклически повторяющиеся элементы работы.
Хронометраж обычно применяется для определения или уточнения затрат времени на технические типовые операции для установления норм выработки.
Для проведения хронометража требуется большая подготовительная работа. Она заключается в тщательном изучении технологического процесса, выявлении операций, подлежащих измерению, и расчленению их на отдельные элементы.
Первоначально необходимо определить фиксажные точки элементов и записать их в хронокарту. Затем выяснить и занести в хронокарту все необходимые данные об исполнителе и операции. После этого можно приступать к хронометражу интересующей нас операции или ее части. Так как типовые нормы на наиболее массовые делопроизводственные операции разработаны НИИтруда, метод хронометража применяется лишь в тех случаях, когда изучаются операции, не отраженные в нормативах Центрального бюро нормативов по труду Минтруда.
Опрос (интервьюирование). Этот метод чаще всего позволяет проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами, и проводится вместе с ними.
В ряде случаев метод опроса является определяющим при выяснении распределения обязанностей между сотрудниками делопроизводственной службы (прежде всего, при отсутствии должностных инструкций), выяснении вида работ, выполняемых сотрудниками.
На основе опроса выявляется перечень операций, выполняемых работником. Этот перечень для отдельных служащих может быть уточнен с помощью наблюдений, хронометража и фотографии рабочего дня.
Методом опроса выясняется также мнение сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе, отношении к работе по рационализации.
Готовясь к опросу, проектант заранее продумывает и составляет список должностных лиц, с которыми он предполагает провести интервьюирование, готовит перечень вопросов.
Результаты опроса не всегда фиксируются во время беседы. Они могут быть записаны и после ее окончания. Но чаще исследователи имеют с собой вопросник, который позволяет им не забыть получить необходимую информацию, и фиксируют ее тут же в произвольной форме во время разговора. Этот метод требует индивидуального подхода к каждому работнику аппарата управления и в связи с этим результаты опроса бывают весьма разнообразны.
В случае, если интересующие нас вопросы при интервьюировании не были выяснены, исследователь прибегает к другим методам.
Анкетирование - техническое средство конкретного социального исследования. В оргпроектировании применяется для сбора необходимых сведений путем обработки анкет, заполняемых сотрудниками аппарата управления.
Анкета представляет собой специально разработанный опросный лист для получения определенных сведений о том, кто его заполняет. Таким образом, анкетирование фактически является методом заочного опроса по определенной программе.
Этот метод применяется в том случае, если количество обследуемых сотрудников велико и не может быть охвачено ни устным опросом, ни ФРД. Чаще всего метод анкетирования применяется с целью определения затрат времени основных специалистов на выполнение несвойственных им делопроизводственных операций.
Метод анкетирования требует высокой квалификации исследователя и большой подготовительной работы.
Во-первых, при составлении анкеты, прежде всего, необходимо очень точно определить цель анкетирования, какие данные мы хотим получить от сотрудников аппарата, особенно тщательно должны быть продуманы и сформулированы вопросы. От их четкости и ясности во многом зависят полученные результаты.
Во-вторых, успех анкетирования зависит также от предварительного разъяснения его целей и задач, которые даются во вступительной части анкеты и позволяют лицам, заполняющим анкету, правильно отвечать на предложенные вопросы.
Например, нечетко поставленный вопрос в анкете: "сколько времени Вы затрачиваете на оформление (согласование, печатание, считку, визирование, подписание и т. д.) документов?" был понят сотрудниками по-разному во временном разрезе, и поэтому были получены разнородные, несводимые ответы.
Анкеты разрабатываются индивидуально для каждого объекта. Наиболее типовыми в анкетах являются вопросы: степень загруженности основных специалистов аппарата управления документным и внедокументным обслуживанием; использование в работе основных специалистов типовых текстов (шаблонов); применение компьютерной, диктофонной и другой оргтехники; затраты времени основных специалистов на совершаемые маршруты, поиск необходимой документации, подшивку документов, печатание документов.
По содержанию анкеты можно подразделить на:
анкеты по одному вопросу,
анкеты с заранее подготовленными ответами (типа да-нет),
анкеты с развернутым ответом,
анкеты с числовыми и временными показателями.
Данные, получаемые методом анкетирования, используются при составлении различных частей оргпроектов и, несмотря на сложность этого метода, он применяется при составлении проектов по всем объектам.

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа. Графики находят широкое применение в оргпроектных работах. Они используются при изучении документов (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции и др.), наблюдении (технологическая цепочка, оперограммы), оформлении результатов анализа ФРД, СФРД, хронометража, анкетировании (хронооперограммы, карты ФРД, СФРД, хронокарты, графики состава и распределения работ с указанием затрат во времени). Метод применяется на всех этапах оргпроектирования. Тесно связан с анализом и проектированием.
Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Этот метод также широко применяется на всех объектах оргпроектирования. Он используется при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при ФРД, СФРД, наблюдении, анкетировании.
При статистическом методе фиксация ведется как по произвольной форме, так и в заранее разработанных таблицах и карточках. Первичные наблюдения подвергаются затем суммированию и анализу.
Анализ методов, применяемых при обследовании делопроизводства в учреждениях и организациях, показывает, что многие из них можно назвать основными. К таким методам относится изучение документов, непосредственное наблюдение, ФРД, опрос, анкетирование. Графический и статистический методы могут быть применены в совокупности с перечисленными.

Тема 08 ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Модуль 08.01.23

Технология работы с документами

Ключевые понятия

Основные положения

Контрольные вопросы

Задания для самостоятельной работы

Ключевые понятия

Технология делопроизводства
Документооборот
Делопроизводственные процедуры
Служба делопроизводства

Основные положения

Организация работы с документами является важнейшей частью процесса управления предприятием.

Скажи мне, как ты работаешь с документами, и я скажу, какой ты руководитель

Переработка растущего объема документации требует совершенствования технологии делопроизводства.

В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с документированной информацией, регулирование системы документационного обеспечения менеджмента.

Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот.

Документооборот - непрерывное ДВИЖЕНИЕ документов в организации, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Невостребованные документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг.

От скорости движения документов во многом зависит ДИНАМИЧНОСТЬ менеджмента.

В современных же условиях время ( его экономное использование) становится важным фактором в конкурентной борьбе.

Делопроизводственная процедура - специфическая операция с документом ( создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение которой подчиняется установленным правилам и стандартам. Она как бы вплетается в управленческую процедуру, сопровождает многие действия менеджера, управленца.

Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур (операций) - это и есть технология делопроизводства, технология работы с документами.

Весь комплекс работ с документами выполняют специальные службы делопроизводства: управление делами, общие отделы, канцелярии, секретариаты, экспедиции и т.д.

Управление делами и общие отделы создаются в министерствах и ведомствах, в органах государственного управления, в администрациях. Они могут создаваться и в крупных акционерных обществах, концернах, компаниях с большим объемом документооборота.

Канцелярии создаются на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях.

Секретариат - структурное подразделение, которое обслуживает руководство организации. В его состав обычно входит помощник руководителя, секретарь-референт, технический секретарь.

Экспедиция - подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации, доставку документов в структурные подразделения.

В документообороте участвуют три категории документов:

входящие документы;
исходящие документы;
внутренние документы

Рассмотрим схему организации работы с этими документами ( Рис 23.1).

Рис 23.1. Схема организации работы с документами

Итак, технология работы с документами объединяет шестнадцать основных делопроизводственных процедур.

Переход от одной процедуры к другой предлагаем назвать "технологическим шагом". К примеру: (3-4) - после регистрации, исходящий документ отправляется (по почте) адресату; (8-10) - после того, как руководитель рассмотрел документ, его направляют сотрудникам для ознакомления или (с поручением) исполнения.

Рационализация документооборота

"Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда " ( Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2001, стр.223).

Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

НАША СПРАВКА

Критерии рациональности организации работы с документами:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (в процессе подготовки, регистрации, согласования );
уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства.

Настройка на организационно-управленческую структуру

Общая схема организации работы с документами должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его организационно-управленческую структуру.

Информационные потоки должны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.

Прежде всего, принимается решение о создании центров ответственности за работу с документами ( об их названии, статусе, кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная организационная форма работы с документами.

Централизованная форма предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур В ОДНОЙ специализированной службе.Используется в условиях линейно-функциональной организационной структуры.

Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении СВОЕЙ собственной группы документационного обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.

При смешанной форме ЧАСТЬ работы с документами выполняет центральная служба, а ЧАСТЬ делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.

Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

Для упорядочения всей работы с документами, повышения согласованности действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывается Положение о службе делопроизводства.

В нем закрепляются функции службы, права и ответственность ее руководителя и работников. Именно в Положении фиксируется организационная схема работы с документами, принимаемая для данного предприятия.

Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, Положение приобретает особую значимость: руководство организации излагает в нем СВОП видение проблем делопроизводства.

Основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами, является разработанная в организации Инструкция по делопроизводству. Она должна учитывать специфику данного предприятия.

В Инструкции находит отражение весь процесс работы с документами, все принятые делопроизводственные процедуры. В приложении помещают схемы документопотоков, сложившихся на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов.

С Инструкцией должны быть ознакомлены все управленцы, менеджеры, специалисты структурных подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.

Особенности отечественного делопроизводства

Истина познается в сравнении.

Специфика социально-экономических и политических условий, исторические традиции данной страны неизбежно откладывают отпечаток на принятую в ней систему делопроизводства.

Специалисты отмечают, что делопроизводство в современном виде зародилось в России в начале Х1Х века, было и до сих пор остается весьма самобытным.

Характерные черты российского делопроизводства:

четкая вертикаль продвижения документов внутри организации ( от вышестоящей инстанции к низовым звеньям, от руководителей к исполнителям);
строгое отслеживание всех процедур при работе с документами в регистрационных журналах или в регистрационно-контрольных карточках;
высокая степень стандартизации основных процессов делопроизводства и документооборота;
наличие специализированных делопроизводственных служб.

Принципы западного делопроизводства существенно отличаются от российских, опираясь на традиции высокой ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ работников.

Характерные черты западной технологии:

продвижение документов внутри организации носит преимущественно горизонтальный характер ( документы могут сразу попадать к непосредственному исполнителю, минуя руководство);
отсутствие в организации централизованного контроля работы с документами;
регистрация документов производится непосредственно исполнителями, некоторые виды документов вообще не регистрируются;
специализированных служб, занимающихся делопроизводством, не создается;
широкое распространение получает информатизация и автоматизация процессов делопроизводства, все сильнее проявляется стремление к переходу к безбумажной технологии.

"Тихая революция" в теории и практике управления

Дальнейшее совершенствование делопроизводства должно соответствовать тенденциям, наметившимся в развитии теории и практики современного менеджмента.

    В последнее время здесь происходят существенные сдвиги, зачастую не очень эффектные и внешне заметные, но революционные по сути. Эти эволюционные изменения объективно продиктованы логикой развития сегодняшнего производства.

    В одной из научных работ, посвященных анализу американской экономики, отмечается:

" Гибкость в управлении, умение быстро перестроиться, не упустить новые возможности, открываемые рынком или НТП, сегодня становятся куда более важной, чем традиционная "рациональность" управления во всех ее формах - от упрощения и удешевления аппарата управления, достижения упорядоченности, подконтрольности, соответствия инструкциям и типовым формам до устранения "дублирования" функций управления на разных уровнях".

( Американская экономика: человек, технический прогресс, предпринимательство - М., 1993 год, с. 139)

    В рамках нового управленческого мышления формируется нетрадиционный подход к организации управления предприятием. На место линейно-функциональных структур управления, в которых централизованы все основные функции ( производство, сбыт, финансы, персонал, канцелярская работа и пр.), приходят так называемые бригадные структуры.

   В результате сокращается число уровней управленческой иерархии, создаются небольшие организационные подразделения-команды, объединяющие рабочих, специалистов, менеджеров и обладающие определенной САМОСТОЯТЕЛЬНОСТЬЮ в принятии решений.

    Эти самоуправляемые команды формируются под конкретную цель, проблему или задачу, требующую решения.

" Таким образом, под вывеской крупной корпорации появляются полностью самостоятельные в хозяйственном отношении, проникшиеся психологией малого бизнеса, неуемным предпринимательством подразделения с п о л н ы м н а б о р о м п р а в и о б я з а н н о с т е й ( разрядка наша), выполняющие весь спектр управленческих функций, что делает их гибкими и полностью жизнеспособными, от начала до конца ответственными за продукт, технологию, нишу рынка или сферу коммерческой деятельности."

( Там же, стр. 146 )

    Разумеется, что эти относительно автономные структурные подразделения сами будут вести и работу со своими документами.

   Система делопроизводства на таком предприятии становится гибкой и дифференцированной.

Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов

Татьяна Кузнецова,
профессор, зав. кафедрой документоведения Российского государственного гуманитарного университета

Сергей Кузнецов,
к. и. н., руководитель Научно-информационного центра "Горбачев-Фонда"
kouznets@mtu-net.ru

В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и целиком российские разработки, и локализованные версии программ ведущих мировых производителей. В последние годы поставщики систем документооборота, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам российского делопроизводства. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый эффект.

Попробуем обрисовать проблемы, которые необходимо решить для успешного внедрения новых технологий в сферу управления.

Что мешает автоматизации

Что необходимо

Несогласованность терминологии.

Отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов.

Комплексная автоматизация всех этапов работы с документами для достижения максимального эффекта.

Разработка детального оргпроекта.

Обязательное участие во внедрении квалифицированных специалистов по делопроизводству.

Корни проблем

Одна из главных причин трудностей, на наш взгляд, состоит в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии - работники служб делопроизводства и разработчики программ порой обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия. Например, часто путают понятия "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления"*. Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

* ГОСТ 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Отсюда вытекает технологическая проблема - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.

Не менее важная проблема - недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно ярко это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей, не определяются полномочия и порядок согласования документов.

Негативным фактором для автоматизации управленческих процессов становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном уровне вопросов документообразования. Сохраняется неопределенность относительно того, какие управленческие ситуации обязательно документируются, какими видами документов, с каким набором информации. Исключение, пожалуй, составляет только бухгалтерская документация, обязательность составления которой определяется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" (ст. 1 и ст. 9). И отчасти именно поэтому работа с данным видом документации автоматизирована в наибольшей степени.

Сначала оргпроект

Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, т. е. с оптимизации системы управления и схем работы с документами. Только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на ИТ-основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Итак, еще раз подчеркнем, что в основе любой автоматизации должно лежать совершенствование управленческих процессов и делопроизводства в целом.

Часто приходится сталкиваться и с непониманием того, что правильная постановка делопроизводства требует введения единых правил работы с документами во всех подразделениях, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы. Только комплексная рационализация делопроизводства, обязательная и распространяющаяся на все подразделения без исключения, дает максимальный эффект.

При комплексной автоматизации делопроизводства сегодня решаются во многом те же задачи, которые решались ранее при оргпроектировании. Фактически компьютеризованные программно-аппаратные комплексы - это только более производительный и эффективный инструмент. Вместе с тем внедрение компьютерных технологий требует значительно большей подготовки.

Все тонкости делопроизводства

Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого основная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т. е. будущим главным пользователям системы. К сожалению, службы делопроизводства пока редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими высшее специальное образование по специальности 350800 ("Документоведение и документационное обеспечение управления"), и поэтому далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к системе. С другой стороны, фирмы-разработчики также редко имеют в своем составе специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное оргпроектное обследование и помочь сформулировать задачи для программистов. Между тем таких специалистов давно выпускают два вуза в Москве - Российский государственный гуманитарный университет и Государственный университет управления, а также более 40 вузов в других регионах страны.

Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов - все, вплоть до создания полнотекстового электронного архива. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего - регистрацию, контроль исполнения, а в последнее время и организацию движения документов.

При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов не уделяется должного внимания. Для того, чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (в делопроизводстве это называется "трафаретные тексты"), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации, взаимодействие с CRM-системами для внесения в документ сведений об адресате.

На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, какая требуется периодичность. При наличии такого табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные карточки нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время уже давно существует фиксированный набор реквизитов, заносимых в регистрационную форму. Поэтому желательно, чтобы единая форма была бы рекомендована в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Там же было бы неплохо указать стандартный набор справочников для автоматизации заполнения максимального количества полей и различных учетных форм.

Использование разметки документа в XML-формате, закладываемой уже на стадии создания шаблонов документов, позволило бы автоматизировать заполнение регистрационной карточки и, возможно, впоследствии отказаться от нее как таковой, перейти к работе непосредственно с документами и индексами документов.

С этапом регистрации теснейшим образом связаны такие этапы работы с документами, как контроль исполнения и информационно-справочные операции. Контроль за исполнением документов легче всего поддается автоматизации, и это наиболее разработанная функция.

Информационно-справочная работа - это по существу главная функция документационного обеспечения управления, но сегодня она поставлена во многих организациях весьма слабо. Внедрение автоматизированной системы регистрации позволяет моментально узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ. Но только с внедрением полнотекстовых автоматизированных систем появилась возможность оперативного многоаспектного поиска и просмотра любого документа или тематической подборки документов.

Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, - номер дела, в которое помещен документ после завершения работы с ним. Поэтому автоматизация требует разработки номенклатуры дел организации, т. е. упорядочения текущего хранения документов.

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации, - упорядоченное хранение документов в электронной форме. Но хотя на рынке присутствует ряд решений типа "электронный архив", пока еще нет систем, которые бы соответствовали действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов. К сожалению, сегодня многие даже не знают о создании в апреле 2002 г. Центрального архива документов на электронных носителях Московского городского объединения архивов и не имеют представления о том, что документы коммерческих организаций составляют негосударственную часть Государственного архивного фонда Российской Федерации.

Проблема сохранения документов на электронных носителях и передачи их на хранение должна сразу решаться на уровне разработки автоматизированных систем.

Выводы

Вывод первый: сегодня автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.

Вывод второй: внедрение ИТ требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.

Вывод третий: внедрение автоматизированных систем требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.

Документовед разрабатывает, внедряет и обеспечивает функционирование единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией на основе использования современных автоматизированных технологий (составление, оформление документов, учёт, регистрация, контроль исполнения, справочно-информационная работа, хранение). Планирует, организует и совершенствует деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Разрабатывает унифицированные формы документов, системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков организации. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач проектирования, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий, базирующихся на применении компьютерной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед должен иметь знания, практический опыт и владеть методами анализа, проектирования и организации документационного обслуживания учреждения (или структурного подразделения) любого уровня управления, любой отрасли и любой формы собственности.

Документовед подготовлен к профессиональной работе в государственных органах федерального уровня, субъектов Федерации, муниципального уровня, в государственных, общественных, кооперативных и коммерческих учреждениях, организациях, фирмах, предприятиях в службах документационного обеспечения управления на должностях, требующих высшего образования, в том числе руководителем службы делопроизводства, офис менеджером и секретарём-референтом руководителя организации.

Обучающийся по специальности может адаптироваться путём специализации к профессиональной деятельности, связанной с информационными технологиями и разными видами информационно-документационных систем (кадровыми, архивными и др.).

При овладении программой специалист по документоведению и документационному обеспечению управления может осуществлять следующие виды профессиональной деятельности:

организационно-управленческую;
оргпроектную;
аналитическую;
исследовательскую;
педагогическую;
консультационную.

Отечественное делопроизводство перед вызовом времени

Основная проблема российского делопроизводства - это необходимость преодоления противоречия между ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫМ БЮРОКРАТИЧЕСКИМ делопроизводством, сложившимся в предшествующие десятилетия, и НОВЫМ ФОРМИРУЮЩИМСЯ МЕНЕДЖМЕНТОМ, который нуждается в оперативной, более экономичной и гибкой системе работы со служебной документацией.

Разрешение этого противоречия требует ОБНОВЛЕНИЯ теории и практики традиционного делопроизводства, реформирования данной сферы деятельности.

Это обновление потребует больших усилий, так как делопроизводство относится к наиболее ИНЕРЦИОННЫМ системам, которые упорно сопротивляются нововведениям.

На наш взгляд, это обновление должно осуществляться по следующим направлениям:

Упрощение,
Демократизация,
Децентрализация (дифференциация),
Персонализация,
Информатизация делопроизводства.

Упрощение делопроизводства.

Необходимо СОКРАЩАТЬ число наименований документов, используемых в организациях и на предприятиях, ликвидируя дублирование, фиксацию второстепенной информации.

Следует критически пересмотреть ФОРМЫ применяемых документов, УМЕНЬШИВ их объем ( отказавшись от некоторых разделов, пунктов, позиций).

Надо уменьшить ЧАСТОТУ ОФОРМЛЕНИЯ тех или иных документов, сузив круг ситуаций, при которых требуется их создание.

Особый резерв - резкое СОКРАЩЕНИЕ ЧИСЛА ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ ( всевозможных справок, отчетов, объяснительных и докладных записок). Это особенно актуально в связи с внедрением различных компьютерных программ, позволяющих сотрудникам в рамках корпоративной сети обмениваться информацией, готовить совместные мероприятия, поэтапно передавать бизнес-функции в рабочей группе , сохранять сведения и т.д.

Упрощения требуют и процедуры подготовки документов: путем УМЕНЬШЕНИЯ ЧИСЛА ВИЗ И СОГЛАСОВАНИЙ, сокращения времени на предварительные обсуждения. Многие процедуры рассмотрения проекта документа на различных инстанциях могут быть заменены рабочим согласованием, оперативно осуществляемым ответственным исполнителем.

К минимуму надо свести число документов (актов, протоколов, заключений), составление которых требует участия НЕСКОЛЬКИХ работников или создания КОМИССИЙ.

Возможно, сами комиссии являются уже ОТЖИВШЕЙ формой решения производственных вопросов.

Демократизация делопроизводства.

Наше традиционное делопроизводство, доставшееся в наследство от советской системы, прежде всего, ориентировано на ВНЕШНИЙ КОНТРОЛЬ, строгую проверку предприятия, учреждения вышестоящими государственными и партийными органами.

Демократизация делопроизводства должна осуществляться за счет РАСШИРЕНИЯ ПРАВ самих предприятий и организаций в данной сфере своей деятельности. За счет передачи ОСНОВНОЙ ЧАСТИ контрольных функций в структурные подразделения.

Видимо, следует существенно ограничить зону "диктата" ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ НОРМ для делопроизводственных процедур.

На наш взгляд, обязательные предписания (стандарты) должны действовать в отношении:

специальных финансовых документов;
ряда документов по личному составу ( трудовых книжек, договоров, приказов о приеме, переводе и увольнении, личных карточек);
документов, отправляемых в министерства и ведомства, государственные органы власти;
оформления документации, направляемой на хранение в государственные архивы.

В остальных случаях делопроизводственные предписания (заключенные в ГОСТах, нормативах, перечнях) должны носить РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ ХАРАКТЕР.

Следует освободить предприятия от излишней регламентации делопроизводственных процедур.

Со временем сама деловая практика выработает наиболее рациональные нормы делопроизводства, принимаемые всеми участниками экономической деятельности.

Децентрализация делопроизводства.

В организациях, учреждениях, на предприятиях необходимо последовательно проводить дифференциацию системы работы с документами. Все основные делопроизводственные процедуры ( регистрация, оформление, контроль исполнения, текущее хранение) должны быть приближены к структурным подразделениям, непосредственным исполнителям и приспособлены к их нуждам.

Постановка делопроизводства может считаться эффективной, когда на всех уровнях организационной структуры обеспечена оперативная документационная поддержка деятельности руководителя, менеджера, рядового сотрудника.

В ряде случаев целесообразно отказаться вообще от создания центральной службы делопроизводства.

Персонализация делопроизводства.

Ее суть в росте ПЕРСОНАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ за работу с документами. Руководитель любого уровня, каждый специалист и квалифицированный сотрудник должен знать основы делопроизводства, активно участвовать (в рамках своей компетентности) в рассмотрении и исполнении документов, их подготовке.

Персонализация работы с документами закономерно связана с утверждением атмосферы ДОВЕРИЯ к исполнителю. В этом случае ставка делается на развитие ИНИЦИАТИВЫ и САМОКОНТРОЛЯ работника.

Информатизация делопроизводства.

Внедрение компьютерной техники и информационных технологий - необходимое условие обновления делопроизводства, перехода на качественно новый уровень работы со служебной документацией.

Альтернативы информатизации нет.

Новая техническая основа требует и ПЕРЕСМОТРА МОДЕЛИ делопроизводственной деятельности, ее исходных принципов.

Преодоление бюрократических традиций командно-административной системы управления экономикой создает предпосылки для утверждения ОПЕРАТИВНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ориентированного на повышение ДИНАМИЧНОСТИ менеджмента, его ЭФФЕКТИВНОСТИ, достижение высоких СОДЕРЖАТЕЛЬНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ